Організаційні структури управління та комунікацій у вищому навчальному закладі

Комунікаційний  процес складається з кількох  взаємопов’язаних етапів, на кожному  із яких зміст повідомлення, що передається, може бути змінено, перекручено чи повністю втрачено. У Додатку Е наведена схема елементів комунікаційного процесу та його етапів.

Розглянемо зміст  і специфіку кожного етапу  комунікаційного процесу:

1. Виникнення ідеї (значення). Перший етап комунікації починається з формулювання ідеї або добору інформації. Відправник вирішує, яку ідею або повідомлення варто зробити предметом обміну. На першому етапі комунікації потрібно усвідомити, які ідеї призначено для передання повідомлень і бути впевненим в їх адекватності й доречності з урахуванням конкретної ситуації та мети.
2. Кодування і вибір каналу. На цьому етапі відправник повинен закодувати ідею – перетворити її на повідомлення за допомогою символів. Такими символами можуть бути слова, інтонації, жести (мова тіла), міміка, вчинки, тощо. Існують принципи точного кодування повідомлень: доречність, простота, організація, повторення, зосередження на головному. Для передання важливих повідомлень бажано обирати кілька каналів комунікації, які є взаємодоповнюваними.
3. Передача повідомлення. На цьому етапі відправник використовує обраний канал для передачі повідомлення, який багато людей помилково сприймають за сам процес комунікації. Передача є лише одним із найважливіших етапів проходження ідей від однієї особи до іншої.
4. Декодування – процес, за допомогою якого отримувач повідомлення перетворює одержані символи на конкретну інформацію та інтерпретує її значення. Обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснивши дії, які очікував від нього відправник.

На ефективність комунікаційного процесу значно впливають перешкоди: шум і зворотний зв’язок. У Додатку Ж схематично зображено вплив перешкод на комунікативний процес.

Шум – будь-яке втручання в процес комунікації, яке викривлює зміст повідомлення. Шум має місце на всіх етапах комунікаційного процесу. Прикладами шуму є наявність сильного паралельного сигналу, мовні, звукові помилки, викривлення в лініях зв’язку, значна кількість рівнів керівництва в організації тощо.

Зворотний зв’язок між відправником і одержувачем інформації наявний, коли вони міняються комунікаційними ролями й інформація йде у зворотному напрямку. Таким чином відправник і одержувач інформації пересвідчуються, що вони правильно зрозуміли один одного.

А. Фєдєня до основних перешкод в організаційних комунікаціях відносить: викривлення повідомлень, інформаційне перевантаження; незадовільна структура підприємства [33, 129].

В. Сладкевич  до перешкод відносить наступні: фільтрація, зміна змісту повідомлень між  рівнями керівництва; перевантаження каналів комунікації та менеджерів, які не в змозі ефективно реагувати  на всю інформацію; незадовільна структура  організації, наприклад значна кількість  рівнів керівництва; неефективне використання робочих груп, персоналу; конфлікти  між підрозділами організації [22, 603].

В управлінні застосовують різноманітні види комунікацій.

Зовнішні  комунікації здійснюються між організацією та окремими людьми (групами) з великою кількістю сегментів суспільства, з яким взаємодіє організація. Наприклад: із споживачами організації спілкуються за допомогою реклами та інших програм просування товарів на ринок; у сфері відносин із суспільством значна увага приділяється створенню позитивного іміджу; підпорядковуються державному регулюванню і надсилають контролюючим органом великий перелік звітної документації.

Внутрішні комунікації здійснюються всередині організації, вони можуть бути формальними і неформальними, лінійними і функціональними, вертикальними і горизонтальними. Внутрішні комунікації забезпечують зв’язок та скоординованість дій частин організації: рівнів керівництва, підрозділів, посадових осіб, керівників та підлеглих.

Лінійні комунікації – це відносини, в яких керівник реалізує свої посадові повноваження і здійснює пряме управління підлеглими. Лінійні комунікації спрямовані в організаційній ієрархії згори вниз, як правило, мають форми наказів, розпоряджень, команд, вказівок і забезпечують досягнення організаційних цілей. Найбільш поширені в підрозділах постачання, виробництва, продажу.

Функціональні комунікації спрямовані в організаційній ієрархії знизу вгору, мають дорадчий характер і виступають у формі порад, рекомендацій, альтернативних рішень, інформування.

Формальні комунікації організуються офіційними каналами і мають зміст та форму, визначені керівництвом. Вони забезпечують обмін інформацією між ієрархічними частинами, посадовими особами організації. Можуть визначатися установчими документами підприємства. Найбільш поширеними формальними каналами комунікації в організаціях є інформаційні бюлетені, дошки оголошень, електронна пошта, регулярні збори, наради, бланки документації, а також особисте спілкування посадових осіб.

Неформальні комунікації реалізуються в обхід офіційних каналів і розвиваються тоді, коли формальні комунікації організовані неефективно. В основі неформального обміну інформацією – відносини між людьми, а не посадами, які вони займають. Найпоширенішим прикладом неформальної комунікації є чутки.

Вербальна комунікація – передання інформації шляхом повідомлень, зашифрованих у словах. Вербальні комунікації реалізуються через усні та письмові повідомлення. Усне передання інформації здійснюється в процесі мовного діалогу, нарад, переговорів, презентацій, телефонних розмов, коли найбільший її обсяг передається за допомогою голосового зв’язку. Письмові комунікації реалізуються через документи у вигляді листів, наказів, розпоряджень, інструкцій, нормативних положень, коли керівник передає підлеглому письмові вказівки.

Невербальні комунікації – передання інформації без використання слів, за допомогою мови рухів, параметрів мови та інших форм самовираження людей. Невербальні сигнали завжди спонтанні, несвідомі й, на відміну від слів, щирі. Вона містить п’ять підсистем: просторова (міжособиста відстань), погляд, оптико-кінетична (зовнішній вигляд, міміка, пози, жести), паралінгвістична, чи коломовна (вокальні якості, діапазон, тональність, тембр голосу), екстралінгвістична, чи позамовна (темп мови, паузи, сміх тощо).

За  носіями інформації комунікації поділяються на усні, письмові та електронні. За специфікою здійснення комунікації можуть бути організаційними і міжособистісними. За формами організування виділяють такі види комунікації, як ділова розмова, суперечка, дискусія, ділова бесіда, торги, наради, ділові переговори. За характером спрямованості розрізняють такі типи організаційних комунікацій: міжрівневі комунікації, горизонтальні або вертикальні комунікації, діагональні комунікації.

В рамках міжрівневих комунікацій виділяють: низхідні комунікації – це передавання інформації з вищих рівнів управління на нижчі; висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі.

Вертикальні комунікації – це обмін інформацією між керівниками і підлеглими, який має субординаційний характер. Вертикальні комунікації поєднують ієрархічні рівні в організації та її частинах. Через них вирішуються проблеми влади і впливу в організації.

Горизонтальні комунікації – це обмін інформацією між рівними за статусом частинами чи членами організації; вони забезпечують виконання принципу координації та сприяють взаємодії частин організації при вирішенні спільних проблем. Горизонтальні комунікації найбільш розвинуті в організаціях з матричними і плоскими структурами управління, за демократичного стилю управління.

Діагональні комунікації – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

Вертикальні, горизонтальні  та діагональні комунікації можуть мати різну конфігурацію. Вибір типу комунікаційної мережі залежить від  цілей, які ставить перед собою  менеджер. У Додатку З охарактеризовані особливості відповідних типів  комунікаційних мереж залежно від  необхідної швидкості передавання  повідомлення, необхідної точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих.

Таким чином, даючи загальну характеристику організаційної структури, можна виділити декілька положень, що визначають її значимість: організаційна структура забезпечує координацію всіх функцій менеджменту; структура організації визначає права і обов’язки (повноваження і відповідальність) на управлінських рівнях; від організаційної структури залежить ефективна діяльність організації, її виживання і процвітання; структура, прийнята в даній конкретній організації, визначає організаційну поведінку її співробітників, тобто стиль менеджменту і якість праці колективу.

Ефективність  організаційних комунікацій залежить від впливу двох груп факторів: 1 група – організаційні фактори (тип організаційної структури суб’єкта господарювання, кількість ієрархічних рівнів, упорядкованість формальних і неформальних каналів зв’язку, рівень їх інформаційного перевантаження); 2 група – індивідуальні фактори (обумовлені рівнем кваліфікації суб’єктів, що виступають в якості комутаторів та реципієнтів).

При цьому необхідно  врахувати необхідність формування та формалізації каналів інформаційного обміну інформацією не лише в міжсистемному  порядку (т.т. з іншими підсистемами управління), а й у внутрішньосистемному (між складовими елементами системи).

 

РОЗДІЛ 3

ПРАКСЕОЛОГІЧНИЙ АСПЕКТ ДОСЛІДЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР УПРАВЛІННЯ І КОМУНІКАЦІЙ  У ВИЩОМУ НАВЧАЛЬНОМУ ЗАКЛАДІ

 

 

3.1. Аналіз  організаційної структури управління  та процесу комунікації вищого  навчального закладу

 

В попередньому розділі ми розглянули в загальному основні типи організаційних структур управління будь-якої організації. Управління вищим навчальним закладом – одна з найбільш складних і недостатньо  розроблених областей економічної  науки. В даний час в зарубіжній літературі є достатньо багато публікацій про різні типи університетів  по структурі, організаційній культурі і необхідності організаційних змін в управлінні університетами. Р. Мілдлхарст класифікує різні організаційні типи університетів наступним чином: університети як спільнота професіоналів; університети як політичні бюрократії; кібернетичні, електронні університети [15, 6]. Причому, на її погляд, кожному організаційному типу університетів відповідає певний тип лідерства.

І. Макней представляє  класифікацію (рис. 3.1), в якій він  визначає чотири моделі різних організаційних структур університетів: колегіальну, бюрократичну, корпоративну і підприємницьку. Дана класифікація оцінюється ступенем «жорсткості» або «рихлості» в двох вимірах: визначенням політики (наприклад, місії) і контролем над впровадженням (наприклад, інституціональне управління), і сфокусована на внутрішніх суперечностях  між колегіальністю і сильним  інституціональним менеджментом. Необхідно  відмітити, що представлені моделі в  чистому вигляді не існують, реально  працюють структури з перевагою  певної моделі.

 

Рис. 3.1. Чотири моделі університету як організації

 

Європейським  університетам історично бракувало  можливості прийняття стратегічного  вибору на інституціональному рівні, так  як право вирішальної ролі в утвердженні  освітніх програм (держстандартів), розподіленні ресурсів, фінансуванні і визначенні правил діяльності вищої школи було за міністерствами освіти.

Вплив ринку сильно позначається на системі вищої освіти України. Отримавши нові обов’язки  та свободи, вищі навчальні заклади  створюють нові структури. Структури, що виникають, близькі до тих, які  традиційно використовують підприємці.

Структура вузу, що розвивається, повинна бути життєздатною, гнучкою і динамічною. В зв’язку  з цим актуальна розробка науково  обґрунтованої структури управління освітнім процесом, структури, що ефективно  функціонує в умовах відкритого інформаційно-освітнього простору, забезпечує легкість доступу  до інформації, яка вивчається, стимулює генерацію нових знань та забезпечує конкурентоздатність випускників  на ринку праці.

Розглянемо найбільш розповсюджені організаційні структури, спираючись на загальноприйняту типологію. Структуру управління університетом  в значній мірі визначає те, який механізм прийняття рішення, хто  приймає їх і на що він орієнтується. Еволюція зовнішнього середовища, зміни  запитів зовнішніх та внутрішніх стосовно університету агентів змушує його трансформувати свої цілі; разом  з тим адаптується й організаційна  структура управління.

1. Ієрархічні (бюрократичні) типи структур. Традиційна організаційна структура університету, що дісталася українській вищій школі в спадок від радянського періоду, традиційно може бути охарактеризована як ієрархічна департаменталізація. Учбову підсистему університету, яка реалізує основну задачу вищого навчального закладу, можна охарактеризувати як дисциплінарну департаменталізацію, оскільки групування людей та ресурсів здійснюється навколо учбових дисциплін. Відмітимо, що дисциплінарна департаменталізація приводить до глибокої спеціалізації діяльності, і породжує міжфакультетні і міжкафедральні організаційні бар’єри, що характеризує університет виключно як «ієрархічну бюрократію», яка означає ігнорування змістовної складової його діяльності, ототожнення його з виробничими організаціями чи держструктурами.

Серед основних видів ієрархічних організаційних структур найбільше розповсюдження має лінійна, а також її різновиди: лінійно-штабна та лінійно-функціональна. Приклад ієрархічної організаційної структури університету наведено на рис. 3.2.

 

Рис. 3.2. Укрупнена  модель ієрархічної організаційної структури університету

 

Також з класичних  моделей організаційних структур можна  виокремити дивізіональну структуру управління. Поява цього виду організаційної структури дуже доцільна для організації управління вузами на даний час, що обумовлено різким збільшенням розмірів учбових закладів, диверсифікацією їх діяльності (багатопрофільністю), ускладненням технологічних процесів в умовах оточення, що динамічно міняється. Саме тому виникають дивізіональні структури управління, адже вони надають певну самостійність своїм підрозділам, залишаючи за керівництвом вузу стратегію розвитку, науково-дослідні розробки, фінансову та інвестиційну політику і т. ін. В даному виді структур зроблена спроба поєднати централізовану координацію і контроль діяльності з децентралізованим управлінням. Дана модель є найбільш прийнятною на сьогоднішній день в умовах українських реалій.