ACCESS программасы

      Сонымен, кесте жабылған соң, ол арнайы белгі және аты

жазылған  түрде МБ терезесінде бейнеленеді. Сол кесте бейнесін белгілеп, терезедегі Ашу түймесі арқылы оның мазмұнын ашу немесе Конструктор түймесі  арқылы оның құрылымын өзгертуге  болады.2.4-суретте жоғарыда берілген мысалда құрылған кесте ашылып көрсетілген. 

 

2.4-сурет.16-27 тобының сессия мәліметтері деген  атаумен құрылған кесте. 
 

2.2.Конструктор  режимі

      Конструктор режимін іске қосу үшін Жаңа кесте

терезесінде Конструктор тәсілін белгілеп, ОК түймесін басу керек. Сондай-ақ, Конструкторда  бұрыннан бар кестенің құрылымын  өзгерту кезінде де, қажетті кестені  белгілеп, Конструктор түймесін шерту  арқылы осы режимді қосуға болады(2.5-сурет). 

                    

2.5-сурет.Кесте  конструкторының терезесі.

      Бұл терезеде кесте құрылымын қарастырушы өзі

анықтайды. Терезенің жоғарғы бөлігінде  өріс атауларын, олардың типтерін және сипатын анықтау керек. Мұндағы  сипаты деген бағанды толтыру  міндетті емес. Өрістің типін анықтау  үшін мәліметтер типі бағанадағы сәйкес ұяшықты шерту керек. Сонда белгіленген  ұяшықтың оң жақ шетінде тізім  символы () пайда болады.Символды шертіп, ашылған  тізімнен қажетті типті  таңдау керек. Таңдалған типтің қасиеттері кестенің төменгі жағында бланкіде анықталады. Мұнда да тізім символын пайдаланып, қажетті қасиетті таңдауға болады.

      Өрістің берілген қасиеттеріне байланысты өріске

қарағандағы  мәліметтер енгізуге болатындығы анықталады. Кез-келген өрістің негізгі қасиеті  – оның ұзындығы. Осы ұзындыққа  байланысты өрістің қанша информация сиятыны анықталады. Символдар бит  немесе байтпен кодталатынын ескерсек, өріс ұзындығы да байтпен өлшенеді деп есептеледі.

      Кез-келген өріске тән өзәндәк қасиет –оның  қолтаңбасы (подпись). Қолтаңба - өрістің тек қана формаларда

бейнеленетін  арнайы атауы. Оны өріс атауымен шатастыруға  болмайды. Әр түрлі өрістерге бірдей қолтаңба берілуі де мүмкін. Бұл  жағдай, өрістің атаулары әр түрлі  болғандықтан, компьютер жұмысына кедергі  жасамайды. Жалпы, қолтаңбаны барлық уақытта  анықтау міндетті емес. Оны өріс атауына қарағанда толық болғандықтан пайдалы деуге болады.

      Өрістің әр түрлі типтеріне сәйкес әр түрлі қасиеттер

анықтау мүмкін. Типтер тізіміндегі әрбір  типке қысқаша мәлімет берейік:

1. Текстік тип. Текстік информацияларды енгізу үшін

 

қажет. Оның негізгі қасиеті - өлшемі, ол 256 символдан аспайды.

2. Сандық тип. Сандық берілгендерді енгізу үшін қажет.

Осы тип  өрістің өлшемін бірнеше нүсқалардан  таңдауға болады: бүтін, разрядты бүтін, жылжымалы үтірлі. Бүтін сандар – 32768 бен 37 аралығында, көп разрядты бүтін  сандар – 2147483648 бен 2147483647 арлығында  және жылжымалы үтірлі сандар 1.4012945 пен 3.402823Е38 аралығында анықталған болу керек. Нақты сандар енгізілетін  өріс үшін санның бөлшек бөлігінің  өлшемі берілуі мүмкін.

3. Күні/уақыты типі. Күні мен уақытын енгізу үшін қажет.

Типтегі өріс форматын алдын-ала таңдап алған  дұрыс. Өріс форматының мүмкіндіктері: күнінің толық форматы (мысалы, 3.0:09:00:12); қысқа форматы (мысалы, 12.07.74); орташа форматы (мысалы, 31-окт-87); ұзын форматы (мысалы, 21 мая 1986г.).

4. Логикалық тип. Тек қана екі логикалық мәні бар

(Иә/жоқ,  ақиқат/жалған, т.с.с.) берілгендерді  енгізу үшін қажет. Оң мәндерінің  жазылу түрі өріс форматындағы  берілген тізім таңдап алынады.  Қай формат таңдалса да кестеде  логикалық жалаушалар жиынтығымен  кескінделеді. Жалаушаны тышқанмен  шертіп иә мәні белгісін орнату  арқылы, ал жоқ мәні қалдырылу  арқылы енгізіледі.

5. Ақшалай тип. Ақшалай көрсетілген информацияларды

енгізу  үшін қажет. Жалпы, оларды сандық типтегі  өріске де енгізуге болады, дегенмен осы  аталған типте жұмыс істеу  ыңғайлы. Өріс форматындағы тізімнен қажетті  ақша бірліктерін таңдауға, олардың  шаблонын беруге болады.

6. Есептегіш тип. Жазбалар кодын анықтау үшін қажет.

Олар  кәдімгі сандық тип, бірақ оның мәндері  автоматты түрде өсіп отырады.

7. OLE типі. Басқа программалардағы объектілердің енуі

үшін  қажет. Ол үшін OLE хаттамасын пайдаланып, таңдалған объектіні берілгендер  алмасуы арқылы өріске кірістіру  керек. Мұндай объектілер қатарына графикалық файлдар жатады.

8. MEMO типі. Өлшемі 256 символдан артық текстерді

енгізу  үшін қажет. Мұндай типтегі өрісте 655354

символға  дейін информацияны сақтауға болады. Оның ерекшелігі, өрістегі  информациялар  басқа бір жерде сақталып, ал өзінде сол информациялардың қайда орналасқанын анықтайтын көрсеткіштер сақталады.

9. Орналастыру шебері – кестелер арасындағы байланысты

 
 

2.3.Орналастыру  шебері

      Орналастыру шебері бірінші кестенің өрісін екінші бір

кестедегі басқа өріспен алмастырады. Шебер  жұмысының әрбір қадамына сәйкес терезелер ашылады. Осы терезелерде  орындалатын әрекеттер алгоритмі  төмендегідей (ол 2.6-суреттегі кестелер үшін нақтыланған).

1. 2-кестеде Конструкторды пайдаланып Орналастыру

өрісі анықталады да, оған сәйкес типтер тізімінде  Орналастыру шебері таңдалады. Сонда  шебердің бірінші терезесі  ашылады. Мұнда Орналастыру үшін басқа кесте мәліметтері алынады деген әдісті көрсетіп, Әрі қарай түймесін шерту қажет.

2. Мәліметтер алынатын 1-кестені таңдап, Әрі қарай

түймесін  шерту.

3. Қолжетерлік өрістер тізіміндегі 1-кестенің қажетті

өрістерін таңдалған өрістер тізіміне көшіру. Бұл терезеде таңдалған өрісті көшіруге арналған мынадай түймелер бар:

- таңдалған  өрісті оң жаққа көшіреді.

- тізімдегі  барлық өрісті оң жаққа көшіреді.

- таңдалған  өрісті сол жаққа қайтару.

- барлық  өрісті сол жаққа қайтару.

Бұл түймелер көптеген шебер терезелер қолданылады.

Таңдалған тізімдегі бірінші өріс орналастыру  операциясындағы мәліметтерді алатын өріс болып табылады. Қажетті өрістер  таңдалып болған соң, Әрі қарай түймесін басу керек.

4.Таңдалған  өріс бағандарының шекараларын қалыпқа

келтіріп, Әрі қарай түймесін басу керек.

5.Орналастыру  өрісіне қолтаңба беріледі. Қолтаңбаны

программа өріс атауындай етіп анықтайды, ал қолданушы  оны өз қалауынша өзгертуіне болады. Сонан соң Дайын түймесін басу керек.

      Шебер жұмысы аяқталған соң, оның жұмысын кесте

құрастырушы терезесінде талдауға және 2-кестені  ашып көрсетуге болады. Сонда 2-кестеде 1-кестедегі өріс мәліметтерімен толтыруға  мүмкіндік жасалған жаңа өріс пайда  болады. Яғни, 2-кестедегі Орналастыру  өрісіндегі әрбір ұяшықты толтыру  үшін сол ұяшықтағы тышқан курсорын бір шерту арқылы 1-кестеден алынған  мәліметтер тізімін шығарған соң, қажетті  мәліметті таңдап, курсормен бір  шерту керек. 

2.6-сурет.Бастапқы  кесте мен алмастыру шебері  жұмысының нәтижесінде алынған  кесте.

2.4. Кестелер шебері

      Кесте құрудың жоғарыда айтылған екі режимін басқа

Кестелер  шебері деп аталатын, үшінші режимін  қарастырайық. Бұл режимде программа  өзіндегі арнайы дайын тұрған кестелерді пайдаланады.

      Кесте шебері 4 қадамнан тұрады, оның әр қадамына

сәйкес  терезелер ашылып, онда тиісті жұмыстар атқарылады.

      1 – қадам. Ашылған терезеде кестелер үлгісін тізімінен

таңдалған кестенің өрістер үлгісіндегі тізімнен жаңа кестеге қажетті өріс таңдап, Әрі қарай түймесін шертукерек (бұл  қадам 2.7-суретте көрсетілген). 

             

2.7-сурет.Кесте  шеберінің бірінші қадамы.

2-қадам. Ашылған терезеде кестеге жаңа атау беріп, оның кілттік өрісін анықтау режимдерінің бірін таңдап, Әрі қарай түймесін шерту керек. Кілттік өрісті анықтау режимінің екі жағдайы бар. Автоматты түрде анықталатын, құрастырушының өзі анықтайтын. Яғни оның біріншісінде программаның өзі, ал екіншісінде құрастырушының өзі сұхбаттық терезе сұрағына жауап бере отырып, кілттік өрісті анықтайды.

3-қадам. Кестені барлық кестелермен байланыстыру мүмкіндігін беретін терезе ашылады. Программа барлық кестелерге кілттік өрістері бойынша талдау жасайды. Егер олардың ішінде осы құрылып жатқан кесте өрістерімен аттас өрістері бар кестелер кездессе, онда оларды осы жаңа кестемен байланыстырды. Ал, егер ондай кестелер табылмаса, онда бұл терезеде олардың атаулары алдына байланыспаған сөзі тіркелген тізім көрінеді. Кестелер арасындағы байланысты құрастырушы өзі анықтауына болады. Ол үшін байланыстар түймесін шерту керек. Байланыс жұмысы аяқталған соң, Әрі қарай түймесі басылады.

    4-қадам. Шебер жұмысы аяқталғаннан кейін орындалатын мынадай үш режимінің бірі таңдалады. Кестелер құрылымые өзгерту, мәліметтерді кестеге тікелей енгізу, мәліметтерді Шебер көмегімен құрылған форма арқылы кестеге енгізу. Мұндағы бірінші жағдайда жаңа кесте үшін құрастырушы режимі ашылады, екінші жағдайда ол кесте түрінде ашылады (негізінде, бүл режимде МБ терезесіндегі Ашу түймесі арқылы көшеді), ал үшінші жағдайда жаңа кесте үшін шебер қарапайым форма құрастырады (қажет болса, оны сақтауға болады).

      Терезеде  осы режимдердің қажеттісі таңдалған  соң Дайын түймесі басылады. Сонымен, Дайын түймесі басылғаннан кейін кесте құрастыру жұмысын толық аяқтап, 4-қадамда таңдалған режим бірінде жаңа кестені көрсетеді. 

2.5 Кестелерді сырттан  әкелу (импорттау)  режимі

      Access программасының  әр түрлі форматтағы  басқа файл мәліметтерін МБ  мәліметіне айналдыру мүмкіндігі  бар. Оның суретте көрсетілген  терезеде орындауға болады.

      Мәліметтерді DBASE, FOXPRO сияқты МБ – нан мейлінше оңай орындалады. Өйткені, олардың құрылымдары  ұқсас, яғни МБ-да мәліметтер импорттау  оңай жұмыс емес. Оның жұмыс парағы да бағандардан тұрғанымен, олар МБ бағандар сияқты емес. Өйткені, олар әр түрлі типтегі берілгендерді  сақтай алады. Мұндай импорттау кезінде  қолданушыға бірнеше қосымша  сұрақтар беріледі. Сол сұрақтарға жауап бере отырып, импорттау жұмысын  орындауға болады. Бірақ, оның өзінде берілгендер толық көшірілмеуі  мүмкін. Информациялық жүйелер қолданатын берілгендерден тұратын текстік  файлдары импорттауға болады. Мұндай файлдардың ерекшелігі оларда берілгендер  белгілі ретпен жазылады.

      Мәліметтерді  импорттау арнайы Шебер арқылы орындалады. Оның жұмысы 2.8-суреттегі параметрлерді  анықтаудан басталып, алты қадамнан тұратын  Шебер терезелерінде қажетті  таңдауларды орната отырып, ең соңғы  терезедегі Дайын түймесін басумен  аяқталады. Сонда бастапқы алынған  файлдағы мәліметтер Access МБ-ның мәліметтеріне  айналады. Сонымен, импорттау процесінде  Access кестесінің өрістері анықталып, ондағы мәліметтер сырттағы басқа файлдан  алынады. 

2.6. Кестелермен байланыс  режимі

     МБ-ның  Access-те қолдау табатын бірнеше форматтары бар. Сондықтан кейбір жағдайларда МБ-нан импорттаудың орнына файлмен байланыс орнату жеткілікті. Бұл тәсіл әр түрлі МББЖ-де құрылған екі информациялық жүйені интегралдауға мүмкіндік береді. Сонымен кестелермен байланыс режимінің алгоритмі мынадай: