Документаційне забезпечення підприємств готельно-ресторанного бізнесу

1. Документація в системі менеджменту
1. Сутність та складові інформаційного забезпечення менеджменту

 

Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства  не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується  повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного  складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища  в їхньому взаємозв’язку, які  відбуваються або є на об’єкті  управління, а також про зовнішнє середовище. Крім того, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту  дозволяє не лише своєчасно і повно  інформувати менеджерів, а й надає  їм можливість одержувати необхідні  консультації при виробленні та прийнятті  управлінських рішень завдяки системі  «підказок», радників і т. ін.

Тож для вироблення та прийняття  конкретного управлінського рішення  той чи інший менеджер має бути забезпечений об’єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час  релевантною інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію. Але ж суб’єкт  управління — керівна система, тільки тоді й може впливати на об’єкт управління — керовану систему, якщо вона (перша) буде безперервно одержувати повну  й об’єктивну інформацію про її (другої) стан, процеси та явища, що відбуваються або є, а також про зовнішнє середовище, трансформуючи цю інформацію в управлінські рішення, команди  тощо, які потім передає на об’єкт управління, коригуючи його поведінку  та забезпечуючи повне і вчасне виконання  завдання.

Первісний управлінський  цикл, як відомо, починається зі збирання та обробки первинної інформації та закінчується одержанням (після  аналізу) такої інформації (прийняттям рішення), яку треба передати на об’єкт управління для виконання, а потім  і проконтролювати виконання  рішення. Потреба в інформації різних ланок, суб’єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які виконує в процесі управління той чи інший менеджер на основі повноважень або посадових прав і функціональних обов’язків, які  він має. Ця потреба завжди конкретна  завдяки конкретній задачі, яку вирішує  даний менеджер.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним менеджерам (суб’єктам управління), залежать також від:

• масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;
• кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об’єкта управління);
• кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об’єкта управління);
• величини та різноманітності спричинюваних внутрішніх і зовнішніх дій;
• кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;
• структури системи управління й кількості рівнів у ній, тобто ієрархічності;
• інших.

Сюди слід віднести й ту інформацію, яку одержують менеджери  від радників, консультантів, інших  фахівців і професіоналів при  виробленні та прийнятті відповідних  управлінських рішень, а також  інформацію, що характеризує зовнішнє середовище.

В умовах ринкової економіки неабиякого значення для менеджера набуває забезпечення його інформацією про зовнішнє середовище. Менеджери різних сфер діяльності змушені пристосовуватися до зовнішнього середовища, використовувати його, щоб вижити й ефективно працювати. Проте вивчення зовнішнього середовища має бути обмежено лише тими аспектами, від яких кардинально залежить успіх ефективної дії об’єкта управління:

• інформацією про споживачів, постачальників, конкурентів;
• відомостями про урядові та фінансові установи;
• про джерела трудових ресурсів;
• про інші релевантні щодо здійснюваних цим об’єктом операцій аспекти.

Треба враховувати й те, що серед зазначених аспектів є й  такі, що мають прямий і непрямий вплив на об’єкт управління ззовні.

Середовище прямого впливу включає такі фактори, які безпосередньо  впливають на ті операції, що виконує  даний об’єкт управління, і які  відчувають на собі прямий вплив тих  операцій, що виконують його партнери (постачальники, споживачі, конкуренти, трудові ресурси, законодавчий простір, установи державного регулювання тощо).

Середовище непрямого  впливу включає фактори, які можуть не чинити прямого негайного впливу на операції, що виконує даний об’єкт управління, але все ж позначаються на них (стан економіки та інфляційні процеси, науково-технічний прогрес  і нові технології, соціально-культурні  й політичні зміни, вплив групових інтересів, істотні події в інших  країнах тощо).

Треба взяти до уваги й  те, що окремі процеси, що відбуваються в зовнішньому середовищі, взаємопов’язані  і взаємозалежні. Наприклад, підвищення цін на продукти нафтопереробки (бензин, мастила) зумовлює загальне підвищення цін на більшість товарів.

Щоб своєчасно забезпечити  менеджерів об’єктивно потрібною вірогідною інформацією, необхідно створити відповідні комунікації (мережі) як для внутрішньоб’єктного  користування, так і для надійного  прямого й оборотного зв’язку  із зовнішнім середовищем. Ідеться  про забезпечення своєчасного обміну інформацією між менеджерами  та іншими особами не лише різних рівнів, а й різних об’єктів управління. Зрозуміло, що такі комунікації відіграють досить важливу роль при виконанні  цими менеджерами та іншими особами  функціональних обов’язків і користуванні своїми посадовими правами.

Відомо, що найефективніше працюють ті менеджери, які ефективно використовують у своїй справі комунікації. Вони знають суть комунікаційних процесів, мають розвинуте вміння усного і  письмового спілкування і розуміють, яким чином внутрішнє та зовнішнє середовище впливає на обмін інформацією.

Сучасні електронні обчислювальні  машини, об’єднані мережами, можуть зібрати, обробити і надати менеджерам такі обсяги інформації, що їх неможливо  усвідомити, а потім і використати  в процесі управління. В такому разі інформація не буде корисною чи спричинить інформаційне перевантаження менеджера. Інформаційне перевантаження може статися  й тоді, коли менеджер захоплений аналізом інформації, що до нього надходить  у завеликих обсягах, а також  повинен постійно підтримувати інформаційний  обмін — він не завжди в змозі  ефективно реагувати на всю інформацію. Тому потрібно робити відбір даних  з метою виділення релевантної  інформації, що стосується проблеми, яку  він саме в цей час вирішує.

Все зазначене сприяє поліпшенню управління й дозволяє з меншими  затратами досягти поставленої  мети.

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як і будь-яка  інша інформаційна система, включає  як складову частину інформаційну базу.

Інформаційна база, яка  є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, і що відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішньому  середовищі, включає дві частини:

• позамашинну інформаційну базу;
• машинну інформаційну базу.

Позамашинна інформаційна база — це перша (вхідна) частина інформаційної бази системи, яка являє собою сукупність організованої, збережуваної та контрольованої достовірної і точної інформації (вона зафіксована на різних документах-носіях, що безпосередньо сприймаються людиною) і яка відображає стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління та в зовнішньому середовищі, що впливає на цей об’єкт. Така сукупність інформації призначена для формування машинної інформаційної бази.

Машинна інформаційна база — це друга частина інформаційної бази системи, що являє собою сукупність інформаційних масивів, сформованих на основі даних позамашинної інформаційної бази, які зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях та в пам’яті ЕОМ.

 

2. Документ як об’єкт фіксування управлінської інформації: сутність, види та вимоги до формування

 

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація  документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності.

Мета класифікації полягає  в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:

• спосіб фіксації інформації;
• зміст;
• назва;
• вид;
• складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
• фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо(;

• особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
• індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;
• складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства(організації, установи) і не виходять за його межі;
• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом,відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяються на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства(організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні