Документаційне забезпечення підприємств готельно-ресторанного бізнесу

До додаткових послуг відносяться:

• приготування їжі та обслуговування на дому з використанням власної кулінарної продукції, посуду та персоналу (кейтеринг);
• надання клієнтам у користування власними готельними номерами, сауна.

 Внутрішнє середовище  готельно-ресторанного комплексу  «Корал» включає: структура (лінійна  структура управління), працівники, виробнича технологія (включає спеціальну  технологію приготування страв), цілі (максимізація прибутку, розширення  діяльності), соціально-психологічний  клімат (при прийомі працівників  враховується їх психологічна  сумісність). Зовнішнє середовище  включають економічні, технологічні, соціальні, політичні, етичні  чинники.

Основними конкурентними  перевагами підприємства є вигідне  місце розташування, наявність високого класу обслуговування та великої  кількості додаткових послуг, які  забезпечують повноцінний відпочинок.

Одноособовим власником  підприємства є Бряник Руслана Василівна, яка одночасно виконує обов’язки  директора.

У готельно-ресторанному комплексі  «Корал» діє механістична лінійна  організаційна структура управління, тобто існує чіткий розподіл повноважень  і обов’язків між працівниками, чітке дотримання ієрархії:

керівник → підлеглий,

використання формальних методів контролю (див. додаток В).

Власник підприємства є одночасно  і директором ресторану, йому підпорядковуються  менеджер і бухгалтер. До обов’язків менеджера входить управління діяльністю шеф-кухаря, товарознавця, адміністраторів  та керівника служби з нересторанного обслуговування. У свою чергу шеф-кухарю підпорядковуються кухарі, адміністраторам  – офіціанти та бармени, а керівнику  служби з нересторанного обслуговування – портьє, працівники служби охорони, білизняної служби, прибиральниці та музиканти.

Товарознавець виконує функції  планування, закупки, прийому і поставки товарів.

З числа прибиральниць  керівником служби з нересторанного обслуговування призначається старша, яка керує прибиранням усіх приміщень  ресторану, миттям і чищенням посуду; веде облік посуду та кухонного інвентарю; здійснює інвентаризацію миючих засобів; організовує санітарну обробку  кухні та інших приміщень; здійснює дезінфекцію, дератизацію та дезінсекцію.

Згідно аналізу організаційної структури підприємства, можемо побачити, що тут наявна горизонтальний та вертикальний поділ праці: вертикальний – передбачає розподіл діяльності на управлінську та виконавчу (тобто менеджера і  виконавців); горизонтальну – розподіл трудового процесу на складні  елементи на одному рівні. На ГРК «Корал»  наявна горизонтальна координація  здійснюється за функціональною та вахтовою ознакою. За функціональною – на підприємстві створені відділи і об’єднані  люди залежно від виконуваних  ними функцій, вахтова – пов’язана  з тим, що працівники працюють по змінам.

 

2. Оцінка стану діловодства та організації документообігу на ПП Бряник Р.В.

 

Керівництво аналізованим підприємством  здійснює директор підприємства, який заручається допомогою бухгалтера. В підпорядкуванні директора  готельно-ресторанного комплексу знаходить  невелика кількість персоналу, тому посада менеджера по кадрам відсутня.

На підприємствах такого масштабу не доцільно створювати канцелярію, або відділ документування, адже при  малій кількості персоналу питаннями  документообігу здатен займатися сам  директор.

До основних документів, що найчастіше використовуються в діяльності підприємства ГРК «Корал» належать:

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

На досліджуваному підприємстві існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником підприємства або його ж наказом.

Інструкція ГРК «Корал», крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладається у логічній послідовності згрупований за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.

Текст цього документа на ГРК «Корал» повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Зразок посадової інструкції адміністратора ресторану наведений в додатку Г.

Згідно неї адміністратор ресторану  відповідає за: всю роботу пов’язану  із сервісом обслуговування відвідувачів у залі ресторану; здачу офіціантами  в касу виручки за день; здачу  посуду, білизни виданих під звітність.

Організовує: роботу офіціантів, барменів; роботу прибиральників залів  та туалетів.

Контролює: виконання працівниками правил обслуговування клієнтів; виконання  внутрішнього розпорядку, особистої  гігієни та носіння форменого  одягу; порядок отримання, обміну і  здачі офіціантами посуду та інших  предметів сервіровки; забезпечення своєчасної підготовки торгового залу до відкриття ресторану.

Зобов’язаний: знати технологію приготування страв, порядок їх подачі; протягом дня знаходитися в залі; слідкувати за підтриманням чистоти і правильністю сервіровки столів; перед відкриттям ресторану дати інструкції офіціантам про порядок роботи в даний день; перевіряти готовність обслуговуючого персоналу до роботи.

Керує: бригадами офіціантів (складає графік роботи і контролю його виконання); розподілом між бригадами  офіціантів окремих частин залу і  закріплює між ними для обслуговування відповідну кількість столів;

забезпеченням чіткого зв’язку  між виробництвом і торговим залом; правильністю відпуску готових страв  і їх оформлення; видачею під звітність  бланків рахунку.

Має право: у випадку порушення  працівниками правил обслуговування не допускати до роботи, або відсторонити їх, повідомивши директора ресторану; при неправильному відпуску або  оформленні страв повертати їх на виробництво; вимагати заміни також  в тому випадку, якщо клієнту не сподобалася  страва.

Положення – це правовий акт, що встановлює основі правила ГРК «Корал», а також його структурних підрозділів. На аналізованому підприємстві складна індивідуальна форма положення.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву  установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст положення про діяльність ГРК «Корал» складається з таких розділів:

1.Загальні положення.

2. Власність і кошти  підприємства.

3. Виробничо-господарська діяльність.

4. Права та обов’язки  підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація і ліквідація  установи, організація підприємства.

В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для  створення підприємства, установи, організації або їх структурних  підрозділів, головні завдання, функціональні  зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.

У другому-вказуються основні  та обігові кошти, порядок придбання  власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок  розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

Наказ – це документ, який означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі аналізованого підприємства. Типовий приклад наказу ГРК «Корал» про особовий склад наведений в додатку Д.

Розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником ГРК «Корал», для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб. Зразок розпорядження по ГРК «Корал» наведений в додатку Е.

Документообігу підприємства є централізованим, тобто всі документи, що є в розпорядженні підприємства зберігаються кабінеті директора ГРК «Корал», а ті, що стосуються персоналу підприємства, у бухгалтера аналізованого підприємства.

Документи ГРК «Корал»  мають паперовий вигляд, шаблони  документів зберігаються в комп’ютерній базі директора підприємства і заповняються ним відповідно.

 

3. Удосконалення документаційного забезпечення досліджуваного підприємства

 

В управлінні підприємствами та організаціями суттєве значення має забезпеченість спеціалістів, керівників необхідною інформацією. Від достовірності  інформації і своєчасного її подання  значною мірою залежить якість прийняття  управлінських рішень. Тому для підвищення ефективності і своєчасності прийняття  управлінських рішень необхідна  раціональна організація інформаційних  баз. Під інформаційною базою  розуміється сукупність інформації, певним чином організованої, зафіксованої на носіях системи і збереженої для  автоматизації функцій державного управління.

Поняття «організація інформаційної  бази» включає визначення її елементів  і структур, способів подання, нагромадження, зберігання, перетворення, передавання  інформації для всіх категорій користувачів у необхідній формі та за вимогами в часі. Ці визначення є загальними і можуть бути застосовані при  розробленні інформаційних систем у державному управлінні економікою, соціальною сферою, в адміністративно-правових та інших аспектах [23, 241].

Щодо структури ІБ, то вона має свої особливості в кожній інформаційній системі, в кожному  напрямі управління підприємствами та організаціями. Структура ІБ, як її склад і зміст, визначається, з  одного боку, вимогами системи і  самою суттю управління, а з  іншого — вимогами комп’ютерних технологій оброблення даних, що застосовуються в  управлінні конкретними підприємствами та організаціями.

Проаналізувавши перелік  таких вимог, доходимо висновку, що інформаційні бази слід розглядати як такі, що за загальними принципами структуризації поділяються на внутрішні та зовнішні. Зовнішня ІБ включає вхідні та вихідні  повідомлення, перелік яких завжди визначається відносно конкретної інформаційної  системи чи підсистеми.

Вхідні повідомлення за формою подання в інформаційних системах державного управління поділяються  на паперові та електронні документи, текстові і структуровані файли, сигнали. Перелік таких повідомлень  визначають для кожної системи чи підсистеми (автоматизованої функції). Їхній склад, зміст і форма  для кожного напряму державного управління регламентованій нормативними документами, що розглядатиметься у  відповідному розділі цього посібника.

Вихідні повідомлення —  це результати оброблення даних, які  видають на монітор, до друку або  пересилання в інші системи чи на інші робочі місця. Ці результати видаються  як відповіді на запити, як складені звітні документи чи аналітичні таблиці, графіки, діаграми, а також скомпоновані дані й тексти для запису в БД чи для передавання по мережі. На підприємствами та організаціями перелік, зміст і форма тих вихідних повідомлень, що передаються в інші системи, в інші підприємствами та організаціями, строго унормований. Розповсюдження результатів  оброблення даних є складовою  технологічного процесу, через нього  здійснюються інформаційні зв’язки  між різними інформаційними системами  державного і недержавного управління.

Внутрішні інформаційні бази підприємствами та організаціями містять  усі види спеціально організованої  інформації, наведеної у зручному для сприйняття технічними засобами вигляді. Це файли (масиви), бази даних, сховища даних, записані в пам’яті  ЕОМ.

Інформаційні бази в управлінні ГРК «Корал» мають бути організовані за такими принципами:

• об’єкти інформаційних баз можуть зберігатися централізовано або знаходитися на різних рівнях ІС управління (центральний, обласний, районний), тобто бути рознесеними територіально. Проте користувач системи не повинен помічати різниці при роботи з даними. Вся підтримка розподілених обчислень реалізується засобами серверів баз даних і серверів додатків;
• усі бази даних повинні надавати можливість одержання інформації в будь-який момент часу, за станом на будь-яку дату з урахуванням факту реального розміщення даних;
• доступ до інформації має здійснюватися за допомогою системи управління підприємствами та організаціями, яка дає змогу будувати запити на природній мові і на підставі існуючих у системі класифікаторів;
• має підтримуватися наскрізний пошук інформації;
• доступ до інформації має здійснюватися винятково на основі дозволу (сертифіката) адміністратора бази даних і власника інформації;
• відповідати типовим вимогам: цілісність, відновлюваність, доступність, ефективність, безпечність.