Організаційні структури управління та комунікацій у вищому навчальному закладі

Отже, управління – це вплив на колектив, який направлений на досягнення мети, і необхідні для цього взаємопов'язані заходи; організація, важелі та регулювання цього процесу за допомогою зворотного зв'язку; керівництво людьми, розробка, прийняття та реалізація рішень; найкращий розподіл ресурсів та цілеспрямована переробка інформації тощо. Все це в сукупності, в нерозривному зв'язку та взаємодії складає управління.

Поняття «організація» (англ. organization) походить від давньогрецького слова «органон», яке позначає знаряддя або інструмент. Від нього ж пішло поняття "орган", а потім, як похідні, «організм» і «організація». Виросла організація із людських потреб у кооперації зусиль для досягнення своїх особистих цілей у зв'язку з наявністю цілого ряду фізичних, біологічних, психологічних і соціальних обмежень.

М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоурі у підручнику «Основи  менеджменту» зазначають: «Організація — це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей» [23, 31]. Однією з ознак організації вони називають наявність принаймні двох осіб, які об'єднані загальною метою, і вважають себе частиною однієї групи. Таким чином, організація пов'язана з групою осіб, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети.

Різноманіття  трактувань терміна «організація» зумовлює необхідність їх осмислення, аналізу та узагальнення.

Нині поняття  «організація» широко вживається в багатьох науках (філософії, математиці, економіці, соціології та ін.) і в практичній діяльності. Це поняття багатозначне. Найчастіше воно означає: внутрішню упорядкованість, узгодженість взаємозалежних елементів цілого (системи); сукупність процесів або дій, що забезпечують досягнення цілей системи; об'єднання людей, спільна діяльність яких спрямована на реалізацію встановлених програм на основі певних правил і процедур. Таким чином, це поняття може означати об'єкт, властивості об'єкта та діяльність (процес) і вживається для позначення різних семантичних категорій: соціальної організації або інституту (статика) і процесу управління як впорядковуючої та свідомо координуючої діяльності (динаміка).

Організація – це соціальне утворення з визначеними границями, яке свідомо координується і функціонує на відносно постійній основі для досягнення загальної мети. Під словами «яке свідомо координується» ми розуміємо управління, під «соціальним утворенням» – те, що організація складається з людей чи груп осіб, які взаємодіють між собою. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації [27, 10].

Як зазначалося, поняття «організація» відноситься до числа найбільш часто уживаних. Воно вживається, щонайменше, у трьох значеннях:

• організація як стан: мається на увазі її організованість, тобто наявність визначеного порядку чи ступінь упорядкованості системи, у тому числі в її побудові та функціонуванні. Багато недоліків виробничої діяльності поясняються організаційними причинами. Тому підвищення організованості, знання її законів – важливий резерв підвищення ефективності виробничих систем;
• організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці і здійснюється людьми. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових і удосконалення створених і функціонуючих систем будь-якого виду;
• організація як система.

Організації як системі притаманні такі ознаки: цілісність – передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів із властивими тільки їм властивостями і характером взаємозв’язку, таким чином система виділяється з нескінченного різноманіття об’єктів матеріального світу; подільність – передбачається, що система допускає розподіл її на підсистеми й елементи, що у свою чергу, мають системні властивості, сама ж досліджувана система входить у більш широку сукупність елементів, тобто в систему більш високого рівня.

Система – це об’єднання окремих самостійних частин (елементів), кожна з яких обов’язково володіє хоча б однією властивістю, що забезпечує досягнення мети системи. Іншими словами, система припускає тільки таке об’єднання частин у ціле, що забезпечує її існування через здатність елементів досягати мети. Система як об’єднання володіє низкою специфічних властивостей цілого. От найбільш істотні з них: головна властивість – здатність її елементів до взаємодії. Це основна умова існування системи, тому що з втратою елементами здатності взаємодіяти вона неминуче перестає існувати; друга властивість – «елементарний» склад частин (підсистем). Найпростішим чином організована система обов’язково повинна складатися, принаймні, із трьох підсистем, що виконують функції входу, виходу і відносини між ними; третя властивість – упорядкованість – є загальна особливість не тільки самої системи, але і її частин: входу, виходу і відносин між ними. Ця властивість виявляється в їхній взаємодії в строго встановленому порядку; четверта істотна властивість – цілісність. Вона обумовлена тим, що системи без підсистем не буває, і тому будь-яка система стосовно них завжди виступає як ціле. Система являє собою якісно визначену сукупність підсистем, зв’язаних у єдине ціле, що має властивості, відсутні в підсистемі; п’ята істотна властивість – структурованість. Структурою називають загальний, відносно стійкий, що змінюється в часі й у просторі спосіб організації внутрішніх зв’язків і відносин системи.

Усяка система  має різні види структур. Структура  є кінцева сукупність елементів  і відносин між цими ж елементами. Елементи розрізняються між собою  своїми властивостями. Кожен елемент  може виявити притаманні йому властивості, лише вступивши у взаємодію з  іншими придатними елементами.

Визначення організації  передбачає необхідність формального  координування взаємодії працівників. Структура організації визначає, яким чином повинні бути розподілені  задачі, хто доповідає і кому, які формальні координуючі механізми  і моделі взаємодії. Для неї характерна комплексність, формалізація і визначене  співвідношення централізації і  децентралізації.

Кожна організація  має своє призначення – місію, в ім'я якої люди поєднуються і  здійснюють свою діяльність. Місія  – поняття неоднозначне. Здійснюючи свою місію (призначення), організація  домагається досягнення визначених цілей – виживання, росту, прибутковості. Вона випускає визначену продукцію  і надає послуги, використовує різні  технології тощо.

В організаціях важливе значення має ієрархія. Сутність ієрархічних відносин становлять відносини  між вищою службовою особою або  підрозділом та підлеглими. Лінії  влади можуть розглядатися як хребет внутрішньої системи контактів  і сполучна основа побудови структури  управління, яка є центральним  елементом організаційного механізму, за допомогою якої поєднуються різні  сторони діяльності підприємства (технічна, економічна, виробнича, соціальна), регламентуються  внутрішні виробничі зв'язки і  досягається стійка система службових  взаємовідносин між структурними підприємствами і працівниками апарату управління. Отже, від структури управління значною  мірою залежить дієвість усього господарського механізму.

Структура управління – це упорядкована сукупність взаємозв'язаних елементів системи, що визначає поділ праці та службових зв'язків між структурними підрозділами і працівниками апарату управління з підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень. Вона організаційно закріплює функції за структурними підрозділами й працівниками і регламентує потоки інформації у систему управлінської структури, виражається в схемі й параметрах структури управління, штатному розкладі, певному співвідношенні структурних підрозділів і працівників апарату управління, положеннях про відділи та служби, у системі підпорядкування і функціональних зв'язків між персоналом управління. Структуру управління за горизонталлю поділяють на окремі ланки, що носять характер узгодження та є зазвичай однорівневими, а по вертикалі – на ступені управління, що виникають при наявності декількох рівнів. Вертикальні зв’язки, що утворюються, можуть мати лінійний чи функціональний характер.

Для ефективного  функціонування будь-якої організації  необхідно забезпечити належні  комунікації. Комунікація є смисловим  аспектом соціальної взаємодії, однією із найбільших загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи управлінську. Вона являє собою нову форму політичної, наукової, організаційної і технічної сили в суспільстві, за допомогою якої організація включається у зовнішнє середовище, здійснюється обмін думками або інформацією для забезпечення взаєморозуміння. Вона має досить широке тлумачення. Комунікацію можна визначити як форму зв'язку, як один із проявів інформаційного обміну або обміну інформацією між живими істотами у процесі їх безпосереднього спілкування за допомогою технічних засобів. Однак управлінська практика дає можливість констатувати, що створення ефективної, надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, – це одна із найскладніших проблем в організаціях. Тому цілком зрозуміло, що ефективно працюючий керівник – це керівник, ефективний у комунікаціях.

Комунікації – це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників організації. Це всепроникаючий і складний процес, який включає людей, що розмовляють під час особистого спілкування або в групах, на зборах, ведуть розмову по телефону чи читають і складають службові записки, листи і звіти. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, букв, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань і розумінь іншого, досягається довіра, взаємоприйняття поглядів тощо. Обмін інформацією пронизує всі управлінські функції, тому комунікації розглядаються як сполучний процес у менеджменті.

1.3. Основні  принципи і методи дослідження

Науково обґрунтоване формування організаційних структур управління – актуальне завдання сучасного  етапу розвитку економіки. Саме тому в нових умовах настільки важливо використовувати принципи і методи дослідження організації управління на основі системного підходу.

Дане дослідження базується  на наступних принципах:

1. Принцип об’єктивності. Адже він говорить, що дослідження повинно бути абсолютно неупередженим. На його проведення не повинні впливати суб’єктивні враження про природу досліджуваного об’єкта, симпатії, або навпаки, антипатії, власний настрій чи стан дослідника або його найближчого оточення.
2. Принцип історизму. Його використання в науковому дослідженні забезпечує вивчення явища з погляду того, як воно колись виникло, які головні етапи у своєму розвитку проходило, чим стало в цей час і чим буде в майбутньому.
3. Термінологічний принцип. Він передбачає вивчення історії термінів і позначуваних ними понять, розробкою або уточненням змісту та обсягу понять, встановлення взаємозв’язку і субординації понять, їх місце в понятійному апараті концепції, на якій базується дослідження.
4. Принцип взаємодії теорії з практикою. Адже теорія, тобто сукупність ідей, поглядів, концепцій, уявлень про предмет дослідження перебуває в органічній єдності з практикою, як предметно-чуттєвою діяльністю. Практика неможлива без теорії, теорія безглузда без практики.
5. Принцип сходження від абстрактного до конкретного. Цей принцип дозволить на початку дослідження вивчити найбільш загальні, абстрактні поняття і відомості про предмет дослідження, наприклад, уточнити основні поняття дослідження як то «організаційні структури управління» та «комунікації», а потім – виявити особливості і проблеми організаційних структур управління та комунікацій у вищому навчальному закладі.

На основі цих принципів  розробимо систему методів для  застосування при теоретичному та практичному  дослідженні впливу вибору організаційної структури та процесу комунікації на ефективність управління вищим навчальним закладом:

1. Емпіричні методи: аналіз документів, опитування і спостереження.
2. Теоретичні методи: аналітичні – метод абстрагування, метод узагальнення, логічний метод; синтезуючі – метод індукції та дедукції.
3. Метод класифікації та систематизації.
4. Гіпотетико-дедуктивний метод.

Отже, наука управління дотепер не має остаточно сформованого понятійного апарату, який дав би змогу однозначно визначати організаційну структуру підприємства. Різноманітність наявних визначень значною мірою пояснюється абстрактним характером таких понять, як система, структура, організація, а також труднощами, пов'язаними з відмежуванням об'єкта управління від управлінської системи. Організаційна структура будь-якої організації пов’язана з досягненням її глобальної мети і є конструкцією, на основі якої здійснюється управління. Саме структура організації повинна забезпечити реалізацію її стратегії, взаємодію організації із зовнішнім середовищем та ефективне вирішення основних задач організації, а комунікації повинні забезпечувати узгодженість цієї взаємодії. Для вивчення даної проблеми потрібно використовувати певні методи дослідження, що ґрунтуються на методологічних принципах.

РОЗДІЛ 2

ТЕОРЕТИЧНІ  ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ СТРУКТУР УПРАВЛІННЯ І КОМУНІКАЦІЙ

2.1. Характеристика  та значення організаційних структур  управління

Як вже зазначалося, структура відображає будову та внутрішню  форму системи. Наявність структури  – невід’ємний атрибут всіх реально  існуючих систем, оскільки саме вона надає  їм цілісності. Структура будь-якого  підприємства відображає упорядковане розташування його елементів і форму  їхнього взаємозв’язку, перетворюючи діючу структуру в систему. Структуризації завжди піддаються системи, що виступають об’єктом вивчення й управління суб’єктом, що господарює. Об’єктом структуризації виступає також і сама система  управління (структура системи управління). Остання являє собою взаємозв’язок  і взаємодію керуючої та керованої  підсистем, кожна з яких має своє впорядковане розташування елементів  і форму їхнього взаємозв’язку.