Планирование личной работы менеджера

     2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

     3. Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению.

     4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

     5. Составлять гибкие планы.

     6. Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива.

     7. Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

     8. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода.

     9. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты.

     10. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

     11. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ.

     12. Определять приоритеты в делах.

     Как показывает практика, главными причинами  потерь рабочего времени являются:

     1) отсутствие четкости в постановке  целей и определении приоритетов; 

     2) отсутствие планирования рабочего  времени или его слабая организация; 

     3) низкий уровень дисциплины подчиненных; 

     4) слабое руководство, неумение  работать с подчиненными, партнерами, посетителями.

     Планирование  рабочего времени является одной  из главных задач руководителя, так  же, как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще  не научились этим заниматься и уделяют  данному процессу в 4 раза меньше времени, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени  на их преодоление. Анализ этого перечня  в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

     Тщательное  документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько  типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные [3].

     С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы - годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

     Краткосрочные - включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные. Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть - главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные, принято планировать на первую половину дня. Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

     Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности  человека и времени, прошедшего с  начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера.

     Рабочее время - это важнейший фактор производства, бережное использование которого может  дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени  лежит глубокое изучение структуры  его затрат и выявление неиспользованных резервов.

     Итак, большая роль в улучшении использования  рабочего времени отводится его  планированию, что является одной  из главных задач руководителя. Именно планирование рабочего времени позволяет  руководителю сконцентрироваться на главном  с учетом сроков и времени решения  основных задач. Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений.

     1.4 Организация рабочего времени менеджера

     Каким должен быть успешный, эффективный  сотрудник? Разумеется, он должен знать  свое дело, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если сотрудник не умеет  правильно организовать свое рабочее  время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать  свое время. Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если сотрудник не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если сотруднику не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени. [4]

     Причины дефицита времени заключаются в  следующем:

     1. Постоянная спешка. В состоянии  постоянной спешки сотрудник  не успевает сосредотачиваться  на той задаче, которую он выполняет  в данный момент. Он идет по  тому пути, который первым пришёл  на ум, вместо того, чтобы подумать  о других, возможно более рациональных  способах решения данной задачи.

     2. Отсутствие четкого распределения  работ по степени их важности. При этом сотрудник начинает  заниматься наиболее легкими  и приятными, не столь важными  делами. В результате у него  не хватает времени на решение  ключевых, перспективных задач.

     3. Постоянные доработки дома. Это  приводит к проникновению рабочего  времени в свободное и сотрудник  не успевает отдыхать, что сказывается  на его работоспособности и  здоровье.

     4. Большой поток рутинных дел,  часто срочных, работа над которыми  занимает много времени.

     5. “Воры времени” – непредвиденные  и обусловленные недостаточным  планированием дела. Наиболее крупные  воры времени – это телефонные  звонки, незваные посетители, дела, за которые сотрудник берется  потому, что не может отказать  в просьбе. Все это отнимает  много времени и отвлекает  от действительно важных дел.

     6. Суетливость. Это результат плохой  организованности дня, а также  иногда зависит от импульсивности  и особенностей человека.

     7. Слабая мотивация труда. Следствием  является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку  времени. [14]

     Чтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как оно расходуется  в действительности. Анализ использования  времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется  время, не известно, сколько времени  требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют  или ограничивают работоспособность. Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самый эффективный способ учета времени – это ведение записей. Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам сотрудник.

     Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять  в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию  по преодолению их.

     Прежде  всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

     - была ли работа необходима? (если  более 10 % рабочего времени было  потрачено не на необходимую  работу, это говорит о проблемах  с делегированием и определением  приоритетов);

     - были ли оправданы затраты  времени? (если более 10% рабочего  времени составляли дела, затраты  времени на которые не оправданы,  нужно проанализировать причины,  по которым расход времени  был слишком велик и постараться  учитывать их в будущей работе);

     - было ли целесообразно выполнение  работы? (если более 10% рабочего  времени пошло на задачи, выполнение  которых было нецелесообразно,  значит нужно уделить внимание  планированию, организации, самореализации);

     - был ли сознательно определен  временной интервал для выполнения  работы? (если более 10% рабочего  времени было потрачено на  задачи, временной интервал выполнения  которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с  планированием рабочего времени). [20]

     Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного сотрудника.

 

     

     Глава 2. Планирование личной работы менеджера

     2.1 Принципы научной организации труда менеджеров

     Под научной организацией управленческого труда понимают совокупность мероприятий, обеспечивающих планомерное и наиболее эффективное использование труда работников аппарата управления. Эти мероприятия должны обеспечить наиболее эффективную связь аппарата управления с управляемым коллективом и с внешними организациями.

     Кроме того должны быть обеспечены экономичность, оперативность и надежность управления. Управленческий труд является специфической  разновидностью умственного труда, прямо не участвующего в создании материально-вещественных ценностей. Но через организацию тура непосредственных исполнителей управленческий труд воздействует на предметы труда, тем самым прямо  и непосредственно влияя на результаты производства. Специфической особенностью управленческого труда является то, что предметом труда является информация. [24]

     Эффективность труда управления зависит от целого ряда организационных, экономических  и психологических условий. Это  может быть прямой эффект, если результатом  является сокращение численности или  величины затрат на содержание административно-управленческого  аппарата, или косвенный эффект, если результатом являются конечные результаты производства.

     Для того чтобы более эффективно использовать способности работников, избавлять  их от перегрузки, необходимо соблюдать  некоторые принципы научной организации  управленческого труда.

     Принцип специализации заключается в обеспечении правильного соотношения различной специальности и квалификации в соответствии с объемом работ по выполнению каждой управленческой функции. При этом должны учитываться образование, квалификация и индивидуальные качества каждого работника.

     Принцип синхронизации предполагает согласованность в деятельности различных работников по видам управленческих работ.

     Принцип прямоточности обеспечивает выбор кратчайших путей прохождения управленческой информации.