Решение оптимизационной задачи, связанной со штатным расписанием организации

После распределения  данных по таблицам и определения  ключевых полей необходимо выбрать  схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность  сразу создать с помощью мастера  базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных. Если Вы создаете новую базу данных (только в этом случае), появится диалоговое окно Файл новой базы данных, в котором Вы должны указать имя и местоположение файла для создаваемой базы данных. Файл базы данных Microsoft Access имеет расширение .accdb. При выходе из Microsoft Access изменения данных сохраняются автоматически. Однако при изменении структуры любого объекта базы данных в Microsoft Access выводится приглашение подтвердить сохранения этих изменений перед завершением работы.

1.4.3. Работа с таблицами

Таблица хранит сведения по конкретному вопросу. Для того, чтобы данные не дублировались и не происходило ошибок при их выдаче, необходимо распределить данные разного рода по разным таблицам. Данные в таблице организованы в столбцы и в строки. Существует два режима работы с таблицей. Вы можете выбрать режим Конструктор или Режим таблицы, кликнув на специальной кнопке на панели инструментов. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы. Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Каждое поле имеет свойства, изменяя которые, можно управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля. Для задания свойства поля выберите его в верхней части окна конструктора таблиц и в нижней части окна введите значение этого свойства или выберите его из списка. Набор доступных свойств определяется типом данных поля. Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Подобно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ определяет запись. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, выделите строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку Ключ на панели инструментов. В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.

1.4.4. Создание запросов, форм и отчетов к БД

Запросы нужны  для решения задач анализа.

Процесс создания запроса начинается с выбора таблиц, на основе которых строится запрос. В дальнейшем состав этого набора может быть изменен.

С помощью запросов можно получать произвольное количество виртуальных таблиц, представляющих в самых различных видах и разрезах единственную реально хранимую совокупность данных.

Для удобства ввода данных в таблицу в Access предусмотрены формы.

В отличие  от таблицы запросов, формы удобнее  готовить с помощью средств автоматизации.

Автоматизированные  средства предоставляет мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в  режиме диалога с разработчиком. Он запускается из окна Базы данных.

Для удобства использования  базы данных и во избежание неосторожного  обращения неопытных пользователей  с данными, которое повлечет за собой  потерю информации или преднамеренного  изменения информации создаются  кнопочные формы. При открытии базы данных пользователю показывается именно кнопочная форма, а не структура  базы данных.

Создание  отчета – обязательная функция любых  программных систем.

Отчет СУБД Access – это:

1) средство  вывода информации;

2) возможность  структурирования;

3) универсальность  работы.

 

1.5.   Microsoft Office PowerPoint 2007

В настоящее время существуют прикладные программы для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. К таким приложениям  относится Mіcrosoft PowerPoint, входящее в комплект Mіcrosoft Office.

Каждая страница презентации  называется слайдом. Презентация состоит  из множества слайдов, которые хранятся в одном файле. Расширение файла .pptx. Презентации можно представлять в электронном виде, распечатывать в виде раздаточного материала (копии всех слайдов) или распространять через интернет.

Основными элементами презентации  являются слайды. С помощью редактора  PowerPoint можно создавать слайды, в которых текст сочетается с таблицами, диаграммами, графическими объектами, картинками, рисунками, фотографиями, фильмами и звуком, видео клипами.

Каждый слайд презентации  обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации:

1) размер слайда;

2) разметка слайда (расположение  заголовков, текста и объектов  на слайде);

3) шаблон оформления (дизайн  слайда);

4) эффект перехода от  слайда к слайду.

Презентацию можно создать  несколькими способами:

1) новая презентация (без  разметки или на базе: макетов  текста, макетов содержимого или  макетов текста и содержимого);

2) из шаблона оформления;

3) из мастера автосодержания (на базе шаблонов презентации);

4) из имеющейся на компьютере  презентации.

В левой части окна приложения находится область Структура  или Слайды для переключения между  режимами Слайды и Структура. По умолчанию  в области Структура / Слайды устанавливается  режим Слайды, т.е. отображается панель Слайды. В этом режиме в этой области  отображаются миниатюрные изображения  слайдов, входящих в презентацию (Рис.1.8.).

Рис.1.8.

 

В режиме Структура в этой области отображается иерархическая  структура, содержащая заголовки и  тексты слайдов презентации. Перед  заголовком каждого слайда стоит  номер и значок. Основной текст, включающий до пяти уровней отступов, расположен после каждого заголовка.

В центре приложения находится  область слайда, в которой отображается слайд. Режим обычный - это основной режим для создания, редактирования и форматирования отдельных слайдов.

Ниже главного окна находится  область заметок. В этой области  к каждому слайду можно добавить заметки докладчика, которые не отображаются в режиме показа слайдов.

Строка меню предоставляет  доступ ко всем важным командам программы  PowerPoint. Панели инструментов предоставляют быстрый доступ к используемым командам. В Power Point используется группа команд меню Показ слайдов вместо меню Таблица редактора Word.

На панели инструментов  - Дизайн слайдов можно к слайду применить шаблон оформления, цветовые схемы и эффекты анимации.

При выборе на панели инструментов команды Создать слайд, в области задач отображается панель Разметка слайда, с помощью которой можно изменять разметку слайдов (Макет текста, Макет содержимого, Макет текста и содержимого).

Бегунок линии прокрутки  позволяет переходить между слайдами, а не по тексту в пределах одного слайда. Кроме того, во время перетаскивания бегунка редактор показывает номер  и название каждого слайда.

Кнопки режима просмотра  слева от горизонтальной полосы прокрутки, позволяют быстро переключиться  в один из режимов просмотра Power Point (Обычный режим, Режим сортировщика слайдов, Показ слайдов). В левой части строки состояния отображается номер слайда, над которым идет работа в данный момент, и тип создаваемой презентации

Презентацию можно создать  несколькими способами. Воспользоваться  мастером автосодержания, который на основе полученных ответов создает презентацию требуемого содержания и дизайна (на основе шаблонов презентации, которые включают в себя образцы слайдов с текстовыми заполнителями и дизайн презентации).

Можно создать презентацию  на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание) презентации. Также  можно открыть имеющуюся презентацию  и на ее базе создать новую презентацию.

Кроме того, можно создать  новую презентацию без разметки, т.е. презентацию на базе пустых слайдов  или применить разметку к пустым слайдам (макеты текста, макеты содержимого  или макеты текста и содержимого).

Основным элементом презентаций  являются слайд. Поэтому оформление презентации – это в первую очередь оформление слайда. Для оформления слайда на него можно добавлять: текст, таблицы, диаграммы, графические объекты, картинки, рисунки, фотографии, фильмы и звуки, видео клипы и т.д.

Основным информативным  элементом слайда является текст. Текст, используемый  на слайдах, можно  разбить на четыре типа: заголовки, подзаголовки, обычный текст, маркированные  и нумерованные списки.

В некоторых страницах  презентации имеется информация, которую по различным причинам не желательно показывать определенной аудитории. Для этой цели в приложении PowerPoint существует команда Скрытие. Операция Скрытие позволяет использовать одну презентацию для демонстрации различным аудиториям.

Скрытие слайда означает, что  он не удаляется из презентации, а  только не отображается на экране при  показе презентации. Операцию скрытия  выделенного слайда необходимо осуществлять в режиме сортировщика: с помощью  контекстного меню, кнопки «Скрыть  слайд» на панели инструментов Сортировщик  слайдов или команды Показ  слайдов / Скрыть слайд.

Анимация - это добавление к тексту или объекту специального видео- или звукового эффекта. Эффекты  анимации могут применяться к  таким элементам на слайде как: текст, рисунки, графики, диаграммы и других объектов. Эффекты анимации текста, как правило, можно применить  к буквам, словам и абзацам.

К настройкам презентации  относятся:

1) установка параметров  показа презентации;

2) настройка времени показа  слайда;

3) запись речевого сопровождения  презентации;

4) установка управляющих  кнопок для осуществления переходов  и других эффектов;

5) настройка эффектов при  смене слайдов;

6) скрыть слайды, но не  удалить, т.е. скрытые слайды  не должны отображаться при  какой-то демонстрации презентации;

7) настройка порядка следования  слайдов для их произвольного  показа.

 

Выводы по главе

Пакеты прикладных программ (ППП) - служат программным инструментарием решения функциональных задач и являются самым многочисленным классом программных продуктов. В данный класс входят программные продукты, выполняющие обработку информации различных предметных областей.

В мощный профессиональный пакет Microsoft Office вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access.

Word - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру .

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен «быстрыми» командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

Exсel - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа  «А что будет, если?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды .

С помощью электронных  таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Таким образом, прикладные программы предназначены для того, чтобы обеспечить применение вычислительной техники в различных сферах деятельности человека. Они используются в бухгалтерском учете, документационном обеспечении управления, в налогообложении, управлении проектами и персоналом, банковском деле, статистической обработке данных, финансовом анализе, планировании и принятии решений, в страховой деятельности и во многих других областях.

Подводя итоги можно сказать, что пакет Office необходим организациям и людям в частности. Программы позволяют упростить деятельность, связанную с вычислениями, отчетами, а также значительно экономят время. Как следствие, можно предложить организациям при приеме на работу включить в список требований к кандидату пункт уверенное пользование офисных программ.