Неформальные структуры в организации

Такие случаи отрицательной  реакции иногда мешают руководителям  видеть многочисленные потенциальные  выгоды от неформальных организаций. Поскольку  для того, чтобы быть членом группы, надо работать в данной организации, преданность группе может перейти в преданность организации.

Многие люди отказываются от более высокооплачиваемых должностей в других компаниях потому, что они не хотят нарушать социальные связи, которые они приобрели в данной компании. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации могут превышать нормы формальной организации. Например, сильный дух коллективизма, характерный для некоторых организаций и порождающий сильное стремление к успеху, часто произрастает из неформальных взаимоотношений, непроизвольных действий руководства. Даже неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную систему коммуникаций [11, с. 117].

Не находя способов эффективного взаимодействия с неформальными  организациями, или пытаясь подавить их, руководители часто упускают эти потенциальные выгоды. В любом случае, независимо от того, является ли неформальная организация вредной или полезной, она существует, и с ней нужно считаться.

Детально точку зрения об исключении из рабочего процесса неформальных отношений развил в своих работах М. Вебер. Он сформулировал основные принцы бюрократии, которая, по его мнению, является идеальным типом формальной социальной организации. Исполняя установленные должностные инструкции и следуя прописанным принципам деятельности, такая организация должна была избежать социального произвола. Именно социальный произвол, по мнению Вебера, является основной причиной того, что организация работает неэффективно [6, с. 42].

Сторонником другой точки  зрения на функциональность неформальных отношений, а так же первооткрывателем позитивных сторон неформальных отношений является психолог из Гарвардского университета Э. Мейо, опытным путём удостоверившийся и описавший неформальные отношения в трудовом коллективе, как дополнительный фактор, стимулирующий производительность труда [11, с.120].

Альтернативой подходу к  неформальным отношениям школы человеческих отношений, стали исследования Э. Этциони. Он считал, что последователи теории человеческих отношений были введены в заблуждение. Он указывает, что организации не могут полагаться на полную преданность работников или на неформальные методы достижения согласия. Должностные инструкции и другие правила являются средством, облегчающим контроль поведения и делающим организацию менее зависимой от человеческих капризов [6, с. 44].

Даже если руководство  и разрушит какую-то группу, на ее месте  обязательно возникнет другая, у  которой, возможно, сложиться заведомо отрицательное отношение к руководству.

1.2. Механизмы управление  неформальными группами

Механизм управления неформальными  группами можно представить в  виде определенного набора правил, которых необходимо придерживаться руководителю какой-либо организации. Основными из них являются:

1. Признать существование  неформальной организации. Одна из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению неформальными группами и организациями, - это изначально невысокое мнение о них руководителей. Раньше было принято считать, что для того чтобы справиться с неформальной организацией необходимо просто уничтожить ее, однако в настоящее время утвердилось мнение, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей, так как подобно другим факторам, действующим в области управления, они несут в себе как отрицательные, так и положительные моменты.

Необходимо осознать, что  ее уничтожение повлечет за собой  уничтожение и формальной организации. Поэтому руководству следует  признать неформальную организацию, работать с ней и не угрожать ее существованию.

2. Изучить факторы, влияющие  на эффективность функционирования  неформальных групп. Группа сможет идти к достижению своих целей в зависимости от влияния следующих факторов:

а) размер группы.

Один из современных теоретиков Кит Девис [1, с. 301] полагает, что предпочтительное количество членов группы - 5 человек. Данные группы принимают более точные решения, чем те, которые выходят за пределы этой численности. В группах меньшего размера ее члены обеспокоены тем, что их персональная ответственность за принимаемые решения слишком очевидна. С другой стороны, в группах большего размера ее члены могут испытывать затруднение, робость в высказывании своего мнения перед другими. В общем, по мере увеличения размера группы, общение между ее членами усложняется, и становится более трудным достижения согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы и выполнением ее задач.

б) состав группы.

Под составом здесь понимается степень сходства личностей и  точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Важной причиной вынесения вопроса на решение группы является использование различных позиций для нахождения оптимального решения. Если группа состоит из непохожих личностей, то это сулит большую эффективность, чем, если бы члены группы имели схожие точки зрения.

в) групповые нормы.

Нормы, принятые группой, оказывают  сильное влияние на поведение  отдельной личности и на то, в каком направлении будет работать группа: на достижение целей организации или на противодействие им. Нормы призваны подсказать членам группы, какое поведение и какая работа ожидаются от них [1, с. 303]. Нормы оказывают такое сильное влияние потому, что только при условии сообразования своих действий с этими нормами отдельная личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку.

С позиции организации  можно сказать, что нормы имеют  положительный и отрицательный  характер. Положительными нормами считаются  те, что поддерживают цели и задачи организации и поощряют поведение, направленное на достижение этих целей. Отрицательные имеют противоположный эффект: они поощряют поведение, которое не способствует достижению целей организации [5, с. 193].

Нормы, которые поощряют усердие работников, их преданность  организации, заботу о качестве продукции  или заботу об удовлетворении покупателя - положительные нормы. Примером отрицательных норм служат такие нормы, которые поощряют неконструктивную критику компании, кражи, прогулы и низкий уровень производительности труда.

г) сплоченность группы.

Сплоченность группы - это  мера тяготения членов группы друг к другу и к группе. Высокосплоченная группа - это группа, члены которой  испытывают сильную тягу друг к другу и считают себя похожими. Поскольку сплоченная группа хорошо работает в коллективе, высокий уровень сплоченности может повысить эффективность всей организации, если цели той и другой согласуются между собой. У высокосплоченных групп обычно бывает меньше проблем в общении, а те, что бывают, - менее серьезные, чем у других. У них меньше недопонимания, напряженности, враждебности и недоверия, а производительность их труда выше, чем в не сплоченных группах. Но если цели группы и всей организации не согласуются, то высокая степень сплоченности отрицательно скажется на производительности труда во всей организации [5, с. 194]. Потенциальным отрицательным последствием высокой степени сплоченности является групповое единомыслие.

Групповое единомыслие - это  тенденция подавления отдельной  личностью своих действительных взглядов на какое-нибудь явление с  тем, чтобы не нарушать гармонию группы. Члены группы считают, что несогласие подрывает их чувство принадлежности, и поэтому несогласия следует  избегать. Чтобы сохранить у членов группы то, что понимается как согласие и гармония, член группы решает, что лучше не высказывать своего мнения.

В атмосфере группового единомыслия  первостепенная задача для отдельной  личности - держаться общей линии  в обсуждении, даже если у нее  иное убеждение или информация. Эта  тенденция самоукрепляется. Поскольку  никто не выражает мнений, отличных от других, и не предлагает иную, противоположную  информацию или точку зрения, каждый полагает, что все остальные думают одинаково.

Поскольку никто не высказывается, никто не знает, что другие члены  могут тоже быть скептически настроены  или озабочены. В результате проблема решается с меньшей эффективностью, так как вся необходимая информация и альтернативные решения не обсуждаются  и не оцениваются. Когда налицо групповое  единомыслие, возрастает вероятность  посредственного решения, которое  никого не заденет.

Члены группы, чей статус достаточно высок, способны оказывать  большее влияние на решения группы, чем члены группы с низким статусом. Однако это далеко не всегда ведет к повышению эффективности.

3. Перед тем, как предпринять  какие-либо действия, просчитать  их возможное отрицательное воздействие  на неформальную организацию.  Руководителю необходимо понимать, что неформальные организации динамически взаимодействуют с формальными.

Любое действие, предпринятое руководством, вызывает у сотрудников  организации положительные или отрицательные эмоции в отношении начальства. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем.

4. Разработать и применять на практике методы управления неформальными группами с целью использования их потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия [1, с. 311, 5, с. 198].

2. Развитие неформальных организаций и их характеристики

2.1. Образование неформальных  организаций

Формальная организация  создается по воле руководства. Но как  только она создана, она становится также и социальной средой, где  люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию [12, с. 225].

Неформальная организация - это организация, которая постоянно  модифицируется индивидами, работающими в бизнес-структуре. Люди, работающие в формальной организации, начинают избегать жесткого иерархически-коммуникативного каркаса, создавая другие каналы коммуникации и зависимости. У некоторых работников возникают симпатии друг к другу, общее взаимопонимание, уважение друг к другу на основании общих интересов, подобия личностей, принадлежности к одному социальному классу или социальной группе.

Возникающие неформальные организационные  системы становятся необходимой частью формальной организации. Функцией неформальных исполнительных организаций является более свободная коммуникация, передача непроверенных фактов, мнений, предложений, подозрений, которые не могут передаваться по формальным каналам без необходимости принятия решений. Неформальная коммуникация не является жестко направленной сверху вниз, связи в ней ответвляются вправо, влево, снизу вверх и т.д. Каналы неформальной коммуникации должны существовать для обеспечения обмена информацией в организации, который не подвергается контролю со стороны социальных механизмов.

Неформальная организация - группа лиц, осуществляющих совместную экономическую деятельность, не будучи организационно оформленной структурой, не заключив юридический договор. В неформальных opгaнизaцияx имeютcя нeпиcaныe пpaвилa - нopмы, кoтopыe cлyжaт этaлoнaми пoвeдeния. Вaжнeйшиe причины вcтyплeния в гpyппy: yдoвлeтвopeниe чyвcтвa пpинaдлeжнocти, взaимoпoмoщь, зaщитa, тecнoe oбщeниe и cимпaтия [7, с. 101].

Неформальная организация - это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существования такой неформальной организации. Важно понять, что в большой организации существует не одна неформальная организация. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. 

Большинство из них свободно объединены в своего рода сеть. Поэтому  некоторые авторы считают, что неформальная организация - это, по существу, сеть неформальных организаций. Для образования таких групп особенно благоприятна трудовая среда.

Благодаря формальной структуре  организации и ее задачам, одни и  те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди, которые в других условиях вряд ли бы даже встретились, часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Более того, характер задач, которые они решают, во многих случаях заставляет их часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Члены одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Естественным результатом этого интенсивного социального взаимодействия является спонтанное возникновение неформальных организаций [2, с. 51].

У неформальных организаций  много общего с формальными организациями, в которые они оказываются  вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации - у них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших (эмерджентных) организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальная организация создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. На рисунке 1 показана разница в механизмах образования формальных и неформальных организаций [3, с. 226].