Решение оптимизационной задачи, связанной со штатным расписанием организации

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Казанский  национальный исследовательский технический университет им. А.Н. Туполева – КАИ»

Институт  бизнеса и инновационных технологий

Кафедра Компьютерных систем

Специальность 080505: «Управление персоналом»

 

 

 

 

Курсовой  проект

Дисциплина: «Информационные технологии в управлении персоналом»

Тема: «Решение оптимизационной задачи, связанной  со штатным расписанием организации»

Вариант 2/16

 

 

Выполнила студентка 4 курса  группы 8404

Леванова Екатерина Валерьевна

Проверила старший преподаватель кафедры КС

Ильина Ольга Владимировна

 

Работа защищена

«___»___________ 2011 г.

Оценка________________

 

 

 

Казань, 2011

Введение

Современная рыночная экономика  требует от организаций получения конкурентных преимуществ во всех отраслях деятельности, включая управленческую деятельность. Эффективность управления – направление совершенствования деятельности организации. Применение информационных технологий является способом повышения эффективности трудового процесса. В этом заключается актуальность проблемы.

Целью данной работы является решение задачи по распределению премии сотрудникам организации с помощью ППП Microsoft Office 2007.

Для достижения сформулированной цели работы необходимо решить следующие задачи:

1) изучить теоретическое  описание Microsoft Office 2007;

2) решить поставленную  задачу по распределению премии  при помощи  Microsoft Office Excel 2007;

3) сконструировать базу  данных в Microsoft Office Access 2007;

4) обобщить полученный материал  и отразить его в курсовом проекте;

5) оформить презентацию  работы в Microsoft Office PowerPoint 2007.

Объектом изучения данной работы является ППП Microsoft Office 2007.

Предметом курсового проекта является практическое применение Microsoft Office 2007 для распределения премии.

Практическая  и теоретическая значимость данного проекта основана на углублении знаний касающихся информационных технологий, а конкретнее пакета Microsoft Office. На практике этот проект может служить примером распределения премии сотрудникам организации с помощью информационных технологий.

Структура работы. Курсовой проект состоит из введения, теоретической части (описание Microsoft Office 2007), практической части (решение задачи по распределению премии сотрудникам организации при помощи пакета Microsoft Office), выводов по главам, заключения, списка использованной литературы и приложения (презентация Microsoft Office PowerPoint 2007). Количество страниц – . В работе использованы рисунки ().

 

 

 

 

Глава 1. Теоретическое  описание пакета Microsoft Office 2007

1.1.   Пакет прикладных программ

Пакеты прикладных программ (ППП) - служат программным инструментарием решения функциональных задач и являются самым многочисленным классом программных продуктов. В данный класс входят программные продукты, выполняющие обработку информации различных предметных областей.

Прикладные программы  предназначены для того, чтобы  обеспечить применение вычислительной техники в различных сферах деятельности человека.

Интегрированные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент.

В мощный профессиональный пакет Microsoft Office вошли такие необходимые программы, как текстовый редактор WinWord , электронная таблица Excel, программа создания презентаций PowerPoint, СУБД Access, средство поддержки электронной почты Mail. Мало того, все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

К тому же в  пакете имеется простой в использовании  управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

Далее мы более  подробно рассмотрим программы, необходимые  нам для выполнения практической части работы -  Word, Excel, Access, PowerPoint

 

1.2.   Microsoft Office Word 2007

Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. То есть в этой программе можно напечатать любой тип текста: статью, документ, реферат, курсовую, диплом и даже книгу. Также в этой программе можно красиво оформить текст - добавить в него картинку или фото, выделить его части разными цветами, изменить шрифт, размер букв и многое другое. А еще в программе Microsoft Word можно составить таблицу, напечатать объявление или сделать плакат. Плюс ко всему напечатанное можно вывести на бумагу, то есть распечатать на принтере.

Все новые текстовые документы  в Word создаются на основе шаблонов. Шаблон – это документ, который используется в качестве образца для создания новых текстовых документов.

После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный (Рис.1.1.).

Рис.1.1.

 

В окно пустого текстового документа можно ввести текст, вставить таблицу, рисунок и т.д.

Во время работы с документом, он находится в оперативной памяти. Для того чтобы записать этот файл на диск, необходимо в меню Файл выбрать  команду Сохранить, и задать необходимые параметры в окне диалога Сохранение документа.

Основными этапами Создания (подготовки) текстовых документов в Word являются:

1) набор текста;

2) редактирование текста;

3) форматирование;

4) проверка правописания;

5) печать текста;

6) сохранение.

Каждый этап состоит из выполнения определенных операций. Ввод текста можно осуществлять посредством  его набора с клавиатуры и вставлять  в документ различные текстовые  фрагменты из других документов.

Набор текста осуществляется нажатием клавиш на клавиатуре ПК, при  этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а  курсор перемещается на одну позицию  вправо.

После ввода текста он подвергается различным изменениям. Редактирование документа в Word осуществляется командами меню или нажатием клавиш на клавиатуре ПК.

Операции редактирования (удаление, вставка, перемещение) осуществляются над:

1) символами;

2) строками;

3) фрагментами.

Форматирование документа  – это изменение его внешнего вида. Word обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:

1) на уровне символов (изменение  гарнитуры, начертания, размера и  цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.);

2) на уровне абзацев  (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру  и по ширине; отступы справа  и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление  разбивкой на страницы и т.д.);

3) на уровне страниц  (параметры страниц, ориентация  страниц, рамка, колонтитулы первой  страницы, четных и нечетных страниц  и т.д.);

4) на уровне разделов (формирование  разделов со следующей страницы  или на текущей странице, разбиение  текста на колонки и т.д.);

5) на уровне документа  (номера страниц, оглавление и  т.д.).

Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее  проверить и исправить написание  слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе  со словарем, причем неизвестные слова  при этом выделяются. После этого  можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Проверка грамматики –  это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего  и сказуемого, неверные предложные сочетания).

Таблица Word состоит из строк и столбцов ячеек. Таблицы Word могут содержать цифры, текст и рисунки. Таблицы Word используются для упорядочения и представления данных. Они позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

С помощью таблиц Word можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти задачи выполняются командами Сортировка и Формула в меню Таблицы.

 

1.3.   Microsoft Office Excel 2007

Основным средством решения  экономических задач является табличный  процессор Excel. Microsoft Excel - средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц. Первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Табличные процессоры - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые являются динамическими, т.е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.

1.3.1. Таблица Microsoft Office Excel

Microsoft Excel – это программа управления электронных таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных (Рис.1.2.).

Рис.1.2.

 

Электронная таблица –  это электронная матрица, разделенная  на строки и столбцы, на пересечении  которых образуются ячейки с уникальными  именами. Ячейки являются основным элементом  электронной таблицы, в которые  могут вводиться данные и на которые  можно ссылаться по именам ячеек. К данным относятся: числа, даты, время  суток, текст или символьные данные и формулы.

Что же такое обработка  табличных данных в Excel?

 К обработке данных  относится:

1) проведение различных  вычислений с помощью формул  и функций, встроенных в редактор;

2) построение диаграмм;

3) обработка данных в  списках (Сортировка, Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма, Итоги, Сводная таблица);

4) решение задач оптимизации  (Подбор параметра, Поиск решения,  Сценарии "что - если" и другие  задачи);

5) статистическая обработка  данных, анализ и прогнозирование  (инструменты анализа из надстройки "Пакет анализа").

Таким образом, Excel являются не только средством автоматизации расчетов, но и средством моделирования различных ситуаций.

Область применения Excel: планово – финансовые и бухгалтерские расчеты, учет материальных ценностей, системы поддержки принятия решений (СППР) и другие области применения.

При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новый рабочий лист – Лист Microsoft Office Excel.

Рабочая область электронной  таблицы состоит из строк и  столбцов, имеющих свои имена. Имена  строк – это их номера. Нумерация  строк начинается с 1 и заканчивается  максимальным числом, установленным  для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.

Максимальное количество строк и столбцов электронной  таблицы определяется особенностями  используемой программы и объемом  памяти компьютера.

Пересечение строки и столбца  образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для  указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной  таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится  ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.

Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения  называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Активная область листа - это область, которая содержит введенные  данные.

В электронных таблицах можно  работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые  образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью  адреса.

1.3.2. Работа с файлами  в Microsoft Office Excel

При сохранении рабочей книги  в Excel открывается окно диалога «Сохранение документа». В этом окне необходимо указать: имя файла, тип файла, выбрать диск и папку, в которой будет храниться рабочая книга. Таким образом, лист сохраняется в папке на диске в виде отдельного файла с уникальным именем. Лист имеет расширение xlsx.

Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.

Ввод данных осуществляется в три этапа:

1) выделение ячейки;

2) ввод данных;

3) подтверждение ввода  (нажать клавишу Enter).

После того как данные введены, их нужно  представить на экране в определенном формате. Для представления  данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.

Для редактирования данных в  ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных.

К операциям редактирования относятся:

1) удаление и вставка  строк, столбцов, ячеек и листов;

2) копирование и перемещение  ячеек и блоков ячеек; 

3) редактирование текста  и чисел в ячейках.

К операциям форматирования относятся:

1) изменение числовых форматов  или формы представления чисел;

2) изменение ширины столбцов;

3) выравнивание текста  и чисел в ячейках; 

4) изменение шрифта и  цвета; 

5) выбор типа и цвета  границы;

6) заливка ячеек.

Любую информацию, которая  обрабатывается на компьютере, можно  представить в виде чисел или  текста. Числа и текст по умолчанию  Excel вводит в формате Общий.