Делегирование - означает  передачу  задач  и  полномочий  лицу, которое принимает на  себя  ответственность за  их  выполнение.  Оно представляет  собой средство, при помощи  которого  руководство распределяет  среди сотрудников множество задач, которые должны  быть  выполнены для достижения  целей  всей  организации.  Можно сказать, что делегирование превращает  человека  в руководителя.

   Ответственность -  это обязательство выполнять имеющиеся задачи  и отвечать  за  их  удовлетворительное  разрешение.  Под обязательством следует понимать  то, что от  индивида  ожидается выполнение  конкретных  рабочих требований, когда он  занимает  определенную  должность в организации. Фактически  индивид  заключает  контракт  с  организацией  на  выполнение  задач  данной  должности  в  обмен  на  получение  определенного  вознаграждения.  Ответственность означает, что работник  отвечает  за результаты  выполнения  задачи  перед тем, кто передает  ему полномочия.

   Полномочия - представляют  собой  ограниченное  право  использовать  ресурсы  организации  и  направлять  усилия  некоторых  ее  сотрудников  на  выполнение  определенных  задач.

   Полномочия  делегируются  должности, а не  индивиду, который занимает  ее  в данный  момент.  Когда индивид меняет  работу, он  теряет  полномочия  старой  должности и получает  полномочия  новой.

   В  менеджменте  выделяют  две  концепции  передачи  полномочий:

1. Классическая  концепция - передача  полномочий  от  высшего руководства к нижестоящему.
2. Концепция  ограниченных  полномочий - подчиненный имеет возможность отстранить  или отказаться  от  требования  или решения руководителя.

Организовать – это значит  создать некую структуру. Эффективная  организация  работы  позволяет  группе  работников  добиться  гораздо  большего, чем  они  могли  бы  сделать  без  должной  организации,  и в гораздо меньшие сроки. Схему (см в приложении 3.)

В  достаточной  мере  на  тип  организационной  структуры  влияют  внешние  и  внутренние  факторы.  Из  внешних факторов  основное влияния  оказывает  конкуренция.  Влияние этого фактора так же  отражается  на  организационной структуре в виде  текучести кадров  из-за  более выгодных  условий у конкурирующих организаций.  Помимо  конкуренции влияют  следующие факторы:

• Экономическая  ситуация
• Политическая  обстановка
• Закон  и  государственный  аппарат

   К  внутренним  факторам  относятся  конфликты. 

   Конфликт  -  это отсутствие  согласия  между двумя или более сторонами, которые могут быть  конкретными лицами  или группами.  Каждая  сторона  делает  все, чтобы была  принята  ее  точка  зрения  или  цель, и мешает  другой  стороне делать  то же  самое.

   Современная  точка  зрения  заключается  в  том, что даже  в организациях  с эффективным   управлением некоторые конфликты не  только  возможны, но  и желательны.  Во  многих  ситуациях конфликт  помогает  выявить разнообразие  точек зрения, дает  дополнительную  информацию, помогает  выявить большее число альтернатив и проблем.  Это делает  процесс принятия  решений группой  более  эффективным, а также  дает  людям  возможность  выразить  свои  мысли  и  тем  самым  удовлетворить  личные  потребности  в  уважении  и  власти.

   Таким  образом,  конфликт  может быть  функциональным (вести  к  повышению  эффективности  организации)  или дисфункциональным

(приводить  к  снижению  личной  удовлетворенности, группового  сотрудничества  и эффективности организации).

2.3.МОТИВАЦИИ, КОНТРОЛЬ И КОММУНИКАЦИИ.

   При  планировании  и  организации  работы  руководитель  определяет  кто, как и когда должен  выполнить определенные  обязанности.  Если  выбор был сделан  правильно, руководитель  сможет  координировать  усилия людей и сообща  реализовать потенциальные возможности работников.  Для воплощения  на  практике  своих  решений руководители  используют  основные  принципы  мотивации.

   Мотивация - заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу  в  соответствии  с  делегированными  им  обязанностями   и  в  соответствии  с  планом. 

  Для  эффективной  мотивации своих работников  руководитель  должен  определить  их  истинные  потребности.  Потребности можно разделить как:

1. Первичные  потребности  (т.е.  физиологические  по  Маслоу)
2. Вторичные  (психологические)

   Помимо  потребностей  при  мотивации  используются  вознаграждения, которые можно разделить как:

• Внутренние, которые дает  сама  работа (самоуважение,  самореализация, удовольствие  от  любимой работы  и т.д.)
• Внешние, которые дает  организация (премии, денежные  вознаграждения, отдельный  кабинет, личный  транспорт, перспектива продвижения по  службе  и т.д.)

Более  наглядно  система  мотивации  фирмы  ГУП «Сибайская городская типография»  представлена  в таблице 5.

Таблица 5.

 Система   мотивации  персонала  ГУП  «Сибайская городская типография»

 
 

   Непредвиденные  обстоятельства  могут   привести  организацию  к  отклонению  от  намеченного  первоначального  курса.

   Контроль – это  процесс  обеспечения  достижения  организацией  ее  целей.

Таким  образом, контроль  необходим для эффективной деятельности  любой организации.

Ниже  представлена  схема  контроля  деятельности  организации

Рис. 5.  Процесс контроля на предприятии.

 

 
 

   Коммуникация - это процесс обмена  информацией, ее  смысловым значением между двумя и более людьми. Организация как структура в значительной  степени зависит от  качества  коммуникаций, необходимых для  обеспечения  эффективного  функционирования. Коммуникации  будут возникать между:

1. Организацией  и  внешней  средой
2. Внутри  самой  организации  между  ее  подразделениями

   Коммуникации  между  организацией  и  внешней  средой  представляют  собой  рекламную  деятельность.  Для этого типография  регулярно участвует в специализированных  выставках по  Башкортостану, размещает свои  координаты  в справочных  изданиях, пользуется  услугами  рекламных объявлений  и также проводит  самостоятельную рекламную деятельность  в виде   расклейки  по  городу.  Реклама в области коммуникаций  играет  информативную роль, она призывает потенциальных клиентов  к сотрудничеству  и напоминает  уже существующим клиентам  о существовании фирмы и ее  работе.

   За  эффективность  внутреннего процесса  коммуникации  между уровнями, подразделениями и работниками в организации отвечает  управляющий персонал (директор, его заместитель, менеджеры). В  частности  производится:

1. Сбор  внутренней  и  внешней  информации  относительно  клиентов  и сотрудников и попытки ее  систематизировать
2. Формирование  базы  данных  о  существующих  и  потенциальных  клиентах

Для  улучшения  эффективности  обмена  информацией  в  организации  используется  внутренняя  документация,  и периодически  проводятся  собрания  для  согласования  наиболее  важных  вопросов.

2.4.ОБЕСПЕЧЕНИЕ  ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  ОРГАНИЗАЦИИ

   Управление  трудовыми  ресурсами  является  одним  из  важных  аспектов  теории  и  практики  управления.  Как без людей нет организации, так и без правильного управления  ими  организации  невозможно  достичь  целей  и  эффективно работать.  В фирме ГУП «Сибайская городская типография»  ответственность за  управление  трудовыми ресурсами возложена непосредственно на  начальника  типографии  и  его  помощников.

   Для  более эффективного  использования  работников  применяется:

1. Отбор  и  оценка  кандидатов  на  рабочие  места  с  учетом  их  потенциальных  возможностей  и  опыта  работы
2. Планирование  трудовых  ресурсов, т.е. расчет  количества  необходимого  персонала, который может удовлетворить потребности организации
3. Определение  заработной  платы  и  установление  льгот
4. Обучение  в  случае  необходимости
5. Подготовка  руководящих  кадров

Таблица  6

Коллектив ГОУ «Сибайская городская типография»