Проект створення кафе

Наявність вдалого бренду допоможе не тільки збільшити ефективність взаємодії з клієнтами, рекламодавцями, постачальниками та інвесторами, але  і збільшити кредит довіри потенційних  клієнтів.

Також буде розроблена гнучка система ціноутворення в залежності від обсягів та частоти покупок, що забезпечить постійних споживачів.

Отже, кафе повинно забезпечити  стабільне зростання частки ринку, та підтримувати відмінну ділову репутацію.

Процесом досягнення мети проекту є шлях від зародження ідеї створення кафе у Галицькому районі міста Львова до виходу на ефективне  функціонування підприємства, системи збуту. Процес досягнення мети проекту складається з ряду послідовних робіт, які становлять його життєвий цикл.

Процес формування продукту проекту починається із встановлення переліку послуг та товарів, які реалізовуватимуться  кафе. Даний процес завершується закінченням  терміну надання цих послуг. До запланованих послуг належать: ознайомлення покупців з переліком товарів  та їх характеристиками, професійні консультації, інформування постійних клієнтів про  розширення товарної номенклатури, надання  гарантій якості, доставка до клієнта.

Життєвий цикл продукту полягає  у послідовності робіт, які безпосередньо  пов’язані з реалізацією продукції  кафе..

Життєвий цикл проекту  – це період часу від задуму проекту  до моменту його завершення. Він  містить низку робіт, пов’язаних перш за все з створенням організаційної та технічної бази, орендою земельних ділянок, складських приміщень, технічних засобів, організацією збуту. Також він передбачає сертифікацію продукції, гарантію якості, нормативно-правове забезпечення.

Життєвий цикл організації  полягає в отриманні необхідної суми коштів для фінансування проекту, забезпечення відповідними матеріалами  та технічними засобами,підготовці та перепідготовці кадрів.

Під час підготовки та реалізації проекту на нього можуть впливати різноманітні фактори технічного, комерційного, фінансового, політичного та природного характеру. Серед ризиків, які можуть виникнути під час реалізації проекту слід виділити ризики, пов’язані  з нестачею кваліфікованих кадрів, неправильною ціновою політикою, ризики, пов’язані з довірою до нового підприємства в галузі, , ризики, пов’язані  з недосконалою рекламною компанією, ризики, пов’язані з недоліками в управлінні організацією, ризики, природного походження.

Продуктом проекту є кафе, котра буде зорієнтована на наданні  послуг громадського харчування на території  міста Львова. Цінові рішення варіюватимуться  у діапазоні -5 – 10% середньо ринкових. Додатково діятимуть системи  одноразових знижок на замовлення більш  ніж на 500 гривень у розмірі 3-5%, і накопичувальні картки постійного клієнта зі знижкою максимум 19% коли сума замовлень буде більшою за 5000 грн.

Критерієм невдач проекту  буде значне перевищення витрат над  доходом від реалізації сільськогосподарської  продукції.

 

 

5. Структура та  зміст проекту

 

Реалізація проекту з  створення та введення в експлуатацію закладу громадського харчування кафе «Phill Woods’ Band Club» вимагає виконання певної кількості різноманітних заходів і робіт, які для зручності розгляду можна поділити на дві групи: основна діяльність та діяльність із забезпечення проекту. Такий поділ є поділом процесу реалізації проекту на фази і стадії, оскільки ці види діяльності часто не співпадають у часі.

До основної діяльності звичайно відносять аналіз проблеми, формування цілей проекту, базове та детальне проектування, завдання проекту, експлуатацію проекту, доставка, обслуговування, тощо.

Діяльність по забезпеченню проекту, в свою чергу, може бути поділена на організаційну, правову, кадрову, фінансову, матеріально-технічну, комерційну та інформаційну. Декомпозиція цілей – це послідовний  розподіл основних результатів проекту  на більш дрібні елементи, аж до пакетів  робіт, що добре піддаються керуванню. У результаті утворюється ієрархічна структура (дерево) робіт проекту (Work Breakdown Structure – WBS). WBS структура створення кафе подана у табл. 6. на основі структури процесу, тобто життєвого циклу проекту.

Єдиного і однозначного підходу  до розподілу робіт у логічній послідовності та у часі не існує. При визначенні фаз та етапів виконання  проекту визначальними є цілі й умови реалізації проекту.

Деякі керівники проектів вважають корисним використовувати  життєвий цикл проекту як наріжний камінь для управління проектами. Життєвий цикл означає, що існують передбачувані  зміни в рівні зусиль і уваги  до життя проекту. У літературі з  аналізу та управління проектами  використовують різні підходи до поділу реалізації проекту на фази.

 

Таблиця 6.

WBS-структура проекту створення кафе

Код робіт	Роботи проекту
1	2
1.	Призначення керівника проекту
1.1.	Визначення команди проекту
1.2.	Створення проектної команди

Продовження табл. 6

1.3.	Розробка статуту, визначення мети та цілей проекту
1.4.	Здача звіту про завершення етапу проекту
2.	Фінансування проекту
2.1.	Пакет необхідних документів для отримання зовнішнього фінансування
2.2.	Розробка бізнес плану
2.3.	Переговори про фінансування з кредитними установами
2.4.	Оформлення кредитного договору
3.	Планування розміщення кафе
3.1.	Пошук відповідних територій
3.2.	Переговори з місцевими  органами влади та територіальними  громадами
3.3.	Підписання угод про оренду приміщення
4.	Робота з потенційними клієнтами
4.1.	Пошук потенційних виконавців
4.2.	Відбір найвигіднішх умов
4.3	Підписання контрактів
4.4.	Ведення бази даних
5.	Продукція
5.1.	Розрахунок потреби ринку  та можливостей фірми
5.2.	Пошук постачальників
5.3.	Підписання угод
5.4.	Сертифікація
6.	Доставка продукції
6.1.	Вивчення ринку транспортних послуг
6.2.	Вибір оптимального перевізника
6.3.	Підписання угоди
7.	Створення підприємства

Продовження табл. 6

7.1.	Реєстрація підприємства
7.2.	Отримання всіх необхідних дозволів
8.	Забезпечення збуту
8.1.	Вивчення ринку
9.	Набір персоналу
9.1.	Пошук кандидатів
9.2.	Проведення співбесід
10.	Запуск підприємства
11.	Підготовка
11.1.	Розробка бренду
11.2.	Розробка маркетингової  стратегії
11.3.	Планування рекламних  дій
12.	Дії
12.1.	Запуск реклами
12.2.	Робота з клієнтами
12.3.	Перехід до стратегії витіснення конкурентів
13.	Управління проектом
13.1.	Контроль
13.2.	Поточний контроль
13.3.	Заключний контроль

 

 

 

Рис 1. Структура проекту  кафе на основі структури процесу (життєвого  циклу проекту)

 

6. Календарний  план реалізації проекту

 

Розробка планів проекту  охоплює всі етапи його життєвого  циклу. Процес планування – це процес, який передбачає визначення цілей і  параметрів взаємодії між роботами та учасниками проекту, розподіл ресурсів та вибір і прийняття організаційних, економічних, технологічних рішень для досягнення поставлених цілей  проекту.

Планування є особливо важливим у проекті, оскільки проект включає певні дії, які не були зроблені раніше. При розробці плану  проекту використовуються результати інших процесів планування для чіткого  узгодження документа, яким можна було б керуватися для управління виконанням проекту і при здійсненні контролю за його виконанням.

План проекту кафе використовується з метою:

1. Здійснення управління виконанням проекту;
2. Документування припущень при плануванні проекту;
3. Документування рішень планування з урахуванням обраних альтернатив;
4. Полегшення зв’язку між зацікавленими особами;
5. Визначення основних режимів перевірки щодо змісту, вартості та часу;
6. Забезпечення контролю за виконанням проекту.

Тривалість робіт проекту  оцінюється за допомогою методу PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Цей метод базується на використанні таких варіантів оцінювання:

• Найімовірніша тривалість – (М) показує найбільш очікувану тривалість виконання роботи;
• Оптимістична тривалість – (В) показує тривалість виконання роботи за найсприятливіших умов;
• Песимістична тривалість – (Р) показує тривалість виконання роботи за найгірших умов;
• Середньозважена тривалість – (W), яке обчислюється за формулою: W = [B + 4 × M + P] / 6t.

Використання цих оцінок дає можливість скласти 4 варіанти календарного плану проекту:

• Оптимістичний;
• Песимістичний;
• Найімовірніший;
• Середньозважений.

Календарний план проекту  приведений у діаграмі Ганта. Календарний план реалізації проекту побудовано на основі аналізу послідовностей робіт, їх тривалості та потреб ресурсів і сформовано за допомогою програми MS Project 2007. План проекту – це формальний та затверджений документ, який використовується для управління виконанням проекту. Це документ, який змінюється при надходженні додаткової інформації, в той час як базовий план слугує для контролю виконання та змінюється тільки в результаті затвердження запитів на зміни.

Планування проекту в  цілому, звичайно, здійснюється в умовах невизначеності. Це, насамперед, пов’язано  із недостатньо надійною і кількісно  малою інформацією, на основі якої розробляється  проект. Безумовно, у подальшій роботі над проектом часткова чи неповна  невизначеність усувається шляхом отримання  додаткової інформації. Отримати ж  достовірні відомості про майбутні події на стадії розробки проекту  практично неможливо, враховуючи взаємопов’язаність усіх явищ і процесів в оточенні проекту і потребу дослідження  фактично безконечного числа обставин. В таких умовах є ймовірність  виникнення несприятливих ситуацій, які призведуть до зниження ефективності проекту або додаткових збитків. Всі проекти є ризиковими, але  усі учасники проекту зацікавлені  у виключенні можливості провалу  проекту. Точний прогноз здійснення даного проекту, так і будь-якого  іншого проекту, неможливий ні за яких обставин, оскільки при прогнозуванні завжди є невизначеність зовнішнього середовища.

 

 

7. Організаційний  план та план управління ресурсами

 

Персонал. OBS є описом організаційної структури, необхідної для виконання робіт, визначених в WBS.

На рис. 2. подана структурна схема (OBS) організації кафе, що є інструментом, покликаним допомогти проект-менеджеру в створенні та управлінні командою, що відповідає цілям та завданням проекту.

Рис. 2. Структурна схема організації кафе (пунктиром відділено команду проекту)

 

Таблиця 7.

Матриця відповідальності створення  кафе

Код робіт	Роботи проекту	Д	МП	Дз	МЗ
1.	Призначення керівника проекту	Х

Продовження табл. 7

1.1.	Визначення команди проекту	Х
1.2.	Створення проектної команди	Х
1.3.	Розробка статуту, визначення мети та цілей проекту	Х	Х
1.4.	Здача звіту про завершення етапу проекту
2.	Фінансування проекту
2.1.	Пакет необхідних документів для отримання зовнішнього фінансування		Х	Х
2.2.	Розробка бізнес плану	Х	Х
2.3.	Переговори про фінансування з кредитними установами		Х
2.4.	Оформлення кредитного договору	Х	Х
3.	Планування розміщення кафе
3.1.	Пошук відповідних територій	Х	Х	Х
3.2.	Переговори з місцевими  органами влади та територіальними  громадами	Х	Х
3.3.	Підписання угод про оренду	Х
4.	Робота з потенційними клієнтами та постачальниками
4.1.	Відбір найвигіднішх умов				Х
4.2	Підписання контрактів	Х	Х
4.3.	Ведення бази даних				Х
5.	Продукція
5.1.	Розрахунок потреби ринку  та можливостей фірми		Х	Х	Х
5.2.	Пошук матеріалу			Х
5.3.	Підписання угод	Х	Х
6.	Доставка продукції