Анализ системы управления на предприятии ОАО «Автодизель», пансионат «Лесное»

        от состояния экономики зависит покупательная способность населения;

        состояние экономики во многом определяет стоимость используемых организацией ресурсов (сырья, материалов, трудовых ресурсов);

        от состояния экономики зависят возможность и условия получения капитала (инвестиционный климат, государственный бюджет, процентная ставка кредита);

        состояние экономики во многом определяет валютные курсы, курсы акций и ценных бумаг;

        экономические обстоятельства формируют спрос, предложение и цену товаров;

        экономика в значительной степени определяет возможность получения организацией внутренних и внешних займов;

        с экономикой тесно связаны условия и ставки налогов, пошлин, арендной платы.

Влияние экономики на организацию не всегда прямолинейно.

В) Культура и социальные факторы

Влияние культуры и факторов социальной жизни на организацию связано с определенной системой ценностей общества, традициями, жизненными установками населения, стереотипами поведения:

        система ценностей определяет практику деятельности организации, ее руководителей и персонала, указывает, что наиболее важно для фирмы;

        соблюдение населением традиций дает организации возможность использовать в своих интересах положительный опыт фирмы, связать его с сегодняшними задачами;

        важное значение имеет учет организацией жизненных установок населения. Так, в ряде случаев в нашей стране складываются установки на то, что взятки, обман, хамство – являются нормальными и неизбежными спутниками в деятельности организации. Но ведь возможны и противоположные установки;

        на деятельность организации влияют сложившиеся в стране, регионе стереотипы поведения. Например, бытует отрицательное отношение к руководителям определенных возрастных групп (молодым, пожилым) и т. д.

Г) Отношения с местными жителями

Сегодня, как никогда, для организации важно установить партнерские дружественные отношения с местным населением. Отсутствие таких отношений приводит к серьезным конфликтам, противостоянию, лишает организацию условий для нормальной деятельности.

В основу налаживания хороших отношений с населением должны быть положены уже наработанные методы связей с общественностью (PR), создание групп так называемых друзей фирмы, стимулирование создания благоприятного для организации общественного климата, материальная помощь населению (особенно слабо защищенной его части) в решении жизненных задач, денежная компенсация населению за ущерб и неудобства, связанные с деятельностью организации.

Работа организации с населением должна вестись на постоянной основе и должным образом финансироваться.

Д) Технический и технологический прогресс (новации)

Технический и технологический прогресс влияет на деятельность организации, увеличивая возможности производства существующих товаров и услуг и создавая условия для появления новых, повышая тем самым эффективность бизнеса. Вместе с тем технический и технологический прогресс резко сокращает сроки устаревания товаров на рынке, предъявляет повышенные требования к их новизне и качеству. Данный фактор влияния требует от организаций хорошо поставленной службы информации, постоянного проведения разработок новых товаров и сервиса, быстрой реакции на самые последние достижения науки, техники и технологии.

Таким образом, можно сделать вывод, что внешняя среда организации оказывает существенное воздействие на весь процесс ее функционирования. От спроса на продукты и услуги организации, конкурентов, рыночной конъюнктуры, политической и экономической обстановки во многом зависит успех ее функционирования. Поэтому при формировании организации, в первую очередь, необходимо провести анализ внешней среды, с тем, чтобы максимально эффективно использовать текущую ситуацию и быть готовым к ее изменениям.

3. Анализ подсистемы управления и оценка ее соответствия

В системе управления пансионата «Лесное» можно выделить девять подразделений (они указаны в таблице 1). В данном разделе мы проведем анализ подсистемы «Финансы». Данное подразделение располагается в помещении клуба под названием «Карусель», находящемся в центральной части территории пансионата.

Финансовый отдел подчиняется директору, возглавляется главным бухгалтером, состоит из главного бухгалтера, трех бухгалтеров и секретаря-операционист и отвечает: за ведение бухгалтерского отчета и отчетности, составление калькуляции на питание отдыхающих и персонала пансионата, расчет заработной платы работников, учета финансовых средств пансионата, а так же за учет материально-технической базы пансионата

Структура управления для данной подсистемы отражена в схема 2.

Схема 2. Структура управления для подсистемы «Финансы»

Главный бухгалтер

          Бухгалтер (2)                                                       Секретарь - операционист

Организация бухгалтерского учета хозяйственной деятельности.

 В пансионате для ведения бухгалтерского учета есть:

 главный бухгалтер - производит расчет заработной платы работников, составлением балланса за год, учетом материаьно-тахнической базы и т.д.

 бухгалтер - калькулятор который занимается расчетом калькуляции продуктов питания для отдыхающих и работников;

 бухгалтер - релизатор ведет учет реализованных путевок;

 Секретарь-операционист - осуществляет ввод в базу данных различного вида информации необходимой для ведения бухгалтерского учета

Описание индивидуальной работы

1. Составление калькуляции расхода продуктов питания. Калькуляция расходов продуктов питания составляется ежедневно бухгалтером-калькулятором. Это делается следующим образом:

1.                       шеф-повар основываясь стоимостью питания и нормой питания одого человека в день составляет меню питания отдыхающих на следующий день,

2.                       затем бухгалтер-калькулятор на основыве этого меню, количества питающихся человек , а так же норм расхода продуктов на одного человека составляет калькуляцию расхода продуктов на день,

3.                       после чего составляется расходная накладная на выдачу продуктов питания из склада.

2. Составление платежной ведомости для штатных сотрудников. Главный бухгалтер согласно штатного расписания составляет платежную ведомость для штатных работников. Это делается следующим образом:

1.                       в платежную ведомость вписываются все сотрудники предприятия и занимаемая должность и заработная плата,

2.                       затем производят начисления пособий по болезни и отпускых, а так же начисления для работающих по совместительству,

3.                       далее сумируется все начисления и записывается графа “всего начислено”,

4.                       производятся удержание: налоги, авансовые выплаты и т.д.

5.                       высчитывается графа “всего удержано”,

6.                       производится расчет графы “сумма к выдаче”, которая находится как разница “всего начислено” и “всего удержано”.

Директор ставит перед Главным бухгалтером определенные задачи, которые необходимо выполнить для достижения главной цели – организации отдыха и развлечения отдыхающих.

Главный бухгалтер как руководитель подсистемы «Финансы» организует работу всех сотрудников так, чтобы эти задачи были решены наиболее оптимально. В его подчинении находятся 4-е  сотрудника, каждый из которых отвечает за определенный спектр работ.

Следует отметить, что достижение целей, поставленных перед данным подразделением, возможно лишь при сотрудничестве всех работников подсистемы, поэтому для структуры данной подсистемы характерны тесные горизонтальные связи.

Примером такой связи может служить связь «бухгалтер-реализатор – главный бухгалтер» при учете количества реализованных путевок бухгалтер-реализатор вводит в базу данных количество и сумму по проданным путевкам, главный бухгалтер учитывает эту информацию при составлении отчета по бухгалтерскому балансу.

При организации производственной деятельности на руководителя подсистемы ложится функция распределения задач и контроль за их выполнением.

Таким образом, управление данной подсистемой состоит в следующем:

1.                       Установить состав необходимых ресурсов и исполнителей.

2.                       Распределить задания.

3.                       Скоординировать работу исполнителей во времени.

4.                       Наладить кооперацию участников.

5.                       Обеспечить контроль над выполнением заданий.

6.                       Проанализировать полученные результаты и учитывать их в  дальнейшей деятельности.

Организация в менеджменте обеспечивает рациональное сочетание во времени и пространстве всех элементов производственного процесса с целью наиболее эффективного выполнения принятых плановых решений. В этом качестве организация трудовой деятельности сотрудников является средством исполнения плановых заданий и определяет условия, в которых они будут осуществляться. Последнее положение является очень важным, так как требует гибкой организации и динамичного ее изменения в зависимости от содержания и масштабов деятельности.

Следует отметить, что в данной подсистеме такие функции управления, как текущий контроль над выполнением задач и анализ результатов, имеют некоторые недостатки.

По нашему мнению, руководитель данной подсистемы в управлении производственным процессом чрезмерно контролирует деятельность сотрудников, старается навязать им свое мнение в решении поставленных задач, требует согласования с ним даже по незначительным вопросам, что порой вызывает у подчиненных крайне негативную реакцию. Решение этой проблемы мы видим в делегировании части полномочий сотрудникам, о чем более подробно будет сказано в разделе 4.

Относительно реализации такой управленческой функции как анализ результатов труда, отметим следующее: виду специфики работы данного подразделения результат труда не является осязаемым, материальным предметом. Главная задача сотрудников – это создание у клиентов положительного эмоционального состояния. В этом плане клуб можно назвать «фабрикой» хорошего настроения. При анализе результатов деятельности подразделения руководитель может опираться лишь на отзывы клиентов, и учитывать их замечания и пожелания в дальнейшей работе. Таким образом, анализируемая информация не всегда является объективной.

В целом, с точки зрения организации управления и производственных процессов подсистема «Анимация» функционирует успешно и результативно. Наблюдается слаженная работа коллектива клуба, а также плодотворные взаимоотношения с другими подразделениями пансионата при решении общих задач (например, при организации экскурсий: клуб - транспортный отдел - столовая).

4. Разработка предложений по совершенствованию системы управления и оценка эффективности их внедрения

Для совершенствования системы управления мы предлагаем внести изменения в распределение прав и обязанностей между сотрудниками, а также в процесс текущего контроля, как прерогативу непосредственного начальника.

Функция контроля имеет для менеджера особое значение, так как контроль играет значительную роль в обеспечении достижения организацией своих целей.

Функцию контроля в классическом менеджменте следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой можно удерживать организацию на нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).

Контроль необходим менеджеру для:

 снятия неопределенности информации о текущем состоянии дел в организации;

 предупреждения возможности возникновения связанных с этой неопределенностью кризисных ситуаций;

 постоянного поддержания условий успешной деятельности предприятия.

В процессе контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

1.                       Какие результаты мы имеем?

2.                       Что в следующий раз следует делать иначе?

3.                       В чем причина отклонений от намеченного?

4.                       Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?

5.                       Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?

6.                       Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Если в процессе контроля было выявлено его негативное воздействие на подчиненных, а также их желание проявлять инициативу в решении поставленных задач и нести самостоятельную ответственность за результаты (как в нашем случае), имеет смысл делегировать подчиненным часть полномочий.

Традиционная модель делегирования полномочий предполагает передачу инициативы в решении задач сотруднику, ответственность же за результаты несет руководитель.