Информационные технологии в социальной сфере

      Форма ленточного типа лучше подходит для  отображения информации из таблиц с  большим числом записей.

      В качестве примера составим каталог телефонов на основе данных таблицы Адреса. Нам понадобятся такие данные, как фамилия, номер телефона и факса. При создании формы пользователь может выбрать те поля, которые хочет включить в нее. Формировать запрос для этого не нужно.

      ● Создайте каталог телефонов в виде ленточной формы самостоятельно. 

      Составные и связанные формы

      Мастер, а также конструктор форм позволяют  создавать сложные логические структуры  из нескольких связанных таблиц - составные формы. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако они должны иметь одинаковые типы данных. В нашем примере применяются две таблицы, связанные отношением «один-ко-многим». В этом случае одной записи в главной таблице может соответствовать несколько записей в подчиненной таблице.

      Главная форма включает содержимое некоторой  записи главной таблицы, а подчиненная - зависимые записи подчиненной таблицы. Подчиненная форма встраивается в главную форму таким образом, чтобы они обе были видны в общем окне. Связь между таблицами можно проследить в окне Схема данных, которое открывается из меню Сервис.

      В качестве примера создадим составную  форму, включающую сведения об объеме торговых операций с одним клиентом. В главной форме должен находиться блок данных из таблицы Адреса, а в подчиненной - соответствующие данные о сделках из таблицы Торговля. В результате у нас появится возможность оценить активность каждого клиента.

      ● Предварительно проконтролируйте Схему данных (из меню Сервис). На схеме должны быть две таблицы, связанные отношением «один-ко-многим».

      ● Нажмите кнопку Создать на вкладке Формы окна базы данных.

      ● Запустите мастер форм .

      ● В списке Таблицы/Запросы первого диалогового окна мастера выберите основную таблицу создаваемой конструкции Адреса.

      ● Скопируйте поля Фамилия, Телефон и Факс в список Выбранные поля.

      ● Выберите таблицу Торговля в списке Таблицы/Запросы и скопируйте поля Продавец и Объем операций в список Выбранные поля.

      ● В следующем диалоговом окне мастера определите логическую структуру составной формы. Поскольку форма предназначена для просмотра сведений о клиентах и должна включать подчиненную форму со сведениями о продавцах, в списке Выберите тип представления данных: оставьте выделенным элемент по адреса.

      ● Опции Подчиненные формы и Связанные формы определяют отношение между таблицами. Для создания составной формы оставьте включенной опцию Подчиненные формы . Нажмите кнопку Далее.

      ● Выберите внешний вид подчиненной формы - ленточный и нажмите Далее.

      ● В следующем окне мастера установите параметры оформления подчиненной формы. Оставьте включенной опцию Таблица и нажмите кнопку Создать.

      ● Выберите стиль оформления формы и перейдите в следующее окно мастера.

      ● Введите заголовок главной формы - Обзор объемов продажи. Для подчиненной формы оставьте предложенное программой имя.

      ● После нажатия кнопки Готово на экране появится результат работы мастера.

      ОТЧЕТЫ

      Отчет создается в тех случаях, когда  необходимо наглядно представить на экране или бумаге сводную информацию, хранящуюся в базе данных. При этом для получения такой информации могут проводиться дополнительные вычисления. Можно также сказать, что в Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Преимущество отчетов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно повышает его наглядность.

      Рассмотрим  основные этапы процесса создания простых  отчетов с помощью мастера  отчетов. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором  будут представлены данные о суммарных  сделках с разными клиентами. Для создания такого отчета достаточно информации, содержащейся в таблице Торговля. Однако для улучшения качества отчета вместо номеров записей, применяемых в данной таблице, укажем соответствующие фамилии клиентов из таблицы Адреса.

      ● Запустите мастер отчетов, нажав кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.

      ● В первом диалоговом окне мастера скопируйте в список Выбранные поля поле Фамилия из таблицы Адреса, а также поля Продавец и Объем операций из таблицы Торговля.

      ● Перейдите во второе окно мастера отчетов.

      ● В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке Выберите тип представления данных. По умолчанию данные отчета группируются по нолю Фамилия из таблицы Адреса. Нажмите кнопку Далее, чтобы подтвердить предложенный вариант, и перейдите к следующему окну.

      ● В этом окне можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. Числовые данные могут группироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставляется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому нажмите кнопку Далее.

      ● В этом окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. Задайте сортировку данных в отчете по полю Продавец .

      ● Параметры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги, открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вычисление в отчете суммы нескольких значений (Sum) и среднего арифметического, а также определение минимального (Min) и максимального (Мах) значений. Нажмите кнопку Итоги и в открывшемся окне активизируйте переключатель Sum для поля Объем операций, чтобы включить в отчет итоговые данные о продаже. Нажмите ОК и Далее.

      ● В следующем окне выберите стиль оформления отчета и ориентацию его страниц при печати. Мастер отчетов предусматривает шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

      ● Поэкспериментируйте, задавая различные варианты форматирования отчета, и выберите понравившийся.

      ● В следующем окне выбора стиля отчета выберите стиль заголовка .

      ● В последнем окне мастера введите заголовок отчета Обзор операций с клиентами и нажмите кнопку Готово.

      Отчет отображается в том виде, который  он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе, указатель мыши при этом приобретает вид лупы.

      В готовом отчете в области нижнего  колонтитула автоматически устанавливается  дата его создания. Сам же отчет  имеет вид таблицы: имена полей  приведены под строкой заголовка  и отделены от нее и от данных жирной линией. Поскольку данные группируются по полю Фамилия, на странице отчета фамилии клиентов будут печататься только один раз - как заголовки групп, за которыми следуют списки отдельных торговых операций с конкретным продавцом.

      Мастер  отчетов позволяет создавать  стандартные итоговые отчеты. Составив такой отчет, вы можете изменять его по своему усмотрению.

      Редактирование  отчетов

      Редактирование  отчета выполняется в режиме конструктора. Если вы все еще находитесь в режиме предварительного просмотра, щелкните на кнопке Закрыть, и Access вернется в режим конструктора. Если отчет уже закрыт, и вы находитесь в окне базы данных, выделите имя отчета и нажмите кнопку Конструктор (после этого лучше задать полноэкранное представление документа).

      Любой отчет содержит несколько областей, что позволяет автоматизировать процесс его оформления. Ознакомимся с его структурой:

      1. Заголовок отчета расположен на первой странице отчета перед верхним колонтитулом. У нас там находится текст Обзор операций с клиентами.

      2. Верхний колонтитул по умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Его появление можно заблокировать на страницах, содержащих шапку или резюме. Обычно он содержит заголовки колонок: Фамилия, Продавец, Объем операций.

      3. Заголовок группы состоит из имени группы Фамилия.

      4. Область данных содержит выбранные поля Продавец и Объем операций.

      5. Примечание группы появляется в конце группы записей и применяется, главным образом, для указания числа записей или суммы значений в полях группы.

      6. Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета и используется чаще всего для нумерации страниц, для чего мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Page (возможно с поясняющим текстом "Страница" и соединителем &). Кроме этого, мастер отчетов помещает в нижний колонтитул выражение =Now() , которое во время генерации отчета заменяется текущей датой.

      7. Примечание отчета ставится в самом конце и может содержать резюме ко всему отчету. Это последняя область проекта отчета, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу последней страницы. В нашем отчете это текст ИТОГО и вычисляемое выражение =Sит([обьем операций]}.

      Изменение размера областей в отчете

      По  умолчанию все области отчета имеют одинаковую ширину. При изменении  ширины одной области автоматически  изменяется ширина всех других. Для изменения высоты или ширины отчета следует в режиме конструктора установить указатель мыши на нижнюю или правую ограничительную линию изменяемой области (при этом он приобретет вид двунаправленной стрелки) и перетащить его в нужное направление. Чтобы изменить высоту и ширину области одновременно, следует перемещать не ограничительную линию, а маркировочный квадратик.

      Разобравшись  с назначением всех областей отчета, попытайтесь улучшить внешний вид  своего отчета Обзор операций с клиентами.

      Встраивание элементов управления

      Существенно улучшить внешний вид отчета позволяют стандартные элементы управления, которые помогают оформить заголовки, встроить надписи и иллюстрации. Встраивание элементов управления в отчет выполняется с помощью Панели элементов (если она не отображается на экране, необходимо ее активизировать из меню Вид). Чтобы встроить элемент управления в отчет, надо щелкнуть по кнопке его создания, а затем - на той части отчета, где этот элемент должен размещаться. Access присвоит новому элементу стандартные свойства (размер, цвет и т.д.), которые можно посмотреть (или изменить) в окне Свойства из контекстного меню.

      ● Создайте с помощью мастера отчет Адреса1, содержащий поля Фамилия, Имя, Адрес, Телефон. Просмотрите его и сохраните на диске.

      ● В режиме конструктора удалите из него поле Телефон.

      ● В правом верхнем углу отчета добавьте надпись (на панели элементов есть кнопка с изображением литеры А) со своей фамилией (светло-зеленые буквы размером 8 на темно-зеленом фоне в коричневой рамке с тенью). Это удобно делать с помощью Панели Форматирования.

      ● Сохранить отчет в таком виде под именем Адреса2.

      Создание  и внедрение иллюстраций

      ● Создайте небольшой рисунок в программе Paint и сохраните его.

      ● Выделите и скопируйте ваш рисунок в буфер обмена.

      ● Вернитесь в Access и скопируйте рисунок в ваш отчет Адреса1 справа от заголовка.

      ● Оцените внешний вид отчета, перейдя в режим предварительного просмотра. Программу Paint можно закрыть.

      ● Продемонстрируйте преподавателю три созданных вами отчета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      MICROSOFT ACCESS-2003 

    Составитель Маркина Софья Элеолитовна 

             Редактор М.Ю. Петров

             Компьютерная верстка  С.Э. Маркина 
 
 
 

    ИД 06263 от 12.11.2001 г.