Планирование личной работы менеджера

     5. Информационные бюллетени, публикации  и видеозаписи организации. Они  выпускаются и реализуются для  того, чтобы все работники получали  информацию о событиях в жизни  организации.

     6. Современная информационная технология. Последние достижения в области  информационной технологии могут  способствовать совершенствованию  коммуникации. Персональный компьютер  оказывает огромное воздействие  на информацию, электронная почта  даёт возможность уменьшить неиссякаемый  поток телефонных разговоров, последние  нововведения в системах телефонной  связи, видеоконференции, система  «Интернет» и многие другие  виды связи позволяют менеджеру  получать важную информацию оперативно. [18]

     1.3 Особенности организационного труда и планирование рабочего времени

     Труд  менеджера выделяется тем, что его  непосредственным предметом, средством  и продуктом является не объективная  реальность, а лишь ее отражение, представляемое информацией. Причем если информационная природа предмета и средства труда  в той или иной степени свойственны  большинству видов профессиональной деятельности, то непосредственный продукт труда менеджера, выступающий в качестве решения, ставит исключительно сложные задачи оценки его эффективности. Информационное выражение непосредственного продукта труда менеджера обусловливает необходимость применения достаточно сложных методик его анализа и оценки.

     Опосредованный  продукт труда менеджера находит  свое воплощение в конкретных результатах  работы организации. В нем отражается уже не только управленческая, но и  исполнительская составляющая, причем определение их значения далеко не всегда представляется возможным. Даже совершенное решение менеджера  может быть сознательно или случайно ухудшено исполнителями. В ряде случаев  квалифицированные исполнители  обеспечивают успех решения, не следуя решению менеджера. Все это существенным образом осложняет организацию  и оценку труда менеджера, обусловливая необходимость разработки и применения специфических методов решения  подобных задач.

     Информационный  характер и интеллектуальное содержание труда менеджера, обусловленное  им, выделяют целый ряд специфических  особенностей его организации и  оценки, к которым, прежде всего, относятся  оперативность, опосредованность, относительность, универсальность.

     Оперативность, обусловленная необходимостью реакции  на развитие ситуации в организации  в режиме реального времени, устанавливает  порой парадоксальные ограничения. Например, в известном профессиональном тесте «Что Вы выберете: опоздать с  правильным или поторопиться с неправильным решением» - в качестве положительного ответа предполагается второй, поскольку  позволяет сохранить время для  исправления заведомо неверного  в обоих случаях решения.

     Опосредованность  отражает эффект соучастия в процессе выработки, принятия и реализации решения  менеджера значительного числа  разных специалистов и исполнителей. Их воздействие на конечный результат  может быть значительным при сложно определяемом влиянии на эффективность  и качество реализации принятого решения. Естественно, это вуалирует реальный вклад каждого из участников такого процесса в его конечный результат, ограничивая возможности анализа эффективности менеджера в организации.

     Относительность подчеркивает условность достоверности, соответствия, оценки происходящего  в объекте и процессе управления предоставляемой информацией. И  действительно, профессиональный менеджер, руководствуясь известным классическим положением «истина недостижима», вынужден довольствоваться относительно достоверной  и соответствующей реалиям информацией, отдавая себе отчет в том, что  часть из нее является случайно или  даже заведомо ложной. Это накладывает  отпечаток на принимаемые решения, в которых вольно или невольно транслируется относительность. [1]

     Труд  менеджера характеризуют не только информационные, но и ряд таких  особенностей, как психологические, социальные, административные. Творческий характер труда менеджера обусловлен инновационными составляющими предмета, средств, продукта и собственно процесса труда. Это отражает уникальность каждой ситуации и ее конкретного разрешения, что само по себе накладывает определенный отпечаток на организацию процесса.

     Важнейшей социальной особенностью является лидерство  менеджера в организации, осуществляемое на формальной или реальной основе. Здесь вступают в действие сложнейшие социальные механизмы, определяющие корпоративный  характер труда менеджера в организации. Это обусловливает необходимость  разработки и реализации сложного и  разнообразного инструментария труда  менеджмента, организационно-методической основой которого становится администрирование.

     Административная  основа и корпоративное содержание определяются организацией, информационный характер объективно выходит за ее рамки, а творческая природа проявляется  на решающей стадии и далеко не у  всех менеджеров. Это накладывает  особый отпечаток на организацию  труда каждого работника и  оценку эффективности менеджера  в организации.

     Каждому менеджеру необходима информация для  оценки собственной работы, причем он должен получать ее достаточно быстро, чтобы успеть внести изменения, требуемые  для получения желаемых результатов. Эта информация должна поступать  непосредственно к самому менеджеру, а не к его начальнику. И пусть  она будет именно средством самоконтроля, а не инструментом контроля сверху. Появившаяся в последнее время  возможность получать информацию для  оценок позволит менеджерам осуществлять эффективный самоконтроль, что, по идее, должно привести к колоссальному  скачку эффективности менеджмента [10].

     Работа  менеджера базируется на задачах, которые  необходимо выполнить, чтобы достичь  целей, стоящих перед компанией. Это в любом случае должна быть реальная работа - работа, которая позволяет  сделать очевидным и, по возможности, поддающимся более или менее  точной оценке вклад менеджера в  общий успех предприятия. Она  должна иметь как можно более  широкий охват, а для ее осуществления  требуются достаточно широкие полномочия; все, что явным образом не исключено  из этого круга, нужно рассматривать  как входящее круг ответственности  и полномочий менеджера. Менеджер должен руководствоваться в первую очередь  целями, позволяющими достичь определенной эффективности.

     Что именно требуется менеджеру для  выполнения его задач и в чем  именно заключается каждая из этих задач, всегда должно определяться действиями, которые необходимо выполнить, и  вкладом, который необходимо внести в достижение общих целей компании. Сама профессия менеджера существует лишь потому, что этого требуют  задачи, стоящие перед предприятием, - других причин для ее существования просто нет. Таким образом, у этой профессии особое предназначение, и в силу этого менеджер должен располагать особыми полномочиями и особой ответственностью. Наличие у менеджера особых полномочий и ответственности порождает проблему обеспечения баланса и соблюдения определенных пропорций между ними. Поскольку менеджер - это человек, принимающий на себя ответственность за результаты деятельности предприятия и вносящий определенный вклад в достижение этих результатов, его профессия подразумевает достаточно широкие границы как полномочий, так и ответственности. Она всегда подразумевает максимальные амбиции, максимальную ответственность и максимальный вклад. Причем этот вклад должен быть ощутимым и поддающимся измерению. Менеджер всегда должен уметь указать на результаты деятельности предприятия в целом и сказать: "Вот эта часть и есть мой вклад в работу предприятия".

     Менеджеры, работающие на "линии огня", выполняют  базовые управленческие задачи - задачи, на эффективном выполнении которых, в конечном счете, основано все остальное. Именно с такой точки зрения задачи высшего руководства имеют вторичный  характер и нацелены на помощь менеджеру, действующему на передовой линии, в  выполнении его работы. Рассматривая эту проблему со структурной и  организационной точек зрения, можно  прийти к выводу, что именно у  менеджера, действующего на передовой, концентрируется вся власть и  ответственность, а высшему руководству  передаются лишь те функции, которые  линейные менеджеры не в состоянии  выполнить самостоятельно.

     Однако  совершенно очевидно, что существуют вполне реальные пределы тех решений, которые менеджер, действующий на передовой, может или должен принимать  самостоятельно. Следовательно, такие  пределы существуют и для его  полномочий и ответственности.

     У менеджера две специфические  задачи. Никто другой в организации  эти задачи не решает. А если кто-то и решает, значит, его тоже можно  назвать менеджером. Перед менеджером стоит задача создания истинного целого, которое больше, чем сумма всех его частей, - производительной организации, представляющей собой нечто большее, чем сумма вложенных в нее ресурсов.

     Столь сложная задача требует от менеджера  использовать все свои лучшие качества и достоинства, превозмочь свои слабости, а если понадобится - "прыгнуть выше головы". Пожалуй, это единственный способ для менеджера решить свою сверхзадачу - создать некую цельную систему, намного превосходящую по своим качествам не только каждую из ее составляющих, но и простую их сумму.

     Вторая  специфическая задача менеджера  заключается в гармонизации каждого  своего решения и действия с кратко- и долгосрочными планами предприятия. Принося в жертву хотя бы один из этих аспектов (краткосрочный или  долгосрочный), менеджер неминуемо  ставит под угрозу деятельность всего  предприятия. Иными словами, вглядываясь  в даль, менеджер никогда не должен забывать о том, что творится у  него непосредственно под ногами [11].

     В работе менеджера можно выделить пять базовых операций. В совокупности они приводят к объединению ресурсов в живой и развивающийся организм.

     Менеджер  в первую очередь занимается постановкой целей. Он определяет, какими должны быть эти цели. Он определяет, какими должны быть частные цели в каждой ключевой сфере предприятия. Он решает, что нужно делать, чтобы достичь этих целей. Он делает эти цели достижимыми, излагая их людям, от эффективности которых и зависит достижение этих целей.

     Затем менеджер занимается организаторской работой. Он анализирует необходимые действия, решения и отношения. Он классифицирует работу в целом. Он делит ее на виды деятельности, которыми можно эффективно управлять. Эти виды деятельности он делит на поддающиеся управлению работы. Определенным образом группируя эти виды деятельности и работы, он представляет их в виде организационной структуры, состоящей из ряда подразделений. Он подбирает людей для управления этими подразделениями.

     Третьей важнейшей обязанностью менеджера  является мотивация работников и общение с ними. Из множества людей, отвечающих за выполнение различных работ, он должен создать команду единомышленников. Он делает это на основе собственного практического опыта управления людьми. Он делает это на основе своего собственного отношения к людям, которыми он управляет. Он делает это, применяя те или иные методы стимулирования и вознаграждения за хорошую работу. Он делает это, используя возможность повышения по службе наиболее отличившихся работников. Он делает это, постоянно общаясь с подчиненными, причем это общение обязательно должно носить двусторонний характер.

     Четвертым базовым элементом работы менеджера  является измерение показателей. Менеджер устанавливает четкие показатели, отражающие эффективность выполнения того или иного вида работы, той или иной работы. Он отвечает за то, чтобы для каждого работника организации были предусмотрены соответствующие показатели или критерии эффективности, которые учитывали бы как эффективность организации в целом, так и эффективность конкретного человека, помогая ему успешно справляться со своими обязанностями. Менеджер анализирует эффективность каждого работника, оценивает и интерпретирует ее. И, как и в любой другой сфере своей деятельности, менеджер излагает своим подчиненным и руководству суть этих измерений и анализирует полученные с их помощью результаты.

     Все перечисленные действия являются базовыми элементами работы любого менеджера, - даже если он и не подозревает об этом. Он может их выполнять лучше  или хуже, но он обязательно выполняет  их.

     Важную  роль в работе менеджера играет планирование рабочего времени. Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего времени:

     1. Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).