Отчёт по практике в администрации муниципального образования Калининского района

      - настоящую должностную инструкцию. 

2. ЗАДАЧИ  И ОБЯЗАННОСТИ 

      2.1. Основной задачей делопроизводителя  является своевременное и качественное  выполнение общего делопроизводства  главы муниципального образования.

      2.2. Делопроизводитель обязан:

      2.2.1. Обеспечить технически работу  главы муниципального образования,  а именно:

      - получать необходимые главе муниципального  образования сведения от структурных  подразделений или исполнителей;

      - вызывать работников по поручению главы муниципального образования, организовывать прием посетителей;

      - организовывать телефонные переговоры  главы муниципального образования,  принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие главы  муниципального образования принятые  сообщения и доводить до его сведения их содержание;

      - оповещать участников заседаний  и совещаний, проводимых главой  муниципального образования, о  времени, месте и повестке совещания,  при необходимости вести и  оформлять протоколы заседаний  и совещаний;

      - обеспечивать рабочее место главы муниципального образования канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе главы муниципального образования;

      - выполнять другие поручения руководителя.

      2.2.2. Вести делопроизводство. А именно:

      - принимать поступающую на имя  главы муниципального образования  корреспонденцию, осуществлять ее  систематизацию в соответствии  с Инструкцией по делопроизводству, передавать ее после рассмотрения  главой муниципального образования   исполнителям, следить за сроками исполнения корреспонденции и поручений;;

      - принимать документы для подачи  их на подпись главе муниципального  образования;

      - отправлять исходящую корреспонденцию;

      - вести журнал регистрации отправляемой  корреспонденции;

      - выдавать информацию (в устной форме) по документам, проходящим через администрацию;

      - вести регистрационно-контрольную  картотеку по служебным письмам;

     2.3. Делопроизводитель осуществляет  организацию и ведение контроля  за исполнением служебных документов  в администрации, несет ответственность за соблюдение сроков их исполнения;

     - проверяет в структурных подразделениях  администрации прохождение и  исполнение документов вышестоящих  органов;

     - готовит необходимые документы  для проведения «Часа контроля»  по исполнительской дисциплине в структурных подразделениях администрации муниципального образования;

     - своевременно готовит все статистические  отчеты по контролю за исполнением  документов.

      2.4. Делопроизводитель следит за  техническим состоянием оргтехники, в случае ее неисправности сообщает об этом заместителю главы муниципального образования Калининский район, руководителю аппарата.

      2.5. Делопроизводитель должен иметь  на своем рабочем месте:

      - документы, определяющие должностные  обязанности;

      - Инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел администрации, основную литературу по вопросам делопроизводства, орфографический словарь;

      - служебные телефонные справочники;

      - канцелярские принадлежности. 

3. ПРАВА  

      Делопроизводитель имеет право:

      3.1. Запрашивать сведения от исполнителей о ходе исполнения документов (писем), находящихся на контроле, докладывать о ходе их исполнения главе муниципального образования;

      3.2. Вносить предложения по вопросам  совершенствования делопроизводства  и организации труда в структурных  подразделениях  администрации;

      3.3. Делать замечания и не принимать  неправильно оформленные документы  для доклада главе муниципального  образования, а также для отправки;

      3.4. Использовать действующие системы  и средства связи. 

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

      Делопроизводитель несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и обязанностей.

Делопроизводитель не должен разглашать сведения, содержащиеся в документах, не в служебных целях. 
 

5. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ 

      5.1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование по профилю должности. При наличии общего среднего или иного среднего профессионального образования – подготовка либо переподготовка по профилю должности.

      5.2. Делопроизводитель должен обладать исполнительностью, дисциплинированностью, аккуратностью, чувством ответственности, умением работать с людьми. 

     

Регламентация прав и обязанностей старшего сотрудника общего отдела администрации 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

       1.1. Старший сотрудник общего отдела (далее – старший сотрудник) находится в непосредственном подчинении руководителя общего отдела.

       1.2. Старший сотрудник назначается  и освобождается от занимаемой  должности главой муниципального  образования Калининский район  (далее – глава муниципального образования) по представлению руководителя общего отдела.

       1.3. На должность старшего сотрудника  назначается лицо, имеющее высшее  или среднее профессиональное  образование без предъявления  требований к стажу работы.

       1.4. Старший сотрудник в своей работе руководствуется и должен знать:

       - законодательные и нормативные  правовые акты, методические материалы  по вопросам кадрового делопроизводства;

       - трудовое законодательство;

       - структуру и штаты администрации  муниципального образования Калининский район (далее – администрация);

       - положения о проведении аттестации  и квалификационных испытаний;

       - порядок избрания (назначения) на  муниципальную должность;

       - порядок оформления, ведения и  хранения документации, связанной  с кадрами и их движением;

       - Устав муниципального образования  Калининский район;

       - распоряжения и постановления  главы муниципального образования  по основным вопросам деятельности;

       - Правила внутреннего трудового  распорядка;

       - Инструкцию по ведению делопроизводства  в администрации;

       - распределение обязанностей между  руководителями администрации;

       - адреса и телефоны структурных  подразделений администрации и  районных организаций;

       - настоящую должностную инструкцию. 

2. ЗАДАЧИ  И  ОБЯЗАННОСТИ

 

       Старший сотрудник:

       2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства в администрации:

       - ведет учет личного состава  администрации в соответствии  с унифицированными формами первичной  документации;

       - оформляет прием, перевод и  увольнение работников в соответствии  с трудовым законодательством, положениями и правовыми актами главы муниципального образования, а также другую установленную документацию по кадрам;

       - формирует и ведет личные дела  работников, вносит в них изменения,  связанные с трудовой деятельностью;

       - заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа;

       - производит записи в трудовых  книжках о поощрениях и награждениях  работающих;

       - ведет строгий учет трудовых  книжек и вкладышей;

       - производит регистрацию приема  и выдачи трудовых книжек и  вкладышей к ним;

       - принимает участие в работе  по подбору, отбору, расстановке  кадров;

       - проводит изучение и анализ: установленной  документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом,  трудовой деятельностью и увольнением  работников администрации; результатов  аттестации муниципальных служащих с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;

       - готовит справки работникам о  настоящей трудовой деятельности  для представления в другие организации;

       2.2. При приеме на работу знакомит  с локальными нормативными актами, ведет учет и выдачу служебных  удостоверений;

       2.3. Составляет реестр муниципальных  служащих (ежегодно по состоянию  на 1 января и 1 июня);

       2.4. Готовит статистические отчеты по кадрам, справки, докладные записки о подборе, расстановке кадров администрации;

       2.5. Ведет учет предоставления отпусков  сотрудникам администрации, осуществляет  контроль за составлением и  соблюдением графика предоставления  ежегодных оплачиваемых отпусков;

       2.6. Оформляет документы, необходимые  для назначения пенсий работникам  администрации; 

       2.7. Ведет оформление дел в соответствии  с номенклатурой;

       2.8. Подготавливает необходимые материалы  для квалификационных, аттестационных  комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям;

       2.9. Осуществляет контроль за состоянием  трудовой дисциплины и соблюдения  работниками администрации правил  внутреннего трудового распорядка;

       2.10. Выполняет разовые служебные  поручения руководителя общего отдела; 

3. ПРАВА  И ОБЯЗАННОСТИ

 

       3.1. Старший сотрудник имеет право:

       - Знакомиться с проектами распоряжений, касающихся его деятельности;

       - по вопросам, находящимся в его  компетенции, вносить на рассмотрение  руководства администрации предложения  по улучшению деятельности администрации и совершенствованию методов работы; 

       - запрашивать лично или по поручению  руководителя общего отдела информацию  и документы, необходимые для  выполнения его должностных обязанностей. 

       4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

           4.1. Старший сотрудник несет ответственность за:

            - ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;