Анализ организационного потенциала предприятия и задачи управления (на примере РУПП «Гроднохлебпром» филиала Новогрудский хлебозовад)

В последние годы в анализируемой  организации стал остро вопрос о  построение эффективной системы документооборота.

В РУПП «Гроднохлебпром» филиала Новогрудский хлебозавод до недавнего времени для управления документооборотом пользовались стандартным набор офисных приложений (текстовый и табличные редакторы, электронную почту). С их помощью создавали, учитывали, пересылали файлы с документами.

В итоге работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению  документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций.

Учет договоров в РУПП «Гроднохлебпром» филиала Новогрудский хлебозавод, их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение – часто наиболее уязвимое место компании.

Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в РУПП «Гроднохлебпром» филиала Новогрудский хлебозавод весьма значительны. Таким образом, в организации возник ряд проблем, связанных с организацией документооборота:

• Нет единого информационного пространства, отсутствуют автоматизированные корпоративные справочники, за исключением одинаковых адресных книг, содержащих адреса электронной почты сотрудников.
• Структурные подразделения организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.
• Регистрация документов проводится зачастую вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.
• Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов).
• Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону.
• Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта не выполняет функционально проведение подобной операции.

Таким образом, из второго раздела  курсовой работы можно сделать следующие  выводы:

Новогрудский хлебозавод – динамично  развивающаяся организация, о чем  свидетельствуют растущие показатели реализации продукции. Положительным моментом в деятельности организации является рост сертифицированной и новой продукции, это говорит о том, что завод не только стремится к удержанию своих позиций на рынке, но и к завоеванию новых рынков сбыта. Однако, организационный потенциал предприятия заслуживает невысокой оценки. В организации нет единой автоматизированной системы управления. Сегодня развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что Новогрудский хлебозавод необходимы: более совершенные современные технологии, которые предоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных, электронной почтой, интернетом; системы, которые отражают все факты бизнес-деятельности в едином информационном пространстве.

Далее рассмотрим основные направления развития организационного потенциала организации.

3 Основные направления наращивания  организационного потенциала предприятия

 

На основании проведенного анализа  Новогрудскому хлебозаводу можно  предложить следующие мероприятия по наращиванию организационного потенциала:

1. Планирование:

• Разрабатывать стратегические планы развития.
• Проводить мониторинг затрат на производство с целью их снижения.
• Увеличивать производительность труда с целью улучшения показателей эффективности управления.
• Снижать расходы на аппарат управления.

2. Управление маркетингом.

• Осуществлять маркетинговые исследования конъюнктуры рынка;
• Проводить глубокое маркетинговое исследование рынков сбыта, возможностей поставщиков и конкурентов; разрабатывая комплекс маркетинговых мероприятий, призванных увеличить долю рынка, в том числе  разработка и проведение различного рода акций по продвижению на рынке Беларуси определенных видов товаров.

3. Организация.

• Повышать квалификацию работников аппарата управления.
• Постоянное повышение квалификации работников, целенаправленное профессиональное обучение  работников, приобщение персонала к современным технологиям и к работе в рыночных условиях;
• Совершенствование программы мотивации специалистов предприятия с целью их максимальной заинтересованности в результатах труда;
• Обеспечение роста благосостояния членов трудового коллектива, забота об оздоровлении, отдыхе работающих, улучшении условий их труда
• Проводить обучение и повышать квалификацию в менеджменте всех работников аппарата управления. Для этого необходимо направлять работников высшего звена на получение второй высшей специальности, либо образования, а также привлекать их к проводимым тематическим семинарам и конференциям по менеджменту, маркетингу и коммерции. Это позволит существенно поднять менеджмент на более высокий уровень.
• Минимально применять материальные и моральные меры ответственности к работникам, допустившим ошибки в работе, так как это лишь повышает стресс и снижает выявление творческого потенциала работника. На взгляд автора, для повышения эффективности работников административным наказаниям следует предпочесть экономические методы мотивации.

4. Управление производством и качеством.

• Постоянное совершенствование технологий, внедрение и освоение нового оборудования; улучшение дизайна оформления и упаковки продукции;
• Применение современных методов управления качеством;
• Внедрение автоматизации, механизации технологических процессов, сокращение использования ручного труда при изготовлении продукции.

Для реализации предложенных мер  существенную помощь окажут информационные технологии в системе управления. Ни для кого не секрет, что в настоящее время внедрением ИТ в систему управления занимаются все успешные организации. Такое направление в деятельности не дань моде, а эффективный метод развития и поддержки системы управления современной организацией. В связи с этим Новогрудскому хлебозаводу предлагается внедрить информационную систему управления ресурсами организации «Фрегат-корпорация».

Корпоративная информационная система  Фрегат-корпорация представляет собой программный комплекс, класса ERP, предназначенный для автоматизации хозяйственной деятельности предприятий различного уровня, профиля и форм собственности (от малого склада - магазина до межрегионального торгово - производственного холдинга).

Система обеспечивает эффективную  технологию управления и позволяет  оптимальным образом решать задачи складского и бухгалтерского учета, WMS, CRM, бюджетирования, управления закупками  и сбытом, SCM, автоматизации торговли, производства и сферы услуг. Несмотря на то, что по своим характеристикам Фрегат-корпорация является корпоративной информационной системой, по стоимости и функциональным возможностям она удовлетворяет не только крупных, но и мелких (1-5 рабочих мест) и средних пользователей.

Таким образом, данная система подходит для управления совместным предприятием, при чем контроль управления с помощью предлагаемой ИС может осуществляться в интерактивном режиме как в Республике Беларусь, так и в США.

Рассмотрим выгоды и затраты  от внедрения системы «Фрегат-корпорация» по данным информационных агентств (таблица 3.1).

 

Таблица 3.1 – Выгоды и затраты от внедрения системы Фрегат-корпорация

Показатели
Выгоды:
снижение операционных и управленческих затрат, %	5
Затраты:
на приобретение системы, тыс.р.	3816
на внедрение системы	-
на эксплуатацию системы	-
на усовершенствование системы	-
на замену системы  на новую	-
общепроизводственные  затраты	-

Составлено автором

На этапе планирования экспертным путем количественно определить выгоды достаточно сложно, так как невозможно учесть будущие косвенные прибыли, связанные с изменением бизнес-процессов и суммарным эффектом от улучшения большого числа качественных показателей.

Для расчета эффективности использования  системы необходимо тщательно оценить предстоящие затраты, которые возникнут в течение всего срока эксплуатации системы.

В ходе внедрения любой автоматизированной системы возникают затраты на оборудование, услуги консультантов, а  также общепроизводственные затраты, связанные с внедрением системы.

Затрат на внедрение системы  на предприятии не будет, так как система не требует мощных системных ресурсов компьютера, она использует ресурсы также, как, например, обычный Microsoft Office. Все рабочие места служащих предприятия и в частности планово-экономического отдела, где необходимо внедрение автоматизированной системы в первую очередь, оснащены компьютерами, подходящими по параметрам для работы с системой.

Затраты на работу сторонних консультантов  по запуску системы в эксплуатацию, обучение пользователей, тестирование системы, подготовку и загрузку данных, консультацию пользователей в ходе применения новой системы включены в общую стоимость системы.

Затраты на усовершенствование системы  также в первый год эксплуатации разработчиком предоставляются бесплатно.

При калькуляции общепроизводственных затрат нужно учесть затраты на организацию  встреч с разработчиками системы, они  будут незначительными и в  расчетах учитываться не будут.

Совокупные затраты на внедрение  автоматизированной системы составят 3,8 млн.р., в эту сумму входят затраты на приобретение системы, ее внедрение эксплуатацию, поддержку и консультирование в первый год работы системы.

Расчет объемов продаж, валового дохода и прочих показателей при  внедрении мероприятий условно  сведем к заданным темпам роста в отчетном году.

Предполагается, что при сохранении заданных темпов производства, чистая прибыль предприятия увеличится на 15% по сравнению с 2008 годом, т.е. она  составит 4931,2 тыс.р.

Просчитаем выгоды от внедрения  системы «Фрегат корпорация» в денежном выражении, для этого для начала проанализируем затраты.

Затраты на внедрение предложенных мероприятий (таблица 3.2).

 

Таблица 3.2 – Затраты на внедрение мероприятий по внедрению системы «Фрегат корпорация»

Показатели	Сумма, млн.р.
Затраты на внедрение  автоматизированной системы управления	3,8
Прочие затраты	4
Общая сумма затрат	7,8
Чистая прибыль	4931,2

Составлено автором

Для оценки эффективности внедрения  компьютерных систем используются показатели возврата инвестиций (ROI - return on investment) и совокупной стоимости владения (TCO - total cost of ownership), а также анализ выгодности затрат (CBA - cost-benefits analysis).

Один из основных показателей оценки эффективности внедрения - совокупная стоимость владения (TCO).

Недостаток использования этого показателя заключается в том, что он позволяет оценить лишь расходы на внедрение и эксплуатацию системы. Поэтому расчет только ТСО не дает полного представления о целесообразности использования системы. Поэтому необходимо учитывать не только затраты, но и выгоды от внедрения системы, которые определяются с помощью показателя возврата инвестиций (ROI).

Этот коэффициент позволяет  оценить рентабельность вложений в  покупку и внедрение системы  и рассчитывается по формуле 3.1:

ROI = (Выгоды от внедрения системы - ТСО): ТСО х 100%

(3.1)

Однако многие выгоды от использования  системы на стадии принятия решения  о выборе системы нельзя оценить  в количественном выражении. В таких  ситуациях для оценки эффективности  внедрения системы целесообразно проводить анализ выгодности затрат (СВА). СВА основывается на сравнении двух альтернативных вариантов. При оценке предполагаемой эффективности внедрения системы рассматриваются варианты работы как с использованием системы, так и без ее применения. При этом подсчитываются возможные потери (opportunity cost) в случае, если проект внедрения не будет реализован.

Операционные расходы по данным отчета о прибылях и убытках за 2011 год составили 144000 тыс.р. Выгода от приобретения автоматизированной системы составит: 53200*0,05 = 4160 тыс.р.

Рентабельность вложений в покупку  и внедрение системы составит:

ROI = (4160 – 3816)/3816* 100% = 9,01%

Очевидно, что срок окупаемости  инвестиции во внедрение системы  будет менее года, если учитывать  доходы от внедрения, только от экономии операционных расходов, то среднемесячные доходы составят, примерно, 53200/12 = 4433 тыс.р., следовательно, срок окупаемости составит 1 месяц.

Важнейшим показателем, характеризующим  эффективность управления коммерческим предприятием, является его рентабельность. Рентабельность определяется как прибыль, получаемая с каждого рубля затраченных средств.

С указанной точки зрения выделяют:

• рентабельность имущества предприятия – определяется как отношение чистой прибыли к средней величине активов предприятия;
• рентабельность внеоборотных активов – представляет собой отношение чистой прибыли к средней величине внеоборотных активов;
• рентабельность оборотных активов – рассчитывается как отношение чистой прибыли к средней величине оборотных активов;
• рентабельность реализованной продукции - отношение чистой прибыли к выручке от реализации продукции.