Функція організації в діяльності державної установи

      Особливу  роль у процесі мотивації праці  грають стимули. Стимули – це специфічні зовнішні подразники, що відіграють роль “важелів” впливу, концентруючи ті чи інші мотиви людини. Специфіка стимулів у тому, що самі по собі вони не можуть викликати визначений вид діяльності, вони можуть лише виконувати роль “каталізатора” активності працівників, спрямованість якої вже буде визначатися внутрішньою мотиваційною структурою особистості. Стимули ефективні лише в тому випадку, якщо вони здатні викликати реакцію з боку людини.

      Процес  використання різних стимулів для мотивування  людей називається процесом стимулювання. Стимулювання має різні форми. В  практиці керування однією з найпоширеніших його форм є матеріальне стимулювання. Однак дуже важливо враховувати ситуацію, при якій матеріальне стимулювання здійснюється, і намагатися уникати перебільшення його можливостей, тому що людина має дуже складну і не однозначну систему потреб, інтересів, пріоритетів і цілей [9, с. 246].

      Таким чином, завдання функції мотивації полягає в тому, щоб члени організації виконували роботу у відповідності з делегованими їм обов'язками і узгоджуючись з планом. Керівники завжди здійснювали функцію мотивації своїх працівників, усвідомлювали вони самі це чи ні. В давні часи для цього служили батіг та погрози, для небагаточисельних вибраних - нагороди. З кінця XVIII по XX століття була поширена думка, що люди завжди будуть працювати краще, якщо у них є можливість заробити більше. Вважалося, таким чином, що мотивування - це просте питання, яке зводиться до пропозиції надання відповідних грошових винагород в обмін на зусилля. Керівники довідалися, що мотивація, тобто створення внутрішніх мотивів до дії, є результат складної сукупності потреб, які постійно змінюються. Зараз ми розуміємо, що для того, щоб заохочувати своїх працівників якнайкраще, керівнику слід визначити, які ж справді їхні потреби, і забезпечити засоби, за допомогою яких працівники зможуть задовольняти ці потреби через добру роботу [28, с. 419].

      Розвиток  продуктивних сил і виробничих відносин у різних соціально-економічних формаціях обумовлює потребу в удосконалюванні функцій управління процесом виробництва. При цьому однією з найважливіших функцій управління є чітко організована система контролю, бо призначення контролю відповідає цілям управління. Контроль, в перекладі з французької (“controle”), означає перевірку або спостереження з метою перевірки. Цей термін можна трактувати як спостереження, нагляд, перевірку з метою протидії чомусь небажаному [21, с. 68].

      У загальному з погляду суспільних процесів слід розрізняти такі види контролю:

• контроль як функція відношень у соціальному управлінні – це система спостереження і перевірки процесу функціонування відповідного об'єкта в соціальній сфері суспільства з метою встановлення його відхилень від заданих параметрів;
• як функція відношень у політичному керівництві є засобом розширення демократії в умовах багатопартійного суспільства. Основна мета контролю – перевірка виконання правлячою партією своїх програмних установок і передвиборних платформ щодо прискорення соціально-економічного розвитку країни для зростання добробуту народу;
• контроль як функція відношень у народній демократії – засіб самоврядування народу, що здійснюється самим народом і для народу;
• контроль як функція відношень в управлінні продуктивними силами і виробничими процесами або, інакше кажучи, економічний контроль доцільно розглядати як систему контрольних заходів, спрямованих на раціональне господарювання підприємств з різних форм власності в ринкових умовах [10, с.211].

      Майже все, що робить керівник, спрямовано на майбутнє. Керівник планує щось мати до певного часу. За цей період може статися багато змін. Робітники можуть відмовитися виконувати свої обов'язки у відповідності з планом. На ринку може з'явитися новий сильний конкурент, який ускладнить організації, реалізацію її мети. Контроль - це процес забезпечення досягнення мети. Існують три аспекти управлінського контролю. Встановлення стандартів - це точне визначення мети, яка повинна бути досягнута у визначений час. Воно ґрунтується на планах, розроблених у процесі планування. Другий аспект - це вимірювання того, що було насправді досягнуто в певний період, і порівняння досягнутого з очікуваними результатами. Якщо ці обидві фази виконані правильно, то керівництво організації не тільки знає про те, що в організації існує проблема, йому відоме й джерело цієї проблеми. Це знання необхідне для успішного здійснення третьої фази - стадії, на якій виконуються дії, якщо це необхідно, для корегування серйозних відхилень від початкового плану. Одна з можливих дій - перегляд цілей для того, щоб вони стали більш реальними і відповідали ситуації [15, с. 182].

      Отже, для того, щоб запобігти появі зовнішніх перешкод і можливих відхилень від очікуваних результатів діяльності системи, керуючий елемент повинен встановлювати параметри діяльності керованого об’єкта, вимірювати досягнуті результати роботи, порівнювати їх із запланованим обсягом, за необхідності – коригувати діяльність, накопичувати досвід для вдосконалення планування. Саме цим пояснюється необхідність виконання керуючим елементом контролюючих функцій .

      Таким чином, можна зробити висновок, що ці чотири основні функції тісно зв’язані між собою в єдиному процесі управління. Незадовільне планування чи недосконала організація, так само як і слабка мотивація праці або поганий контроль, негативно впливають на результати діяльності підприємства в цілому.

      З урахуванням цього важливо наголосити, що управління підприємством відображає сукупність взаємозв’язаних процесів планування, організації, мотивації та контролю, які забезпечують формування й досягнення цілей підприємства. 

      1.2. Залежність ефективності  системи функцій в діяльності державної установи

      Одним з головних завдань менеджменту  є встановлення цілей, для досягнення яких формується, функціонує і розвивається організація як цілісна система. Загальна ціль організації створює фундамент для розробки .стратегії розвитку і встановлення ключових цілей для функціональних підрозділів підприємства — таких як маркетинг, виробництво, персонал, фінанси, менеджмент. Кожна із цих підсистем реалізує свої цілі, які логічно випливають з місії як загальної цілі організації.

      Діяльність  менеджерів носить багатоцільовий характер. Поряд зі стратегічними цілями і  завданнями їм доводиться вирішувати велику кількість поточних і оперативних завдань. Крім економічних цілей перед ними стоять соціальні, організаційні, наукові і технічні завдання [4, с. 76].

      Кількість і різноманітність цілей і  завдань менеджменту настільки  великі, що без комплексного, системного підходу до визначення їх складу не може обійтись жодна організація. Завдання менеджменту не тільки доводяться, але й узгоджуються з менеджерами всіх рівнів, які спрямовують свої зусилля, ресурси і енергію на їх досягнення. Процес менеджменту складається з 4 етапів:

• визначається коло повноважень і обов’язків усіх керівників організації;
• здійснюється розробка цілей менеджменту в межах встановлених обов’язків;
• складаються реальні плани досягнення поставлених цілей;
• проводиться контроль, вимір, оцінка роботи та отриманих кожним керівником результатів [11, с. 27].

      Цілі  і завдання менеджменту і менеджерів є відправним моментом для визначення обсягу і спрямування управлінських  робіт, які забезпечують їхнє досягнення. Ідеться про функції менеджменту, які є складовими частинами будь-якого процесу управління і організації.

      З погляду менеджменту функція  планування полягає у розробці змісту та послідовності дій для досягнення сформульованих цілей, у тому числі  відображених в економічних планах. Планування в менеджменті має три цілі: внесення моменту свідомої організації господарської діяльності; спонукання працівників «зазирати в майбутнє», тобто прищеплення їм здатності погоджувати щоденні дії з перспективою розвитку підприємства; критерій контролю фактичних параметрів.

      Для того щоб функція планування досягла  зазначених вище цілей, вона повинна  ґрунтуватися на таких принципах: повнота, точність, економічність, безперервність, гнучкість, масовість [31, с. 73].

      Принцип повноти. Планування повинне охоплювати всі галузі діяльності організації, а також усі етапи, дії та операції як господарських процесів, так і процесів управління. Якщо при плануванні щось випаде зі сфери уваги менеджера, то неминуче виникнення у цій ланці «вузького місця», тобто зривів, неузгодженості.

      Принцип точності. При плануванні потрібно максимально досягти високої  точності економічних параметрів, кількісних та якісних характеристик дій. В  окремих випадках можливі відхилення параметрів без шкоди для загального ходу господарювання.

      Принцип економічності. Витратоємність планування повинна бути меншою за ефект, що очікується від запланованих показників, дій, процесів. Дійсно, якщо, наприклад, витрати на складання плану роздрібного  товарообороту в сумі 1 млн. грн. становитимуть 20% цієї суми, то організація не матиме коштів на здійснення самого процесу товарообороту.

      Принцип безперервності. Планування досягає  поставлених цілей тоді, коли воно здійснюється не епізодично, а безперервно  як у часі, так і в просторі. Цей принцип тісно пов’язаний із принципом гнучкості: якщо плани виявляються не досить обґрунтованими, то їх потрібно переглядати, оскільки догматизація їх призведе до руху в хибному напрямі.

      Принцип масовості. Обґрунтовані плани можуть бути розроблені тільки при залученні  до процесу планування співробітників, які виконуватимуть ці плани. Залучення майбутніх виконавців до процесу розробки планів стимулює усвідомлене виконання їх, активізує виконавців, дає змогу врахувати обставини, що можуть бути невідомі менеджеру.

      Розроблений план обов’язково повинен бути виконаний, оскільки в іншому випадку праця фахівців, що розробляли рішення, певні витрати, пов’язані з цим процесом, виявляються даремними. А головне — проблема залишиться невирішеною, ціль — недосягнутою. Реалізація управлінського рішення потребує попередньої підготовки цього процесу і практичного його здійснення, тобто виконання певної послідовності кроків з досягнення цілі, закладеної в управлінському рішенні. Іншими словами, зміст поняття реалізації управлінського рішення полягає в організації процесу виконання рішення. Цей аспект розгляду поняття «організація» охоплює поняття структурної організації і організації процесу виконання рішення [18, 351].

      Структурну  організацію можна порівняти  зі «скелетом» підприємства. Структурна організація визначає, хто відповідає за певну функцію в загальному організмі підприємства, оскільки вона складається з переліку компетентних виконавчих органів, які функціонують в апараті управління. Наявність структурної організації є передумовою виконання управлінських рішень, оскільки при відсутності тих, хто виконуватиме рішення, саме воно втрачає раціональний зміст [7, с. 429] .

      Організація процесу виконання управлінського рішення охоплює комплекс дій  менеджера з його реалізації. Практика управління свідчить, що виконання рішення є однією з найбільш слабких сторін управлінської діяльності. Це результат некваліфікованої підготовки рішень, несвоєчасного доведення їх до виконавців, відсутності контролю за ходом реалізації рішень.

      Організація виконання прийнятого рішення залежить від його характеру, виду, масштабів здійснення. Для успішного виконання простих, оперативних рішень потрібно здійснити наступні операції і процедури: сформулювати рішення, визначити необхідні ресурси для його виконання, довести рішення до виконавців та проконтролювати виконання.

      У разі прийняття складного багатопланового  рішення потрібно розробити спеціальну цільову програму його реалізації. Така програма повинна включати в  себе три групи заходів: документальне  оформлення та організацію доведення рішення до виконавців; забезпечення виконання рішення необхідними ресурсами і засобами; організацію контролю виконання рішення [23, с. 115].

      Однією  з важливих форм доведення рішення  до виконавців є безпосередня участь їх у розробці його проекту. Тим самим учасники заздалегідь ознайомлюються з концепцією рішення, із завданнями і особливостями його виконання. Інколи з цією метою створюються комісії з людей, які можуть внести щось цінне, корисне у вирішення проблеми. Майбутні виконавці, беручи участь у підготовці рішення, роблять його більш реальним, оскільки краще знають усі сторони господарської діяльності, її резерви та труднощі.

      Добрих  результатів досягають також  у разі, коли колектив залучають  до обговорення рішення або плану  на загальних зборах чи на спеціальному семінарі. Однак слід наголосити, що колегіальність у підготовці рішень дає високий ефект лише за умов додержання принципу персональної відповідальності.

      Велике  значення для досягнення цілей організації  має мотивація співробітників. Мотивація основана на потребах, задоволення яких впливає на поведінку людей. Для мотивації перш за все необхідно визначити потреби людей. Так, наприклад, А. Маслоу людські потреби розділив на п’ять груп за пріоритетністю їх задоволення: