Документаційне забезпечення підприємств готельно-ресторанного бізнесу

(скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні;
• для службового користування (ДСК);
• таємні;
• конфіденційні та інші.

За юридичною  силою документи поділяються на:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
• копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу

 

2. Організація документаційного забезпечення менеджменту
1. Документування управлінської діяльності підприємства

 

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному  завантаженню підрозділів та посадових  осіб, що показує позитивний вплив  на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків  документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної  обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух  документів   повинен бути прямоточним, тобто  виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного  перебування документа в одному  структурному підрозділі чи в  одного виконувача. Різні операції  по обробці документів слід  виконувати паралельно, щоб скоротити  час перебування у сфері діловодства  та підвищити оперативність виконання.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають  схеми руху основних груп та видів  документів. Це дозволяє встановити раціональні  маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок  обробки різних їх категорій.

Схема документообігу представлена на рис. 1 для підприємства з обсягом  документообігу від 25 до 100 тис. документів на рік.

Рис. 1. Схема документообігу підприємства

 

Схеми розробляються для  різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу).

Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Документообіг включає в  себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

В канцелярії розкриваються  всі конверти за винятком тих, що мають  напис «особисто» чи адресовані громадським  організаціям установи (профкому, жіночій  раді тощо).

При розкритті конвертів  перевіряється їх цілісність, а також  відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності  документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт  у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається  в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження  конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані  не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо  виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він  у день одержання документів або  у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно  розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами  ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи  урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності  роботи канцелярія за погодженням з  керівництвом установи чи її власником  розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи  з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з  обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально  роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають всі  документи, що потребують обліку, виконання  і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять  від інших установ та приватних  осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше  наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у  день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого  документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він  не реєструється.

Реєстрація документів проводиться  в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про  відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської  діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами  за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій  вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах  з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати  журнальну форму реєстрації.

За карткової форми  реєстрації вид і визначення кількості  картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові  картотеки ведуться у структурних  підрозділах, реєстраційні картки складаються  у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому  картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для  пошуку документів у процесі їх виконання  за виконавцями, кореспондентами або  строками виконання. Якщо реєстраційних  карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними  в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини  з проставленими на них необхідними  позначками переставляються у відповідний  розділ і рубрику другої частини  картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основного складу;

в) наказів щодо особового  складу;

г) відряджень;

д) рішень колега установи;

е) актів ревізій фінансово-господарської  діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис  здійснюється з реєстраційно-контрольної  картки, складеної на базі обов'язкових  реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою  в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний  банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки  даних забезпечують працівників  апарату управління інформацією  про всі документи і місце  їх знаходження за допомогою вводу  інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

 

2. Організація документообороту та робота з вхідними та вихідними документами

 

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися  централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів  або наступного дня.

Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

Під час приймання від  виконавців вихідних документів необхідно  перевіряти:

• правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;
• правильність зазначення адреси кореспондента;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;
• наявність на документі позначки про додатки;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в  конверті. Якщо оригінал документа  підлягає поверненню, то на верхньому  полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі  примірники.

Документи, які адресують  постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з  адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським  способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати  точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.).