Документаційне забезпечення підприємств готельно-ресторанного бізнесу

Склад і структура внутрішньої  інформаційної бази визначається способами  організації файлів, баз даних, сховищ даних, взаємозв’язками між ними, розвитком їх у часі. На практиці часто ототожнюють термінологічні поняття «масив» і «файл». Обидва вони являють собою сукупність однорідної, строго організованої та поіменованої інформації, але мають певні відмінності [24, 67].

Для файлу точно визначено  місце його розміщення на магнітному диску, тоді як масив інформації може бути розміщений у пам’яті ЕОМ, а  може бути поданий сукупністю однорідних паперових документів. Для ідентифікації  кожного файлу при його записуванні  на магнітний диск присвоюється оригінальне  ім’я і розширення. За внутрішньою  організацією файли даних є сукупністю записів однорідної структури, які  включають задану послідовність  полів відповідного типу даних. Масиви за змістом поділяються на масиви даних і програмні масиви. Вони характеризуються такими класифікаціями: постійні, змінні, проміжні, вихідні, пошукові, службові та ін.

Пофайловий підхід до створення  ІБ відповідає принципу локальної організації  даних і використовується у разі незначних обсягів інформації. Така організація даних дає змогу  оперативно і зручно маніпулювати інформацією  у файлах. Локальний спосіб організації  даних не передбачає встановлення зв’язків між файлами. При збільшенні обсягів  інформації для багатоцільового  та ефективного використання інформації переходять до інтегрованого підходу  створення БД. Тоді ІБ організуються  за принципами створення баз даних  і сховищ даних.

Сучасні СУБД забезпечують зберігання великих обсягів інформацій з належним рівнем надійності та швидкості  їх добування і мають потужні  засоби адміністрування. Репозитарій  — це метадані, котрі можна розподілити  на технічні та економічні.

Технічні метадані включають  в себе опис моделей даних, структуру  джерел даних та алгоритми їх завантаження, способи формування та подання вихідної інформації тощо. Економічні метадані являють собою опис показників та іншої інформації, що зберігаються у СД, у термінах економіста-аналітика (наприклад, альбоми управлінської  та економічної звітності, фінансових показників, а також методики їх розрахунків).

Організаційні засади створення, підтримки та використання сховищ даних  на підприємстві є типовими й охоплюють:

• створення інтерфейсів для отримання інформації з різних джерел;
• визначення структури та форматів інформації, що зберігається у СД;
• адміністрування баз даних і доступу до системи;
• взаємодію з функціональними департаментами з питань визначення показників і різних методик їх аналізу;
• створення «вітрин даних» і стандартних звітних форм;
• моніторинг використання даних;
• реалізацію нових методик аналізу та прогнозування.

В архітектурі сховищ даних  передбачається, що один сервер може працювати  як клієнт по відношенню до другого. Така технологія дає змогу організувати оброблення інформації таким чином, що доступ до даних, фізично розміщених на різних серверах, для користувача  буде аналогічним доступу до даних, розміщених на локальному вузлі, що забезпечує незалежний доступ до даних. Ядром архітектури  «клієнт-сервер» при цьому стане  СУБД Oracle, що забезпечить можливість підтримки великих БД і одночасну  роботу з ними ряду користувачів, а  також підтримку користувачів відносно невеликих БД.

Відповідно до наведених  вимог розроблюються і впроваджуються системи управління електронними документами  і документообігом. В Україні  набула поширення система діловодства  «ДОКПроф». Вона призначена для автоматизації  процесів діловодства на підприємствах будь-якого рівня і дає змогу об’єднати розрізнені потоки документів у єдину систему. При цьому забезпечується централізоване зберігання як електронних образів, так і складних композиційних документів, що дає змогу інтегрувати її в систему управління в установі. Робота підприємств підтримується як у режимі on-line, так і у режимі off-line. Система забезпечує гнучке управління документами як за допомогою визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і за допомогою вільного розсилання. Це дає змогу настроїти її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження.

У системі «ДОКПроф» кожний документ проходить такі стадії:

• складання завдання на розроблення проекту документа;
• розроблення проекту документа;
• розроблення системи реєстрації документів;
• зберігання документів в журналі реєстрації;
• виконання і контроль виконання документів;
• списання з подальшим збереженням у справі.

Завдання на розроблення  проекту документа включає опис вимог до розроблюваного документа, маршрут його руху за жорсткою або  зведеною схемою. Виконавець, отримавши  завдання, створює проект документа. За потреби користувач може задати маршрут відпрацьовування документа. На етапі роботи з проектом документа  виконавець може сформувати доручення  на колективне розроблення, ознайомлення, узгоджування, затвердження, підписання проекту документа користувачам, які мають на це відповідні права.

Система дає змогу автоматизувати процес реєстрації документів як у  малому підприємстві, що має одного-двох користувачів з правами на реєстрацію документів, так і у великій  компанії з десятками користувачів. При цьому в системі вводиться  поняття «супервізор реєстрації»  — користувач, керуючий процесом реєстрації документів. «ДОКПроф» уможливлює реєстрацію документів як розроблених усередині  системи, так і отриманих ззовні (пошта, факс, E-mail) [25, 165].

Зберігання документів після  реєстрації здійснюється в призначеному йому електронному журналі з відповідними атрибутами. Доступ до документа мають  користувачі, наділені відповідними правами  доступу до визначеного журналу. Система забезпечує атрибутний і  контекстно-залежний пошук документів у журналах реєстрації і справах  зберігання документів.

Користувачі, що беруть участь у процесі виконання документа, можуть, у свою чергу, сформувати маршрути виконання документа. При цьому  система дає змогу переглянути  весь ланцюжок виконавців документа  й одержати інформацію щодо кожного  етапу виконання: терміни, завдання, результат тощо. За фактом виконання  доручення виконавець формує доповідь, на підставі якої доручення знімається з контролю або відправляється на доопрацювання користувачем, що сформував  це доручення.

По закінченні роботи з  документом користувач, який ініціював  ланцюжок виконання, заносить у журнал результат виконання документа. Після цього документ може бути перереєстрований в інший журнал чи списаний у справу для подальшого збереження. Будь-який електронний документ розглядається  в додатку як документ із своїми зв’язками. Тобто в будь-якому  документі формується система гіперпосилання на документи, з якими він зв’язаний, і завжди існує можливість переглянути  дерево зв’язків й здійснити швидкий  перехід до необхідного документа [24, 43-44].

Якщо стандартизація технології створення типових модулів і  моделей даних є першим архівознавчим  напрямом, то другим напрямом, який здійснюється водночас із першим, є створення  уніфікованої та стандартизованої архівної термінології, відповідного єдиного  термінологічного та лінгвістичного забезпечення, схем класифікації на предметному рівні.

У зв’язку з тим, що вже  на першому етапі інформатизації з’являються можливості для інтеграції даних всієї архівної галузі, розроблення  як локальних, так і національної систем, виходу на світові інформаційні мережі та обміну архівної інформацією, необхідно орієнтуватися на комп’ютерні  технології промислового ґатунку з  типовими системами і технологічними модулями, створення системного комп’ютерного  комплексу архівної справи (СККДС).

ВСТУП

Сучасний рівень менеджменту  характеризується тим, що прийняття  рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової  невизначеності, активної, досить часто  агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства  необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення  документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної  підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації  їх документаційного забезпечення.

Служба діловодства, як серцевина  організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через  процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні  цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності  і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової  комунікації й корегувати організаційну  поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство  стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових  документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний  вид професійної діяльності, отримує  відповідне технологічне й організаційне  оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Актуальність теми зумовлена  зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так  і підприємства в цілому. Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне  завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих  умов на служби діловодства необхідно  покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної  підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації  їх документаційного забезпечення.

Метою роботи є  вивчення системи документообороту на підприємстві України та встановлення шляхів їх удосконалення.

Об’єктом дослідження  є система документаційного забезпечення діяльності підприємства – готельно-ресторанного комплексу «Корал» (ПП «Бряник Р.В.»)

Предметом дослідження  є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.

Базою проведення досліджень та практичної розробки системи документаційного забезпечення є ПП «Бряник Р.В.».

Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення  наступних завдань:

• вивчення теоретичних аспектів організації документаційного забезпечення;
• розгляд поняття документаційного забезпечення установи;
• ознайомлення з механізмом здійснення документаційного забезпечення установи;
•   визначення типових проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи;
• аналіз специфіки організації документаційного забезпечення установи;
• вивчення використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи.

Дане дослідження може бути використане в подальших  розробках систем удосконалення  документообороту на підприємствах  України.

ВИСНОВКИ

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація  документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Мета класифікації полягає  в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;
• зміст;
• назва;
• вид;
• складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);
• зняття документів з контролю; -
• формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.