Функція організації в діяльності державної установи

ЗМІСТ 

Вступ…………………………………………………………………………...……3

Розділ 1. Теоретичне обґрунтування системи функцій

                 в діяльності державної установи…….…………………………...….6

1. Сутність і види функцій менеджменту……………………………..…6
2. Залежність ефективності системи функцій

                  в діяльності держаної установи………………...………...………..….13

Розділ 2. Сутність функції організації в діяльності державної установи....20

2.1. Основні  поняття «Організації» як функції  управління………….......20

2.2. Проектування  функції організації в діяльності менеджера………... 27

Висновки……………………………………………..………………………...….35

Бібліографія  ………………………………………………………………………38

 

ВСТУП

      Кожна державна установа чи організація є складною соціально-економічною системою, яка поєднує у виробничому процесі різноманітні матеріальні елементи, людські ресурси та інформаційні зв'язки. Зрозуміло, що підприємства розрізняються між собою за розмірами, сферами діяльності, технологічними процесами тощо. Проте всі вони як системи мають й деякі спільні характеристики. Тому в діяльності керівників будь-яких підприємств можна визначити і певні загальні риси, до яких в першу чергу відносяться функції управління.

      В механізмі функціонування будь-якої системи слід розрізняти керуючий та керований елементи. Керуючий елемент, отримавши інформацію із зовнішнього середовища, починає функціонувати. Спочатку він визначає мету діяльності системи, а потім надсилає команди керованому елементу. В свою чергу останній сприймає інформацію і починає своє функціонування. Результатом діяльності керованого елементу є вихідна інформація, яка надсилається до керуючого елементу у зворотному напрямку. Узгоджуючи прийняту від керованого елементу інформацію з визначеною метою діяльності системи, керуючий елемент знову починає функціонувати.

      Якщо  результати діяльності керованого елементу збігаються з метою, то він одержує команду надіслати інформацію у зовнішнє середовище. У разі незбігу керуючий елемент виробляє нові команди, якими спрямовує дії керованого. У структурі системи керуючий елемент виконує цілком конкретні функції, що спрямовують систему у потрібному напрямку для досягнення її мети та основних завдань. Тому підприємству потрібно обрати таку організаційну структуру, яка відповідає стратегічним планам і забезпечує йому ефективну взаємодію з навколишнім середовищем. Таким чином, актуальність дослідження полягає у обґрунтуванні значущості функцій управління, зокрема функції організації, та забезпеченні найефективнішого кооперування спільної праці за допомогою цих функцій.

      Теоретико-методологічну  базу дослідження склали наукові праці, доробки та загальнотеоретичні положення вітчизняних та зарубіжних дослідників про основні поняття функцій управління, їх ролі, взаємозв’язку та ефективності функціонування системи. В бібліографії виокремлювався зокрема процес функції організації як предмет дослідження даної роботи  (Б.В. Новіков, В.О. Шамрай, П.Т. Павленчик, Г.Ф. Сініок, С.В. Загороднюк, А.П. Рачинський, П.В. Круш, В.А. Яцюк, Н.Т. Гончарук, М.В. Підмогильний, Н.П. Худенко).

      Об’єктом  дослідження є система функцій в діяльності державної установи.

      Предмет дослідження –  процес функції організації в державній установі.

      Мета  дослідження полягає у визначенні суті і змісту функції організації в діяльності державної установи.

      Відповідно  до поставленої мети визначені наступні задачі:

1. Охарактеризувати теоретичні засади системи функцій в діяльності державної установи.
2. Визначити залежність ефективності системи функцій в діяльності державної установи.
3. З’ясувати сутність функції організації в діяльності державної установи.
4. Дослідити проектування функції організації в діяльності менеджера.

      Методи  дослідження. У роботі використовувалися теоретичні методи дослідження, такі як: аналіз, синтез, систематизація наукової літератури. На першому етапі відбувався аналіз наукових джерел з даної теми, формувався об’єкт та предмет дослідження, визначалася мета та завдання. На другому етапі проводився синтез та систематизація інформації наукової літератури, визначалося функціонування окремих елементів та їх взаємозалежність.

      Теоретична цінність роботи полягає у дослідженні, аналізі, взаємозв’язку функцій менеджменту. Виокремлення функції організації, як однієї із складових  досягнення мети та завдань державної установи. Формулювання висновків на основі обробки матеріалів наукових джерел.

      Практична значущість роботи. На основі дослідження та сформульованих висновків можливе практичне застосування роботи для найефективнішої організації структури управління.  

      Структура роботи: курсова робота складається з вступу, основної частини, яка в свою чергу поділяється на два розділи, висновків, та списку використаних джерел. Загальний обсяг роботи складає 40 сторінок.

 

РОЗДІЛ 1

ТЕОРЕТИЧНЕ  ОБГРУНТУВАННЯ СИСТЕМИ ФУНКЦІЙ В ДІЯЛЬНОСТІ ДЕРЖАВНОЇ УСТАНОВИ 

      Під функціями менеджменту слід розуміти відносно відокремлені напрямки управлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію. Вони відображають суть і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління. Процес управління здійснюється шляхом реалізації певних функцій. Визначення переліку цих функцій - одне з найважливіших завдань теорії менеджменту.

            Управління розглядається як  процес, тому що робота для  досягнення мети при допомозі  іншої - це не якась одноразова  дія, а серія безперервних взаємопов'язаних  дій. Ці дії, кожна з яких  сама по собі є процесом, дуже важливі для успіху організації, їх називають управлінськими функціями. Кожна управлінська функція також є процес, тому що складається із серії взаємопов'язаних дій. Процес управління - це є загальна сума всіх функцій.  

      1.1. Сутність і види функцій менеджменту

      Слово “ф у н к ц і я” – від  латинського functio, що в перекладі  українською мовою означає виконання, коло діяльності, призначення, обов’язок  тощо. Функції менеджменту – це види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об’єкта, зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу. Функції менеджменту вперше в теорії управління класифікував французький учений А. Файоль. Він виділив чотири основних функцій менеджменту: планування, організацію, мотивацію та контроль. Кожна із чотирьох функцій менеджменту є для організації життєво важливою, але планування забезпечує основу для інших функцій, і тому вважається головною серед них. Решта ж функцій орієнтовані на виконання оперативних, тактичних та стратегічних планів організації [2, с. 246].

      Система управління складається із повсякденного  здійснення певних функцій. Термін «функція»  застосовують для позначення діяльності будь-яких керуючих об’єктів незалежно від їх мети. Функціонувати — значить діяти, бути в дії, виконувати обов'язки. Функція є і обов'язок, і коло діяльності, і призначення. Функція управління як поняття — це певний напрям спеціалізованої діяльності керуючого об’єкту, зміст якої характеризується однорідністю та цільовою спрямованістю [7, с. 129].

      Характер завдань, пов'язаних з управлінням, впливає на сутність управлінських функцій. Завдання, що здійснюються керуючим об’єктом, є вельми різноманітними. Кожна управлінська акція передбачає наявність певної мети та використання для її досягнення відповідних засобів. Сутність та призначення управлінських функцій обумовлені системою соціально-економічних, соціально-політичних та інших чинників, що існують у державі.

      Отже, процес управління складається з наступних функцій:

- планування;

- організація; 

- мотивація;

- контроль.

       Функція планування вирішує те, якою повинна бути мета організації і що мають робити члени організації, щоб досягти її. Планування – це є формування цілі і перспектив зміни керованих параметрів, глибоке усвідомлення того, що потрібно зробити. Воно включає в себе обґрунтування та чітке передбачення, прогнозування і складання планів та графіків роботи на рік, квартал, місяць, декаду, день, годину. Таким чином, функція планування має тривалості планового періоду. Відповідно до цього розрізняють короткострокові плани – до 12 місяців, у тому числі поквартальні; середньострокові плани – від одного до п’яти років; довгострокові плани – від п’яти до десяти років [14, с. 210].

      Процес  планування є інструментом, який допомагає  у процесі управлінських рішень. Його мета полягає в забезпеченні нововведень та змін на підприємстві, щоб адекватно реагувати на зміни у зовнішньому середовищі. А план є необхідною передумовою успішної діяльності будь-якого ділового починання підприємства; є процесом підготовки подальших дій підприємства. Складання плану на підприємстві є виявом свідомої діяльності, оскільки спонтанні дії характеризуються передусім відсутністю плану.

      Планування  в менеджменті має такі завдання:

• свідома організація виробничо-господарської діяльності;
• спонукання працівників ”заглянути у майбутнє”, тобто прищеплення їм здібності погоджувати дії з перспективою розвитку підприємства;
• виконання плану як критерію як контролю фактичних параметрів;
• організація щоденної особистої праці всіх працівників управління.

      Проте кожна операція трансформаційного процесу повинна мати свого носія, тобто виконуватися певним елементом даної системи (установи, організації). Отже, реалізація трансформаційного процесу передбачає також визначення того, хто саме має виконувати ту чи іншу конкретну операцію і які виконавці мають взаємодіяти між собою. Ці процеси характеризують сутність організації, як функції управління. Організація – це процес формування структури системи, розподіл завдань, повноважень і відповідальні між працівниками фірми для досягнення загальної мети її діяльності. Реалізація функції організації здійснюється у процесі організаційної діяльності. Організаційна діяльність – це процес, за допомогою якого керівник усуває невизначеність, безладдя, плутанину та конфлікти поміж людьми щодо роботи або повноважень і створює середовище придатне для їх спільної діяльності.  [30, с. 89]

      Основними складовими організаційного процесу (організаційної діяльності) є:

      а) розподіл праці - розподіл загальної  роботи в організації на окремі складові частини, достатні для виконання окремим робітником відповідно до його кваліфікації та здібностей;

      б) групування робіт та видів діяльності у певні блоки (групи, відділи, сектори, цехи, виробництва тощо) - департаменталізація;

      в) підпорядкування кожної такої групи керівникові, який отримує необхідні повноваження (делегування повноважень);

      г) визначення кількості робітників, безпосередньо  підлеглих даному менеджерові (встановлення діапазону контролю);

      д) забезпечення вертикальної та горизонтальної координації робіт та видів діяльності (створення механізмів координації).

      Організаційний  процес – це достатньо складний вид діяльності. Його складність полягає  у необхідності вибору рішення з  безлічі можливих альтернатив, кожна  з яких не поступається решті з точки зору раціональності прийняття організаційного рішення [5, с. 276].

      Керований об’єкт у системі займає підпорядковане становище. У перебігу трансформаційного процесу він може відмовитися виконувати свої обов’язки, визначені планом. Тому для досягнення своєї мети керівник будь-якого рівня має не тільки спланувати та організувати роботу, а й примусити людей виконувати її. Для цього потрібно створити умови, за яких виконавці відчували б, що вони можуть задовольнити свої потреби тільки тоді, коли буде забезпечено досягнення цілей підприємства. Це означає, що керуючий елемент має виконувати належним чином функцію мотивації. Мотивація – це, власне, причина, яка спонукає членів трудового колективу до спільних погоджених дій, аби забезпечити досягнення поставленої мети [5, с. 291].

      У залежності від того, що переслідує мотивування, які задачі воно вирішує, можна виділити два основних типи мотивування. Перший тип полягає  в тому, що шляхом зовнішнього впливу на людину викликаються до дії визначені  мотиви, які спонукують людину здійснювати визначені дії, що приводять до бажаного, для мотивуючого суб'єкта, результату. При даному типі мотивування треба добре знати те, які мотиви можуть спонукати людину до бажаних дій, і те, як викликати ці мотиви. Другий тип мотивування своєю основною задачею має формування визначеної мотиваційної структури людини. Цей тип мотивування носить характер виховної й освітньої роботи, та часто не пов'язаний з якимось конкретними діями чи результатами, які очікується одержати від людини у вигляді підсумку його діяльності. Другий тип мотивування вимагає набагато більших зусиль, знань і здібностей для його здійснення. Однак його результати в цілому істотно перевершують результати першого типу мотивування. Організації, які засвоїли його і використовують у своїй практиці, можуть набагато краще і результативніше керувати своїми членам. Перший і другий типи мотивування не слід протиставляти, тому що в сучасній практиці керування прогресивно керовані організації прагнуть сполучити обидва ці типи мотивування [1, с. 101].