Информационные технологии в социальной сфере

      ● Добавьте параметр выборки по указанному адресу (поле Адрес).

      ● Найдите москвичей, проживающих по адресу - Обухов, 2, кв.6.

      Примечание. Для того чтобы вывести более сложные приглашения типа "Введите начальную дату:" и "Введите конечную дату:" для определения диапазона отбираемых значений, следует ввести в Условие отбора конкретного поля такую конструкцию:

      Between [Введите начальную дату :] And [Введите конечную дату:]

      Выполните самостоятельно:

      ● В запрос Клиенты ввести параметр для фамилии продавца.

      ● Запрос Все данные переделать в параметрический для поиска записей в указанном диапазоне почтовых индексов.

      Запросы на изменение

      Применяются для изменения и переноса данных в таблицах, для обновления и удаления групп записей, а также для создания новой таблицы на основе одной или нескольких имеющихся. В окне базы данных перед именем запроса на изменение Access устанавливает восклицательный знак (!). Различают четыре типа запросов на изменение:

      1. Запрос на добавление

      С помощью запроса на добавление можно поместить записи из одной таблицы (все или отобранные запросом) в конец другой таблицы. Причем эти таблицы могут находиться как в одной, так и в разных базах данных. Добавим в нашу базу данных дополнительную таблицу (именно таблицу!), содержащую только фамилии и имена.

      ● Добавьте в вашу базу данных пустую таблицу  под именем Дополнительная таблица (в ней должно быть только два поля с любыми именами, например, Поле1 и Поле2).

      ● Для отбора добавляемых записей составьте запрос Список на выборку из таблицы Адреса полей Фамилия и Имя. Оцените результат, переключившись в режим таблицы. Если все хорошо, вернитесь в режим конструктора и активизируйте команду Добавление... из меню Запрос.

      ● В открывающемся при этом диалоговом окне Добавление укажите имя - Дополнительная таблица, именно в нее мы будем добавлять данные.

      ● Закрытие диалогового окна посредством кнопки ОК приводит к тому, что Access автоматически добавляет в бланк запроса строку Добавление.

      ● В этой строке надо указать имена тех полей целевой таблицы Дополнительная, в которые попадут соответствующие поля запроса. Например, под полем Фамилия укажем Поле1, а под полем Имя - Поле2.

      ● Выполните запрос, нажав кнопку с восклицательным знаком. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей будет добавлено к целевой таблице, и потребует подтвердить выполнение этой операции.

      ● Переключитесь на Дополнительную таблицу и ознакомьтесь с результатами ваших действий. Вполне возможно, что вы осуществили добавление несколько раз и Дополнительная таблица содержит больше записей, чем таблица Адреса. Не расстраивайтесь, это даже к лучшему, сейчас мы будем их удалять!

      2. Запрос на удаление

      Запросы этого типа служат для удаления из таблицы групп записей, соответствующих  некоторому критерию отбора. Поскольку  записи, удаленные посредством запроса, нельзя восстановить, следует тщательно  анализировать критерий отбора. Попробуем удалить из Дополнительной таблицы всех Остапов и Иванов.

      ● Итак, прежде всего необходимо разработать запрос на выборку удаляемых записей, указав критерий в строке Условие отбора: Иван OR Остап.

      ● Выполните запрос, чтобы проверить корректность заданных критериев, и вернитесь в режим конструктора.

      ● Активизируйте в меню Запрос команду Удаление.

      ● Access добавит в бланк запроса строку Удаление и введет в ее ячейки значение Условие. (Это означает, что пользователь может установить дополнительные критерии отбора.) Оставим все как есть.

      ● Далее следует выполнить запрос, нажав кнопку с изображением восклицательного знака на панели инструментов. В специальном диалоговом окне Access укажет, сколько записей удаляется из таблицы, и потребует подтвердить удаление. Подтвердите и проверьте Дополнительную таблицу. В ней нет ни одного Остапа и ни одного Ивана.

      3. Запрос на обновление

      Используя запрос на обновление, вы можете изменить группу записей, отобранную на основе определенных критериев. Следовательно, опять вначале создается и проверяется запрос на выборку. После этого в режиме конструктора активизируется команда Обновление из меню Запрос, вследствие чего Access добавляет в бланк запроса строку Обновление, которая предназначена для указания новых значений полей таблицы. В качестве таковых могут выступать и вычисляемые выражения. После запуска запроса на выполнение Access укажет в специальном диалоговом окне, сколько записей изменится в таблице, и потребует подтвердить изменения.

      ● Создайте запрос на обновление Дополнительной таблицы так, чтобы поменять фамилию Шариков на Тузиков.

      4. Запрос на создание таблицы

      Данный  вид запросов позволяет построить новую таблицу на основе старой. Обычно применяется для архивирования старых записей или для сохранения резервных копий таблиц.

      Сначала необходимо подготовить запрос на выборку  и осмотреть его в режиме таблицы. Если результирующий набор записей  соответствует вашим требованиям, вернитесь в режим конструктора и в меню Запрос выберите команду Создание таблицы... Access откроет диалоговое окно, в котором следует указать имя новой таблицы. Остается только выполнить его, нажав кнопку с восклицательным знаком.

      ● Создайте архивную копию таблицы Адреса. 

      Перекрестные  запросы

      Эти запросы позволяют компактно отображать данные и объединять однородную информацию. Таблицы, в которых отображаются результаты выполнения перекрестного запроса, удобны для создания диаграмм и графиков с помощью мастера.

      Создадим  перекрестный запрос Продавец-Покупатель на основе таблицы Торговля, используя для выбора фамилий покупателей таблицу Адреса. Поскольку в нашем примере используются две таблицы - Торговля и Адреса, то сначала следует отобрать из обеих таблиц данные, необходимые для перекрестного запроса. Эту работу мы сделали раньше, создав запрос Клиенты. Единственное, что надо поправить – это убрать параметр из поля Продавец.

      ● В окне базы данных перейдите на вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать.

      ● В появившемся диалоговом окне Новый запрос выберите Перекрестный запрос и нажмите кнопку ОК.

      ● В первом диалоговом окне Создание перекрестных таблиц следует выбрать таблицу или простой запрос, на основе которого мастер создаст перекрестный. Выберите запрос Клиенты в качестве базового и нажмите кнопку Далее.

      ● В качестве заголовков строк выберите поле Продавец.

      ● В следующем окне мастера выберите поле Фамилия для заголовков столбцов.

      ● В последнем окне мастера укажите, значения какого поля должны находиться в ячейках результирующей таблицы, и выберите операцию для обработки этих значений - Sum. Кроме того, в таблице с результатами выполнения перекрестного запроса можно дополнительно определить сумму значений в каждой строке. Для этого проверьте, стоит ли флажок под фразой Вычислить итоговое значение для каждой строки. В результате в перекрестный запрос будет добавлена колонка со значениями объема продаж у каждого продавца.

      ● Назовите запрос Операции с клиентами и посмотрите результаты его выполнения.

      ФОРМЫ

      Формы используются для достижения комфорта в работе с Access и при обработке базы данных несколькими пользователями. Форма может служить средством защиты базы от действий неквалифицированных пользователей, а также ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию.

      ● На вкладке Формы окна базы данных нажмите кнопку Создать. На экране появится диалоговое окно Создание форм, в котором программа предлагает вам выбрать способ создания формы. В Access их существует несколько:

      -Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы.

      -Мастер  форм - создание формы с помощью мастера; в зависимости от назначения формы мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления.

      -Режим  конструктора - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм.

      -Мастер  диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы.

      -Мастер  свободных таблиц  PivotTable - создание сводной таблицы PivotTable Microsoft Excel на основе таблиц и запросов Access.

      Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.

      ● Прежде чем выбрать в списке способ построения формы, надо в поле, находящемся в нижней части окна Создание форм, указать таблицу или запрос, на основе которого она создается (в нашем примере таблица Адреса).

      ● Выберите в списке элемент Автоформа: в столбец и нажмите кнопку ОК. Через некоторое время на экране появится готовая форма. Если вы попытаетесь закрыть ее, Access напомнит, что данная форма не сохранена, и предложит сохранить ее под именем Адреса, которое вы в праве изменить.

      ● Пролистайте все записи таблицы Адреса в окне формы, затем закройте форму без сохранения.

      Мастер  форм

      Если  вы не знаете, как создаются формы, воспользуйтесь помощью Мастера, который выполняет поэтапное руководство процессом создания формы. Построение стандартной формы осуществляется следующим образом:

    ● Откройте вкладку Формы окна базы данных и нажмите кнопку Создать.

    ● В появившемся окне Новая форма выберите Мастер форм и нажмите ОК.

    ● В первом диалоговом окне мастера Создание форм выберите в списке Таблицы/Запросы таблицу Адреса, а в списке Доступные поля - поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой (>>) перенесите все поля в список Выбранные поля и, нажав кнопку Далее, перейдите в следующее окно мастера.

    ● Во втором окне мастера форм активизируйте переключатель В один столбец и нажмите кнопку Далее.

    ● В третьем окне мастера задайте стиль оформления Обычный.

    ● В последнем окне мастера введите заголовок формы Все данные и нажмите кнопку Готово.

      Перемещение и редактирование полей формы

      Работать  с формой удобнее, если для ее окна задано полноэкранное представление. Чтобы на экране полностью были видны все элементы формы, используйте команду По размеру формы из меню Окно. Данная команда недоступна, если окно открыто в полноэкранном представлении.

      Просмотр  записей в форме осуществляется с помощью кнопок со стрелками, расположенных в нижней части окна формы, а также посредством клавиш [PageUp] и [PageDown]. Переход из поля в поле выполняется с помощью клавиши [Tab] или клавиш управления курсором. Содержимое активизированного поля маркируется.

      Режим редактирования, в котором можно  изменять содержимое полей формы, устанавливается  в результате нажатия клавиши [F2]. При изменении содержимого поля в колонке маркировки окна формы появляется изображение карандаша.

      В форму можно вводить новые  записи. Для этой цели предназначена команда Ввод данных из меню Записи. В результате ее активизации появляется пустая запись, которая может быть заполнена новой информацией. Вернуться к просмотру всех записей позволяет команда Удалить фильтр из меню Записи.

      Форма ленточного типа

      Преимуществом форм ленточного типа (как впрочем, и табличного) является возможность одновременного отображения на экране нескольких записей. Для каждой записи в форме отводится по одной строке.

      Если  форма содержит небольшое количество полей, все они, как правило, видны на экране. Чтобы отобразить невидимую область формы, следует использовать полосу прокрутки.