Вплив інформатизації на інформаційні ресурси

Будь-які корпоративні комунікації можна характеризувати  з двох сторін [2, с. 17]:

– офіційності (офіційні і неофіційні);

– спрямованості (горизонтальні і вертикальні).

В офіційних комунікаціях співробітники виступають як представники підрозділів або самого суб'єкта господарювання. На відміну від неофіційних  вони документуються і підтримуються  традиційною технологією документообігу. Неофіційні комунікації відбивають індивідуальні відносини між співробітниками, коли ті представляють тільки самих себе.

Вертикальні комунікації  відбивають відносини підпорядкування  та управління, а горизонтальні –рівноправного співробітництва і координації.

Поки суб'єкт господарювання невеликий і структура проста, вертикальні і горизонтальні  комунікації обслуговують відносини  із зовнішніми організаціями. Діяльність суб'єктів господарювання цілком видима, неофіційні і вертикальні комунікації  не є обмежуючим чинником для прийняття  правильних управлінських рішень. Потоки документів прості і задовільно підтримуються  паперовою технологією в тому класичному виді діловодства, який можна  спостерігати в більшості канцелярій.

Із зростанням суб'єкта господарювання збільшується кількість  рівнів керування, з'являється спеціалізація  підрозділів, формуються нові види діяльності. При збереженні старої технології корпоративних  комунікацій швидко наростає інтенсивність, складність, значимість усіх неофіційних  комунікацій. Основне навантаження лягає на середню ланку керування, вона стає вузьким місцем організації. Це часто призводить до ефекту розсіювання  контролю, коли наростає хаотичність  керування і керівництво втрачає  контроль за тим, де насправді приймаються  рішення. Суб'єкт господарювання, а  саме керування від постійних  організаційних перетворень починає  втрачати стійкість.

У цій складній ситуації Інтернет пропонує ефективне і збалансоване рішення, що забезпечує централізоване керування всіма корпоративними комунікаціями. Усі офіційні комунікації підтримуються корпоративною системою електронного документообігу на базі Web-сервера, а неофіційні –засобами електронної пошти і телеконференцією. Інтернет-технологія забезпечує глибоку інтеграцію всіх видів комунікацій. Вона дозволяє централізовано керувати корпоративними комунікаціями, не накладаючи обмежень на організаційні форми суб'єкта господарювання. При впровадженні Інтернет-технології суб'єкт господарювання здобуває інформаційну та організаційну мобільність, а корпоративні комунікації більше не обмежують керівництво у виборі організаційних форм свого суб'єкта господарювання. Рішення на базі Інтернет-технології забезпечують не тільки високий ступінь інтеграції і мобільності, але і масштабність.

Територіальна розподіленність  і розміри суб'єкта господарювання перестають бути обмежуючими факторами  для вибору виду організаційної структури. Упровадження Інтернет-технологій практично  переміщує проблему вибору між централізованим  і децентралізованим керуванням у сферу адміністрування інформаційних  систем.

Звичайно, у західній управлінській літературі Інтернет пов'язується з децентралізацією керування. Це не зовсім коректно. Впровадження Інтернет приводить не до децентралізації  керування, а до великої незалежності організаційних форм керування від  корпоративних комунікацій, у рамках яких можлива як децентралізація, так  і централізація. Децентралізація  корпоративного керування є однією з провідних тенденцій сучасного  західного менеджменту.

На перший погляд здається, що впровадження Інтернет-технології стосується тільки діяльності самого суб'єкта господарювання, але це не так. По-перше, зовнішні Інтернет-ресурси  стають необхідною частиною інформаційного простору суб'єкта господарювання. По-друге, зовнішній АіWeb-сервер суб'єкта господарювання, якщо він інформаційно насичений, сам  стає Інтернет-ресурсом. Якщо межі апаратного і програмного рівня інформаційної  системи ще якось можна визначити, то межі інформаційного рівня – досить розмиті. Інформаційний простір суб'єкта господарювання і всього ринку – єдине ціле. Цей факт вимагає по-новому поглянути на питання ефективності керування, на проблеми оптимального розміру суб'єкта господарювання та ідентифікації його меж, на проблеми безпеки інтелектуальної власності.

Як зазначено вище, одним з ефективних засобів зниження витрат суб'єкта господарювання на підтримку  свого інформаційного простору є  використання зовнішніх інформаційних  Інтернет-ресурсів. Однак у цьому  разі обмежуючим фактором зниження витрат стає якість інформації Інтернет, низький  рівень якої означає, що достовірної  інформації або мало, або великі витрати на доступ до неї. Для того, щоб зниження витрат суб'єкта господарювання за рахунок використання зовнішніх  ресурсів було істотним, Інтернет має  перебороти деякий поріг інформаційної  насиченості. Але як це зробити, якщо свої зовнішні комп'ютерні Web-сервери  мало інформативні? Хто зробить “перший  поштовх”? На Заході й у США цей  перший поштовх був зроблений  університетами, професійними асоціаціями  і державними організаціями, причому  університети й асоціації спонсувались великими комерційними суб'єктами господарювання.

     Транснаціональні  корпорації все більше розміщують свої активи в різних країнах і на різних континентах, оперативність і економічна ефективність забезпечується за рахунок  використання комунікацій, комп'ютерної  техніки, а також стандартизації завдань, товарів і послуг, координації керування безліччю виробничих одиниць. Нові технології, міжнародна кооперація і робота в мережному режимі стають провідними принципами діяльності інноваційних фірм, якими створюються і зберігаються нові робочі місця. Інженери всього світу спільно працюють у глобальній інженерній Мережі. Формуються міжнародні колективи, що забезпечують робочі місця, фахівці без фізичного переміщення беруть участь у їхній діяльності. Інноваційні, інформаційні і комунікаційні технології сприяють формуванню і розвитку тих процесів у діяльності фірм, які мають ключові значення. Кооперування в рамках Мережі і віртуальних фірм створює можливості для подолання традиційної недостачі часу і простору.

Ці обставини відкривають  нові економічні перспективи. Так, стає можливим «бізнес зі швидкістю думки», виробництво гранично розосереджене  по зовнішніх співвиконавцях і тому більш дешеве і гнучке, ніж нинішнє.

Інформаційно-телекомунікаційні  технології (ІТТ) дають можливість переміщати за особистим розсудом нематеріальні  активи. У той же час засоби організації  роботи стають настільки ефективними, що на їхній основі можуть бути створені виробництва немислимих сьогодні масштабів  і концентрації. До того ж, ІТТ надають  можливість установлення прямих рівноправних зв'язків між виробником і споживачем, що дозволяє їм у своїх взаєминах  обходитися без участі перекупників.

Очевидно, до 2015-2020 рр. затвердиться мережний зв'язок відносин в економіці, її фундаментальні властивості  виявляються в тому, що практично  виключаються повтори й автоматичні  операції, а оригінальність, уява і  здатність до творчості стають головною умовою. Вироблена в таких умовах продукція буде практично такою  ж дешевою і «чистою», яким є  витвір природи. 
 

2.2. Вплив інформатизації на процеси опрацювання документів 

Сучасний темп суспільного  життя практично визначив інтенсивність  потоків інформації, їх мобільність, надлишок і водночас недостатність. Альтернатива між ручним і машинним способами опрацювання інформації сьогодні зникла. Традиційні методи, що відрізняються високим ступенем емпіризму в цій галузі, себе вже  не виправдовують. У зв'язку з цим  виникла потреба докорінної перебудови документообігу, яка повинна йти  в напрямі інтелектуалізації: зменшення  малозмістовних і ліквідації часом  безглуздих документів і процедур.

Головною перепоною  для широкого впровадження комп'ютерних  інформаційних технологій у документуванні є непристосованість більшості традиційних документів, статистичних та інших матеріалів до уніфікованого машинного опрацювання. У цьому випадку постають такі завдання перед правовою інформатикою:

– приведення управлінської інформації згідно з формалізованими моделями представлення відомостей до машинного опрацювання у формі комп'ютерної інформації;

– розробка спеціальних комп'ютерних програм (компіляторів) опрацювання статистичної інформації на різних рівнях управління;

–    розробка програмних комплексів опрацювання та інтеграції різного роду документів, інформації, яка в них міститься. Перехід до інформатизації документообігу в системі повинен супроводжуватися попереднім вирішенням ряду проблем.

Передусім потрібно упорядкувати велике різноманіття форм документів. В органах управління до недавнього часу застосовувалось  понад 2000 форм документів. Це пов'язано  з тим, що були відсутні юридичні обмеження  чиновникам щодо створення нових  форм документів. Форми, що застосовувались  раніше, часто змінювалися в інтересах  однієї організації доданням трафаретного тексту та опусканням реквізитів, які  можна не заповнювати, а також  змінювалась площа зон тощо.

Адже різна послідовність  розташування реквізитів у документах викликає великі труднощі при перенесенні  даних на машинні носії для  наступного їх автоматизованого опрацювання.

Проблемою є і  невпорядкованість термінології в  документах, що перешкоджає підвищенню ефективності автоматизації опрацювання  і пошуку даних, які містяться  в документах. Водночас аналіз показує, що 70% текстових варіантів управлінських  документів належить до категорії типових. Це підвищує можливості застосування і типових, трафаретних форм документів.

Суттєвою проблемою  є невідповідність форм і змісту окремих управлінських документів завданням, які потрібно вирішувати найбільш раціонально. Недостатня інформативність  документів особливо проявляється при  підготовці рішень традиційних завдань  за допомогою комп'ютерних технологій, тоді як співробітники часто приймають  рішення інтуїтивно (евристично) у  зв'язку з неповною інформацією (ентропія).

Інформатизація опрацювання  документів у системі соціального  управління ставить свої вимоги до раціонального використання площі  відображення документів (на паперових  носіях, відеотерміналі тощо). Перевищення  площі багатьох документів відбувається не тільки через перебільшення інформації, а й внаслідок нераціонального  параметричного ряду застосовуваних форматів, завищених розмірів полів, великих  незаповнених площин між групами  реквізитів, відведених без розрахунку площин для розміщення окремих показників і реквізитів. На практиці це призводить при переведенні електронного документа  на паперовий носій до щорічного  перебільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних  папок, що збільшує потреби в площах для поточного і багаточасового зберігання документів, а головне: не повністю використовуються різні можливості електронних ресурсів.

Вимагає розв'язання і проблема недостатнього взаємозв'язку форм документів з технологією їх виготовлення та опрацювання із залученням комп'ютерних технічних засобів. Для введення інформації в АІС, автоматичного  її накопичення і зберігання застосовуються машинні носії інформації. Застосування різноманітних форматів записів  на них ускладнює обмін інформацією  між різними органами управління.

Розглянуті проблеми підтверджують, що інформатизація діловодства  і документообігу висуває жорсткі  вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення їх більш глибокої формалізації, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів.

Варто також зазначити, що найбільші складності при інформатизації виникають у розробці моделей  інформаційного забезпечення і, зокрема, при створенні документації, яка  забезпечує управлінську діяльність. Це пов'язане з тим, що переважна  кількість документів створюється  та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням комп'ютерних  технологій опрацьовується лише їх частина. У зв'язку з цим виникає потреба  комплексно удосконалювати всі документи, що використовуються в управлінні.

Удосконалення управлінських  документів, що здійснюється головним чином шляхом уніфікації та стандартизації, не тільки знижує витрати та забезпечує наочність документації, а й закріплює  у вигляді нормативних вимог  найвдаліші рішення, які враховують можливості засобів комп'ютерної  техніки.

У документах фіксуються різні факти, події, явища, в них  міститься різноманітна інформація, необхідна для організації ефективного  функціонування органів управління (інформаційна функція документів).

Крім цього, документи  виконують комунікативну функцію, тобто вони є засобом передачі інформації, зв'язку органів управління між собою і громадянами.

За допомогою пересилки  документів через електронні засоби зв'язку (телекомунікації) інформацію, що міститься в них, можна передати на будь-яку відстань і будь-якій кількості користувачів.

Також слід пам'ятати, що документи є основним засобом  офіційного та юридичного доказу дій, подій і станів, які мають значення для організації управління (правова  функція). Так, у документах відображаються всі важливі дії органів управління та їхніх посадових осіб. За допомогою  документів констатуються, відображаються події та дії, які мають юридичне значення для громадян і організацій.

Вказані аспекти  документології, у тому числі чинники, пов'язані зі створенням документів, опрацюванням, розкриваються в термінології, яка слугує для означення нетрадиційних  документів, що створюються при автоматизованому опрацюванні інформації. У вигляді  терміностворюваних використовуються такі ознаки:

– орієнтація на певний вид опрацювання інформації (терміни “паперовий документ”, “машиноорієнтований документ”, “оперативний документ”, “технічний документ” тощо);