Информационные технологии в социальной сфере

    Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО  «Уральский государственный технический  университет – УПИ» 
 
 
 
 
 
 

      MICROSOFT ACCESS-2003 
 
 
 
 

Методические  указания к лабораторным работам 
по курсу «Информационные технологии в социальной сфере»  
для студентов всех форм обучения, обучающихся по специальности 
040101 - Социальная работа 
 
 
 
 
 
 
 
 

Екатеринбург

2006

      УДК 681.3.06 

      Составитель С.Э. Маркина

      Научный редактор - проф., д-р техн. наук С.Л. Гольдштейн 

      Microsoft ACCESS - 2003: методические указания к лабораторным работам по курсу «Информационные технологии в социальной сфере»                                 /сост. С.Э. Маркина. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2006. 40 с. 
 

      Методические  указания предназначены для выполнения студентами лабораторного практикума по курсу «Информационные технологии в социальной сфере». Работа ведется на примере программы Access, которая является незаменимой для налаживания учета и статистики практически в любой отрасли науки, техники и бизнеса. Описаны основные приемы работы с различными объектами базы данных: таблицами, формами, отчетами. Особое внимание уделено запросам.

      Рекомендуется следующий стиль работы: после  внимательного изучения небольшого блока информационного материала  необходимо вдумчиво выполнить предложенные задания (они выделяются жирными точками). Каждая тема заканчивается индивидуальным проверочным заданием, которое выдает преподаватель. 
 
 
 

Подготовлено  кафедрой «Вычислительная техника».  

  © ГОУ ВПО “Уральский государственный

      технический университет-УПИ”, 2006

      ОКНО ACCESS

      После запуска программы Access на экране появляется окно самого приложения, в котором пользователь может создать новую базу данных или открыть одну из существующих.

      Естественно, что в первый раз мы выберем  Создать файл с целью создания пустой базы данных, в которую затем поместим таблицы, формы, отчеты, запросы и др. Во всех последующих сеансах работы следует выбирать Файл - Открыть. После этого у вас появится возможность выбрать из списка нужную вам базу данных. Итак:

      ● Активизируйте переключатель Новая база данных.

      ● В окне Файл новой базы данных откройте вашу личную папку.

      ● В поле Имя файла замените предложенное db1 на имя Адреса.

      ● Щелкните на кнопке Создать.

      В результате будет создан новый файл базы данных и откроется окно с  пустой базой данных. Теперь познакомимся с элементами окна Access.

      СТРОКА  ЗАГОЛОВКА

      Строка  заголовка окна Access содержит имя прикладной программы (Microsoft Access), имя открытой базы данных, кнопки управления представлением окна, кнопку для закрытия окна и кнопку для открытия системного меню. Окно Access имеет три представления - полноэкранное, нормальное и в виде кнопки на линейке задач. Задайте полноэкранное с тем, чтобы лучше использовать поверхность экрана.

      СТРОКА МЕНЮ

      Строка  меню расположена под строкой  заголовка. Она содержит пункты меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции.

      Каждое  меню открывается при выполнении щелчка на его имени или при  нажатии комбинации клавиш [Alt + подчеркнутая в имени меню буква]. Строка меню, а также первое меню Файл активизируются в результате нажатия клавиши [Alt].

      ПАНЕЛИ  ИНСТРУМЕНТОВ

      Панель  инструментов состоит из кнопок с  пиктограммами, которые имеют аналоги  среди команд меню. Как и команды, кнопки панелей инструментов могут  быть активными и неактивными. Access позволяет настраивать панели инструментов: добавлять, удалять и группировать кнопки, изменяя их расположение и размер. Кроме того, возможно создание новых панелей инструментов для конкретной базы данных.

      Панели  инструментов, кроме кнопок, содержат поля списков, которые открываются при нажатии расположенной рядом кнопки со стрелкой. Это позволяет заменить набор ответа выбором из предложенного списка.

      СТРОКА  СОСТОЯНИЯ

      Строка  состояния находится в нижней части окна Access и предназначена для размещения сообщений о выполняемых операциях и о текущем состоянии программы.

      Разрабатывая  базу, можно составить собственные  сообщения, которые будут отображаться в строке состояния при выполнении различных операций. В правой части  строки состояния приводятся сведения о режимах работы клавиатуры и программы. Отображение строки состояния можно отменить, выключив опцию Строка состояния, которая расположена на вкладке Вид диалогового окна Параметры.

      ОКНО  БАЗЫ ДАННЫХ

      В окне базы данных систематизированы  объекты базы данных - таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В реляционных базах данных вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле - однородные данные обо всех объектах.

      Запросам  присущ обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для  отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой  момент выбрать из базы данных необходимую  информацию.

      Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс заполнения базы, что дает возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. С помощью формы-маски можно ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. Макросы автоматизируют процессы заполнения, отбора информации в базе данных. Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макрокоманд Access, позволяют дополнительные средства - процедуры обработки событий или выполнения вычислений, написанные на языке Visual Basic for Applications (VBA). Такие процедуры оформляются в виде модулей.

      ТАБЛИЦЫ

      В Access таблицей является совокупность данных, объединенных одной темой. Для каждой темы отводится отдельная таблица, что позволяет избежать повторения сохраняемых данных. Это уменьшает вероятность возникновения ошибок ввода.

      Каждая  таблица состоит из записей и полей. Их количество и тип определяются в процессе конструирования таблицы. Величина полей устанавливается пользователем. В соответствии с ней ограничивается количество символов, вводимых в поле при заполнении таблицы. Если размер поля слишком велик, то бесполезно расходуется память. Существует несколько способов построения таблиц: на листе данных, в окне конструктора таблиц и с помощью мастера таблиц. К созданию новой таблицы можно приступить сразу после открытия базы данных.

      ● В окне базы данных откройте вкладку Таблица.

      ● Выполните щелчок по кнопке Создать. В результате на экране появится окно Новая таблица, в правой части которого перечисляются способы создания таблицы.

      ● Выберите способ Конструктор. После нажатия кнопки ОК вы попадаете в окно конструктора таблицы. (Естественно, можно было воспользоваться кнопкой Создание таблицы в режиме конструктора).

      ● Состав таблицы определяется в области проекта таблицы. Проект таблицы состоит из трех колонок - Имя поля, Тип данных и Описание.

      ● Введите в первую строку колонки Имя поля     Номер записи    и завершите ввод нажатием клавиши [Enter]. Курсор автоматически переместится во вторую колонку проекта.

       ● В списке типов полей выберите тип Счетчик и нажмите клавишу [Enter], вследствие чего курсор переместится в колонку Описание.

      ● Поле Номер записи следует объявить полем первичного ключа. Для этого выполните щелчок по кнопке Ключевое поле панели инструментов.

      ● Находясь в колонке Описание , введите такое описание поля: «Служит для однозначной идентификации адреса». Завершите ввод нажатием клавиши [Enter].

      ● Создайте второе поле с такими характеристиками: имя - Код адреса. тип -Текстовый, описание - Сортировка в алфавитном порядке.

      ● В области Свойства поля активизируйте поле ввода Размер поля и введите цифру 1. В пункте Индексированное поле и установите значение Да (Допускаются совпадения).

       ● Создайте остальные поля в соответствии с образцом:

Имя поля     Тип данных Размер поля  Формат поля   Индексированное поле

Фамилия             Текстовый             30                 Да (Допускаются совпадения)

Имя                          Текстовый             30

Адрес                      Текстовый           30

Почтовый индекс   Числовой              Длинное целое

Населенный пункт  Текстовый         25

Телефон                   Текстовый         15

Телефакс                  Текстовый           15  

      На  этом создание структуры таблицы  можно завершить. Но прежде несколько пояснений: обязательным условием нормальной работы с базой данных является однозначная идентификация каждой записи. Для этого каждой записи Access автоматически назначает индивидуальный номер с помощью поля с типом данных Счетчик.

      Поле  с номерами записей мы объявили полем  первичного ключа. При этом для свойства Индексированное поле программа автоматически устанавливает значение Да (Совпадения не допускаются). Благодаря этому две разные записи в базе не могут иметь одинаковые номера, как, например, два студента не могут иметь одинаковый номер зачетки.

      Поле  первичного ключа помечается специальным маркером (значком ключика). Первичный ключ - это одно или несколько полей таблицы, однозначно определяющих содержимое других полей, т.е. первичный ключ может быть простым или составным. Большинство таблиц содержит простой первичный ключ, по которому и выполняется индексация.

      ВВОД  ДАННЫХ

       После создания всех полей и определения их свойств  выполняется ввод данных в таблицу. Для этого следует перейти  из окна конструктора таблицы в режим ввода данных, выбрав команду Режим таблицы в меню Вид. Однако удобнее и быстрее это сделать, нажав кнопку Вид (первая слева на панели инструментов). При этом необходимо сохранить вашу таблицу на диске под именем Адреса.

      Новая Access-таблица состоит из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации. На листе данных активная запись обозначается тpeyгольным маркером, а пустая запись - звездочкой. Для обозначения записи, в которой выполняется ввод, используется изображение карандаша. Все маркеры появляются в столбце маркировки, расположенном в левой части листа данных.

      Поле  счетчика (Счетчик) заполняется автоматически. Access самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер. При удалении записи ее номер повторно не используется.

      После активизации поля записи в строке состояния появляется комментарий, который был введен в поле Описание при составлении таблицы.

      Числовые  поля до заполнения содержат значения по умолчанию (например, число 0). Это значение устанавливается в поле Значение по умолчанию при создании числового поля в окне конструктора таблицы. Числовые значения в полях с типом данных Числовой, Счетчик и Дата/Время по умолчанию выравниваются по правому краю. Заполняя поля (особенно текстовые), следите, чтобы до или после содержимого не было пробелов.

      Заполните таблицу в соответствии с образцом: