Документаційне забезпечення підприємств готельно-ресторанного бізнесу

Документи відносяться до певної справи та систематизуються у  середині її.

Формування справ повинно  відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; зберігання документів. Формування справ повинно здійснюватися  централізовано за місцем реєстрації документів. Може бути централізоване та децентралізоване формування справ.

Назва справ повинна відповідати  фактичному складу та змісту документів у них.

До справи підшивають тільки виконанні документи (оригінал чи завірені копії), що оформлені згідно вимог  ДСТУ.

Документи постійного зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали  та копії, річні, квартальні, місячні  плани та звіти та інше). До справи групують документи одного діловодного  року. Виключення складають:

• справи, що переходять на судові справи;
• особова документація, що формується на протязі всієї роботи цього лиця в установі;
• учбова документація, що утворюється в учбових закладах;
• документи постійних комісій.

Додатки великого обсягу підшивають в окремі справи; невеликі додати додаються  до документів, до яких вони відносяться. Окремо групують екземпляри документів, що розмноженні масовим тиражем (обзори, сводки та інше), що отримуються  для інформації із інших підприємств, деякі керівні (рахунки, наряди) документи.

У справі має бути не більш  як 250 листів (30-40мм).

При великій кількості  документів з них формують самостійні справи з вузьких питань чи за хронологією.

Документи у середні справ  можна розмістити: з питань, з хронологічного, алфавітного, нумераційного принципу.

Частіше всього використовують логічно-запитний спосіб, тобто документи  розміщуються у справі згідно логічної послідовності рішення того чи іншого питання.

За алфавітною систематизацією  використовують прізвища їх авторів, назви  установ - кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів і тому подібне.

У нумераційному порядку  групують однорідні документи, що мають  порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі).

Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому  складу формують окремо.

Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення  колегії та документи до засідання  колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше).

Доручення вищих організацій  групують у справи за направленостями  діяльності. У середині справи документи  розміщують у хронологічній послідовності.

Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм  змістом.

Документи в особових справах  розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів; заява  про приймання на роботу; анкета; листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту", витяг  з наказів про призначення, переміщення, звільнення.

Копії наказів про стягнення, заохочення - до особової справи не заносяться, а записуються у доповнення до особового шістка.

Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом.

Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку.

Листування формують у  справи за період календарного року та систематизують у хронологічній  послідовності: документ-відповідь  розміщується за документом-запитом. Хронологія за ініціативними документами.

Видача справ у тимчасове  користування стороннім установам - з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта - замінник, у якій зазначається структурний  підрозділ, номер справи, дата видачі, кому видана, дата її повернення.

Номенклатура справ буває  трьох видів:

1. Типова - передбачає індексацію справ у галузі та є нормативним документом для державних організацій.

2. Конкретна - складається на підставі типової, причому заголовки справ можуть бути конкретизовані із врахуванням специфіки даної організації.

3. Примірка - встановлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах.

Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки  справ у певній послідовності.

Кожна організація незалежно  від наявності типової чи примірної  номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну).

Номенклатура справ (НС) організації  оформлюється на загальному бланку організації.

НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості  документів, що утворюються у процесі  діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових  та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.

Індивідуальний НС складається  з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою  особою, відповідальною за діловодство  у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного  підрозділу установи.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються  заголовки.

Заголовок справи складається  з елементів у наступній послідовності:

- назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...);

- назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа;

- короткий зміст документів справи;

- назва території, з  якою пов'язаний зміст документів  справи;

- дати (період) справи;

- вказівка та копійність документів.

У заголовках справ, що містять  документи не пов'язані послідовністю  діловодства застосовується термін "документи".

Індекс справи структурного підрозділу з індексу структурного підрозділу (за штатним розкладом  або класифікатором структурних  підрозділів) та порядкового номеру в межах підрозділу.

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для  однорідних справ у межах різних структурних підрозділів.

У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість  і категорії фактично заведених  за рік справ. Підписує особа, відповідальна  за діловодство.

Порядок складання та затвердження в установі НС

НС структурного підрозділу складається у 3-х примірниках  на кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи.

1-й- зберігається в  структурному підрозділі;

2-й- передається в канцелярію  установи;

5-й- використовується  для формування справ і пошуку  документів.

НС структурних підрозділів  зводяться канцелярією в єдину (зведену) НС установи.

Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний  або функціональний принцип її побудови.

Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту.

Функціональний - за напрямком  діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції  і розмішуються за ступенем важливості: планування, фінансування і так далі.

До НС включають не закінчені  справи, що наділити від інших установ.

 

3. Контроль за виконанням документів

 

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання  документів. Контролю підлягають зареєстровані  документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної  Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.

Відповідальність за виконання  документа несуть особи, зазначені  у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується  кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах  безпосередній контроль за виконання  документів здійснює секретар.

Документи можуть бути із зазначенням  і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення  і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну  або протягом ЗО днів, телеграми, в  яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи  без зазначення строку виконання - повинні  виконуватись не пізніше як за ЗО календарних  днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);
• зняття документів з контролю; -
• формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.

РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання  документів, за виконавцями, групами  документів (постанови, накази, рішення).

В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних  у встановлений термін документів і  надсилаються до структурних підрозділів.

При контролі за допомогою  ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання  і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа  робить помітку на документі (РКК) про  зняття з контролю.

 

 

3. Аналіз та напрямки удосконалення документаційного забезпечення менеджменту на ПП Бряник Р.В. (готельно-ресторанний комплекс «Корал»)
1. Загальна економічна характеристика підприємства

 

Згідно класифікації видів  економічної діяльності готельно-ресторанний  комплекс «Корал» є підприємством  сфери послуг, що надає послуги  харчування та розміщення.

Свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності – фізичної особи наведений в  додатку А. Продаж товарів та надання  послуг підприємством здійснюється на основі ліцензій та патенту (див. додаток  Б).

Готельно-ресторанний комплекс «Корал» є особливим типом  підприємств, в якому організація  виробництва широкого асортименту  кулінарних виробів поєднується  з організацією високого рівня обслуговування в торгових залах.

Особливість діяльності ресторану  полягає в забезпеченні високого класу обслуговування: наявність  фірмових страв і страв на замовлення,

швидкість виконання замовлень, внутрішній мікроклімат (інтер’єр, зовнішнє оформлення, обслуговування офіціантами).

Реєстрація готельно-ресторанного комплексу «Корал» розпочалась  із реєстрації приватного підприємця, яка не потребувала погодження установчих документів, а лише заяви громадянина-підприємця Бряник Руслани Василівни.

При готельно-ресторанному комплексі «Корал» наявні вишуканий  ресторан-бар, елітна тераса, готель, сауна, стоянка під охороною,  літні  альтанки, дитячий майданчик, міні-зоопарк, басейн.

До основних послуг відносяться:

• організація та проведення офіційних банкетів, прийомів на честь національних свят,
• дні народження, весілля,
• святкування хрестин,
• офіційні прийоми, що організовуються науковими і діловими колами з приводу завершення конференцій, корпоративних вечірок,
• обіди для працівників фірми.