Коммуникации в управлении

• впервые внедряемых в производство и ранее не использовавшихся химических, биологических веществ и изготовляемых на их основе препаратов, потенциально опасных для человека;
• отдельных видов продукции, в том числе пищевых продуктов, впервые ввозимых на территорию Российской Федерации;

организует  необходимые научные исследования по вопросам осуществления надзора и контроля в установленной сфере деятельности, принимает участие в выявлении и установлении причин и условий возникновения и распространения инфекционных заболеваний, путём проведения специальных, санитарно-эпидемиологических связей между состоянием здоровья и средой обитания человека, осуществляет государственный учёт инфекционных, паразитарных и профессиональных заболеваний, пищевых отравлений и других заболеваний, обеспечивает проведение социально-гигиенического мониторинга, оценку риска воздействия вредных и опасных факторов среды обитания на здоровье человека, проводит статистическое наблюдение в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, а также вносит в Территориальное управление предложения о проведении мероприятий, направленных на предупреждение, выявление и ликвидацию последствий чрезвычайных ситуаций, в том числе связанных с применением с террористической целью биологических, химических и иных факторов, представляющих чрезвычайную опасность для населения.

      Данная  организация на основании договоров  осуществляет следующие виды работ  и оказания услуг, приносящие доход. Она проводит санитарно-эпидемиологические экспертизы, обследования, исследования, испытания, а также токсикологические, гигиенические и иные виды оценок, по результатам которых выдаёт экспертные заключения по:

• нормам проектирования, схемам градостроительного планирования развития территорий, генеральным планам городских и сельских поселений, проектам планировки общественных центров, жилых районов, магистралей городов, размещению объектов гражданского, промышленного, и сельскохозяйственного назначения и установлению санитарно-защитных норм, выбору земельных участков под строительство, а также пректированию, реконструкции и т. д.
• проектной документации о планировке и застройке городских и сельских поселений, строительству, реконструкции, техническому перевооружению;
• условиям производства, транспортировки, хранения, применения (использования) и утилизации продукции производственно-технического назначения;
• условиям производства, транспортировки, хранения, применения (использования) потенциально опасных для человека химических, биологических веществ и отдельных видов продукции;
• условиям и способам производства, хранения, транспортировки и реализации населению пищевых продуктов, пищевых добавок, продовольственного сырья, а также контактирующих с ними материалов и изделий; производству, применению (использованию) и реализации населению новых видов продукции (впервые разрабатываемых или внедряемых), новым технологическим процессам производства продукции;
• условиям организации питания населения в специально оборудованных местах (столовых, ресторанах, кафе, барах и других), в том числе приготовления пищи и напитков, их хранения и реализации населению для предотвращения возникновения и распространения инфекционных заболеваний и массовых неинфекционных заболеваний (отравлений);
• вопросам организации питания в дошкольных и других образовательных учреждениях, лечебно-профилактических учреждениях, оздоровительных учреждениях и учреждениях  социальной защиты.

 

    2. 2 Организационная  структура ФГУЗ  «Центр гигиены и эпидемиологии в Пензенской области» 

      Исследуемая организация имеет функциональную структуру управления. Функциональная структура управления - это структура, которая основана на разделении прав и обязанностей между членами  органов управления в соответствии с их квалификацией и служебными обязанностями.

      Функциональная  структуризация является наиболее широко распространённой формой организации  деятельности и имеет место почти  на всех предприятиях на том или  ином уровне организационной структуры. Это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою чётко определённую, конкретную задачу и обязанности.

      Функциональная  организация направлена на стимулирование качества труда и творческого потенциала работников, а также экономии, обусловленной ростом масштабов производства товаров или услуг. Вместе с тем поддержание взаимодействия между разными функциями – задача сложная. Реализация различных функций предполагает различные сроки, цели и принципы, что делает трудными координацию деятельности и её календарное планирование. Кроме того, функциональная ориентация связана с предпочтением стандартных задач, поощрением узкоограниченных перспектив и ведением отчётности орезультатах деятельности.

      Функциональная  структура не подходит для организации с широкой номенклатурой продукции, действующих в среде с быстроменяющимися потребительскими и технологическими потребностями, а также для организаций, осуществляющих деятельность в широком международном масштабе, одновременно на нескольких рынках в странах с различным законодательством. [Мильнер Б. З. Теория организации: Учебник. – 4-е изд., перераб. и доп – М.: ИНФРА-М, 2005. с. 118] 

    Структура филиала федерального государственного учреждения здравоохранения  «Центр гигиены и  эпидемиологии в  Пензенской области»

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис. 1 Организационная  структура 
 
 
 

      2.3 Анализ данных, полученных  в ходе анкетного  опроса в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Пензенской области».

      В анкетном опросе участвовали в основном сотрудники, которые имеют высшее и средне-специальное образование. Они занимают следующие должности: санитарный врач ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Пензенской области», главный бухгалтер, врач-эпидемиолог, врач-бактериолог, помощник врача-эпидемиолога, помощник врача-бактериолога, врач по коммунальной гигиене, гигиене детей и подростков и т.д. 60% опрашиваемых имеют высшее образование, 40% средне-специальное.

      Стаж  работы опрашиваемых составляет от 11 до 31 года и более: 20% имеют стаж от 11 до 20 лет, 40% - от 20 до 31 года и 40% имеют трудовой стаж от 31 и более лет.

      Стаж  работы в конкретных должностях имеет  самые разные пределы: 10% имеет стаж от 1 до 10 лет, 50% - от 11 до 20 лет, 20% - от 21года до 30 лет и 20% имеют стаж в конкретной должности от 31 года и более. Это  говорит, о том что такой процент является профессионалом в своём деле.

      100% респондентов ответили, что совещания  и собрания имеют место и довольно часто проводятся (2-3 раза в месяц).

      Организация имеет собственные источники  информации: Интернет и периодическую печать. По ответам опрашиваемых, в пределах организации 60% пользуются интернетом, а 40% используют периодическую печать. Но персонал организации также предпочитает пользоваться базой данных области и страны, которая, к сожалению, не является источником информации непосредственно в самой организации.

      ФГУЗ  «Центр гигиены и эпидемиологии в Пензенской области» имеет внутренние источники информации, так ответили все респонденты, участвующие в опросе, хотя для полной и эффективной деятельности необходимо использовать и внешние источники.

      100% респондентов ответили, что организация  не делает различные взносы в пользу политических групп и комитетов, пытаясь при этом влиять на содержание будущих законов, что говорит о плохом развитии коммуникаций между организацией и её средой.

      100% опрашиваемых дали ответ, что  в организации хорошо развиты  коммуникации по низходящей.

      Однако, коммуникации по восходящей развиты  не так хорошо. Это подтвердили 20% респондентов.

      Горизонтальные  коммуникации развиты очень хорошо. Это позволяет формировать равноправные отношения, которые являются важной составляющей удовлетворённости работников организации.

      100% опрашиваемых дали ответ, что  организация не выпускает различные  видеозаписи и бюллетени, содержащие  информацию для сотрудников организации.

      Рабочие места только работников высшего и среднего звена оборудованы персональным компьютером.

      80% респондентов дали отрицательный  ответ на наличие слухов в  организации. 20% считают, что слухи всё-таки присутствуют. Канал распространения слухов - это канал неформальных коммуникаций. Слухи необходимы, поскольку информация по ним передаётся много быстрее, чем по каналам формального сообщения. Но до сих пор слухам приписывается репутация неточной информации. Хотя исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения чаще оказывается точной, а не искажённой.

      Типичная  информация, которая передаётся по каналам слухов это: предстоящее  сокращение работников, новые меры наказания за опоздания, изменения  в структуре организации, грядущие изменения и повышения, кто кому назначает свидание после работы и т. д.

      Можно сказать, что социально-психологический  климат благоприятен. 80% респондентов признали это.

      70% опрашиваемых сказали также, что  сплочённость имеет высокий уровень.

      Итак, в ходе анализа данных анкетного опроса были выявлены следующие проблемы:

1. в организации отсутствует очень важный источник информации, а конкретно, база данных области и страны;
2. отсутствуют внешние источники информации (статистический и описательный материал, переодические издания, книги, монографии, публикации);
3. недостаточно хорошо развиты коммуникации с внешней средой;
4. недостаточно развиты коммуникации по восходящей;
5. в организации существует низкий уровень сплочённости и не очень благоприятный социально-психологический климат;
6. в общем работники не очень удовлетворены развитием коммуникационного процесса (об этом свидетельствует 40% ответов респондентов).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Рекомендации  по совершенствованию  коммуникаций в управлении на примере ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Пензенской области»
2. 1 Рекомендации по развитию информационной системы организации

      Итак, в ходе анализа анкетных данных были выявлены следующие две проблемы: в организации отсутствует очень  важный источник информации, а конкретно, база данных области и страны, а также отсутствуют внешние источники информации (статистический и описательный материал, переодические издания, книги, монографии, публикации).

      Нарастающие потоки информации в форме телефонных разговоров, электронной почты, массивов данных, телевизионного вещания свидетельствует о возрастающей зависимости современного человечества от средств электросвязи, которые являются интегрирующим звеном между промышленностью, сферой услуг и потребителями, стимулирующим фактором социального сплочения и культурного обогащения мира.

      Растущие  потребности в информационных услугах  должны обеспечиваться эффективной  организацией доступа к мировым  информационным ресурсам, ростом интенсивности информационного обмена между субъектами.

      Безусловно, информация в настоящее время играет огромную роль. И чем шире источники её получения, тем большую эффективность она имеет. Значение информации в современном мире определяется следующими факторами:

• высокой долей информации в конечной стоимости товаров и услуг;
• высокой долей информационных ресурсов в общей занятости (трудовые ресурсы высокой и высшей квалификации);
• интегрирующей функцией информации в экономическом организме общества, в решающей степени обеспечивающей эффективность функционирования экономики, а также способность субъектов региона к структурным изменениям;
• инновационной функцией, проявляющейся в генерировании научно-технического прогресса и новых организационно-экономических отношений.

      Внедрение базы данных области и страны, а  также внешних источников информации позволит сотрудникам организации получать более обширную информацию для выполнения своей работы, повлияет на развитие уровня информационного обеспечения.

      Не  менее важной проблемой является необеспеченность всех работников персональным компьютером.

      Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный  персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящихся в разных конторах, разных городах и даже в разных регионах и странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направлять несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.

      Можно сделать вывод, что обеспечение  большего числа работников персональными  компьютерами позволит быстрее и  легче выполнять работу. 

3. 2  Рекомендации по  развитию коммуникационных  процессов