Решение оптимизационной задачи, связанной со штатным расписанием организации

Текст - это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая  не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов.

 Если текст не помещается  в ячейку, то необходимо увеличить  ширину столбца или разрешить  перенос по словам (Формат ячеек /Выравнивание).

Числовые данные – это  числовые константы: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка  и запятая.

Excel самостоятельно определяет относится ли введенная информация к числу. Если введенные в ячейку символы относятся к тексту, то после подтверждения ввода в ячейку они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число – то по правому краю ячейки.

 Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого в контекстном меню выберите Формат ячеек / Число. (Рис.1.3.).

Рис.1.3.

 

В левой части окна диалога  «Формат ячеек» в списке «Числовые  форматы»  приведены названия всех используемых в Excel форматов.

1.3.3. Работа с формулами,  функциями и диаграммами в Microsoft Office Excel

Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства  и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые  соединены знаками арифметических операций. К знакам  арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.

Результатом выполнения формулы  является значение, которое выводится  в ячейке, а сама формула отображается в строке формул (Рис.1.4.). Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, изменяются, то результат  изменится автоматически.

Рис.1.4.

 

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. С помощью ссылок можно  использовать в формуле данные, находящиеся  в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той  же ячейки в нескольких формулах.

После того как формула  введена в ячейку, вы можете ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек. При перемещении формулы  в новое место таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. При копировании формула  перемещается в другое место таблицы, при этом абсолютные ссылки не изменяются, а относительные ссылки изменяются.

При копировании формул можно  управлять изменением адресов ячеек  или ссылок. Если перед всеми атрибутами адреса ячейки поставить символ “$” (например, $A$1), то это будет абсолютная ссылка, которая при копировании  формулы не изменится. Изменятся  только те атрибуты адреса ячейки, перед  которыми не стоит символ “$”, т.е. относительные  ссылки.

Помимо копирования и  перемещения формулу можно распространить на часть строки или столбца. При  этом происходит изменение относительных  ссылок.

Необходимо отметить, что  Excel выводит в ячейку значение ошибки, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.

Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.

Функции состоят из двух частей: имени функции и одного или  нескольких аргументов. Имя функции  описывает операцию, которую эта  функция выполняет, например, СУММ.

Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9  — ее аргументы.

Эта формула суммирует  числа в ячейках A2, и A9. Даже если функция не имеет аргументов, она  все равно должна содержать круглые  скобки, например функция ПИ(). При использовании в функции нескольких аргументов они отделяются один от другого точкой с запятой. В функции можно использовать до 30 аргументов.

Ввод функций в рабочем  листе осуществляется с помощью  команды Вставить функцию на строке формул. Excel выведет окно диалога Мастер функций – шаг 1 из 2 (Рис 1.5.).

В этом окне сначала выберите категорию в списке Категория  и затем в алфавитном списке Функция  укажите нужную функцию.

 

 

Рис.1.5.

 

Второе окно диалога Мастера  функций содержит по одному полю для  каждого аргумента выбранной  функции.

С помощью Microsoft 2007 можно создавать сложные диаграммы для данных рабочего листа. Диаграмма – графическое изображение зависимости между величинами. Диаграммы являются наглядным средством представления данных рабочего листа. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными.

Диаграмма связана с данными, на основе которых она создана, и  обновляется автоматически при  изменении данных.

В качестве имен оси категорий  Excel использует заголовки столбцов или строк данных.

 Excel также использует заголовки столбцов или строк данных в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде диаграммы. В приведенном примере в качестве имен рядов выступают заголовки рядов планируемых и фактических значений.

При остановке указателя  над каким-либо элементом диаграммы  появляется подсказка с названием  элемента. Например, при остановке  указателя над легендой появляется подсказка «Легенда».

1.3.4. Экономико - математические приложения Microsoft Office Excel

К типичным экономико-математическим приложениям Excel относятся:

1) структуризация и первичная  логическая обработка данных;

2) статистическая обработка  данных, анализ и прогнозирование;

3) проведение финансово-экономических  расчетов;

4) решение уравнений и  оптимизационных задач (подробно  рассмотрено ниже).

Одной из важнейших сфер приложения Excel - это осуществление финансовых рачетов. Финансовые вычисления включают в себя всю совокупность методов и расчетов, используемых при принятии управленческих решений (от элементарных арифметических операций до сложных алгоритмов построения многокритериальных моделей, позволяющих получить оптимальные характеристики коммерческих сделок и т.д.).

Для решения сложных задач, требующих применения линейного  и нелинейного программирования, а также методов исследования операций применяется надстройка - Поиск решения (Рис.1.6.). Чтобы использовать надстройку Поиск решения не обязательно знать методы программирования и исследования операций, но необходимо определять, какие задачи можно решать этими методами.

Если решение существует, то «Поиск решения» отыщет его. В основе надстройки  лежат итерационные методы.

В том случае, когда оптимизационная  задача содержит несколько переменных величин, для анализа сценария необходимо воспользоваться надстройкой Поиск  решения. «Поиск решения» позволяет  использовать

Рис.1.6.

 

одновременно  большое количество  изменяемых ячеек (до 200) и  задавать ограничения  для изменяемых ячеек.

Общие свойства, которые характерны для задач, решаемых с помощью  надстройки Поиск решения:

1. Существует единственная  целевая ячейка, содержащая формулу,  значение которой должно быть  сделано максимальным, минимальным  или же равным, какому-то конкретному  значению.

2. Формула в этой целевой  ячейке содержит ссылки на  ряд изменяемых ячеек. Поиск  решения заключается в том,  чтобы подобрать такие значения  переменных в изменяемых ячейках,  которые бы обеспечили оптимальное  значение для формулы в целевой  ячейке.

3. Может быть задано  некоторое количество ограничений  — условий или соотношений,  которым должны удовлетворять  некоторые из изменяемых ячеек.

 

Excel, как видно из всего сказанного выше очень мощный инструмент для решения задач имеющих дело с массивами разнообразных данных, поэтому область его применения обширна, начиная от бухгалтерских и складских задач и заканчивая расчетами энергетики спутниковых линий. В Excel удобно решать задачи линейной алгебры, такие как работа с матрицами и др. Так же есть все возможности по полноценной работе (сортировка, выборка, сводные таблицы, анализ) с базами данных. Благодаря наличию языка программирования в Excel возможно создание различных пользовательских программ, которые автоматизируют специфические стандартные задачи.

 

1.4.   Microsoft Office Access 2007

1.4.1. Общая характеристика Microsoft Office Access

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов (Рис.1.7.).

Рис.1.7.

Access— мощное приложение Windows. Впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба продукта компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна.

Мощность и доступность  Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка  данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента.

1.4.2. Проектирование и  создание БД Access

Прежде чем создавать  таблицы, формы и другие объекты  необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Определите цель создания базы данных, основные ее функции и  информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям  тех, кто будет непосредственно  с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться  следующими основными принципами: Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между  таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в  одном месте. Это делает работу более  эффективной, а также исключает  возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной  таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Определите необходимые  в таблице поля. Каждая таблица  содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными  о клиенте могут содержаться  поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить: каждое поле должно быть связано с темой таблицы. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.