Методы  проектирования оригинальных документов: установление содержания каждого документа (на основе экономических показателей предметной области, определяются постоянные атрибуты и те которые будут переноситься на машинный носитель), размещение атрибутов на поле документа по выбранной форме построения, проектирование макетно-машинного носителя, изготовление документа.

      Этапы прохождения документов: до обработки, в процессе обработки, после обработки.

3. Выбор технических средств для информационной системы

      Компания  как было показано выше, работает с большим потоком документов. Причем документы могут быть как входящими, так и выходящими (отчеты в контролирующие или банковские учреждения и пр.). Поэтому очевидна необходимость средств принятия и отправки документов. В зависимости от вида документов используются различные технические средства:

• документы бумажные – факс;
• документы электронные – модем.

      Для преобразования документов из бумажной формы в электронную используется сканер, для преобразования из электронной  в бумажную – принтер. Если существует необходимость быстро получить несколько копий бумажного документа, используется ксерокс.

      Внутри  компании документопоток циркулирует  в электронном виде, для облегчения и ускорения работы на этапе накопления, систематизации, обработки и отображения данных. Поэтому сотрудникам необходимо иметь компьютеры. Наиболее распространенным персональным компьютером является в настоящее время Pentium III фирмы Intel. Популярность этой модели объясняется разумным соотношением надежности, скорости и стоимости.

      АСОЭИ компании является программой, активно использующей сетевое соединение отдельных компьютеров в локальную вычислительную сеть. Только при этом становится возможной передача информации с любого рабочего места пользователя на сервер и обратно. В свою очередь, скорость прохождения информации от сервера к локальному компьютеру пользователя определяется комплексом программно-аппаратных средств, которые и составляют локальную вычислительную сеть (ЛВС) отдела. Необходимость создания корпоративной сети можно обосновать созданием информационных связей между различными отделами инспекции. А если имеются средства, то лучше не упускать возможности подключения к Internet, поскольку сеть такого уровня предоставляет пользователям множество услуг, в числе которых использование электронной почты, участие в телеконференциях, получение информации с серверов мирового информационного пространства и т.д.

      Таким образом, подключенное к Internet предприятие  будет иметь доступ ко всей возможной  информации, касающейся его сферы  деятельности.

      Пропускная  способность сети определяется вычислительной мощностью узла и гарантируется  для каждой рабочей станции. Коллизий (столкновений) данных не возникает.

      Кабельное соединение довольно простое, так как  каждая рабочая станция связана  с узлом. Затраты на прокладку кабелей высокие, особенно когда центральный узел географически расположен не в центре топологии.

      При расширении вычислительных сетей не могут быть использованы ранее выполненные  кабельные связи: к новому рабочему месту необходимо прокладывать отдельный кабель из центра сети.

      Производительность  вычислительной сети в первую очередь  зависит от мощности центрального файлового  сервера. Он может быть узким местом вычислительной сети. В случае выхода из строя центрального узла нарушается работа всей сети. Центральный узел управления - файловый сервер может реализовать оптимальный механизм защиты против несанкционированного доступа к информации. Вся вычислительная сеть может управляться из ее центра.

      К техническим средствам, обеспечивающим построение ЛВС, относятся:

• сетевые адаптеры – технические устройства, выполняющие функции сопряжения ЭВМ с каналом связи. Один адаптер обеспечивает сопряжение ЭВМ с одним каналом связи;
• мультиплексоры (многоканальные адаптеры) - устройства сопряжения ЭВМ с несколькими каналами связи;
• модемы – для подключения ПК к АТС. Модем - специальное устройство, способное преобразовывать (модулировать) цифровой сигнал на аналоговый и обратно. Модем на другом конце линии демодулирует сигнал обратно;
• концентраторы – предназначены для сжимания информации, объединения каналов, передачи информации в высокоскоростном режиме связи;
• повторители – в локальной сети, где кабель определенной длины, для увеличения его протяженности ставится повторитель (локальный и дистанционный). Локальный повторитель соединяет фрагменты сетей, расположенных на расстоянии до 50 метров. Дистанционный - до 2000 метров;

      Каналы  связи - узлы связи, включающие мощные ЭВМ, настроенные на передачу и управление информацией, а не на ее обработку; плюс ПО.

Заключение

      Уже давно наступило время, когда  под автоматизацией предприятий  стало подразумеваться не просто приобретение компьютеров и создание корпоративной сети, но создание информационной системы, включающей в себя и компьютеры, и сети, и программное обеспечение, а главное - организацию информационных потоков. Проанализировав опыт внедрения информационных систем (ИС) на предприятии, можно заметить, что время от времени ИС на базе какого-либо интегрированного продукта либо внедряются не до конца, либо руководство компаний ими практически не пользуется.

      Аналитическая обработка информации очень трудоемка  сама по себе и требует большого объема разнообразных вычислений. С  переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической  информации значительно увеличивается. Это связано прежде всего с потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятий, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчетов стала объективной необходимостью.

      Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых  программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие  программы.

      Система обслуживания – это научно обоснованный комплекс мероприятий по регламентации объема, периодичности, сроков и методов выполнения вспомогательных работ по снабжению АРМ всем необходимым для бесперебойной высокопроизводительной работы в течение смены, недели, месяца.

      В заключение необходимо подчеркнуть, что  и заказчику, и поставщику решения  еще до выбора того или иного ПО для создания ИС необходимо, прежде всего, провести анализ, что им действительно  необходимо автоматизировать, после  чего заняться проектированием. Другими словами, только тщательное предпроектное обследование, а затем проектирование с учетом всех особенностей реальной структуры управления конкретной компании дадут в итоге действительный эффект от внедрения автоматизированной информационной системы, к которому в конечном итоге стремятся и заказчики, и системные интеграторы.

Список  литературы

1. Агеева  Марина Андреевна. Информационные технологии. – М., 2006.
2. Введение в информационный бизнес /Под ред. В.П. Тихомиро-ва, А.В. Хорошилова. — М.: Финансы и статистика, 2007.
3. Введение в информационный бизнес: Учебное пособие/ О.В. Голосов, С.А. Охрименко, А.В. Хорошилов и др.; Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова — М.: Финансы и статистика, 2008.
4. Гольц Г. Рабочие станции и информационные сети/ Пер. с англ. В.П. Нестерова; Под ред. П.В. Нестерова. - М.: Машиностроение, 2007.
5. Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В.В. Дика. — М.: Финансы и статистика, 2007.
6. Компьютерные информационные системы управленческой деятельности: Учебн. пособие /Под ред. проф. Титоренко Г.А.; ВЗФЭИ. — М.: Экономическое образование, 2007.
7. Компьютерные технологии обработки информации /Под ред. С.В. Назарова. — М.: Финансы и статистика, 2005.
8. Родионов И.И. Информационные ресурсы для предпринимателей. В сб. Технологии электронных коммуникаций — М.: Россия, 2008.
9. Свириденко С.С. Современные информационные технологии. - М.: Радио и связь, 2006.
10. Хапенков В.Н., Ларцев С.Г. Информационное обеспечение. — М.: Триада, 2006.
11. Якубайтис Э.А. Информационные сети и системы. Справочная книга. - М.: Финансы и статистика, 2008.