Отчет по практике в ОАО «Скидельский сахарный комбинат»

 

4.5 Организация  работы с документами в подразделениях

 

Документ – это носитель управленческой информации, научно-технического, экономического, оперативно-производственого и административного характера.

Рассмотрим, как осуществляется документооборот в подразделениях ОАО «Скидельский сахарный завод»

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения использования, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• -         документы, поступающие из других организаций (входящие);
• -         документы, отправленные в другие организации (исходящие);
• -         документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

• -         первичную обработку;
• -         предварительное рассмотрение;
• -         регистрацию;
• -         рассмотрение руководством;
• -         передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена в организации  как самостоятельным структурным подразделением (общий отдел, канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником. Секретарь – референт должен принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются, причины возврата.

Конверт от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителя передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен использоваться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполнительные документы подшиваются в деле вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки, ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по из замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовые отправления и сдают отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (соответствующим исполнителям. Оригинал документа подшиваются в дело

Документы внутри организации должны передаваться исполнителем под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения истинной численности службы ДОУ.

 

4.6 Мотивация труда

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Процесс использования различных стимулов для мотивации людей называется процессом стимулирования. Чем выше уровень развития отношений в организации, тем реже в качестве средств управления людьми применяется стимулирование. Это связано с тем, что воспитание и обучение как один из методов мотивирования людей приводит к тому, что члены организации сами проявляют заинтересованное участие в делах организации, осуществляя необходимые действия, не дожидаясь или вообще не получая соответствующего стимулирующего воздействия. Таким образом поступают и работники промышленного предприятия ОАО «Скидельский сахарный завод».

Взаимозаменяемость в работе основного состава организации, осуществление необходимых действий нацелен на непрерывный производственный процесс, когда отсутствие одного по каким – либо причинам не сказывается на работе всего коллектива, а значит и на результатах труда. Основная команда работает как единое целое.

Очевидно, что мотивация оказывает большое влияние на выполнение человеком своей работы, своих производственных обязательств. Однако между мотивацией и конечным результатом деятельности нет однозначной зависимости. Это обусловлено тем, что на результаты труда оказывают множество других факторов, таких, как квалификация и способность работника, правильное понимание им выполняемой задачи, влияние на процесс работы со стороны окружения, удачливость и т.п.

Разрыв между мотивацией и результатами труда порождает серьезную управленческую проблему: как оценивать результаты работы отдельного работника и как его вознаграждать? Если вознаграждать только по результатам труда, то тогда можно демотивировать работника, получившего низкий результат, но старавшегося и затрачивающего большие усилия. С другой стороны, если вознаграждать работника в зависимости от мотивации, без учета реальных результатов его труда, то можно вызвать ухудшение результатов работы менее мотивированных, но производительных работников. Решение этой проблемы носит ситуационный характер.

Мотивация труда работников предприятия основано на:

• -         гибкой системе оплаты труда, основанной на участие сотрудников в прибылях фирмы;
• -         поощрительных премиях за качественную и производительную работу;
• -         поощрительных премиях за культуру рабочих мест (чистота, порядок);
• -         поощрение за повышение квалифицированного уровня и самообучения;
• -         поощрительные выплаты за экономию материалов, надежность работы;
• -         поощрительных премиях за рационализаторскую деятельность;
• -         создание хорошо организованных рабочих мест;
• -         обеспечение стабильности занятости;
• -         продвижение по службе, основанной на повышении профессионализма, качества работы, ответственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Оценка рынков сбыта и маркетинговый план

 

 

5.1 Характеристика  рынка

 

Мировой рынок  сахара

Для мирового сахарного  рынка характерно сочетание свободного товарного  рынка с жестко регулируемыми внутренними рынками отдельных стран. Его специфика заключается, в первую очередь, в том, что он представлен двумя рынками: преференциальным (или контролируемым) и свободным. При этом производство сахара сосредоточено как в развитых, так и в развивающихся странах, а локальное регулирование призвано обеспечить успешную конкуренцию.

Преференциальный  рынок сахара включает поставки сахара на особых условиях в рамках двусторонних соглашений, заключаемых между правительствами экспортирующих и импортирующих стран (реальную поставку товара осуществляют частные компании). Эти соглашения создают гарантированный рынок для оговоренных объемов сахара, иногда на точно установленных условиях, включающих цены, даты отгрузки и т.д. Преференциальный рынок охватывает торговлю между странами ЕС и ассоциированными с ЕС развивающимися странами. Остальной сахар, поступающий в мировую торговлю, реализуется на свободном рынке.

Свободный рынок сахара определяется как чистый объем торговли мирового рынка за минусом объемов сахара, проданного через преференциальный рынок. На него приходится 70-75% мировой торговли сахаром. Свободным рынок называется потому, что цены на нем не регулируются, несмотря на попытки в рамках международных соглашений по сахару удержать их в определенных пределах.

Одна из особенностей сахарного рынка – абсолютно  идентичный товар из различного сырья (тростник и свекла). Готовый продукт (белый сахар) содержит не более 0,25% примесей – т.е. является химически чистой сахарозой. По потребительским свойствам сахар из свеклы и сырца идентичен.

Основная часть сахара в мире (около 75%) производится из тростника. При этом с каждым годом доля свекловичного  сахара снижается. Свекловичное производство сосредоточено в Европе, в то время, как основными производителями тростникового сахара являются Бразилия, Куба, Таиланд, Австралия. Особое место занимают США, где производится и свекловичный и тростниковый сахар.

При этом около 80% сахара, производимого в мире, либо потребляется в месте производства, либо обращается в рамках межгосударственных долгосрочных соглашений. Лишь 20% обращается на мировом рынке, который в отличие от локальных рынков является свободным.

Современная структура  мирового рынка сахара складывалась в течение нескольких столетий в значительной степени под влиянием сырьевых товаропотоков от развивающихся (ранее колониальных и зависимых) стран в сторону метрополий и лишь в незначительной степени, в обратном направлении - движением готовой продукции к конечному потреблению. Именно в промышленно развитых странах, особенно в странах Западной Европы (в частности в ЕС), находится основное число компаний, осуществляющих переработку сахарного сырья как произведенного на месте, так и импортного, а также крупнейшие торговые компании, контролирующие мировой рынок сахара.

Основными игроками мирового рынка сахара являются транснациональные  торговые дома, которые финансируют производство сахара, обеспечивая его транспортировку и продажу компаниям – импортерам. Крупнейшими операторами сахарного рынка являются компании Cargill, Sucden, Louis Dreyfus, E.D.&F.Man, Tate and Lyle и Czarnikow.

Основные производители  сахара условно распределяются на три  группы. В первую группу наиболее крупных производителей входят Бразилия и Индия, имеющие благоприятные климатические и территориальные условия для произрастания сахарного тростника и производящие до 25 млн. тонн сахара в год.

Вторая группа представлена странами, производящими от 1 до 7 млн. тонн сахара в год. Из стран Западной Европы в эту группу входят Франция, Германия, Англия, США, Испания и Италия, из стран восточной Европы - Россия, Польша и Украина, а  также такие страны как Мексика, ЮАР, Австралия и Турция.

Третья группа, в которую  входит и Республика Беларусь, включает страны, производящие до 1 млн. тонн сахара в год.

По сравнению с производством мировое потребление сахара является значительно более стабильным. В долгосрочном плане ожидается его рост на 2%-2,5% в год, то есть, пропорционально росту населения. Объяснение такой стабильности - известная инертность и слабая ценовая эластичность потребления сахара.