ACCESS программасы

1.3.Access-тің  объектілері

      Access программасының 6 объектісі: кесте,  сұраныс, форма, есеп, макрос, модуль  бар. Келесі тақырыптарда осылардың  әр қайсысына жеке-жеке тоқталамыз. Олардың қысқаша түсініктемелері:

Кесте – жазбалар мен өрістерден тұратын МБ – ның негізгі объектісі. Кестелерде мәліметтер сақталады.

Сұраныс – мәліметтерді бір немесе бірнеше кестелерден қолданушының анықтаған шарты бойынша іріктеп алуға арналған құрал. Сұраныстар көмегімен берілгендерді зерттеп, іріктейді, таңдайды, өзгертеді, біріктіреді, яғни өңдейді.

Форма  - кестелер мен сұраныстағы мәліметтерді ыңғайлы түрде экранға бейнелейтін және оларды басқаратын құрал.

Есеп  (отчет) – кестелер мен сұраныстардағы мәліметтерді ыңғайлы және көрнекі түрде экран бетіне басып шығару құралы. Есеп парақтары түзілгеннен кейін ондағы мәліметтерді редакциялауға болмайды.

Макрос – макрокомандалар жиынтығы. Егер МБ-да қандай да бір операциялар жиі орындалатын болса, онда олардың командалары бір макроста жинап, оған клавиш комбинациясын сәйкес қоюға болады.

Модуль  – Visal Basic тілінде жазылған программалық прцедура. Егер Access-тің стандартты құралдары қажетті талапты қанағаттандыра алмаса, онда программалаушы процедуралар көмегімен жүйенің мүмкіндігін кеңейте алады. 

1.2 –  сурет. МБ – ғы мәліметтер  арасындағы байланыс.

Access программасында  құрылған формалар, сұраныстар және  есептер мәліметтерді жылдам  және эффектілі жаңартуға, әр  түрлі сұрақтарға жауап алуға,  қажетті мәліметтерді іздеуге,  мәліметтерді талдауға, есептер  мен диаграммаларды баспаға басуға  мүмкіндік береді. Бір кестедегі  мәліметтерджі әр түрлі объектілерде  көруге болады және де кестеге  өзгерту енгізгенде сол берілгендер  орналасмқан басқа объектілердің  барлығында өзгертеді. 

1.4. Access-ті пайдалану жолдары

      Access–тің  кез-келген МБ – мен жұмысты  ұйымдастырудың екі режимі бар:  жобалау және қолдпну. МБ- ын  құрастырушылардың жаңа объектілер  құруға, оның құрылымымен өрістерінің  қасиеттерін өзгертуге және олардың  қажетті байланыстарын орнатуға  құқы бар. Яғни, олар МБ –  ың құрылымын жобалау жұмыстарымен  айналысады. Бір ғана МБ – ның  бір, екі немесе бірнеше құрастырушылары  болуы мүмкін.

      МБ  – ын қолданушылар  - базаға формалар арқылы информация енгізетін адамдар. Олардың сүраныстар арқылы мәліметтерді өңдеп, есептер алуға мүмкіндіктерің бар. Бір ғана қордың миллиондаған қолдпнушылары  болуы м.мкін, бірақ олардың МБ құрылымыа кіруіне рұқсат жоқ.

      Access – те 6 объектіден басқа үш  командалық түйме бар: ашу,  конструктор, құру. Олардың көмегімен  МБ – да жұмыс істеу режимі  таңдалады.

Ашу түймесі  – таңдалған объектіні ашады. Егер объект кесте болса, онда оған жаңа өзгерістер енгізуге немесе ондағы бар өзгерістердің қасиеттерін  өзгертуге болады. Ал егер объект форма  болса, онда оның басқару элементтерін құруға немесе оларды өзгертуге юолады. Демек, бұл режим МБ – ын құрастырушылар үшін қажет.

Құру  түймесі – жаңа объектілерді құру үшін керек. Бұл да МБ – ын құрастырушыларға арналған режим.

Кестелерді, сұраныстарды, фыормаларды, есептерді  автоматты түрде, конструктор арқылы және Шебер көмегі тәсілдерімен құруға болады. Оларға  Access объектілерін қарастырғанда  тоқталамыз. 
 

1.5. Access-ті іске қосу және одан шығу

      Access-ті іске қосу командасы: Іске қосу – Программалар – Microsoft Access . Access программасы жүктеліп экранда 1.3 – суретте көрсетілген терезе шығады.  Бұл терезеде  Access қолданушыға 3 нұсқаның біңрін таңдауды ұсынады: Жаңа МБ – ын құру; Шеберді іске қосу; Бұрыннан бар МБ – ын ашу. 

1.3 –  суретте.Программаны жүктеу кезінде

 көрсетілетін  терезе. 

Егерде  қажетті МБ бұрыннан құрылып қойылған болса, бұрыннан бар МБ- ын ашу нұсқасын таңдаңыз. Сонда экранда файлдарды  ашу терезесі пайда болады. Ол, файлдар  тізімінен МБ файлын таңдап, оны  ашуға мүмкіндік береді. Ал, егер жаңадан құру қажет болса, онда 1.3 – суреттегі қалған екі нұсқаның бірі таңдалуы тиіс. 

                      

1.4 –  сурет. Жаңа МБ файлы терезесі. 

      Біз қосқышты Жаңа МБ – ын құру жағдайына  қойып түймесін шертейік. Экранға 1.4 – суретте көрсетілген Жаңа МБ терезесі ашылады. Ол Microsoft  программаларындағы файлдар терезесі сияқты. Яғни, бұл  терезеде қажетті бума таңдалып, файл көрсетіліп және файл атауы енгізілген соң Құру түймесін басу керек. Экранда  МБ терезесі көрінеді (1.5 - сурет). Терезеде объектінің жұмыстары туралы алда баяндалады.

      МБ  – дағы жұмыс аяқталғаннан соң  Access –тен шығу қажет. Ол үшін барлық ашылған  терезелердің жабу түймелерін басу жеткілікті., өйткені Access – тің оларды автоматты түрде сақтау мүмкіндігі бар. Яғни, электр тогы сөнген жағдайда да енгізіліп жатқан информация компьютерге сақталып қалады.  

                   

1.5 –  сурет. Мәліметтер базасы терезесі. 

      Енді 1.3 –суретте көрсетілген терезеде қосқышты Шеберді іске қосу  жағдайына қойып , ок түймесін басамыз. Сонда Жалпы және Мәліметтер базасы деген жапсырмасы бар Құру сұхбат терезесі пайда болады. Оның Мәліметтер базасы жапсырмасында әр түрлі типтегі Мәліметтер базасының жиыны бар. 

1.6 –сурет.Шебер  құрамындағы МБ таңдалатын 

Құру  сұхбат терезесі. 

1.6 – суретте көрсетілген МБ –ның бірін таңдап, шеберді іске қосуға болады. Мысалы, Кітапхана МБ -  таңдап, ок түймесін шертейік. Экранда жаңа МБ – на атау сұрайтын  сұхбат терезесі пайда болады. Осы терезеде жаңа МБ – на атау беріп, ок түймесін шерткеннен кейін   Access бірқатар әрекеттерді орындап, экран бетіне шебердің бірінші терезесін (1.7 - сурет) шығарады. Шебердің бұл терезесінде МБ– да сақталатын информация сипатталған. Оның төменгі жағында Болдырмау, Кері қарай, Әрі қарай, Дайын түймелері орналасқан.  Олардың атқаратын қызметтері мыадай: Болдырмау түймесі – Шебер жұмысын жою; Кері қарай түймесі – алдыңғы терезеге қайту;Әрі қарай түймесі – келесі терезеге өту; Дайын түймесі шебердің соңғы терезесінде оның жұмысын аяқтау. Access программасындағы басқа да шеберлердің жұмыстарында осы түймелердің қызметтері пайдалынады. 

1.7–сурет.Шебердің  МБ-да қандай информация сақталатынын

хабарлайтын, бірінші терезесі. 

      Бұл командалық түймелердің көмегімен  шебер терезелеріне көшкен сайын  МБ – ң қажетті параметрлері анықталады. Соңғы терезедегі Дайын түймесі  шертілгеннен кейін Access МБ – ын құрады. 

1.8–сурет.Шебер  жұмысының нәтижесінде алынған

басты түймелі  форма

      Оған  компьютердің сипатына қарай бірнеше  минут уақыт бөлінеді. Бұл кезде  алдымен бос МБ – ы терезесі көрінеді, сонан соң Access кестелер, формалар және есептер сияқты объектілерді құрастыра  бастайды. МБ – ын құруды аяқтаған кезде  экранда Басты түймелі форма пайда болады (1.8-сурет). Ол форманың түймелерін шерте отырып, соларға тиісті жұмыстарды орындауға болады. 

II.Кестелер  және оны құру

      Кестелер  – МБ-ның негізгі объектілері. МБ жасау

алғашында кестені құрудан басталады. Ал, кестеде  оның өрістері және өрістердің типтері  мен қасиеттері анықталады. Бұл МБ терезесіндегі Құру түймесін басудан  басталады. Содан 2.1-суретте көрсетілген  Жаңа кесте сұхбат терезесі ашылады. Бұл терезеде жаңа кесте құрудың  бірнеше тәсілдері көрсетілген

               

2.1.Кесте  режимі.

      Жаңа  кесте терезесінде Кесте режимі тәсілін таңдап, түймесін басқару  арқылы 2.2-сурет кесте ұлгісін  аламыз. 

             

2.2-сурет.  Кесте режиміндегі кестені редакциялау  терезесі. 

Осындай қолдануға дайын кесте жасалған соң, қолданушы орын толтырумен айналысады. Кестені информацияны толтырмас  бұрын оның өрістеріне мағынасы бар  жаңа атаулар беріледі.Ол үшін тышқан курсорын өріс тақырыбына алып арып, тышқан түймесін екі рет шертіп, өріс атауын клавиатурадан теру керек. Ал мұндай өрістердің типтері, өзіне енгізілген информацияға байланысты. Автоматты  түрде анықталады (өріс типтері туралы келесі тақырыпта айтылған).

         2.2-суретте көрінген  терезенің бірінші жолында, WINDOWS терезелері сияқты, оның тақырыбы  және Қысу, Ашу, Жабу түймелері орналасқан. Олардың қызметтері Windows терезелеріндегідей. Терезенің оң жақ шекарасында да жазбалар бойымен жоғары-төмен жылжу түймелері орналасқан тақта бар. Ал оның соңғы жолында жазбалар бойымен жылжыту түймелері, жазбалардың жалпы саны және жазба бойымен оңға және солға жылжу түймелері орналасқан. Мұндағы жылжыту түймелерінің қызметтері мынадай: 
 

•   - ең бірінші ең соңғы жазбаға  өту;

         - курсор алдындағы кейінгі жазбаға өту;

     -  N нөмірлі жазбаға  өту, мұндағы нөмір клавиатурадан  енгізіледі;

• -  жаңа жазбаға өту.

 

      Мысал: 16-27 тобының төмендегідей түрде берілген қысқы сессия мәліметтері мен Access – те жаңа кесте толтыру керек  болсын.

 
 

Оны орындау алгоритмі мынадай:

1. МБ терезесінде Кесте тапсырмасын бір шерту керек.
2. Осы терезедегі Құру түймесін шерту керек.
3. 2.1-суретте көрсетілген терезеден кесте режимін таңдау керек. 2.2-суретте көрсетілгендей кестеде өріс атауларын

нақтылау  керек.(1-аты-жөні;2-информатика;3-физика;4-матанализ;5-геометрия).

4.Өріс  атаулары жазылған бағандарға сәйкес мәліметтерді

клавиатурадан теріп енгізу керек.

      Енді  кесте толтырылды деп есептеліп, терезені жабу

түймесі басылсын. Сонда экранға кестені  жабуды растайтын, сонан соң оған атау сұрайтын және кілттік өріс анықтайтын сұхбаттық терезе шығады. Соңғы терезе 2.3-суретте көрсетілген. Оған “Иә” деп жауап берген дұрыс. Сонда кестеде кілттік өріс пайда болады.Оның Қою деп анықталады да, онда жазбалар нөмірлері сақталады.Кесте жаңа жазбалар енгізгенде кілттік автоматты түрде толтырылады.

              

2.3-сурет.  Кестеде кілттік өріс құруға  мүмкіндік

беретін сұхбаттық терезе 

Жалпы алғанда кесте бірегей немесе кілттік өріс анықталуы

мүмкін.МБ-мен  жұмыс істеу кезінде берілген енгізуді мүмкіндігінше аз қайталау талап етіледі. Егер қандай да мәліметтер бірнеше рет қайталап енгізу керек  болса, онда МБ-ы бірнеше байланысқан  кестелер құру керек. Олардың құрылымдық жеке-жеке анықталып, арасындағы байланыстарды  сенімді жұмыс істеу мен қадайда  бір кесте жазбасы бойынша  екінші кестедегі жазбаның бір мәнді  табылуы мақсатында, арнайы өрістері болуы қажет. Ондай өрістерді  бірегей өрістер деп атайық. Сонымен  бірегей өріс мәндері қайталанбайтын өріс. Егер кестеде ешбір бірегей  өріс болмаса, оны қолдан жасауға  болады. Мысалы, шифр өрісін анықтау арқылы. Бірақ, мұндай өріс жазбалары қайталанып келуі мүмкін. Яғни, жазбалар саны көбейген жағдайда шифрлардың әр түрлілігін қадағалау қиынға соғады. Сондықтан, бірегей өрістегі жазбалар қайталанған жағдайда компьютер сигнал беретіндей болғаны жөн. Міне, осы мақсатта кілттік өрістер құрылады. Кілттік өрістермен программа ерекше жұмыс жасайды. Олардың бірегейлілігін бақылап отырады және кестені сол өрістер бойынша жылдам сорттай алады. Сондықтан Access-те кесте құрылымын анықтау кезінде оның өрісін кілттік өріс етіп алу қажет.