Функція організації в діяльності державної установи

      Організаційна структура в теорії управління визначається як абстрактна категорія, що характеризується трьома організаційними параметрами: 1) ступенем складності; 2) ступенем формалізації; 3) ступенем централізації.

      Під складністю розуміється те, як багато виразних ознак має організація. Чим глибше  розподіл праці, чим більше вертикальних рівнів в ієрархії управління, тим більше структурних підрозділів, тим складніше координувати діяльність людей в організації.

      Ступінь, у якому організація покладається на правила та процедури, спрямовуючи  поведінку своїх робітників і  є ступенем формалізації. Чим більше правил та регуляторів в організації, які вказують, що можуть робити співробітники, а що ні, тим більш формалізованою є структура організації.

      Централізація визначає місце, де переважно зосереджено право прийняття рішень. Якщо всі рішення (або їх більшість) приймаються вищими керівниками, тоді організація є централізованою. Децентралізація означає, що право прийняття певних рішень передається з вищих рівнів управління на нижчі [21, с. 265].

      Для вибору типу організаційної структури  управління використовують такі основні  методи:

      Метод аналогій – полягає у застосуванні організаційних форм, що виправдали себе в організаціях із схожими організаційними характеристиками (середовищем, стратегією, технологією, розмірами).

      Експертно-аналітичний  метод – полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації  кваліфікованими фахівцями - експертами, які і розробляють відповідну організаційну структуру управління.

      Метод структуризації цілей – передбачає розробку системи цілей організації, включаючи їх кількісне та якісне формулювання і наступний аналіз базових організаційних структур з  точки зору їх відповідності системі цілей.

      Метод організаційного моделювання –  базується на розробці різних варіантів  можливих організаційних структур для  конкретних об’єктів управління з  наступним їх порівнянням (співставленням) і оцінкою за певними критеріями. Критеріями ефективності при співставленні різних варіантів організаційних структур слугують можливості щонайповнішого досягнення цілей організації при відносно нижчих витратах на її функціонування   [19,       с. 127].

      За  критерієм часу в розвитку теорії організації виділяють :

1) класичну (ієрархічну) теорію організації;

2) неокласичну  ( поведінкову) теорію організації;

3) сучасну  ( ситуаційну) теорію організації.

      Класична  теорія організації сформувалася як загальний теоретичний підхід до визначення організаційних параметрів, який ґрунтується на:

• вивчені анатомії організації;
• її формальній структурі;
• розподілі праці та спеціалізації;
• використанні ієрархії у побудові організації.

      В центрі уваги неокласичної (поведінкової) теорії організацій знаходиться людина в організації, більш конкретно – соціопсихологічні відношення, індивідуальні та групові взаємозв’язки, децентралізація повноважень тощо.

      Сучасна теорія  розглядає організацію як відкриту систему, яка знаходиться у постійній взаємодії зі своїм зовнішнім середовищем, до якого вона має пристосуватися. Сучасна теорія організації спрямована на вивчення механізмів адаптації організації до свого середовища [25, с. 311].

      В основу класичної теорії організації покладено результати досліджень А.Файоля та М.Вебера. Вони намагалися виділити загальні характеристики та закономірності управління будь-якою організацією. За мету своїх досліджень вони ставили виділення "універсальних принципів управління", дотримуючись яких можна забезпечити успіх організації. М. Вебер в результаті емпіричного аналізу церковних, урядових, військових та комерційних організацій сформулював концепцію ідеальної бюрократії. Вебер розглядав бюрократію як нормативну модель, як ідеал, досягнення якого мають прагнути всі організації [4, с. 166].

      За  Вебером ідеальна бюрократія має 5 наступних основних характеристик:

1. високий ступінь розподілу праці - кожна операція повинна виконуватися спеціалістом;
2. чітка управлінська ієрархія - кожний нижчий рівень контролюється вищим і підпорядковується йому;
3. численні правила, стандарти та показники оцінки роботи - організація повинна розробити та встановити певний набір правил та стандартів, аби гарантувати певну єдність виконання робіт;
4. "дух формальної безособовості" - менеджери повинні управляти бізнесом за відсутності симпатій та переваг щодо окремих робітників;
5. підбір кадрів в організації має здійснюватися виключно за діловими та професійними якостями кожного співробітника.

      Найбільш  чітко поведінковий підхід в теорії організації був сформульований у працях професора Мічіганського університету Р.Лайкерта. Вивчаючи результати діяльності багатьох великих комерційних організацій з метою з’ясування питань, що робить їх роботу більш ефективною, він дійшов висновку, що організації, які орієнтувалися на бюрократичну модель були менш ефективними проти організацій, які приділяли більше уваги створенню робочих груп, поведінковим та соціальним аспектам діяльності організацій [8, с. 223].

      Сучасна теорія організації (ситуаційний підхід в теорії організації) розглядає  організацію як відкриту систему, яка постійно взаємодіє із зовнішнім середовищем, до якого вовна має пристосуватися.  На відміну від класичного та неокласичного підходів сучасна теорія ґрунтується на тому, що не існує найкращої, ідеальної структури або моделі до якої мають прагнути всі організації. Кращою структурою організації буде така, яка найбільш повно враховує вплив ситуаційних факторів, які характерні для даної організації.

      До  основних ситуаційних факторів, які  впливають на формування організаційної структури сучасна теорія організації відносить такі:

1. технологію;
2. розміри організації;
3. середовище;
4. стратегію.

      При цьому слід зауважити, що кожний із зазначених факторів впливає на формування організаційної структури не тільки прямо, але і непрямо (опосередковано), тобто шляхом їх взаємного впливу один на одного [11, с. 50].

      Таким чином, функція організації є  досить важливим елементом процесу  управління, в межах якої здійснюється розподіл робіт поміж окремими робітниками та їх групами та узгодження їх діяльності, а реалізація цієї функції здійснюється у процесі організаційної діяльності. 

      2.2. Проектування функції  організації в  діяльності менеджера

      З практичної точки зору реалізація функції  організації, тобто процес організаційного  проектування, складається з взаємопов’язаних етапів. Розглянемо кожен з  них більш докладно.

      1.  Розподіл праці – це процес  розподілення загальної роботи  в організації на  окремі завдання, достатні для виконання окремим  робітником відповідно до його  кваліфікації та здібностей. Фактично  це  є спеціалізацією.

      З практичної точки зору спеціалізація  означає  з’ясування сутності та змісту кожної роботи в організації. Цей  процес називається проектуванням  робіт  в організації  та має  такі конкретні результати:

• специфікації робіт;
• посадові інструкції;
• кваліфікаційні характеристики.

      Процес  проектування робіт складається  з  двох стадій:

а) аналіз робіт (аналіз виробничих операцій);

б) власне проектування робіт [5, с. 283].

      В процесі аналізу робіт необхідно  отримати інформацію про такі три  основні аспекти роботи:

1) про зміст роботи, тобто про задачі та види діяльності, які мають виконуватися в її межах;

2) про  вимоги, які ставляться до роботи (освіта, досвід, стаж роботи, наявність  відповідного ступеня, ліцензії, навичок, здібностей тощо);

3) про  середовище, у якому вона здійснюється (умови праці, ступінь відповідальності,  ступінь контролю за виконанням з боку начальника, ступінь припустимої помилки тощо).

      Проектування  робіт – це процес визначення обсягів  та змісту кожного виду робіт в  організації.

      В процесі проектування потрібно визначити дві ключові характеристики роботи:

а) обсяг  роботи (кількість різних операцій та/або  задач, які виконуються  одним робітником  та частота  їх повторення);

б) змістовність роботи – це відносний ступінь  того впливу, який робітник може здійснити на саму роботу або на її середовище, а саме на:

• самостійність в плануванні та виконанні роботи;
• самостійність у визначенні ритму роботи;
• участь у прийнятті рішень тощо.

      Термін  “проектування робіт“ з’явився в надрах класичної школи менеджменту. Багато з ранніх ідей науки управління оберталися навколо проектування робіт з точки зору максимального використання переваг спеціалізації [9, с. 362].

      З розвитком та удосконаленням виробництва  все більш почали виявлятися негативні  сторони спеціалізації. Виникла потреба змінити традиційну спрямованість проектування робіт. Разом з тим з’явився і новий термін “перепроектування робіт” або “реорганізація робіт”.

      До  основних  методів перепроектування робіт належать:

      1) Ротація робіт – переміщення  робітників через певні проміжки часу з однієї роботи на іншу. Ротація робіт може бути як горизонтальною так і вертикальною.

      Переваги:

• накопичується досвід у суміжних сферах;
• усувається одноманітність та монотонність;
• покращується розуміння інших видів діяльності.

      2) Формування робочих модулів – ротація у відносно короткі проміжки часу, наприклад, впродовж одного робочого дня.

      3) Розширення роботи - означає горизонтальне  розширення даної роботи за  рахунок збільшення кількості  операцій, які виконуються в її  межах, та частоти повторення циклу роботи. Розширення робіт означає їх диверсифікацію.

      4) Збагачення роботи -  це процес  поглиблення роботи, підвищення  її змістовності. Процес збагачення  роботи розширює її вертикально  шляхом:

• встановлення безпосереднього зворотнього зв’язку;
• надання можливості навчатися (підвищувати кваліфікацію);
• надання можливості самостійно опрацьовувати графік роботи;
• зменшення ступеня контролю.

      5) Використання альтернативних графіків  роботи. Найчастіше тут використовуються  такі варіанти:

а) “стиснутий робочий тиждень” (програма 4-40, тобто 4-добовий 40-годинний робочий тиждень);

б) “гнучкий час” (робітник має відпрацювати певну  кількість годин в тиждень, але  він має можливість в певних межах  змінювати години початку та закінчення робочого дня) [7, с. 390].

      В практиці західних фірм поширені також  методи проектування роботи груп:

а) створення  інтегрованих робочих команд (за типом  бригад);

б) створення  автономних робочих команд (завдання доводиться як кінцевий результат діяльності, а решту – вирішує команда).;

в) гуртки якості.

      Завдання  менеджера в процесі організації  полягає в тому, аби надати усім компонентам організації такої  форми та об’єднати їх таким чином, аби фірма являла собою одне ціле і функціонувала цілеспрямовано. Саме тому, в будь-якій фірмі існує певна підпорядкованість поміж її складовими частинами та рівнями менеджменту, чіткий розподіл влади, прав та відповідальності   [ 30,    с. 151].