Организация управления проектом на примере: «Реконструкции ПС 35 кВ ЦРП «Город»»

       Научно-исследовательские и инновационные проекты. Проекты по разработке нового продукта или услуг, проведению научных исследований характеризуются следующими особенностями¹¹:

1. главная цель проекта четко определена, но отдельные цели должны уточняться по мере достижения частных результатов;
2. срок завершения и продолжительность проекта определены заранее, желательно их точное соблюдение; однако они должны также корректироваться в зависимости от полученных промежуточных результатов и общего прогресса проекта;
3. планирование расходов на проект часто зависит от выделенных ассигнований и меньше от прогресса проекта;
4. основные ограничения связаны с лимитированной возможностью использования мощностей (оборудования и специалистов).

       Как правило, в данном случае именно мощности определяют расходы на проект и срок его готовности.

       Организационные проекты. Реформирование предприятия, реализация концепции управления, создание новой организации или проведение форума, как проекты, характеризуются  следующим¹²:

1. цели проекта заранее определены, однако результаты проекта количественно и качественно труднее определить, чем в первых двух случаях, так как они связаны, как правило, с организационным улучшением системы;
2. срок и продолжительность задаются предварительно;
3. ресурсы предоставляются по мере возможности;
4. расходы на проект фиксируются и подвергаются контролю на экономичность, однако требуют корректировок по мере исполнения проекта.

       Экономические проекты. Такие проекты (приватизация предприятий, создание аудиторской системы, введение новой системы налогов и т. п.) обладают следующими особенностями:

1. целью проектов является улучшение экономических показателей функционирования системы, поэтому их оценить значительно труднее, чем в ранее рассмотренных случаях; главные цели предварительно намечаются, но требуют корректировки по мере реализации проекта;
2. то же самое относится и к срокам проекта;
3. ресурсы для проекта предоставляются по мере необходимости в рамках возможного;
4. расходы определяются предварительно, контролируются на экономичность и уточняются по мере реализации проекта.

       Это означает, что экономические результаты должны быть достигнуты в фиксированные  сроки при установленных расходах, а ресурсы предоставляются по потребности.

       Социальные  проекты. Этот вид проектов (реформирование системы социального обеспечения, здравоохранения, социальная защита необеспеченных слоев населения, преодоление последствий природных и социальных потрясений) обладает наибольшей неопределенностью и имеет свою специфику:

1. цели только намечаются и должны корректироваться по мере достижения промежуточных результатов, количественная и качественная их оценка существенно затруднена;
2. сроки и продолжительность проекта зависит от вероятностных факторов или только намечаются и впоследствии подлежат уточнению;
3. расходы на проект, как правило, зависят от бюджетных ассигнований;
4. ресурсы выделяются по мере потребности в рамках возможного.

       Сложные проекты подразумевают наличие  технических, организационных или  ресурсных задач, решение которых  предполагает нетривиальные подходы  и повышенные затраты на их решение. Естественно, на практике встречаются «скошенные» варианты сложных проектов с преобладающим влиянием какого-либо из перечисленных видов сложности – например, использование нетрадиционных технологий строительства, значительное число участников проекта, сложные схемы финансирования и друб. – все это суть проявления сложности проектов.

       Краткосрочные проекты обычно реализуются на предприятиях по производству новинок различного рода, опытных установках, восстановительных работах. На таких объектах заказчик обычно идет на увеличение окончательной (фактической) стоимости проекта, против первоначальной, поскольку более всего он заинтересован в скорейшем его завершении.

       Бездефектные  проекты в качестве доминирующего  фактора используют повышенное качество. Обычно стоимость бездефектных проектов весьма высока и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов (например, атомные электростанции).

       Международные проекты обычно выделяются значительной сложностью и стоимостью. Их отличает также важная роль в экономике и политике тех стран, для которых они разрабатываются.

       Эти проекты обычно основаны на взаимодополняющих  отношениях и возможностях партнеров. Нередко для решения задач таких проектов создаются совместные предприятия, объединяющие двух или более участников для достижения некоторых коммерческих целей под определенным совместным контролем. При этом каждый партнер вносит свой вклад и определенным образом участвует в прибылях.

       Каждый  проект от возникновения идеи до полного  завершения проходит ряд фаз. Полный набор этих фаз представляет собой жизненный цикл проекта. Жизненный цикл проекта набор последовательных фаз, количество состав которых определяется потребностями управления проектом организацией или организациями, участвующими в проекте.

       Жизненный цикл проекта (ЖЦП) имеет определенную начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Жизненный цикл проекта можно разделять на фазы, фазы – на стадии и этапы.

       Одно  из определений ЖЦП звучит так: «Жизненный цикл проекта – это набор последовательных фаз, выделенных для лучшего контроля и управления» (рис. 3). ¹³

       Рис. 3. Фазы жизненного цикла проекта 

       Принципиальная  структура проектного цикла показана на рис. 4.

       Рис. 4. Жизненный цикл проекта¹⁴

      Общепринятой  концепцией разделения жизненного цикла проекта на фазы нет и быть не может, так как каждый проект уникален.

      Каждый  проект независимо от сложности и  объема работ, необходимых для его  выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».

      Имеются некоторые отличия в определении  количества фаз и их содержания, поскольку эти характеристики во многом зависят от условий осуществления конкретного проекта и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.

      Концептуальная  фаза. Главным содержанием работ  на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая следующие стадии¹⁵:

1. Инициация проекта.
2. Формирование бизнес-идеи, постановка целей.
3. Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды проекта.
4. Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников.
5. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния.
6. Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
7. Сравнительная оценка альтернатив.
8. Представление предложений, их экспертиза и утверждение.

      Фаза  разработки коммерческого предложения. Главным содержанием этой фазы является разработка предложения и переговоры с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой фазы¹⁶:

1. Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания.
2. Планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта, смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение рисков, календарные планы и укрупненные графики работ.
3. Проведение и составление технико-экономического обследования и бизнес-плана.
4. Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами.
5. Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ.
6. Ввод в действие системы стимулирования команды проекта.

      Фаза  проектирования. На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов

      Характерные работы этой фазы:

1. Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий.
2. Выполнение концептуального, эскизного и детального проектирования.
3. Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций.
4. Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.

      Фаза  изготовления. Производится координация  и оперативный контроль работ  по проекту, изготовление подсистем, их объединение и тестирование. Основное содержание:

1. Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование.
2. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.
3. Подготовка производства, строительно-монтажных и пусконаладочных работ.
4. Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта.

      Фаза  сдачи объекта и завершения проекта. Производятся комплексные пуско-наладка и испытания, опытная эксплуатация системы, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах. Основные виды работ¹⁷:

1. Комплексные испытания.
2. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
3. Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
4. Сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание.
5. Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов.
6. Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту.
7. Реализация оставшихся ресурсов.
8. Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.
9. Расформирование команды проекта.

      Вторую  и частично третью фазы принято называть «фазы системного проектирования», а последние две – «фазы реализации».

      На  начальных фазах осуществления  проекта необходимо применять нетрадиционные методы и средства УП, в первую очередь, управление процессом системного проектирования (фазы разработки коммерческого предложения и проектирования).

      На  фазах реализации проекта могут  быть использованы традиционные методы управления проектами.

      Руководители  проектов разбивают цикл жизни проекта  на этапы различными способами. Наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта, планирование, осуществление и завершение.

     1.2 Проектный офис

     Управление  крупным проектом, как правило, требует  достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что¹⁸:

     ♦ команда как организационная структура существует на время реализации проекта;

     ♦ состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды, например:

     ♦ члены команды могут работать над проектом не полный рабочий день, а определенное время наряду с  иной, основной деятельностью;

     ♦ члены команды проекта могут работать одновременно в различных стабильных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно основной работе;