Организация управления проектом на примере: «Реконструкции ПС 35 кВ ЦРП «Город»»

     ♦ члены команды проекта могут функционировать территориально распределенно не только в пределах одного города, но и в пределах удаленных друг от друга городов, а также в различных странах.

     Это накладывает особые требования на организацию  работы команды, главное из которых – необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта. Такой инфраструктурой является офис команды проекта. Идеология офиса, принятая в развитых странах, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.

       Офис проекта – специфическая инфраструктура, обеспечивающая эффективную реализацию проекта (или портфеля проектов) в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций¹⁹.

     Основное  назначение офиса проекта в данной трактовке – обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр. Офис проекта – это оптимальным образом организованная среда (в традиционном понимании место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

     В российской практике управления проектами  идеология офиса проекта практически  не используется. В западной системе управления проектами офис проекта в самом обобщенном виде понимается как²⁰:

     ♦ определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам, в том числе:

     ♦ головной офис, где размещается менеджер проекта, хранится основная документация, проводятся важные совещания, установлены средства связи, компьютерное оборудование, оргтехника и пр.;  

     ♦ набор территориально распределенных офисов (оборудованных рабочих мест, в том числе домашних, мобильных) отдельных групп или членов команды  проекта, где установлены средства коммуникаций, компьютеры, оргтехника;

     ♦ виртуальный офис, не привязанный к определенному месту, а представляющий собой программно-телекоммуникационную среду, обеспечивающую возможность работы и коммуникаций по единым стандартам.

     В многопроектной системе офис проекта, как правило, представляет собой многоуровневую систему²¹:

     на первом уровне этой системы рассматриваются конкретные проекты и принципы их мониторинга. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров, обеспечивающих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки затрат и будущей стоимости проекта, а также контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов;

     на  втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфеля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. Базовыми на этом уровне являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ресурсами и управления качеством в проектах;

     на  третьем уровне решаются задачи корпоративной политики развития проектной организации.

     В однопроектной системе офис ориентирован на управление конкретным проектом.

       Экспертная оценка показывает: такой  подход определяет 30-40% экономии  затрат на проекты и времени  их реализации. Основные требования к организации офиса проекта²²:

• наличие реального управленческого офиса – помещения;
• единые внутрифирменные стандарты подготовки и сопровождения проектов (проекта);
• информационная технология управления проектами;
• база данных и шаблонов типовых решений по проектам;
• компьютерная сеть, сообщающаяся с Internet;
• виртуальный офис на базе компьютерных сетей, обеспечивающий функционирование команды проекта в режиме реального времени, несмотря на территориальную распределенность членов команды.

     Основа  виртуального офиса – распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени.

     Преимущества  виртуального офиса связаны с  возможностью организации эффективной  распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный  офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент — сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной.

     Современное понятие офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений:

     I. Помещение:

     ♦ проектирование пространственно-планировочных решений -основных помещений головного офиса проекта;

     ♦ проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

     2. Оргтехника и вспомогательное оборудование:

     ♦ устройства для организации документооборота;

     ♦ организационные средства – доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;

     ♦ организационная техника – копиры, проекторы, уничтожители бумаги;

     ♦ средства безопасности – сигнализация, регламентация доступов в помещение;

     ♦ хозяйственный инвентарь и оборудование;

     3. Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

     ♦ компьютерная техника – сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;

     ♦ программное обеспечение;

     ♦ средства связи – телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны.

     Все эти аспекты взаимосвязаны и  поэтому, говоря об офисе, следует иметь в виду, что речь идет о единой организационно-технической системе.

     Конкретный  проект характеризуется спецификой бизнес-процессов его реализации. Под бизнес-процессами понимается совокупность действий, процедур, составляющих содержание одного завершенного цикла, акта бизнес-деятельности. Например, бизнес-процесс сбыта начинается с заполнения формы заказа менеджером отдела сбыта, продолжается планированием производства, подтверждением доставки от дистрибьютеров, формированием счета-фактуры в финансовой бухгалтерии, контролем за предоставленным товарным кредитом и зачислением денег на счет поставщика.

     Бизнес-процесс  разбивается на отдельные бизнес-операции (например, оформление счета или доставка продукции). Элементы бизнес-процесса: генерация идеи, определяющей общее направление процесса, формирование замысла, формулирование целей, установление содержания процесса, планирование операции – соотнесение поставленных задач и имеющихся ресурсов с целью минимизации издержек, составление бизнес-плана, заключение контракта, проработка ресурсного обеспечения, реализация процесса и его завершение.

     По  сути, каждый бизнес-процесс в своем  роде представляет некий проект, и  его реализация производится в рамках методологии управления проектами. Для конкретного проекта производится разбиение на отдельные виды бизнес-процессов. Реализация бизнес-процессов в рамках управления проектом должна быть организована оптимальным образом, и это предъявляет свои требования к организации офиса²³:

     ♦ информационное сопровождение бизнес-процесса должно быть ориентировано на оптимальное по времени и издержкам его выполнение;

     ♦ должно быть исключено дублирование бизнес-операций;

     ♦ менеджеры, действующие в рамках одного бизнес-процесса, должны быть связаны  средствами коммуникаций и, в случае расположения в одной географической точке, локализованы от менеджеров, выполняющих другие функции.

     Это самые общие требования. Поэтому  вопросам проектирования бизнес-процессов  команды проекта должно быть уделено  первостепенное внимание при проектировании офиса проекта. Все шаги должны производиться на основе (с наложением) результатов предыдущих шагов и желательно с интеграцией в единой базе данных. Проектирование организационной структуры и бизнес-процессов можно осуществлять с использованием специализированных программных средств, например продукта Visio2000. При этом в качестве различных показателей бизнес-операций и бизнес-процессов можно закладывать необходимые ресурсы и требования к ним.

     Проектирование  помещений и площадей обычно производится в специализированном программном продукте, например в AutoCAD. Для совмещенного проектирования архитектуры, интерьера, организационной структуры и бизнес-процессов можно экспортировать чертежи из AutoCAD в Visio2000. На нем представлена схема планировки офиса, размещения компьютеров и средств связи, размещения персонала в соответствии с бизнес-процессами, реализуемыми им. 

Рисунок 5 – Задачи проектного офиса²⁴

     Целесообразно рассматривать организационную  структуру команды проекта и  реализуемые бизнес-процессы в рамках управления проектом в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных и экономических решений. Данный подход полезен ввиду того что современные решения по проектированию и организации работы офиса проекта являются комплексными.

       Система безопасности не только предотвращает несанкционированный доступ в помещения, но с помощью магнитных ключей регламентирует пользование оргтехникой, компьютерами (для использования техники необходимо приложить свой ключ), контролирует использование организационной техники, позволяет определять местонахождение сотрудников внутри офиса, регламентирует доступ к информации (как бумажной, так и на электронных носителях), контролирует местонахождение мебели, оборудования и других материальных ценностей.