Информационные технологии в социальной сфере

      ● Создайте таблицу с тремя полями: текстовое поле Продавец, денежное поле Объем операций и числовое поле Номер записи. Занесите в нее данные.

      ● Создайте запрос Торговля на основе таблицы Торговля, включающий поля Продавец и Объем операций.

      ● Нажмите кнопку со знаком суммы на панели инструментов.              В результате в бланке запроса появится новая строка с именем Групповая операция .

      ● Активизируйте ячейку, расположенную на пересечении строки Групповая операция и колонки Объем операции.

      ● Откройте список функций и выберите функцию Sum.

      ● Запустите запрос.

      После выполнения запроса в окне отобразятся  суммарные объемы операций каждого продавца. Такое упорядочение является результатом применения функции Группировка. Эта функция автоматически ставится в каждое поле строки Групповая операция бланка запроса сразу после нажатия кнопки со знаком суммы на панели инструментов. Результат помещается в специальный столбец с заголовком Sит_0бъем операций.

      Кроме функции Sum существуют и другие: Min (Max) - вычисление минимального (максимального) значения в записях определенного поля, отобранных запросом; Count - подсчет количества отобранных записей; Avg - вычисление среднего арифметического; First (Last) - определение первого (последнего) значения; StDev - стандартное отклонение и, наконец, Var - вариация значений данного поля для всех записей, отобранных запросом. Условие позволяет отобрать записи, удовлетворяющие более общему  условию, например, «сосчитать жителей, имеющих телефон».

      Внимание ! Функция Группировка применяется для объединения одинаковых записей. Если в таблице есть поле счетчика, то все записи различны, так как каждая содержит уникальный номер. Включение такого поля в запрос «убивает» группировку.

      Объединив в одном запросе несколько критериев и функций, можно получить ответы на следующие вопросы:

  ● Каковы объем и количество торговых операций у конкретного продавца?

  

  ● Каков средний размер сделки и сколько торговых операций у каждого клиента?

  

  ● Каковы полный объем продаж и общее число торговых операций?

  

      Самостоятельно  выполните следующие пять заданий:

● Подсчитать число москвичей в таблице Адреса.

● Определить, сколько из них проживают по адресу Обухов, 2, кв.6

Результат выполнения данного запроса должен содержать две записи, если это не так, то, скорее всего ваша таблица Адреса была заполнена небрежно (например, один и тот же адрес набран по-разному).

● На какую сумму заключил сделок продавец Корейко?

● Вывести информацию о продавце, имеющем объем продаж более 1000 рублей.

● Сколько человек в таблице «Адреса» имеют телефон?

      СОЗДАНИЕ  ВЫЧИСЛЯЕМОГО ПОЛЯ В  ЗАПРОСЕ

      Существует  возможность создать новое поле, отображающее результаты вычислений, заданных с помощью выражения.

      Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются нужные dам значения. Например, выражение =[цена] * 1.1 умножает поле цены товара на 1,1 (что равносильно повышению цены на 10%).

      Выражение может включать функции, идентификаторы, операторы, точные значения и константы. Например,

      =Avg([ценa])+2

      где Avg - функция, [цена] - идентификатор, + - оператор, 2 - константа.

      Функции помогают произвести определенные вычисления. Например, функция Avg служит для определения среднего арифметического.

      Идентификаторы относятся к значениям из вашей базы данных, таким, как поля. Например, [Объем операций] относится к полю Объем операций таблицы Торговля или более точно: [Торговля]![Объем операций].

      Операторы указывают на действие (например, сложение), которое должно быть выполнено по отношению к одному или нескольким элементам выражения. К операторам относятся хорошо знакомые арифметические действия (+, -, *, /, (, ), », =, <, >, &, And, Or, Like.

      Точные значения представляют собой значения, которые Access использует именно в том виде, в каком вы их вводите. Например, число 3.1415 или текстовое значение "Рио-де-Жанейро". Если текст не содержит пробелов или знаков препинания, его можно набирать без кавычек, которые потом появятся автоматически.

      Константы представляют собой неизменяемые величины. Например, константа Null всегда обозначает пустое (т.е. ничего не содержащее) поле. Кроме нее имеются также константы Истина, Ложь, Да и Нет.

      В режиме конструктора запроса выполните  следующие действия:

      ● В запросе Продавец создадим вычисляемое поле В условных единицах для пересчета поля Объем операций в долларовом эквиваленте. Для этого введите следующее выражение в пустую ячейку строки Поле. Так как выражение будет содержать имя поля, используйте квадратные скобки:

      В условных единицах : [Объем операций] /28

      Обратите  внимание: текст перед двоеточием – новый заголовок вычисляемого поля.

      ● Возьмите у преподавателя индивидуальное задание по теме ЗАПРОСЫ.

      ЗАПРОСЫ К НЕСКОЛЬКИМ ТАБЛИЦАМ

      Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. При этом следует учитывать наличие связей между таблицами. В качестве примера рассмотрим, как составляется запрос для двух таблиц - Адреса (поля Фамилия и Телефон) и Торговля (поля Продавец и Объем операций). Цель данного запроса - получение сведений об объеме продаж и номерах телефонов клиентов, участвующих в операциях.

      Если  разрабатывается запрос (а также  форма, отчет) для нескольких таблиц, модель реляционной базы данных работает правильно лишь в том случае, если корректно установлено отношение  между полями таблиц базы. Обязательным условием установки связи между таблицами является наличие двух одинаковых полей (если не по имени, то хотя бы по типу содержащихся в них данных).

      Для установки связей между таблицами  Адреса и Торговля по полю Номер записи необходимо выполнить следующие действия:

      ● Активизируйте команду Схема данных из меню Сервис или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.

      ● Выберите таблицу Адреса в списке, расположенном на вкладке Таблицы или Таблицы и запросы, и нажмите кнопку Добавить. Затем добавьте таблицу Торговля и нажмите кнопку Закрыть. В окне Схема данных появятся два небольших окна со списком полей таблиц Адреса и Торговля.

      ● С помощью мыши перетащите поле Номер записи из списка полей таблицы Адреса к соответствующему полю таблицы Торговля. Это поле является ключевым (выделено в списке жирным шрифтом) и принадлежит главной таблице. Таблица Торговля в данном случае является подчиненной.

      ● На экране появится диалоговое окно Связи, в котором отображаются имена связываемых полей обеих таблиц. При необходимости их можно изменить.

      ● Активизируйте опцию Обеспечение целостности данных. При этом будет установлено отношение «один-ко-многим», что отразится в области Тип связи. Это означает, что одной записи главной таблицы Адреса могут быть поставлены в соответствие несколько записей подчиненной таблицы Торговля. Такой тип связи является наиболее распространенным.

      ● В заключение нажмите кнопку Создать. В окне Схема данных программа графически обозначит связь между полями таблиц (1- ∞).

      Запрос  для таблиц, между которыми установлена связь, создается так:

      ● Откройте окно конструктора запросов, нажав кнопку Создать в разделе Запросы окна базы данных.

      ● Выполните двойной щелчок на имени главной таблицы в диалоговом окне Добавление таблицы, вследствие чего она будет помещена в запрос.

      ● Повторите эту операцию для подчиненной таблицы.

      ● Закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

      ● Включите в запрос поля Фамилия, Телефон, Продавец и Объем операции.

      ● Запустите запрос. Благодаря однозначности отношения между полями таблиц осуществляется корректное сопоставление записей, идентифицируемых посредством поля Номер записи.

      ● Сохраните запрос под именем Клиенты.

      СОЗДАНИЕ  ЗАПРОСОВ ДРУГИХ ТИПОВ

      Мы  рассмотрели запрос на выборку. Однако в Access существуют и запросы других типов: запросы на изменение, параметрические запросы и перекрестные запросы.

      Параметрические запросы

      Если  приходится часто выполнять один и тот же запрос на выборку, изменяя  при этом условия отбора, то сэкономить время позволяет запрос с параметрами. Запрос с параметрами не требует каждый раз вносить изменения в бланк запроса; вместо этого выводится приглашение пользователю ввести условия отбора. Для каждого поля допускается определение набора параметров.

      Предположим, например, что требуется часто  выполнять запросы для подсчета общего числа заказов, принятых разными продавцами. В этом случае удобно создать запрос с параметрами, в котором выводится приглашение ввести имя продавца непосредственно при запуске запроса.

      Рассмотрим  создание параметрического запроса для отбора из таблицы Адреса фамилий лиц, проживающих в указанном городе (поле Населенный пункт).

      ● Прежде всего разработайте запрос на выборку данных. Включите в него поля Фамилия, Населенный пункт и Адрес.

      ● Для поля Населенный пункт, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст подсказки должен отличаться от имени поля, но может включать его, например, [Назовите город].

      ● Для предварительного просмотра запроса с параметрами до его создания перейдите из режима конструктора в режим таблицы и введите значение параметра:  Москва .

      ● Для создания запроса с параметрами нажмите кнопку с восклицательным знаком на панели инструментов и введите Энск .

      ● Если в дальнейшем предполагается использовать результаты запроса с параметром для построения диаграмм или других запросов, то необходимо определить тип данных для параметров. Находясь в режиме конструктора, активизируйте команду Параметры из меню Запрос. В поле Параметр диалогового окна Параметры запроса введите текст приглашения, который уже находится в поле Условие отбора. В данном случае скобки не нужны. Определите тип данных Текстовый и нажмите кнопку OK .

      ● Для проверки запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком. При появлении диалогового окна введите значение параметра: Москва. Должно появиться три записи.