Логистика. Анализ и оптимизация логистической системы на примере ООО «Приборэнергоучет»

Анализ продаж

При сопоставлении плана продаж и фактического объема отгрузки в логистической системе не должны учитываться поставки, связанные с заменой некачественной продукции качественной.

Учет предварительных заключений

Для каждой единицы продукции необходимо учитывать срок действия предварительного заключения. Предварительное заключение предоставляется потребителем на каждую единицу продукции. При планировании продаж система должна обеспечивать получение отчета об изделиях, для которых в плановом периоде заканчивается срок действия предварительного заключения с целью планирования прохождения процедуры продления предварительного заключения.

10) Бизнес-процесс "Прием месячных заявок клиентов"

В логистической системе должна быть возможность отслеживать изменения в заявках клиентов (как причину изменения графика производства).

11) Бизнес-процесс "Перемещение ГП из цеха на склад ГП"

ПСН (форма МХ-18) на передачу продукции из цеха на ЦСГП должна распечатываться и подписываться кладовщиком цеха. Приемка продукции у грузчика на ЦСГП должна производиться быстро (в течение минуты-двух).

Логистическая система должна выдавать предупреждение при создании журнала передачи готовой продукции на ЦСГП, которая превышает потребность в отгрузке согласно графику отгрузки.

Логистическая система должна выдавать предупреждение при регистрации на ЦСГП приемки продукции, которая превышает потребность в отгрузке согласно графику отгрузки.

12) Бизнес-процесс "Отгрузка продукции первичного рынка клиенту"

В информационной системе должна существовать возможность ввода информации о запланированном приезде машины для вывоза готовой продукции (График движения транспорта). Информация должна вводиться экономистом группы сбыта ПСО по предоставленным грузоперевозчиками и грузополучателями документам и быть доступной на проходной центральных ворот. В заявке должна существовать возможность указать гос. номер автомобиля и прицепа, марку транспортного средства и фамилию водителя. Охранник проходной центральных ворот должен регистрировать в информационной системе факт въезда машины. У экономиста группы сбыта ПСО должна существовать возможность просмотра в информационной системе списка въехавших на территорию Общества машин с целью поиска машин, которые не прибыли вовремя на загрузку (для уведомления охранника проходной центральных ворот о таких фактах).

В информационной системе должна существовать возможность ввода экономистом группы сбыта ПСО дополнительных заявок на въезд опоздавшей машины (в случае, если она уже была внесена в график).

В информационной системе должна существовать возможность ввода экономистом БЛРГП ПСО заявки на въезд автомобилей вне графика (для смежников).

Охранник проходной центральных ворот в информационной системе должен иметь возможность зарегистрировать факт выезда машины с территории Общества.

Бирка на тарном месте должна содержать штрих-код. В штрих-коде должна содержаться информация согласно требований договора и комплекта технической документации. Бирка со штрих-кодом должна наклеиваться на тару перед сдачей ее на склад готовой продукции цеха. Формат бирки должен быть согласован при разработке дизайна будущего решения в информационной системе. В качестве вариантов рассматривается формат бирки с добавлением штрих-кода, формат бирки Потребителя или, возможно, третий формат.

Отгрузка потребителю производится по нескольким адресам (на несколько складов). Необходимо не допускать ситуацию, когда продукция Потребителя отгружается не на тот склад. Предусмотреть возможность отгрузки одного и того же изделия на несколько складов Потребитель одновременно. В логистической системе учет продукции должен вестись не только по таре и клиенту, но и по складу (адресу разгрузки) тоже.

Логистическая система должна запрашивать подтверждение при регистрации на ЦСГП отгрузки продукции клиенту, сверх суточного графика отгрузки.

При сканировании продукции после комплектации должна выполняться проверка, что продукция предназначена для того клиента, для которого выписывается накладная. В противном случае система должна блокировать регистрацию продукции в накладной.

Логистическая система должна обеспечивать печать следующей отчетности: рестр ПСН, рестр ТТН (Т-1 и М-15) и отчет работы кладовщика за смену, Ведомость остатков на складах, карточка учета продукции, оборотная ведомость, отчет о выполнении графика движения автомашин за смену (для экономистов группы сбыта ПСО).

Данная информация необходима для поиска ошибочно отгруженной, или ошибочно учтенной или ошибочно неучтенной при отгрузке продукции.

Одновременная комплектация одного заказа несколькими кладовщиками

В информационной системе должна существовать возможность одновременной комплектации и отгрузки машины одному и тому же клиенту по одному и тому же заказу (с общим списком номенклатуры) с выпиской отдельных накладных М-15 несколькими кладовщиками.

Функции торгового и логистического контуров способствуют увеличению эффективности работы Общества, позволяют регулировать издержки благодаря наличию доступа пользователей к информации о закупках, складских запасах и продажах.

В проектируемой логистической системе можно не просто автоматизировать широкий спектр задач, связанных с продажами и закупками, но и полностью интегрировать процессы продаж и закупок с другими аспектами деятельности Общества посредством использования таких функциональностей системы, как Финансы, Производство и других.

Использование функций торговли позволяет оптимизировать издержки, связанные с продажами, увеличить доходы от реализации, снизить затраты при закупке товаров, тесно увязать поставки со спросом.

3.3. Планируемые к внедрению бизнес-процессы ООО «Приборэнергоучет»

Каждый бизнес-процесс, включенный в автоматизируемый контур, последовательно выполняется на всех участках, которые он охватывает. При этом соответствующая информация на каждом участке регистрируется пользователями. Одновременно необходимая информация на каждом участке может быть получена пользователем – запросом в Системе. Структуризация бизнес-процессов производится методом группировки.

Если рассматривать будущую реализацию бизнес-процессов Общества на базе логистической системы, то бизнес-процесс "Планирование" необходимо выделить в отдельный контур. Поскольку, планирование будет сквозным, максимально автоматизированным, охватывающим как производственные цеха, службы обеспечения так и отдел бюджетирования. И такой бизнес-процесс уже выходит за рамки контура Логистика.

Описание бизнес-процесса "Заключение годового договора с поставщиком"

На основании рассчитанного ERP-системой годового плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС производит выбор поставщика. Чаще бывает ситуация, когда Компания сотрудничает с одним и тем же поставщиком на протяжении нескольких лет. В таком случае поставщику отправляется годовая заявка на поставку сырья с целью продления договора. В противном случае экономист группы снабжения ОМТС производит поиск поставщика.

При поиске поставщика экономист запрашивает по телефону цены на сырье. В случае если поставщик не сообщает цены на сырье по телефону (так бывает чаще), поставщику отправляется предварительная заявка (в форме письма по почте). В ответ на заявку поставщик отправляет проект договора со спецификацией (которая включает цены) или отказ.

Экономист проверяет в системе ранее заключенные с поставщиком договора.

Выбор поставщика производится согласно утвержденной методике. Каждый поставщик получает бальную оценку по ряду критериев. Если поставщик был выбран на основании устной информации о ценах на сырье, то ему направляется запрос на предоставление договора.

Экономист группы снабжения ОМТС оформляет договор (заполняет недостающие реквизиты), готовит протокол разногласий и лист согласования.

Затем экономист передает договор, лист согласования и протокол разногласий на согласование в отделы Общества. Отделы визируют договор с замечаниями или без замечаний.

Экономист группы снабжения ОМТС отправляет согласованный с отделами Общества договор с протоколом разногласий поставщику.

Поставщик готовит протокол согласования и отправляет его экономисту группы снабжения ОМТС.

Экономист группы снабжения ОМТС либо соглашается с условиями поставщика, либо готовит следующий протокол разногласий и отправляет его поставщику. Данный процесс продолжается до тех пор, пока не будут согласованы все спорные вопросы.

Экономист ОМТС передает согласованный договор на хранение в фондово-договорной отдел.

Затем экономист вводит в информационной системе карточку договора.

Экономист вводит в информационную систему прайс-лист поставщика.

Экономист в информационной системе закрепляет конкретного поставщика за каждым видом материала.

Описание бизнес-процесса "Подача заявок поставщикам и заявок на транспортировку"

На основании утвержденных закупок экономист группы снабжения ОМТС формирует в Логистической системе месячную заявку на поставку.

Экономист отправляет заявку поставщику по электронной почте (если поставщик не работает с электронной почтой, то заявка отправляется по обычной почте или по факсу).

На основании утвержденных закупок на текущий месяц, а также данных о количестве, весе и объеме материалов экономист группы снабжения ОМТС в информационной системе распечатывает месячную заявку на перевозку.

Экономист отправляет месячную заявку на перевозку в транспортную компанию по электронной почте.

Описание бизнес-процесса "Контроль поставок"

На основании плана снабжения экономист группы снабжения ОМТС отслеживает приближение срока поставки и запрашивает у поставщика подтверждение готовности поставить сырье (в устной форме).

Также регулярно экономист готовит в MS Word и отправляет в транспортную компанию разовую заявку на осуществление транспортной перевозки, в которой детально описывает требования к транспортному средству. Также в заявке указывается адрес погрузки и разгрузки, даты.

В случае, если поставщик отгружает материалы на условиях предоплаты, экономист группы снабжения ОМТС запрашивает у поставщика счет на оплату и передает в плановую группу ОМТС, экономист плановой группы ОМТС печатает из информационной системы Требование-бегунок и передает документы в финансовый отдел.

После приезда водителя транспортной Общества экономист группы снабжения ОМТС распечатывает ему из информационной системы пакет документов (разрешение на вывоз тары, доверенность).

Если материалы доставляются в таре Общества, то производится загрузка тары в автомобиль.

Затем экономист группы снабжения ОМТС отслеживает передвижения водителя (приезд к поставщику и начало погрузки, завершение отгрузки и выезд водителя, местонахождение водителя в пути до момента его приезда в Компанию).

Описание бизнес-процесса "Разгрузка материалов"

После въезда машины с материалами на территорию Общества охрана с центральных ворот сообщает на склад о въезде машины.

Затем машина подъезжает к воротам склада, и водитель предъявляет кладовщику склада материалов документы на груз.

Кладовщик склада материалов проверяет корректность сопроводительных документов и подает заявку в службу ПРР на предоставление грузчиков. Кладовщик склада материалов также вызывает охрану.

После прихода грузчиков грузчики с водителем открывают машину и выгружают поступившие материалы. Затем производится пересчет, взвешивание и контроль целостности упаковки.

В случае отклонений по количеству (или весу) учет поступления материалов в информационной системе приостанавливается. Кладовщик склада материалов сообщает об отклонении экономисту группы снабжения ОМТС. Экономист группы снабжения ОМТС сообщает поставщику о факте отклонения. Поставщик признает факт отклонения и соглашается переоформить счет-фактуру. Если поставщик не признает факт отклонения, то кладовщиком склада материалов составляется акт приемки (типовая форма П-6 и П-7). Для составления акта приемки приглашаются представители поставщика или общественные представители (по распоряжению поставщика).

Грузчики размещают груз в указанные кладовщиком склада материалов места хранения. Кладовщик склада материалов устанавливает табличку "Заблокировано" напротив поступивших материалов, если они подлежат входному контролю.

После этого кладовщик склада материалов оформляет документы на груз (напротив каждой строчки приходной накладной, которая была разгружена на складе, ставит отметку и подпись, а также штамп на накладной). Штамп на накладной также ставит охрана. Один экземпляр накладной возвращается водителю и он отпускается. Если разгрузка производится на нескольких складах, то накладная оставляется на последнем складе, на котором разгружается машина.

Кладовщик склада материалов регистрирует приход материала в информационной системе (указывая только наименование материала, количество и номер партии). Приходный ордер и счет-фактура по закупленным материалам обрабатывается позже зав. складом и экономистом группы снабжения ОМТС соответственно. При регистрации материалов на складе в информационной системе автоматически будет распечатываться предъявительская на прохождение входного контроля. Учет материалов в информационной системе будет вестись под оригинальным номером партии (с добавлением кода поставщика и года).