2. Проблемы и перспективы информационного обеспечения

 

      Информационное  обеспечение - совокупность форм документов нормативной базы и реализованных  решений по объемам, размещению и  формам существования информации, которая  используется в информационный системе при ее функционировании.

      Структура ИО [8]: методические инструктивные материалы (совокупность государственных стандартов), система классификации и кодирования информации, информационная база (внешняя - нормативно-справочные документы, информационные сообщения, внутренние - информационные массивы).

      Основные  принципы создания ИО: целостность, вероятность, контроль, защита от несанкционированного доступа, единство и гибкость, стандартизация и унификация, адаптивность, минимизация  ввода и вывода информации.

      Требования  к информационному обеспечению [2]:

      1) оно должно быть достаточным  для выполнения всех функций,  которые автоматизируются,

      2) для кодирования информации должны  использоваться классификаторы  которые есть у заказчика, 

      3) для кодирования входной информации, которая используется на высшем уровне должно быть использованы классификаторы этого уровня,

      4) должна быть совмещена с ИО, которое взаимодействует с ним, 

      5) формы документам должны отвечать  требованиям стандартов унифицированной системы документации, или нормативным документам заказчика,

      6) форма документов и видео кадров  должны быть согласованы с  соответствующими характеристиками  терминалов,

      7) формы представления выходной  информации должны быть согласованы  с разработчиком,

      8) сроки и сокращение информационных  сообщений должны быть общеприняты  в этой предметной области  и согласованы с заказчиком,

      9) в информационной системе должно  быть предусмотрены необходимые  средства по контролю и обновлению  данных в информационных массивах, контроля идентичности информации в БД.

      Информационная  база - совокупность упорядоченной  информации, которая используется для  функционирования системы и делится  на внешнюю и внутреннюю машинную базу.

      Внешняя машинная информационная база- часть информационной базы, которая представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов, которые предназначены для непосредственного восприятия человека.

      Внутренняя  машинная информационная база - часть  информационной базы, которая есть совокупностью информации, которая используется в информационной системе на машинных носителях данных.

      Этапы внешней машинной информационной базы: разделенный фонд данных, централизованный фонд данных, организация БД.

      Требования  при создании внутри машинной информационной базы: полнота представления данных, минимальный состав данных, минимизация времени обработки данных, независимость структуры массивов от внутренних средств ее организации, динамичность структуры информационной базы.

      Основные  подходы к построению внутри машинной ИБ [4]:

      1) проектирование массива как отображение  содержания,

      2) проектирование массивов для  отдельных процессов управления,

      3) для комплексов процессов управления,

      4) проектирование БД,

      5) проектирование нескольких БД.

      Виды  массивов: входные (первичные), основные (базовые), рабочие (промежуточные), выходные (результатные).

      Этапы проектирования информационного обеспечения [3]: разработка решений по информационной базе (изучение состава и объема нормативно-справочной информации, разработка предложений по усовершенствованию действующего документооборота, разработка структуры БД, разработка системы сбора и передачи информации, разработка решений по организации и ведению БД, определение состава и характеристик входной и выходной информации), выбор номенклатуры и привязка системы классификации кодирования информации (определение перечня типов информационных объектов, необходимых классификаторов, выбор и разработка классификаторов информационных объектов и систем кодирования, определение систем внесения изменений и дополнений классификаторов, разработка принципов и алгоритмов автоматизированного ведения классификаторов), разработка решений по обеспечению учета информации в системе.

      Методы  классификации [8]: иерархический - последовательное деление множества объектов на подчиненные классификационные группировки (характеризуется: количеством степеней классификации, глубиной, емкостью, гибкостью; преимущества: логичность построения, четкость выделения признаков, большой информационный объем, традиционность и привычность использования; недостатки: жесткая структура, необходимость иметь большие резервные емкости), фасетный - параллельное разделение множества на независимые классификационные группировки (преимущества: гибкость структуры, возможность включать новые и удалять старые фасеты; недостатки: недостаточно полное использование в следствии отсутствия множества возможных комбинаций фасет, непривычность и не традиционность использования при ручной обработке.

      Требования  к фасетному методу [8]: иметь дискретный объем и необходимую полноту, не пересечение групп объектов которые выделяются, иметь достаточную глубину, иметь гибкость для возможного увеличения множества объектов, обеспечивать объединение с другими классификаторами однородных объектов, быть согласованными с алгоритмами, обеспечивать простоту и автоматизацию процесса ведения классификатора, лаконичность четкость и ясность классификационных признаков.

      Методы  кодирования: порядковый - создание кода из чисел натурального ряда и его присвоение, серийно-порядковый - создание кода из чисел натурального ряда с закреплением отдельных серий и диапазонов за объектами классификации с одинаковыми признаками и его присвоение; последовательный - создание кода классификационной группировки с использованием кодов последовательного размещения группировок; параллельный - создание кода классификационной группировки или объекта классификации с использованием кодов независимых группировок, которые получены при фасетном методе.

      Требования  к кодам [3]: обеспечение решения всех задач системы при минимуме их длинны, единство кодов на всех уровнях управления, структура кода должна обеспечивать группировку информации в необходимых разделах, содержание номенклатуры должно отвечать требованиям государственных стандартов или руководящих материалов, обеспечение информационного объединения взаимосвязанных систем, автоматический контроль ошибок.

      Способы кодирования информации [1]: ручной, печатный, автоматизированный, на специальном оборудовании.

      Система документации - комплекс взаимосвязанных  документов, которые необходимы для  управления экономическим объектом.

      Документ - материальный объект, который содержит информацию, оформленный в установленном  порядке и имеет правовое значение.

      Унифицированная система документации- система документов, которая есть рациональным организационным  объектом взаимосвязанных документов, которые отвечают единым требованиям  и правилам и содержат информацию для оптимального управления с использованием вычислительной техники.

      Типы  УСД [5]: государственного назначения, других уровней.

      Факторы влияющие на формы носителей выходной информации: эксплуатационные особенности  вычислительной техники, варианты и  полнота обработки информации, ее назначение и методы использования.

      Формы выходной информации: по характеру (функциональная, отображение отдельных операций), по форме представления, по назначению (основная, вспомогательная), по официальности (утвержденная, неутвержденная), по срокам (оперативная, обычная, несрочная), по периодичности (текущая, квартальная, годовая).

      Требования  к проектированию: наличие всех необходимых  показателей, максимальная законченность, точность расчетов и ясность печати, удобство и доступность широкому кругу лиц которые не знакомы с ЭВМ, текстовая расшифровка некоторых качественных атрибутов, форма выходного сообщения и его содержание не должны усложнять технологию его составления, форма документов и видео кадров д. б. согласованы с соответствующими характеристиками терминалов, формы представления выходной информации должно быть согласованы с заказчиком, сроки и сокращения должно быть общепринятыми в данной предметной области, четкое название выходных сообщений.

      Необходимо  учитывать: цели выходных сообщений, сферы и особенности их использования, периодичность получения, возможность средств вывода информации, характер предметной области, условия работы с сообщениями, контроль вероятности составления, порядок оформления и передача пользователю.

      Этапы методики [5]:

      1) определение общего состава сведенного  показателя,

      2) установление содержания информации  которая входит в отдельные  выходные сообщения (установление  однородных показателей которые  должны быть получены в одинаковые  сроки и в одинаковых подразделениях, объединение нескольких простых в сложную форму, определение атрибутов каждого выходного сообщения, определение необходимых средств контроля),

      3) разработка эскиза каждого выходного  сообщения (зоны выходных сообщений:  заголовок, название граф и  их нумерация, основная предметная или информационная),

      4) согласование с заинтересованными  лицами и службами, внесение изменений  и утверждение у ответственных  лиц. 

      Недостатки  неунифицированной и неприспособленной  информации: несоответствие последовательности атрибутов в документах макета в выходных сообщениях, атрибуты раскинуты по полю документа, отсутствие ряда атрибутов необходимых для автоматизированной обработки, разнообразие форм усложняет их автоматизированное обработку, двухразовое ручное занесение данных.

      Классификация документов: по характеру отображения  операций (материальные, финансовые, расчетные), по месту составления (внутренние, внешние), по способу охвата хозяйственных  операций (разовые, накопительные, сведенные), по характеру заполнения (однострочные, многострочные, одностраничные, многостраничные), по типизации (типовые, индивидуальные), по ценности бланков ( строгой отчетности, другие).

      Требования  к первичным информационным сообщениям: формы документов должны отвечать требованиям  стандартов или нормативно-техническим документам заказчика, обоснование создания сообщения, формы сообщений должны быть удобными для восприятия человеком и максимально приспособлены для автоматизированной обработки, учитывать принцип одноразового ввода информации, унифицированные документы должны отвечать требованиям сравниваемости и показателей по содержанию и названию при обмене информации между различными информационными системами и организациями управления, наличие в первичных информационных сообщениях минимума атрибутов но достаточных для полного отображения действий и одержанные результаты информации, формы документов должны иметь стандартный размер, атрибуты которые переносятся на машинный носитель должен быть выделены толстыми линиями и размещаться последовательно, унификация и стандартизация сообщений, учитывать особенности конкретного устройства печати, печатать документы на бланках разного цвета.

      Зоны  первичных документов: титульная (название предприятия, индекс формы документа, код по дежурному классификатору управленческой документации, название документа), содержательная (названия строк, граф и их значения), оформительная (подпись ответственных лиц, дата, печать).

      Формы построения первичных информационных сообщений: линейная - выделение для  каждого атрибута двух клеток (название, значение), анкетная- размещение атрибутов в вертикальной последовательности, табличная.

      Документы: перфокарные документы, гибридные  документы (оптический способ, магнитный  способ, со специальными шрифтами, машинописными  знаками, графическими пометками, штриховыми знаками), документы заполняемые периферийными способами и с одновременной записью на машинный носитель.

      Этапы проектирования входных сообщений [6]:

• составление и утверждение ТЗ и методики унификации документов,
• разработка проектов унифицированной системы документации,
• исследовательская проверка или исследовательская эксплуатация проекта системы унифицированной документации,
• разработка окончательной документации согласования и утверждения.