Характеристика и принципы построение системы управления персоналом

3. Подсистемы  найма и увольнения

Подсистема  найма и учета  персонал

Одна  из важнейших функций управленческого цикла, выполняемых руководителем или специалистом по управлению персоналом организации. Процесс, с помощью которого организация выбирает из ряда заявителей одного или нескольких людей, наиболее подходящих по имеющимся критериям на вакантное место.

Первичный отбор - процесс селекции кандидатов, отвечающих минимальным требованиям для занятия определенной должности. Осуществляется службой управления персоналом и является основой отбора персонала на индивидуальной основе.

Собеседование по отбору - обмен информацией между представителем организации и кандидатом на замещение с целью оценки квалификации и потенциала последнего. Является наиболее распространенным методом отбора персонала.

Психодиагностика - область психологии, разрабатывающая методы выявления индивидуальных особенностей и прогнозирования развития личности.

Визуальная  психодиагностика - новая отрасль психологии кадровой работы, основанная на изучении внешних характеристик и облика человека для проникновения во внутреннее психологическое содержание личности.

Портрет идеального сотрудника - описание характеристик (качеств, навыков, компетенций), которыми должен обладать "идеальный" сотрудник, необходимых для успешной работы в определенной должности. Является важным элементом процесса подбора персонала.

Политика  найма различна в различных фирмах и зависит от принятой здесь системы  ценностей. Важная характеристика претендента - его возраст. Дискриминация лиц старше 40 лет признана незаконной и может стать основанием для возбуждения судебного дела.

В прошлом  отбор персонала на Западе (а в  России и сегодня) был достаточно простым делом. Сегодня это многоступенчатая система, которую проходят претенденты  на Западе. На каждой из ступеней часть  претендентов отсеивается, другие отказываются сами. Конечно, не все организации  реализуют процедуру в полном объеме и со всеми тонкостями, так  как это дело достаточно дорогостоящее, требующее много времени. Большая  часть организаций практикует отборочные встречи, резюме и беседы. Тесты, например, используются далеко не всегда. Это же касается проверок на подготовку и квалификацию, а также медицинских проверок. Классическая процедура отбора, используемая наиболее крупными фирмами, включает несколько ступеней.

Ступень 1. Предварительная отборочная беседа. Она проводится по-разному в разных фирмах. Наиболее важными пунктами, на которые кадровики обычно обращают внимание, являются адрес, профилирующая дисциплина в колледже, цель поступления на работу, ближайшая возможная дата выхода на работу, цель карьеры.

Ступень 2. Анализ документов. Заключается в исследовании пакета документов менеджером по персоналу и профессиональными экспертами. Количество пунктов анкеты должно быть минимальным, и собираться должна информация, определяющая производительность будущей работы претендента. Пункты анкеты должны быть сформулированы в нейтральном стиле и содержать любые возможные ответы, в том числе и отказ в ответе. Пронумерованные пункты должны вытекать один из другого.

Ступень 3. Профессиональный отбор. Состоит в определении психофизиологической пригодности человека к выполнению конкретного вида работы.

К трем наиболее широко используемым методам  сбора информации, требующейся для принятия решения при отборе, относятся испытания, собеседования и центры оценки.

Подсистема  увольнения персонала

Добровольное  увольнение

У сотрудников  может быть много причин для прекращения работы на свою компанию. Да, мы знаем, как трудно поверить в то, что они сами решают покинуть ваш рай земной, но они все же уходят, и по разным причинам. Иногда люди находят лучшие условия для своего карьерного роста или более высокую зарплату. Иногда они просто не видят перспектив в нынешней работе или уходят из-за конфликтов с менеджером или коллегами. К тому, чтобы уйти, их могут подтолкнуть постоянные стрессы, семейные обстоятельства, тяжелая болезнь или другие личные причины.

В некоторых  случаях вы не хотите, чтобы такие  работники покидали вашу фирму; в других же активно содействуете этому. Интересно, что мало кто из современных сотрудников остается в компании достаточно долго, чтобы проработать в ней до пенсии. Поэтому, когда такое происходит, это всегда привлекает внимание остальных.

Главными причинами  для добровольного увольнения людей  являются:

• Собственное желание (без давления) или согласие сторон. Такое увольнение имеет место, когда некий сотрудник решает оставить должность в фирме сам по себе, без рекомендаций с вашей стороны. К сожалению, обычно так делают наилучшие сотрудники. Конечно, вы не можете заставить кого-то работать у вас вечно (да и не хотите). Однако вы можете добиться, чтобы люди не уходили оттого, что ваша компания неадекватно реагирует на проблемы. К примеру, если в одном из отделов большая текучка кадров, это тревожный знак, что там слишком плохие условия работы или слишком строгий менеджер. В этом случае заключительные беседы с сотрудниками могут быть необычайно полезны для обнаружения актуальных проблем. Не давайте людям уйти, ж спросив, почему они так решили и что можно изменить в связи с этим. 
• Собственное желание (под давлением). Такое увольнение происходит, когда вы настоятельно советуете сотруднику оставить его или ее должность в компании. Зачастую оно помогает "сохранить лицо" тем сотрудникам, которые стоят на пороге принудительного увольнения. Такой подход позволяет приглушить боль потери работы и не испортить послужной список сотрудника отрицательной записью.
• Выход на пенсию. Такое увольнение происходит, когда тот или иной сотрудник достигает конца своей карьеры и решает полностью отойти от дел. Некоторые фирмы, стремящиеся к экономии, предлагают своим сотрудникам выходить на пенсию сразу по достижении нужного возраста. (На их место нанимают молодых сотрудников, которым можно платить меньше.) Как правило, проводы на пенсию обставляются в компаниях довольно пышно. Они сопровождаются разного рода вечеринками и вручением памятных подарков  (вроде  настенных дипломов, табличек и золотых наручных часов). 

Принудительное  увольнение

Конечно, даже увольнения по согласию сторон, описанные в предыдущем разделе, проводить совсем не легко. Увольнять же людей в принудительном порядке еще менее приятно. Это дело не доставляет удовольствия ни менеджеру, ни сотруднику и требует сначала испробовать альтернативные варианты. Такие увольнения могут быть двух типов:

• Сокращение. Этот вид увольнений имеет место, когда та или иная организация решает уменьшить штат своих сотрудников по финансовым причинам. К примеру, ваша компания теряет несколько важных контрактов и прибыли, которые с ними связывались. Чтобы остаться на плаву, ей не остается другого выхода, кроме как уменьшить расходы на зарплату путем сокращения штатов. Каждая компания проводит собственную политику сокращений. В некоторых из них первым увольняется сотрудник, который поступил на работу последним. В других же под сокращение, в первую очередь, попадают нерадивые работники. При этом, когда финансовое здоровье поправляется, большинство компаний с радостью берут своих бывших сотрудников обратно.
• Увольнение по несоответствию. Таким способом сотрудников увольняют, когда они не в состоянии улучшить показатели своей работы и не отвечают принятым стандартам. Кроме того, причиной подобного увольнения может быть очень серьезный должностной проступок, требующий крайних мер.

Решением суда штата Теннеси ("Пэйн против Western & A.R.P. Со".) от 1884-го года на территории США было введено правило увольнения по желанию. Оно гласило, что хозяева имеют право уволить своих работников по любой причине и даже без оной, если это не запрещено контрактом между ними. Однако с тех пор прошло более 100 лет судебных решений, профсоюзных соглашений и всевозможных законов, которые ослабили действие этого права. Особенно на него повлияли указы федерального правительства, запретившие увольнение по целому ряду причин.

В некоторых  странах правило увольнения по желанию действует и поныне, о чем компании иногда предупреждают своих сотрудников при приеме на работу. Поэтому не забудьте тщательно изучить местные нормативные акты.

В США вы должны помнить и о таких документах, как Акт о гражданских правах 1964-го года, Акт о равных возможностях трудоустройства 1991-го, Акт о дискриминации на работе и др. Эти акты запрещают увольнение по причине возраста, расы, пола, цвета кожи, вероисповедания, национальности и других особенностей. Не помешает также дважды перечитать другие общие положения трудового законодательства. Ведь их игнорирование может привести к изматывающим и дорогостоящим судебным процессам. Даже легкий намек на дискриминацию при увольнении может доставить вам серьезные неприятности. Да будет вам известно, что большинство бывших сотрудников — по некоторым оценкам, до 90%, — подавших в суд на свои компании, выиграли дело.

Хорошие причины для увольнения по несоответствию

Даже если вы и не думаете о дискриминации  сотрудников, которых увольняете, вам как менеджеру все равно нужно соблюдать осторожность. Хотя у вас есть полное право увольнять одних и нанимать других работников, обоснование ваших действий может вывести вас на тонкий лед судебных разбирательств.

В то же время  существуют виды поведения сотрудников, которые почти всегда признаются вескими причинами для увольнения. При этом некоторые из них расцениваются как недопустимые нарушения, требующие решительных действий. На них просто нельзя отреагировать устным наставлением, письменным предупреждением или выговором. Ответом на них может быть только немедленное и бесповоротное увольнение. Они включают:

• Словесное оскорбление других. Речь идет о проклятиях, постоянных придирках, намеренных обидах и другом подобном поведении. Ваши подчиненные имеют право работать в обстановке, свободной от обид. Кроме того, любые оскорбления (в т.ч. клиентов и деловых партнеров) вредят бизнесу. Поэтому, если тот или иной сотрудник продолжает обижать других людей после четкого предупреждения, вы можете уволить его, не боясь судебных исков. (Зато, не приняв меры по увольнению такого человека, вы рискуете получить иски от обиженных им людей!)
• Некомпетентность. Несмотря на ваши постоянные попытки обучить их, некоторые сотрудники могут быть просто не созданы для своей работы. Если вы попробовали помочь им, но они так и не смогли достичь нужных стандартов, лучшим выходом для них и для фирмы будет пойти дальше разными путями.
• Повторные опоздания без уважительных причин. Своевременное и качественное выполнение работы компании зависит от усилий каждого из ее сотрудников. Когда один из них постоянно опаздывает - это не только ставит под угрозу успехи остальных, но и подает плохой пример его пунктуальным коллегам. Поэтому, если ваш подчиненный продолжает опаздывать после предупреждения о недопустимости такого поведения, у вас есть все основания уволить его.
• Неподчинение. За преднамеренный отказ выполнять свои обязанности подчиненного можно уволить безо всякого предупреждения. Хотя некоторые руководители поощряют сотрудников спрашивать о причинах полученных указаний, эти указания должны выполняться. Когда же люди отказываются их выполнять, они нарушают базовые отношения "начальник — подчиненный", чего вы никак не должны терпеть.
• Физическое насилие. Большинство компаний очень серьезно воспринимают насилие и его угрозы со стороны отдельных сотрудников. Люди имеют право на безопасные условия работы, которые обязаны обеспечить им работодатели. Физическое же насилие плохо влияет на чувство безопасности ваших подчиненных и мешает им прилежно трудиться. Никогда не позволяйте подчиненным думать, что их угрозы вас не беспокоят (оптимальный способ сообщить ваше мнение — это немедленно вызвать охрану или полицию). На работе нет места для насилия или разговоров о нем. Человек, который этого не понимает, не должен работать в вашей компании.
• Воровство. Кража имущества компании, личных вещей коллег или клиентов — это еще один пример недопустимого поведения. Большинство компаний немедленного увольняют пойманного на воровстве сотрудника безо всякого предупреждения. Если у вас есть прямые доказательства преступления подчиненного, знайте, что уволить его будет абсолютно безопасно.
• Опьянение на рабочем месте. Появление на рабочем месте в пьяном виде или под действием наркотиков является веской причиной для немедленного увольнения. В то же время многие компании сегодня предпочитают сначала направлять провинившихся сотрудников на программу для анонимных алкоголиков. Во многих случаях это позволяет людям реабилитироваться и вернуться к нормальной работе.
• Фальсификация данных. Подделка записей — это еще одно прегрешение, которое может привести к немедленному увольнению сотрудника. Речь идет не только о предоставлении ложной информации о себе при приеме в компанию (об учебных заведениях, ученых степенях, предыдущей работе и т.д.). Учитываются также обманы начальства и коллег во время работы  (подача фальшивых отчетов о расходах, подделка цифр в табеле рабочего времени и т.п.).  
  

Проведение  сокращений

Назовите их как хотите: сокращения штатов, разукрупнения, реорганизации или еще как-нибудь. Причины и результаты все равно будут одинаковы. Ваша компания нуждается в изменении структуры или уменьшении расходов на зарплату, и ряду ее сотрудников придется уйти.

Хотя сокращение довольно болезненно сказывается на ролях, которых касается, оно все  же отличается от увольнения по несоответствию. Дело в том, что сотрудников при  этом увольняют не за конкретные ошибки или провинности. Как правило, это  хорошие работники, которые четко выполняют все правила компании. Они лояльны и преданны. Они даже могут быть вашими друзьями. Главными же виновниками их увольнения являются внешние факторы, вроде изменений рынка, поглощения или слияния, а также давления конкурентов.

Чтобы провести сокращение штатов сравнительно просто и безболезненно, воспользуйтесь приведенной  ниже инструкцией.

1. Определите масштабы  проблемы и отделы, которые она затронет. Насколько глубока финансовая дыра, которую обнаружила в себе ваша организация? Есть ли вероятность того, что фортуна в ближайшее время переменится? Если определенные товары или услуги не будут продаваться, какие службы от этого пострадают?

2. Заморозьте увольнение  по несоответствию. Увольнять сотрудников таким способом во время сокращения штатов не имеет смысла, если только положение не абсолютно критическое. Например, если вы выгоните секретаря приемной, вам все равно нужен будет человек, который бы отвечал на телефонные звонки и принимал посетителей. В этом случае вам или придется обходиться без секретаря, или нанять нового человека. Последнее же будет плохо воспринято сотрудниками, которым грозит сокращение. Поэтому, если вам крайне необходимо кого-то выгнать, переведите на вакантную должность одного из старых сотрудников.

3. Подготовьте примерные  списки сотрудников  на сокращение. После того как вы определите масштаб проблемы и службы, которые будут затронуты, следующим шагом будет определить кандидатов на сокращение. Выясните, кто из сотрудников обладает наибольшими знаниями и опытом в сфере деятельности вашей компании, а кто наименьшими. Первыми всегда нужно сокращать тех, чья квалификация плохо соответствует нуждам организации.

4. Заранее предупредите  всех сотрудников  о грядущем сокращении. Когда вам станет ясно, что сокращения не избежать, вы должны будете немедленно сообщить об этом всем своим подчиненным. Полностью раскройте перед ними финансовые и другие проблемы фирмы и попросите их предложить способы уменьшения расходов или повышения продуктивности. Иногда такие предложения помогают сэкономить достаточно денег, чтобы предотвратить сокращение штатов или хотя бы свести его к минимуму. Излишней коммуникации в этом случае быть не может.