ACCESS программасы

 

ҚАЗАҚСТАН  РЕСПУБЛИКАСЫ  БІЛІМ  ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ 
 
 
 
 
 
 
 

Р Е Ф Е Р А Т 

«ACCESS  программасы»  
 
 
 
 
 
 

                                               Орындаған: Әбдібеков Ш.1 курс, 101-топ.

                                                     Тексерген:_________________________ 
 
 
 
 
 
 
 

Алматы-2011ж.

 Жоспар: 

 Кіріспе ..................................................................................................................3

  

І. Алғашқы мәліметтер 1.1.Access-тегі мәліметтер базасы.5            1.2.МБ-ын жобалау кезеңдері.............................................5

 1.3.Access-тің объектілері...................................................6

 1.4. Access – ті  пайдалану жолдары...................................7

 1.5. Access –ті  іске қосу және одан шығу............................8

 ІІ. Кестелер және оны құру...............................................10

2.1.Кесте режимі...............................................................10

2.2.Конструктор  режимі...................................................13

 2.3.Орналастыру  шебері...................................................16

2.4. Кестелер шебері.........................................................17

2.5 Кестелерді  сырттан әкелу (импорттау) режимі..........18

2.6. Кестелермен  байланыс режимі..................................18

2.7. Кестелер арасындағы байланыстарды құру...............19

ІІІ. Құрастырушылар...........................................................20

3.1. Сұраныс Конструкторы..............................................20

3.2. Өрнек құрастырушы...................................................21

3.3. Айқасқан сұраныс......................................................23

3.4. Қайталанатын жазбалар таңдау.................................24

3.5. Форма шебері мен Конструктор................................24

IV.Басқару элементтері.....................................................25

V.Есептер шебері..............................................................25

VI.Макростар және модульдер.......................................26

6.1.Макростар құру...........................................................26

6.2.Түймелер құру   8.3. Макросты іске қосатын түйме................................................................................28

6.2.2. Контексті мәзірлі түйме..........................................28

6.2.3. Түймелер шебері.....................................................29 
 
 

Қорытынды .......................................................................31 
 

Қолданылған әдебиеттер .................................................................................33 
 
 
 

 Кіріспе

      Қазіргі кезде компьютерлік техниканы пайдаланбай  жұмыс жасайтын сала жоқ деуге  болады. Ал, компьютерді пайдалану  технологиясының жұмыс жасауға  өзіне тән талаптар қоятыны белгілі. Сондай талаптардың бірі – жұмыс  жасауға қажетті мәліметтер базасын  МБ құру. Күнделікті өмірде біздің  кездестіретін нәрселеріміздің  барлығы қандай да бір қордың элементтері  болып саналады. Мәліметтер базасымен  жұмыс жасай білу бүгінгі таңда  компьютермен жұмыс істеудегі маңызды  дағдылардың біріне айналды. Сондай-ақ бұл саладағы мамандарға барлық уақытта  жұмыс табылады деп айтуға да болады.

      Мәліметтер  базасын басқару жүйесі (МББЖ) –  мәліметтер базасымен жқмыс істеуге  арналған программа. Олардың қатарына DBASE, FOXPRO, MICROSOFT ACCESS т.б. программалар бар.Microsoft office пакетінің құрамындағы Microsoft Access программасының Access 7.0, Access 95, Access 97 сияқты бірнеше нұсқалары бар. Олардың  ортақ мүмкіндіктерін қарастырып, алдағы уақытта программа атауларын  қысқаша MS Access немесе жай ғана Access деп атаймыз.

      MS Access-ті пайдаланатындар – көбіне  есептеу техникаларымен жұмыс  жасайтын, бірақ программалаумен  айналыспайтын адамдар. Мұндай  қолданушыларды бұл программаның  оқып-үйрену жеңілдігі көптеген  мәселелерді өздері программаламай-ақ  шешу мүмкіндігін, сондай-ақ МБ-дағы  қажетті объектілерді жылдам  құруға мүмкіндік жасайтын құралдары  бар болғандығы қызықтырады. MS Access-тің  бір артықшылығы – жергілікті  желіні қолданудағы мүмкіндіктері  (MS Access-ті қолданушылар ол туралы  мәліметті кітаптардан немесе  программада орналасқан анықтамадан  алуына болады.)

      Access программасы жөнінде әдебиеттер  жеткілікті. Алайда, олар негізінен  орыс, ағылшын тілдерінде, ал қазақ  тілінде жоқтың қасы. Ұсынылып  отырған оқу құралының мақсаты  осы кемшіліктерді толықтыру.  Қолданушыға Access-те МБ-ын құру  мүмкіндіктері мен олардың арасындағы

байланыс  ерекшелік Windows терін көрсету арқылы мәліметтер базасымен нақты жұмыс  жасауды үйренуге қолқабыс жасау.

      Windows жүйесінің элементтерімен таныс  кез-келген қолданушының MS Access прогораммасын  оқып үйренуге және оларды  қолданып, МБ-мен жұмыс істеуіне  мүмкіндігі бар. Өйткені,  Access программасымен жұмыс істеу принциптері  Windows жүйесіне негізделген, оның объектілері терезе түрінде ашылады.

      MS Access-ті басқарудың әр түрлі  тәсілдері бар: меню жүйесіндегі  саймандар тақтасы, контексті  мәзір, тышқан көрсеткішін және  клавиштер комбинациясын қолдану.  Бұлардың көбі бір команданы  қайталауы мүмкін, сондықтан олардың  бәрін бірдей қолданудың қажеті  жоқ. Негізінде, ең ыңғайлысы  – контексті мәзір мен тышқан. Контексті мәзірді керек уақытында  тышқанның оң жақ түймесін  басу арқылы кез-келген объектіге  байланысты шығаруға болады. Сондай-ақ  контексті мәзірден осы объектіге  байланысты қандай операциялар  жасауға болатыны да көрінеді.

      Оқу құралында жалпыға бірдей кейбір келісімдер қолданылған. Мәзір жүйесі мен командаларды сипаттаған кезде  көп сөзден құтылу үшін олардың атаулары ғана “---” символымен байланыстырылып  жазылады. Мысалы: Сервис-Макрос, Макросты іске қосу тізбегі Сервис мәзіріндегі Макрос командасының Макросты іске қосу ішкі командасын таңдауды білдіреді. Командалар мен мәзірлер ат аулары боялып, терезелер, жапсырмалар, қасиеттер және т.б. атаулар қиғаш жазылған. Кейбір алгоритмдердің әрекеттері қарастырылған мысалдың берілгендері үшін нақтыланып көрсетілген.

      Бұл оқу құралы сегіз тараудан тұрады: 1-тарауда Access программасымен жұмыс  істеудің алғашқы мәліметтері; 2-тарауда  кесте объектілерін құру тәсілдері  мен олардың арасында байланыс орнату; 3-тарауда кестелермен жұмыс жасау  техникалары; 4-тарауда сұраныс объектілерін құру тәсілдері, 5-тарауда басты мәзірдің командалары; 6-тарауда формалар мен  басқару элементтерін құру тәсілдері; 7-тарауда есептер мен диаграммалар құрып, оларды баспаға басу әдістері; 8-тарауда макростар мен модульдер  жайында түсініктеме және макрокомандалар  мен МБ-ындағы оқиғалар тізімі берілген. Әр тараудың соңында студенттердің  өзін-өзі тексері, жаттығуларына  арналған сұрақтар мен тапсырмалар  берілген. 
 
 
 
 
 
 
 

I.Алғашқы  мәліметтер

1.1.Access-тегі  мәліметтер базасы

      Адамның қызметі немесе жеке басы жұмыстарында әр дерек көздерден алынған және олардың әрқайсысы қандай да қызмет түрімен байланысты болатын мәліметтермен  істеуге тура келеді (1.1-сурет). Осы  мәліметтерді координациялау (жинап  бір жүйеге келтіру) үшін арнайы білім  мен ұйымдастыру дағдысы қажет.

      Информацияны  сақтау – компьютердің ең маңызды  функцияларының бірі. Оның ең көп тараған  құралы мәліметтер базасы болып табылады. МБ-мәліметтер құрылымындағы информациялардан тұратын арнайы форматтағы файл.

      Көптеген  МБ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымдардағы мәліметтердің адрестері  жол мен бағанның қиылысуында  анықталады. МБ-да бағандарды өрістер (поля), ал жолды жазбалар (записи) деп  атайды. Өрістер МБ-ның құрылымы, ал жазбалар ондағы информацияларды  құрайды. 

1.2.МБ-ын  жобалау кезеңдері

      Алдына  қойылған мәселені шешу мақсатында қолданғанда  қандай да бір МБ-ны жасау қажет  болса, ол өзінің жұмысын төмендегі  кезеңдер бойынша ұйымдастыра білуі  керек.

      1.МБ-ын құрудың негізін анықтау. Бұл кезеңде мәліметтер базасын құру маңызы, оның негізгі функциялары және онда сақталатын информация анықталуы керек.

      2.МБ құрамында болатын кестелерді анықтау. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы. Сондай-ақ оларды жобалау кезінде мынадай принциптерге сүйену қажет: информация кестеде және кестелер арасында да қайталанбауы керек: әрбір кестеде тек бір ғана тақырыпқа сай информация болуы керек;

      3.Кестелердегі қажетті өрістерді анықтау.Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Оларды жобалау кезінде ескеретін шарттар: әрбір өріс кестенің тақырыбымен байланысты болуы керек; кестеге өрнектің нәтижесі болатын берілгендерде енгізудің қажеті жоқ;  кестеде барлық қажетті информация қамтылуы тиіс; информация ең кіші логикалық бірліктерге жіктелінуі қажет мысалы, адамдардың аты-жөнін “Аты” және “Фамилиясы” деп екі өріске бөліп жазу.

      4.Әрбір өріске өзіндік жеке мән беру. Әр түрлі кестедегі мәліметтерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс немесе өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс немесе өрістер жиынтығын кілт деп атайды. (2.1-тақырыпты қараңыз).

      5.Кестелер арасындағы байланысты анықтау. Мәліметтерді кестелерге жіктеп, олардың кілтік өрістері анықталған соң әр түрлі кестелердегі мәліметтерді байланыстыратын схеманы таңдау қажет. Ол үшін кестелер арасындағы байланыстарды анықтау керек (2.7-тақырыпты қараңыз).

      6.МБ құрылымын жаңарту.Кестелер, өрістер және байланыстар жобаланып болған соң, МБ-ның құрылымын қайтадан тексеріп, оның ескерілмеген жайларын анықтау керек. Мұны кестелерді мәліметтермен толтырмай тұрып орындаған жөн. МБ-ын тексеру кезінде кестелерді бірнеше жазбалармен толтырып, олардың арасындағы байланыстарды бақылап, МБ құрылымының қойылған талапқа сай кеңіне көз жеткізу керек. Кері жағдайда оның құрылымын жаңартуға тура келеді.

      7.Мәліметтерді толықтыру және МБ-ның басқа объектілерін құру.  Егер кестелердің құрылымы қойылған талапқа сай болса, онда оларға барлық мәліметтерді енгізуге және де кез-келген сұраныстар, формалар, есептер және макростар мен модульдер құруға болады.

      Access – тің талдау құралдарын пайдалану. Access программасында екі талдау  құралы бар: кестелерде талдау  шебері; әрекет тездігін талдаушы. Оларды Access-те жұмыс істеуді меңгергеннен  кейін программа анықтамасымен  таныса отырып, қолдануға болады.