Информационные технологии в социальной сфере

      В результате выделенная область будет  удалена с экрана. Access позволяет скрыть любое количество полей (даже все). Скрытые поля не используются при выполнении поиска и обработке запросов.

      Для восстановления отображения скрытых  полей предназначена команда Отобразить столбцы из меню Формат. Диалоговое окно этой команды содержит список полей активной таблицы, в котором видимые поля отмечены. В этом окне можно как отменить, так и восстановить отображение.

      Другой  способ повышения удобства работы - фиксация полей. Зафиксированные поля всегда отображаются на экране в левой части таблицы, они не смещаются при перемещении по ней. Рекомендуется фиксировать поля, содержащие сведения, которые нужны на экране постоянно. Фиксация полей осуществляется следующим образом:

      ● Маркируйте поле в таблице, которое вы хотите зафиксировать, например, Фамилия.

      ● Выберите в меню Формат команду Закрепить столбцы .

      После активизации указанной команды  маркированное поле перемещается в  левую часть таблицы и остается видимым при любых перемещениях по таблице. Отменить фиксацию позволяет команда Освободить все столбцы из меню Формат.

      ● Скройте поле Имя, закрепите Адрес, перенесите поле Телефакс вправо и найдите запись с именем Киса.

      ЗАПРОСЫ

      Запросы предназначены для просмотра, изменения  и анализа данных, а также используются в качестве источника записи при  создании форм и отчетов. Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданным критерием.

      Создание  запросов рассмотрим на примере. Создадим запрос для отбора фамилий и номеров телефонов из таблицы Адреса.

      ● Откройте вашу базу данных (если она еще не открыта).

      ● В окне базы перейдите на вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать, чтобы приступить к созданию нового запроса. На экране появится диалоговое окно Новый запрос, предназначенное для выбора способа построения запроса.

      ● Выберите режим Конструктор и нажмите кнопку OK . В результате на экране появится еще одно окно: окно Добавление таблицы. Оно состоит из трех вкладок, содержащих перечни объектов, предлагаемых программой для проектирования запроса: Таблицы, Запросы и Таблицы и запросы.

      ● На вкладке Таблицы выберите таблицу Адреса, а затем щелкните на кнопках Добавить и Закрыть. В окне конструктора запросов появится небольшое окно с заголовком таблицы и списком ее полей.

      ● Выполните двойной щелчок на поле Фамилия таблицы Адреса. В результате имя этого поля будет помещено в строку Поле бланка запроса (нижняя половина окна конструктора запросов), где указываются параметры запроса и данные, которые надо отобрать, а также определяется способ их отображения на экране. Имя поля можно также перетащить в бланк запроса с помощью мышки. Бланк запроса называют также QВЕ-областью (Query by Example - Запрос по образцу).

      ● Во вторую колонку строки Поле вставьте имя поля Телефон.

      ● Для упорядочения отображенных записей по алфавиту целесообразно воспользоваться сортировкой самого запроса. В строке Сортировка щелкните в первой колонке, откройте список значений и задайте сортировку данных по возрастанию в столбце Фамилия .

      ● Закройте окно конструктора запросов и в появившемся окне Сохранение присвойте запросу имя Номера телефонов.

      Подготовка  запроса для отбора информации (фамилий  и телефонов) из базы данных завершена . Имя сохраненного запроса СУБД включает в список, находящийся на вкладке Запросы окна базы данных. Результат выполнения запроса отображается после нажатия кнопки Открыть в окне базы данных, а также после двойного щелчка на имени запроса. При этом не имеет значения, открыта исходная таблица с данными или нет.

       Созданный запрос можно просматривать как в режиме конструктора, так и в режиме таблицы: переключаться позволяют команды из меню Вид, хотя удобнее это делать с помощью специальной кнопки на панели инструментов. Найдите ее!

      СОРТИРОВКА  ДАННЫХ В ЗАПРОСЕ  

      Задание: Выполнить сортировку данных в таблице Адреса по полю Код адреса в окне конструктора запросов с целью сохранения отсортированного варианта.

      ● Нажать кнопку Создать на вкладке Запросы окна базы данных .

      ● В окне выбора таблиц отметьте имя таблицы Адреса, после чего нажмите кнопки Добавить и Закрыть.

      ● Отметьте в списке все имена полей двойным щелчком или перетащите их мышью в QBE-область.

      ● Для поля Код адреса задайте в строке Сортировка способ сортировки По возрастанию.

      ● Сохраните запрос под именем Все данные .

      В таблице с результатами выполнения запроса (запрос в режиме таблицы) данные обрабатываются так же, как и в обыкновенной таблице. При этом можно использовать команды из контекстного меню окна запроса, кнопки По возрастанию и По убыванию на панели инструментов, а также команду Сортировка из меню Записи.

      ● Отсортируйте запрос Номера телефонов по номерам телефонов. Для этого представьте запрос в режиме таблицы, выделите поле Телефон, а затем воспользуйтесь командой Сортировка по возрастанию.

      При алфавитно-цифровой сортировке по возрастанию данные сортируются так: сначала - элементы, начинающиеся со знаков пунктуации или специальных символов, затем - элементы, начинающиеся с цифр, а затем - элементы, которые начинаются с букв (и далее с учетом алфавита).

      Через окно запроса в исходную таблицу можно вставить новые записи, как при заполнении таблицы. Добавляемые или изменяемые данные помещаются в таблицу, на основе которой был создан запрос. В результате ввода новых данных в таблицу может нарушиться порядок следования данных в запросе. Для восстановления порядка необходимо повторить вызов запроса и сортировку данных.

      ● Добавьте в таблицу Адреса через запрос Все данные запись о вас лично.

      ● Сравните таблицу и запрос.

      Access позволяет отменить отображение полей в запросе еще при его создании. Для этой цели предназначены контрольные индикаторы (флажки) в строке Вывод на экран бланка запроса. После выполнения запроса на экране отображаются только те поля, которые в бланке помечены флажками.

      ● Добавьте в запрос Номера телефонов поле Телефакс.

      ● Отсортируйте запрос по новому полю, отменив предыдущие сортировки.

      ● Уберите флажок из поля Телефакс и ознакомьтесь с результатами. Порядок сортировки сохранился, хотя поле Телефакс не видно.

      Сортировка  данных в таблице по содержимому  только одного поля часто бывает недостаточной, иногда требуется так называемая вторичная сортировка по второму (третьему и т.д.) полю. Чтобы ускорить такую сортировку, следует размещать поля для вторичной сортировки рядом, справа от главного.

      ● Создайте запрос Почта, содержащий поля Фамилия, Имя, Почтовый индекс, Населенный пункт. Записи отсортировать сначала по индексу, а затем - по фамилиям.

      ПРИМЕНЕНИЕ  СПЕЦИАЛЬНЫХ КРИТЕРИЕВ

      При создании запроса можно задать дополнительные критерии, вследствие чего он будет  осуществлять отбор только нужных сведений в каждом поле. В качестве примера создадим запрос для отбора всех московских адресов                с кодом «П»:

      ● В окне базы данных отметьте имя запроса Все данные и откройте окно конструктора запросов, нажав кнопку Конструктор.

      ● Введите значение П в ячейку, расположенную на пересечении строки Условие отбора и поля Код адреса.

      ● Критерий для поля Почтовый индекс должен быть введен в виде "114*" (предполагается, что почтовый индекс Москвы начинается с цифр 114, кавычки обязательны, звездочка заменяет любое количество любых символов).

      ● Запустите запрос, щелкнув по кнопке с изображением восклицательного знака. Обратите внимание на эту кнопку! Именно она выполняет запрос, т.е. создает результирующий набор данных.

      В результате выполнения этого запроса будет получен один адрес под номером 2. Действительно, в таблице Адреса это единственный адрес москвича с кодом П.

      Критерии  отбора, устанавливаемые в QBE-области, не всегда требуется заключать в кавычки. Если Access идентифицирует введенные символы как критерий отбора, то заключает их в кавычки автоматически, а если же нет, то сообщает о синтаксической ошибке. В запросах символы подстановки * и ? применяются так же, как и прежде: символ звездочки заменяет любое количество символов, а знак вопроса - только один символ.

      Все строки этой области, расположенные  под строкой Условие отбора, служат для задания критериев. Таким образом, для одного поля можно определить два, три и более условий. По умолчанию все элементы критерия, расположенные в разных строках, объединяются оператором ИЛИ. Это значит, что запрос выберет те записи, которые соответствуют хотя бы одному критерию. В результате выполнения запроса с критерием Почтовый индекс

      >110000

      <150000

      отобразятся все записи, поскольку любой почтовый индекс удовлетворяет хотя бы одному условию.

      Условие для Населенного пункта   Москва Or Екатеринбург выберет все записи для этих двух городов.

      Чтобы объединить несколько условий отбора оператором И, следует привести их в одной строке. Например, если необходимо выбрать записи, в которых указаны почтовые индексы от 110000 до 150000, в столбце Почтовый индекс надлежит ввести:

      Between 110000 and 150000   или

      >110000 And <150000

      Условие Between 1-Дек-93 and 20-Дек-93 выберет записи первых двадцати дней 1993 года.

      Если  необходимо отобрать несколько диапазонов значений, критерий для каждого диапазона  надо указать в отдельной строке.

      Исключить группу данных из состава анализируемых, например, «Выбрать все адреса, кроме тех, у кого почтовый индекс 114000», позволяет следующий критерий:

      Not 114000   или   <> 0114000

      Запрос  Not Энск выберет все города, кроме Энска.

      Операторы И и ИЛИ применяются как отдельно, так и вместе. Следует помнить, что условия, связанные оператором И, выполняются раньше, чем объединенные ИЛИ.

      Выполните следующие задания:

      ● Используя запрос Все данные, найти всех Викторов и Иванов.

      ● Составить список людей, проживающих по адресу, где название улицы начинается на букву П.

      ● Вывести список городов и их почтовых индексов за исключением Москвы и Энска.

      ● Вывести список людей, проживающих в Москве и Екатеринбурге.

      ● Вывести информацию о людях, фамилии которых начинаются с букв от А до О.

      ● Вывести список людей, проживающих в квартире с номером 11.

      ● Вывести в алфавитном порядке список людей, чьи адреса начинаются на буквы О и П.

      ● Вывести список людей, имеющих телефон.

      ● Вывести список людей, не имеющих телефакса.

      ВЫЧИСЛЕНИЯ  В ЗАПРОСЕ

      Запросы становятся еще эффективнее, если в  них включены вычисления. Над полученными в результате выполнения запроса данными можно провести вычисления, используя предоставляемые Access функции. Воспользуемся приведенной ниже таблицей Торговля, чтобы проиллюстрировать технику применения вычислительных возможностей Access.