Планирование личной работы менеджера

     Принцип ритмичности предусматривает равномерную загрузку каждого работника управления в течении рабочего дня и по периодам производства.

     Принцип стандартизации заключается в обеспечении руководителей подразделений стандартными средствами управленческого труда и формами документации.

     В сфере управленческой деятельности используется три вида нормирования.

     Нормы выработки устанавливают определенные объемы работ за определенное время. Они используются при нормировании труда технических исполнителей.

     Нормы обслуживания определяют количество технических средств управления, обслуживаемое одним работником в системе управления. Применяются при нормировании труда инженерно-технических работников.

     Нормы управляемости определяют количество работников, подчиненных непосредственно одному руководителю на определенном уровне управления. [21]

     2.2 Оценка уровня организации труда менеджеров

     Прежде  всего, следует подчеркнуть, что менеджеры ничего не производят, кроме управленческих решений, поэтому при оценке их деятельность судят по эффективности их труда на основе анализа использования руководителями их рабочего времени.

     Учесть  и проанализировать фактические  затраты времени любого менеджера  можно путем определения структуры  его рабочего дня. [13]

     Для этого используется «фотография» и  «самофотография» рабочего дня.  И  в том, и в другом случае фиксируются  затраты времени на определенные функции менеджмента, причем либо это делается специально выделенным для этого хронометражистом, либо самим менеджером.

     Составленная  на основе фотографии или самофотографии рабочего дня фактическая структура  сравнивается с нормативной, на основе чего делаются выводы об отклонениях  от норматива и разрабатываются  мероприятия по совершенствованию  структуры рабочего для менеджера.

     Исследование  причин потерь рабочего времени показывают, что основными их них являются следующие.

     Лишние  ступени и звенья в аппарате управления приводят к усложнению системы документооборота и снижению оперативности управления.

     Существенный  вред наносят диспропорции в численности  руководящих и вспомогательных  работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.

     Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, снижает эффективность  управления.

     Нечеткая  организация выполнения принятых решений  приводит к дублированию, потерям  времени.

     Много времени непроизводительно тратится на излишнюю отчетность.

     В качестве других причин потерь рабочего времени можно указать такие, как:

           - нарушения трудовой  и технологической дисциплины;

           - значительное количество  плохо подготовленных совещаний;

           - неполучение из  других отделов и служб сведений  в установленные  сроки;

           - низкое качество  полученных документов и т.п.

     Поэтому совершенствование организации  труда предполагает как рационализацию всех управленческих работ, так и  повышение производительности труда  управленческих работников.

     Этого можно добиться путем совершенствования  оперативного управления, информационного  обеспечения и делопроизводства, четкого определения функций работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда и отдыха.

     2.3 Организация труда менеджера ООО «ДА ВИНЧИ»

     Рабочий день менеджера в ООО «Да Винчи» начинается в 10.00, каждый день утром  менеджер проводит планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать сегодня.

     Иногда, когда обсуждается особо важные вопросы, проводятся совещания, в противоположность  планеркам, более долговременны  и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того, насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

     После этого работа с документами и  корреспонденцией.

     Задача  менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

     Сложнее дело обстоит с входящими документами. Фирма развивается и растет количество корреспонденции, и самому менеджеру  просто немыслимо просматривать  всю корреспонденцию. На помощь приходит секретарь, в обязанности, которого входит:

     1. Регистрация поступающей корреспонденции.

     2. Сортировка в зависимости от  предназначения.

     3. Отбор документов, которые адресованы  менеджеру или находятся в  его прямой компетенции.

     4. Сортировка корреспонденции по  степени важности. Наиболее рациональным  и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого, например, раскладывают корреспонденцию в специальные цветные папки.

     Менеджер, просматривая корреспонденцию в  порядке важности, должен поставить резолюцию.

     Если  это требуется, то менеджер фирмы  занимается ведением телефонных разговоров. Телефон - важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

     Прием по личным вопросам для проведения приема лучше выделить определенное время в течение рабочего дня.

     Оптимальным представляется время между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то используется предварительная запись у секретаря.

     Для того чтобы ограничить время, затрачиваемое  на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

     В течение всего дня менеджер контролирует работу всех сотрудников, следит за соблюдением распорядка дня продавцов и служб.

     Далее следует посещение рабочих мест, это позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел в организации. Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

     При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

     Для хорошего контакта с работниками  учитываются психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

     Для посещения рабочих мест лучше  выбирать время ближе к концу  рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

     Важно отметить также, что необходимо встречаться  с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

     Рабочий день менеджера не лимитирован и  разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер ООО «Да Винчи» в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ.

     1. Запланированные заседания, встречи » 60 - 65%;

     2. Разговоры по телефону » 3 - 6%;

     3. Работа с документами » 17 - 22%;

     4. Поездки, осмотры » 3 - 7%;

     5. Незапланированные встречи »  7%;

     6. Отдых » 2%;

     7. Потери времени » 2%.

     Приведенные выше данные характеризуют общую  ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы.

     Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

     2.4 Рекомендации по планированию рабочего дня и улучшению его структуры

     Планирование  личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

     Работы, подлежащие выполнению в течение  дня, ранжируются по срочности и  значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с  почтой, прием посетителей, так как  в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей  работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление  сводок).

     Каждому рабочему дню следует придавать  свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным  вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует  проводить в начале и в конце  недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

     В план личного труда не следует  включать ежедневно повторяющиеся  дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

     На  непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

     С целью повышения  эффективности своего труда любой менеджер должен:

     - уметь определять важность и  очередность решения возникающих  проблем; 

     - не поручать другим решение  стратегических проблем, но второстепенные  вопросы передавать заместителям;

     - быть требовательным к себе  и другим, не допускать безответственности;

     -  в чрезвычайных ситуациях действовать  быстро и решительно, но избегать  авантюрных решений;

     - с достоинством проигрывать;

     - быть последовательным и справедливым  в своих действиях.

 

     

     Заключение

     Современный менеджмент переживает настоящую революцию. Традиционные подходы к управлению привлекают внимание, прежде всего  к контролю над, людьми, достижению стабильности и эффективности производства, использованию правил и процедур, созданию вертикальной структуры управления сотрудниками и достижению запланированных результатов (прежде всего, прибыли). Новый подход к менеджменту предполагает использование энтузиазма и творческих способностей людей, поиск общих взглядов, норм и ценностей, открытый доступ к информации, поощрение командного труда, сотрудничества и партнерства, адаптацию организаций к внезапным изменениям внешней среды и достижение максимальной эффективности их деятельности.

     Для того чтобы соответствовать требованиям  рынка, общества в целом, менеджеру  необходимо постоянно повышать свою квалификацию, уровень компетентности в своем деле, совершенствовать свои способности, знания, имеющиеся навыки.