Информационные технологии в социальной сфере

      Закройте  заполненную таблицу. С целью  сохранности введенных данных создадим ее копию. Для этого в окне базы данных выделите вашу таблицу, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать, затем щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте окна базы данных и выберите команду Вставить. В диалоговом окне наберите имя новой таблицы  Копия  и в дальнейшем работайте с ней.

      ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ТАБЛИЦЕ

      В программе Access существуют различные способы перемещения по таблице - переход от записи к записи и от поля к полю. Для активизации одного поля записи достаточно выполнить щелчок на нем. Поле, которое находится в невидимой части таблицы, можно отобразить на экране с помощью полос прокрутки. Перемещаться по таблице в любом направлении позволяют клавиши управления курсором. Чтобы активизировать одно из предыдущих полей записи, следует воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+Tab].

      Наиболее  удобным средством перемещения  по таблице являются кнопки из области Запись (кнопки перехода), расположенной в левом нижнем углу листа данных. С их помощью можно быстро перейти к любому блоку данных. Эти кнопки соответствуют командам из подменю Перейти меню Правка. Для активизации записи с известным номером достаточно ввести этот номер в специальное поле и нажать клавишу [Enter].

      В программе Access по умолчанию содержимое поля выделяется полностью, если переход произведен с помощью клавиш управления курсором или клавиши [Tab]. Если же поле активизировано путем выполнения на нем щелчка, то в нем появляется курсор ввода. Это связано с наличием в Access двух режимов обработки данных таблицы - режима замены и вставки. Режим замены: содержимое активизированного поля полностью маркируется и удаляется в момент ввода новых данных. Режим вставки: внутри активизированного поля появляется курсор ввода. При вводе новых данных старые не удаляются, а смещаются вправо. Ввод осуществляется в ту позицию, в которой был установлен специальный маркер после щелчка мышки. Переходить из одного режима в другой позволяет клавиша [Insert]. Режим замены обозначается индикатором ЗАМ в строке состояния окна Access. Обычным режимом считается режим вставки, поэтому индикатором он не обозначается.

      ОПЕРАЦИИ  ПОИСКА

      Поиск данных в таблице большого объема, выполняемых с помощью кнопок перехода, может занять много времени. Поэтому, если содержимое искомого поля известно, к нему следует переходить, используя функцию поиска. Диалоговое окно поиска открывается в результате активизации команды Найти из меню Правка или щелчка по кнопке с изображением бинокля.

      В поле Образец диалогового окна поиска указывается искомый объект (содержимое поля). Если не будут выполнены другие установки, Access исследует все поля активной колонки на предмет совпадения их содержимого с объектом поиска. По умолчанию регистр при поиске не учитывается.

      Существенно расширить круг поиска можно, применив символы подстановки * и ?. Звездочка заменяет любое количество любых символов, а знак вопроса - только один.

      Программа начинает выполнять поиск после  нажатия кнопки Найти. При обнаружении искомого объекта Access выделяет его, а в строке состояния появляется сообщение Поиск завершен. С помощью кнопки Найти далее можно проверить остальные поля на наличие в них объекта поиска. Если после завершения поиска на экране не появилось маркированное поле, переместите диалоговое окно поиска. Возможно, найденное поле находится в той области таблицы, которая закрыта этим окном.

      ПРИМЕР. Вы хотите найти сведения о клиенте, фамилию которого не помните - то ли Полесов, то ли Полюсов, то ли Полосатов. В этом случае введите ту часть фамилии, в которой уверены (Пол). Закройте поиск во всех полях, отключив опцию Только в текущем поле, и нажмите кнопку Найти. Скорее всего, поиск не увенчается успехом, и вы получите сообщение о достижении конца базы данных. В нашем случае причина заключается в том, что по умолчанию в поле списка Совпадение установлено значение Поле целиком. Чтобы содержимое поле считалось совпавшим с объектом поиска в поле списка следует задать значение С любой частью поля. Результаты поиска:

ОБЪЕКТ  ПОИСКА: Пол           НАЙДЕНО  Полиграф Полесов Подпольная

      Если  выбрать в поле Совпадение значение С началом поля, то будут найдены только те поля, в которых искомый объект находится в самом начале, а именно: ОБЪЕКТ ПОИСКА: Пол                   НАЙДЕНО    Полиграф   Полесов

      Другое  ограничение сферы поиска устанавливается  с помощью опции     С учетом формата полей. Например, необходимо отобразить в поле День рождения даты рождения за июнь. Если использовать в качестве объекта поиска сочетание букв июн, то ничего не найдется, так как внутренние форматы даты и времени отличаются от форматов их отображения. Однако объектом поиска июн все же можно воспользоваться, если установить опцию С учетом формата полей. При ее активизации объект поиска сопоставляется с содержимым поля в формате отображения. При этом должно быть задано совпадение объекта поиска с любой частью поля. Существует и другой способ решения этой задачи: указать в качестве объекта поиска порядковый номер месяца июнь - 06.

      ПОИСК И ЗАМЕНА

      В процессе обработки базы данных может  возникнуть необходимость заменить один объект другим во всей таблице, например, название улицы Пролетарская на Буржуазную. Выполнить такую операцию позволяет команда Заменить из меню Правка. (Диалоговое окно замены похоже на диалоговое окно поиска).

      В поле ввода Образец указывается заменяемый объект, а в поле Заменить на - новые данные. Программа начинает выполнять замену в результате нажатия кнопки Найти далее. Она находит и маркирует подлежащий замене объект, но замену не производит. В этом случае пользователь может решить сам, стоит ли заменять содержимое данного поля. Подтвердить замену позволяет кнопка Заменить, а отменить ее и продолжить поиск следующего объекта замены - кнопка Найти далее.

      ИЗМЕНЕНИЕ ТАБЛИЦЫ

      Изменение структуры таблицы выполняется в режиме конструктора и чревато потерей данных, поэтому используется только в случае действительной необходимости.

      Изменение отображения таблицы

      Внешний вид таблицы мало зависит от ее структуры. Его можно изменить, не изменяя структуру таблицы и  не переходя в режим конструктора. В таблице, созданной Access, поля имеют одинаковую ширину. Для одних полей эта ширина слишком велика, для других - слишком мала, и часть информации не отображается на экране. В такой ситуации ширину полей следует привести в соответствии с объемом содержащихся в них данных. Ширина колонок устанавливается на листе данных путем перемещения разделительных линий в области заголовка полей (указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки с вертикальной чертой посередине). Если расположенные рядом поля должны иметь одинаковую ширину, то ее можно установить за один раз. Достаточно маркировать все поля и задать требуемую ширину для одного из них.

      Чтобы подобрать оптимальную ширину поля, надо установить указатель мыши на правой границе заголовка столбца  и выполнить двойной щелчок. Можно  воспользоваться командой Ширина столбца из меню Формат и в окне Ширина столбца нажать кнопку По ширине данных.

      Подобным  образом подбирается высота строки, которая в Access измеряется в пунктах. Разделительные линии между строками перемещаются в колонке маркировки. Установить точное значение высоты строк позволяет команда Высота строки из меню Формат.

      Для установки параметров шрифта предназначена  команда Шрифт из меню Формат. Выбранный вид, размер и начертание шрифта применяются ко всем записям таблицы.

      Для установки параметров ячеек в Access предназначено специальное диалоговое окно Формат таблицы, которое открывается вследствие активизации команды Формат – Режим таблицы.

      В области Оформление можно выбрать способ оформления ячеек: Обычное - стандартное оформление; Приподнятое - невыделенные ячейки таблицы напоминают выпуклые кнопки, а маркированные - нажатые; Утопленное - этот способ оформления противоположен предыдущему. В случае выбора первого способа оформления ячеек становятся активными опции По горизонтали и По вертикали в области Линии сетки, которые позволяют отменять и восстанавливать отображение разделительных линий в таблице. Поля Цвет линии сетки и Цвет фона служат для выбора цвета разделительных линий и фона ячеек.

      Изменение расположения строк/колонок

      В процессе работы с готовой таблицей часто приходится вставлять, переносить и удалять поля. Желание пользователя получить удобную в применении таблицу (например, упорядочить ее поля таким  образом, чтобы наиболее часто используемые из них располагались ближе к левому краю) является вполне естественным. В нашем примере номера телефонов лучше всего разместить в видимой части области окна, поскольку к ним обращаются чаще, чем к другим. Выполнение такого требования влечет за собой изменение структуры таблицы.

      Поставленную  задачу легко решить с помощью  мыши. Чтобы разместить номера телефонов  сразу после фамилий и имен, выполните следующее:

      ● Откройте таблицу.

      ● Маркируйте поле Телефон.

      ● Установите указатель мыши на заголовке маркированного поля.

      ● Удерживая нажатую левую кнопку мыши, переместите поле в позицию перед полем Адрес. Отпустите кнопку мыши. В результате поле Телефон будет размещено перед полем Адрес.

      Изменить  расположение полей можно и в окне конструктора таблицы. Для этого необходимо переместить строки в проекте таблицы.

      Отображение полей

      В таблицах с большим количеством  полей часть информации не видна  на экране. Для решения этой проблемы можно уменьшить размер шрифта или  упорядочить поля, сгруппировав самые  необходимые.

      Еще одно решение заключается в отмене отображения ненужных в данный момент полей. Это делается следующим образом:

      ● Выделите поля, отображение которых надо отменить, например, Фамилия и Имя.

      ● Выберите команду Скрыть столбцы в меню Формат.