Функція організації в діяльності державної установи

        Для відображення структурних  взаємозв’язків основних рівнів  та підрозділів організації, їх  підпорядкованості на практиці використовують схеми організаційної структури управління. Такі схеми є лише скелетом системи управління, оскільки не розкривають склад та зміст функцій, прав та обов’язків підрозділів та посадових осіб.

      Теорія  і практика менеджменту розробили багато різних принципів побудови структур управління, які можна звести до наступних основних типів:

• лінійна організаційна структура;
• лінійно-штабна організаційна структура;
• функціональна організаційна структура;
• лінійно-функціональна організаційна структура;
• дивізіональна організаційна структура;
• матрична організаційна структура;
• та інші: проектна, кластерна, модульна, атомістична.

      Лінійна організаційна структура  являє  собою систему управління, в якій кожний підлеглий має тільки одного керівника і в кожному підрозділі виконується весь комплекс робіт, пов’язаних з його управлінням. Також можна виділити деякі переваги лінійної оргструктури:

- чіткість і простота взає’ємодії (неможливість отримання підлеглим суперечливих розпоряджень та вказівок);

- відповідальність кожного за виконання свого завдання (надійний контроль та дисципліна);

-   оперативність підготовки і здійснення  управлінських рішень;

-   економічність (за умови невеликих  розмірів організації).

Недоліки  лінійної оргструктури:

-    необхідність високої кваліфікації  керівників;

-    зростання  числа рівнів управління  при збільшенні розмірів організації;

-    обмеження ініціативи у робітників  на нижчих рівнях.

      Лінійно-штабна організаційна структура. Вона є різновидом лінійної оргструктури. За такої структури для розвантаження вищого керівництва створюється штаб, до складу якого включають фахівців з різних видів діяльності. Всі виконавці підпорядковуються безпосередньо лінійним керівникам. Повноваження штабних спеціалістів стосуються підготовки порад та рекомендацій лінійним керівникам або видачі вказівок виконавцям за дорученням лінійного керівника. Завдяки цьому підвищується ступінь оперативного та організаційного реагування [3, с. 399].

      Функціональна організаційна структура. Особливість цього типу оргструктури полягає в тому, що для виконання певних функцій управління утворюються окремі управлінські підрозділи, які передають  виконавцям обов’язкові для них рішення, тобто функціональний керівник в межах своєї сфери діяльності здійснює керівництво виконавцями.

      Завдяки спеціалізації функціональних керівників виникає можливість управління великою  кількістю виконавців, а отже і  зменшується кількість рівнів управління. До обов’язків вищого керівника входить: регулювання відносин поміж функціональними керівниками [12, 148].

Переваги  функціональної оргструктури:

-    спеціалізація діяльності функціональних  керівників;

-    скорочення часу проходження  інформації;

-    розвантаження вищого керівництва.

Недоліки функціональної оргструктури:

-     можливість отримання суперечливих  вказівок;

- порушення  принципу єдиноначальності (розмивання  єдності розпорядництва і відповідальності);

-     складність контролю;

-     недостатня гнучкість.

      Лінійно-функціональна  організаційна структура являє собою комбінацію лінійної та функціональної структур. В основу такої структури покладено принцип розподілення повноважень і відповідальності за функціями та прийнятті рішень по вертикалі. Лінійно-функціональна структура дозволяє організувати управління за лінійною схемою, а функціональні підрозділи допомагають лінійним керівникам у вирішенні відповідних управлінських функцій.

      Таким чином, функціональні керівники мають право безпосередньо впливати на виконавців. При цьому аби усунути можливість отримання виконавцями суперечливих вказівок: 1) або вводиться пріоритет вказівок лінійного керівника; 2) або функціональному керівнику передається лише певна частина повноважень; 3) або функціональному керівнику передається тільки право рекомендацій.

Переваги  лінійно-функціональної структури:

-    поєднує переваги лінійних та  функціональних структур;

-   забезпечує відносно швидке здійснення  управлінських рішень завдяки  своїй ієрархічності;

-    спеціалізація функціональних керівників.

Недоліки лінійно-функціональної структури:

-    складність регулювання відносин  лінійних і функціональних керівників;

- в умовах реорганізації збільшується потік інформації, який спричиняє перевантаження керівників;

-    така структура чинить опір  здійсненню змін в організації.

       Лінійно-функціональна  оргструктура застосовується при вирішенні  задач, які постійно повторюються, забезпечуючи максимальну стабільність організації. Вона ефективна для масового виробництва  зі стабільним асортиментом продукції  при незначних (еволюційних) змінах технології виробництва.

      Дивізіональна організаційна структура. Групування видів діяльності тут здійснюється за принципом розподілу праці  за цілями. Це означає, що навколо певного  виробництва формується організаційний підрозділ з автономією у здійсненні своєї повсякденної операційної діяльності.

      Перехід до дивізіональної організаційної структури  означає подальший розподіл управлінської  праці, який відбивається у децентралізації  оперативних функцій управління, що передаються виробничим підрозділам та централізації загальнокорпоративних функцій управління (фінансова діяльність, розробка стратегії тощо), що сконцентровані на вищому рівні управління у штаб-квартирі компанії.

Переваги  дивізіональної оргструктури:

-    невтручання в оперативну діяльність виробничих підрозділів;

- можливість  для вищого керівництва зосередитись  на вирішенні стратегічних проблем;

-   підвищення якості рішень, що  приймаються (завдяки наближенню  до місця виникнення проблеми);

-     внутрішньофірмова конкуренція.

Недоліки дивізіональної оргструктури:

-     дублювання функцій управління  на рівні підрозділів;

-     збільшення витрат на утримання  апарату управління.

      Дивізіональна організаційна структура відповідає умовам динамічного середовища та організаціям з великою кількістю виробництв, життєвий цикл яких відносно тривалий [13, с. 116].

      Матрична  організаційна структура з’явилась як відповідь на підвищення ступеня динамічності (мінливості) середовища функціонування фірм. Особливістю оргструктур у такому середовищі має бути високий ступінь адаптованості. Це можна забезпечити за рахунок тимчасового характеру функціонування структурних одиниць.

        В матричній організаційній структурі  крім звичайних функціональних  підрозділів, які функціонують  постійно, формуються так звані проектні групи як тимчасові колективи. Проектні групи відповідають за реалізацію стратегічних планів. Робітники проектних груп залишаються членами своїх функціональних підрозділів і повертаються в підпорядкування своїх функціональних керівників після розформування своєї проектної групи.

Переваги  матричної структури:

-    високий ступінь адаптації до  змін у середовищі;

-    наявність ефективних механізмів  координації  між багатьма  складними і взаємопов’язаними  проектами.

Недоліки  матричної структури:

-    обмежена сфера застосування;

- виникнення  конфліктів на підставі “боротьби  за владу” між функціональними  керівниками і керівниками проектів [25, с. 296].

      Таким чином, проектування функції організації  пов’язано з прийняттям рішень, що мають відношення до більшості сфер життєдіяльності організації. Тут в основному будуть розглянуті рішення, що стосуються таких елементів: поділ праці та спеціалізація, департаментизація та кооперація, зв'язок між відділами та координація, норма керованості та контролю, ієрархія організації та її ланцюг овість, розподіл прав і відповідальності, централізація та децентралізація, диференціація та інтеграція.  

 

ВИСНОВКИ

      Таким чином, на основі наукових праць і  загальнотеоретичних положень ми дослідили  роль функцій менеджменту в системі управління державної установи та визначили суть і зміст функції організації в діяльності державної установи. Охарактеризувавши теоретичні засади системи функцій в діяльності державної установи, ми визначили, що характер завдань, пов'язаних з управлінням, впливає на сутність управлінських функцій. Завдання, що здійснюються суб’єктами управління, є вельми різноманітними. Кожна управлінська акція передбачає наявність певної мети та використання для її досягнення відповідних засобів. Сутність та призначення управлінських функцій обумовлені системою соціально-економічних, соціально-політичних та інших чинників, що існують у суспільстві. Отже, під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрямки управлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління, а процес управління здійснюється шляхом реалізації цих функцій.

      Також, ми визначили залежність ефективності системи функцій в діяльності державної установи. На підставі досліджень залежності функцій відбувається вдосконалення управління, формування ефективної системи менеджменту, усунення зайвих ланок, бюрократичних перепон, подолання опору змінам. Функція планування, організації, мотивації та коньролю є абстрактними. Вони перетворюються на реальну управлінську діяльність лише тоді, коли з їхньою допомогою відбувається реалізація конкретних функцій менеджменту. Тому ці функції розглядають як основу здійснення будь-якого управлінського процесу. Наприклад, після контролювання відбувається зворотний зв'язок з метою усунення недоліків, відхилень, збоїв тощо, тобто регулювання.

      Ми  з’ясували сутність функції організації в діяльності державної установи та дослідили проектування функції організації в діяльності менеджера. Таким чином, структура управління організацією є надзвичайно важливим, зокрема питання вибору типу структури. Помилки у виборі структури не призводять до негайного краху підприємства або організації, однак нераціональна структура є постійним джерелом проблем, причиною безвідповідальності, вона заважає менеджерам управляти організацією. Структура управління має значний вплив на всі сторони управління. Вона є формою здійснення в організації функцій та ефективним механізмом саморегулювання та координації діяльності працівників. У межах структури управління відбувається процес управління (тобто рух інформації та прийняття управлінських рішень), між членами якого розподілені завдання та функції управління, а також, як наслідок, повноваження та відповідальність за їх виконання. Вибір організаційної структури управління завжди є сферою компетенції вищого керівництва державної установи. Але керівники середнього та нижнього рівнів повинні знати організаційну структуру організації, в якій вони працюють. Організаційна структура визначає відносини між елементами організації.

      Отже, під організаційною структурою управління слід розуміти впорядковану сукупність взаємопов’язаних елементів, які забезпечують функціонування та розвиток підприємства. Ця структура визначає поділ праці та службові зв’язки між елементами щодо підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень. Відносини між елементами структури підтримуються за допомогою зв’язків, які прийнято поділяти за горизонтальні та вертикальні. Горизонтальні зв’язки є зв’язками одного рівня, це координаційні, консультаційні зв’язки, контроль та інші, а вертикальні мають характер підпорядкування, необхідність у них виникає, коли є декілька рівнів управління.