Организация закупок товаров торговым предприятием

     Процесс закупки представляет собой цепочку  взаимосвязанный действий. Начинается он с составления заявок, а заканчивается практическим поступлением требуемых товаров в нужном количестве с соблюдением качества в заданные сроки, а самое главное, что может оказаться лимитирующим фактором, – на приемлемых условиях.

     Эффективность закупок во многом зависит от правильного  выбора источников поступления и  поставщиков, поэтому коммерческим службам предприятия следует уделить этому вопросу много внимания.

     Главная проблема при выборе поставщика –  отсутствие единичного критерия оценки поставщика. Осуществляя коммерческую деятельность при поиске поставщиков ООО «Восток» руководствуется следующими принципами:

- репутация и имидж;

- надежность;

- качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам;

- возможный объем поставки;

- соблюдение сроков, графиков поставки;

- уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество);

- условия поставки и формы расчетов (поставки по плану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валюта расчетов);

- взаимоотношение с заказчиками (доверительные, тесные, долговременные, комфортные или эпизодические, формальные, диктаторские);

- дополнительные услуги.

     В общих чертах работу по поиску источников закупок товаров (поставщиков) можно  представить в виде схемы (рис. 2).

       

     Рис. 2. Схема процесса выбора поставщиков 

     Как видно из приведенной схемы, завершающим  этапом для принятия решения о  выборе поставщика является определение  их рейтинга и ранжирование. Однако этот процесс является неоднозначным и носит творческий характер.

     ООО «Восток» устанавливает связи в основном с поставщиками в пределах Красноярского края и Хакасии. Поставщиками импортных товаров выступают перекупщики товаров - или посредники, или частные фирмы. При таких связях снижаются издержки предприятий розничной торговли, так как товар ввозится поставщиком в магазин, и предприятие не несет транспортных расходов, а оплата производится по мере реализации товара.

     Работа, как с имеющимися поставщиками, так  и по поиску новых поставщиков  входит в обязанности заместителя  директора по основной деятельности. Он посещает выставки, презентации, ярмарки, где можно ознакомиться с новыми производителями тех или иных товаров. Также в его работу входит изучение и анализ предложений, которые крупные поставщики и производители товаров размещают в СМИ, в индивидуальных предложениях и т.д.

     Решающим  фактором при выборе нового поставщика всегда является качество предлагаемого  им товара.

     Для организации закупок товаров  в ООО «Восток» налажена следующая  схема:

     1) Товароведы составляют ежедневные отчеты о движении товаров на складе и передают их заведующим отделами «Опт» и «Розница»;

     2) Заведующие отделами добавляют  в эти отчеты заявки от покупателей  на конкретный товар (если таковые  имеются) и передают их заместителю  директора по основной деятельности;

     3) Заместитель директора составляет заявки для каждого поставщика на определенные товары, договаривается о сроках и способах их доставки, передает для расчетов бумаги в бухгалтерию.

     Основные  поставщики ООО «Восток» приведены  в таблице 4.

Таблица 4. Основные поставщики товаров ООО «Восток»

 

     3.2 Форма договорных  отношений и порядок  их оформления 

     Как и у большинства торговых предприятий у ООО «Восток» основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаров является договор поставки товаров.

     Договор поставки является видом договора купли-продажи. Основные отличия его от договора купли-продажи заключаются в следующем:

     - в то время, как договор купли-продажи  может совершаться, как гражданами, так и организациями, договор  поставки заключается лишь между  организациями;

     - по договору купли-продажи момент  передачи вещи определяется соглашением  сторон и, в частности, может совпадать с моментом заключения договора, в то время, как договор поставки возлагает на поставщика обязанность передать предмет в срок, как правило, не совпадающий с моментом заключения договора.

     Договор на поставку продукции и товаров  может быть заключен сторонами по своему усмотрению. В том случае поставщиками и покупателями могут выступать государственные, общественные организации, предприятия, объединения, банки, акционерные общества и другие организации, наделенные правами юридических лиц.

     Договоры поставки заключаются путем составления одного документа, подписываемого сторонами, или путем принятия поставщиком заказа покупателя к исполнению. Договорные отношения могут устанавливаться также путем обмена письмами, телеграммами, телетайпограммами, телефонограммами, факсами и др.

     Договоры  поставки заключаются на любой период: на год, на 5 лет или иной срок, тогда  как договор купли-продажи имеет, как правило, краткий срок действия.

     В договоре, заключенном любыми из указанных  способов, должны обязательно определяться номенклатура (ассортимент), количество и качество продукции (товаров), сроки поставки и цена, другие условия.

     В договор должны быть включены условия, конкретизирующие обязательства сторон: определен порядок исполнения договора, расчетов, условия о таре, маркировке, сопроводительной документации и т.д., а также имущественной ответственности сторон за неисполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по договору.

     Пример  такого договора представлен в Приложении 1. В системе хозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также используются заявки и заказы покупателей,

     При эпизодических поставках товаров  или разовых закупках единовременных партий товаров закупки могут осуществляться путем выдвижения оферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составления единого письменного договора поставки.

     Необходимость ускорения адаптации торговли к  условиям рыночной экономики требует  организации четкого функционирования хозяйственных связей торговых предприятий  с поставщиками товаров. В этом отношении особую актуальность приобретают прямые договорные связи торговых предприятий с производителями товаров.

     Под прямыми договорными связями подразумеваются непосредственные договорные взаимоотношения между изготовителями и покупателями товаров без участия других коммерческих посредников.

     При этом современное законодательство определяет, что изготовитель - предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, производящий товары для реализации, а покупатель - торговое предприятие, организация, учреждение или гражданин-предприниматель, реализующий товары оптом или в розницу.

     Примером  сотрудничества по прямым договорным связям являются договора между ООО  «Восток» и ОАО «АЯН» на поставку газированной воды и пива, или ООО «Восток» и ООО «Доча» на поставку колбас и мясных изделий.

     После согласования всех статей договора, данный документ подписывается обеими сторонами  и имеет законную силу. 

     3.3 Контроль и учет  поступления товаров  от поставщиков 

     Организация учета и контроля - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных картонках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

     Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники.

     Рабочие места коммерческих работников следует  оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок.

     Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом  оперативных планов закупок, предусматривающих  объемы товаров, подлежащих закупке, сроки  заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

     В ходе коммерческих операций по закупкам товаров нередко стороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.

     Претензия - письменное требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого и полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

     В претензионной работе с поставщиками покупателям целесообразно:

• в максимальной степени защищать свои коммерческие интересы, подписывая договора поставки товаров;
• стремиться к устранению возникших противоречий с поставщиком путем переговоров и взаимных компромиссов, не доводя их разрешение до судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без ущерба интересам той или другой стороны;
• всегда тщательно документально оформлять претензию, имея в виду, что это способствует достижению взаимовыгодного компромисса или положительного решения претензии в арбитражном суде.

     Претензии направляются поставщикам заказными  либо ценными письмами или же могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам о нарушении условий договора направляются в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.