Элементы организации. Внутренняя и внешняя среда организации. Функции менеджмента

     Если  официальные отношения регламентируются соответствующими инструментами, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. Поэтому следует иметь в виду, что процесс управления относится к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации существуют и неформальные, которые в определённой мере влияют на политику формальной. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит одновременно ко многим группам.

     Механизм  образования формальных и неформальных организаций представлен на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Механизм образования формальных и неформальных организаций

     Группы  людей, созданные  по воле руководства  для достижения целей организации, называются формальными [10]. Первейшей их функцией являются выполнение конкретных задач и достижение целей организации.

     Стихийно (спонтанно) образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей, признаётся неформальной группой (организацией). Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность. Толковый руководитель должен знать эти объединения и уметь с ними взаимодействовать.

     Причины, побуждающие людей вступать в неформальные отношения, можно сгруппировать следующим образом:

     ♦ чувство принадлежности. Удовлетворение в чувстве 
принадлежности - одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Поскольку большинство формальных организаций сознательно лишает людей возможности социальных 
контактов, рабочие вынуждены обращаться к неформальным 
организациям, чтобы эти контакты обрести;

• взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать, другие боятся критики и т.п. В этих и других случаях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег;
• защита. Люди всегда знали, что сила - в единстве. Поэтому важной причиной вступления в неформальную организацию является осознанная потребность в защите;
• общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку во многих формальных организациях система внутренних контактов слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации (слухам) возможен только в неформальной организации;
• симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тем, кто им симпатичен.

1.2. Внутренняя среда организации

     Фундаментальным понятием науки управления является система.

     Под системой понимают упорядоченную совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих  объектов (элементов), предназначенную  для достижения определенной цели, выполнения определенных функций. Примерами систем в строительстве являются: строительное управление, трест, объединение.

     Элемент системы – это объект, входящий в состав системы, который не подлежит дальнейшему разделению на части. В  качестве элементов системы могут выступать бригады рабочих, строительные машины, транспортные средства и т.п.

     Функционирование  системы в качестве единого целого обеспечивается связями между элементами. Известно три типа связей: функционально-необходимые, синергические (совместного действия), избыточные – излишние или противоречивые. Системы различают по следующим признакам: по состоянию (статистические и динамические), по степени сложности (простые и сложные), по размерам (большие и малые), характеру связи между элементами, входящими в их состав (детерминированные и вероятностные), и по степени замкнутости.

     Статистические  системы характеризуются неизменностью  состояния. Они существуют в том виде, в котором были созданы, и не могут изменить свою структуру. В строительстве статистические системы являются элементами технологического процесса.

     Системы, способные к изменению состояния, называются динамическими. Строительные организации любого уровня являются динамическими системами, находящимися в стадии постоянного изменения и развития.

     Способность динамической системы к изменению состояния под влиянием целенаправленных воздействий называется управляемостью системы. Это – основные свойства системы. Реализация данного свойства и есть управление, представляющее собой совокупность воздействий, обеспечивающих переход системы из одного состояния в другое.

     К простым системам относятся системы, имеющие небольшое количество элементов  и несложные связи между ними. Под сложной (большой) системой понимают совокупность большого числа взаимосвязанных  и взаимодействующих элементов, обеспечивающих выполнение сложной функции. Примером малой и простой системы может служить специализированная бригада. Комплексная бригада представляет собой малую, но сложную систему.

     Системы, которые функционируют на основании определенных закономерностей в строго установленных и изменяющихся условиях, называют детерминированными. В действительности строго детерминированные производственные системы встречаются крайне редко. В строительстве в производственных системах закономерности имеют вероятностный характер. Таким образом, система строительного производства является большой, сложной и вероятностной, так как она состоит из значительного количества взаимосвязанных элементов и действует в условиях, определяемых многими внешними факторами, характеристика которых не может быть предсказана с достаточной степенью точности.

     Как мы выяснили, организация – открытая система, состоящая из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Внутренние взаимозависимые части организации, т.е. ее внутренние факторы и их взаимосвязь, составляют внутреннюю среду организации.

     Все организации – системы, созданные  людьми в результате управленческих решений. Но все ли внутренние факторы  могут контролироваться и существенно  изменяться руководством? Нет, далеко не все. Например, на ВАЗе или другом предприятии массового производства не выбросишь конвейер, несмотря на то, что он неблагоприятно воздействует на здоровье людей. Приходится с этим мириться. Но существуют основные внутренние факторы, которые требуют постоянного внимания руководства. Это – цели, структура, задачи, технология, люди (рис. 1.4).

     

                                                        

                                                            рис. 1.4. Внутренняя среда организации

     1.2.1. Цели

     Организация – это группа людей с осознанными общими целями, т.е. организация – это средство достижения целей, которых нельзя достичь в одиночку.

     Цели  – конкретные конечные состояния или  желаемый результат, которых хочет добиться группа, работая вместе. Каждая организация имеет много различных целей: производство различной продукции и услуг, прибыль, рынки и т.д. Цели подразделений тоже многообразны и различны. Например, отдел маркетинга может иметь цель – снизить количество жалоб потребителей на 20%. Но главная цель любой организации – выжить.

     Организация имеет всегда хотя бы одну общую  цель, достичь которую стремятся  все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются  организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями.

     Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом  цели были реальными и выполнимыми. Процесс претворения организацией целей в жизнь представлен на рис. 1.5.

 

                              рис. 1.5. Процесс претворения организацией целей в жизнь

1.2.2. Структура

     Структура организации – это ее взаимосвязанные  и взаимодействующие элементы, построенные  в такой форме, которая позволяет  наиболее эффективно достигать целей организации. Сюда входят и управляемая и управляющая подсистемы. Это службы, отделы, цехи, участки и т.д. В связи с многообразием организаций применяются и различные типы структур управления.

     Структура управления организацией – это совокупность органов управления и их взаимосвязь в процессе выполнения стоящих перед организацией задач. Различаются следующие организационные структуры: линейная, функциональная, штабная, проектная, матричная.

     Вертикальное  разделение труда необходимо для  успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

     Не  существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации  и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры  организации не являются функцией размера организации.

     1.2.3.Задачи

     Задача  – это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом в оговоренные сроки. Задачи предписываются не человеку, а его  должности (в соответствии со структурой) для достижения целей организации. Подразумевается при этом, что если задачи выполнены как предписано и в установленные сроки, то организация будет действовать успешно.

     Каждая  организация имеет три основные категории задач:

     1) работа с людьми;

     2)работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами);

     3)работа  с информацией.

     С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации, каждой должности предписывается ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации (рис. 1.6.). 

рис. 1.6. Взаимосвязь должностей, структуры и целей

     Рабочие работают с предметами, мастер –  с людьми, бухгалтер – с информацией, руководители всех рангов – как с людьми, так и с информацией.

     Важными характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения. Рабочий выполняет  тысячи операций в день. Исследователь  одну задачу выполняет несколько  недель или месяцев.

     Специализация задач повышает производительность и снижает затраты на производство. Так, Адам Смит в книге «Богатство народов», вышедшей в 1776 году, приводит пример: один человек в день делает одну булавку, а если разбить процесс  изготовления булавки на 18 операций, то 10 человек сделают за один день 48 тысяч булавок, т.е. 4800 булавок на человека.

     1.2.4.Технология

     Технология – это средство преобразования ресурсов в продукты или услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой (рис. 1.7). Выполнение задачи включает в себя использование конкретной технологии как средства преобразования материалов (вход) в продукты (выход). В технологию входят и оборудование, и инфраструктура, и инструменты, и сам способ преобразования сырья в продукцию. Влияние технологии на управление в значительной степени определяется стандартизацией, механизацией и применением конвейерных линий.

Рис.1.7. Взаимосвязь технологии, зданий, структуры и целей

     Стандартизация – это использование стандартных взаимосвязанных компонентов в производстве. Впервые применил стандартизацию изобретатель хлопкоочистительных машин (совершивших переворот в хлопкообработке) Эли Уитни (1765-1825 гг.), который после многолетней безуспешной борьбы с владельцами хлопковых плантаций (использовавших бесплатно его изобретение, нарушая авторские права) занялся производством дешевых и ремонтно-пригодных в полевых условиях (благодаря взаимозаменяемости узлов) мушкетов. Дальнейшее развитие стандартизации осуществил Генри Форд при производстве массовых дешевых автомобилей. Он продавал автомобили по 295 долларов и платил рабочим по 5 долларов в день, тогда как другие фирмы продавали автомобили по 2000 долларов и платили своим рабочим по 3 доллара в день. Это дало мощный толчок углублению специализации и разделению труда и на этой основе – массовому производству.