Исследование системы управления

     При разработке анкет необходимо четко представлять себе цели и задачи анкетирования, а также последствия, которые возможны при использовании этого метода как основного способа получения информации о соискателе [3]. Ни для кого не секрет, что правильно сформулированная проблема уже содержит в себе ее решение, также как и грамотно поставленный вопрос - ответ.

     Работодатель  при передаче персональных данных работника  должен соблюдать следующие требования:

     а) Не сообщать персональные данные работника  третьей стороне без письменного  согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законом.

     б) Не сообщать персональные данные работника  в коммерческих целях без его  письменного согласия.

     в) Предупредить лицо, получающее персональные данные работника о том, что данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены и требовать от этого лица подтверждения того, что это правило соблюдено. В свою очередь лицо, получающее информацию о работнике, обязано соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Однако данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном законами.

     г) В пределах одной организации  осуществлять передачу персональных данных работника в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку.

     д) Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом последние  должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

     ж) Не запрашивать информацию о состоянии  здоровья работника, за исключением  тех сведений, которые относятся  к вопросу возможности выполнения работником трудовой функции.

     Наиболее  удобной для восприятия является анкета, выполненная на бланке формата  А4 с продольным расположением заголовочных реквизитов (то есть расположением  вдоль верхней части листа  бумаги с центровкой). При оформлении бланка этого документа целесообразно использовать рубленные шрифты (например, Arial, Futuris, Pragmatica, др.): для читающего и заполняющего они являются удобочитаемыми (т.е. комфортными для чтения), а ведь нужно, чтобы человек не просто прочитал текст, но и воспринял его [6].

     Ширина  строки также является фактором, влияющим на удобочитаемость - идеальной считается ширина 50-55 знаков.

     Размер  шрифта определяется исходя из полей  бланка документа. Они должны быть не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Как правило, размер шрифта - 11 или 12 кегель.

     Предшествовать  непосредственным вопросам должен заголовок. Его набирают либо прописными (АНКЕТА), либо строчными (Анкета). В левом  верхнем углу первой страницы по сложившейся  практике обозначают место вклейки фотографии (как правило, размером 4 х 6 см).

     Для ответов на вопросы нужно предусмотреть  линии, иные графические указатели  места простановки отметок (например, квадратики для обозначения выбранного ответа).

     После вопросов анкеты должно быть обозначено место для проставления:

     – даты заполнения анкеты;

     – подписи заполняющего анкету.

     Анкета  становится документом личного дела только в том случае, если в отношении  соискателя принимается решение  о приеме на работу, а следовательно  оформляются и иные необходимые кадровые документы. Что же касается анкет кандидатов так и не ставших работниками, целесообразно завести отдельное «дело», в которое поместить анкеты всех соискателей - возможно через какое-то время вам понадобится пересмотреть их и подобрать из уже «знакомых» подходящую кандидатуру для повторной встречи и решения вопроса о приеме на работу.

     Из  вышеизложенного предлагается составление  следующих форм анкет: приложение 4 - для руководителей; приложение 5 - для специалистов и служащих; приложение 6 - для рабочих и младшего обслуживающего персонала.

     В ОАО «Росэлектромонтаж» тестирование не проводится, но для такого большого предприятия эту процедуру необходимо внедрять для того, чтобы была возможность выбирать людей, профессиональные и личные качества которых будут подходить для работы на предприятии. Для рабочих специальностей предлагаем проводить тесты, выявляющие исполнительность, аккуратность, скорость и точность выполнения работы. Для руководителей предлагаем тесты, определяющие их умение работать с людьми, профессионализм, скорость мышления, память. Для служащих - тесты, выявляющие их профессиональные навыки, коммуникабельность, стремление к достижению высших результатов.

     Предлагаем  проводить тесты в виде письменных и устных вопросов и заданий, а также искусственно имитировать обстановку, близкую к реальной, в которой испытуемый должен действовать тем или иным образом. Предлагаем следующие виды тестов.

     - Тесты на физические способности  предлагаем использовать для  отбора кандидатов на должности, не требующие квалификации, но предполагающие затраты ручного труда, т.е. для рабочих специальностей. Они могут быть элементом предварительного испытания на рабочем месте, когда кандидат попадает в реальную обстановку потенциальной работы. Другим вариантом проверки физических возможностей является соответствующим образом составленный вопросник, учитывающий требования рабочего места.

     - Тесты на умственные способности  (общие и специальные) позволяют  проверить уровень умственного  развития, грамотность, умение оперировать числами, общаться, квалификацию, опыт, ожидания и прочее. Данный вид тестов предлагаем проводить при подборе специалистов и служащих.

     - Имитационные тесты моделируют  реальные условия работы. Эти  тесты предлагаем для кандидатов  на все специальности, в особенности при работе с новым видом оборудования и техники.

     - Для подбора руководителей предлагаем использовать комплексные тесты, в состав которых входят сотни вопросов, а также различные специальные виды испытаний.

     Предлагаем  проведение тестов на определение интеллектуального уровня, который необходим для руководителей. Однако для проведения тестирования требуются специалисты. Важно хорошо знать обо всех имеющихся средствах, обеспечивающих решение комплексной задачи отбора претендентов, и понимать, когда необходимо обращаться к специальным службам. Поэтому для ОАО «Росэлектромонтаж» предлагаем внедрить должность такого специалиста. Специалисты этих служб имеют в своем распоряжении широкий арсенал так называемых психологических тестов для оценки самых разнообразных качеств людей, которые необходимы для выполнения различных видов работ.

     Эффективность внедрения анкетирования и тестирования на предприятии можно оценить  с помощью, проведенного на предприятии  эксперимента. На должность мастера  участка 1-го и 2-го ЭМУ брали двух человек. Одного взяли, только проведя собеседование. Другого выбрали с помощью проведения процедур анкетирования и тестирования. В конечном итоге первый проработал в данной должности один месяц и был уволен, второй проработал в данной должности два месяца и был переведен на должность главного инженера 2-го управления. В ходе проведения тестирования были выявлены у второго кандидата черты лидера, умение общаться с людьми, целеустремленность, профессионализм, высокий уровень интеллекта, в то время как у первого этого не было выявлено. Во время работы у первого начали возникать разногласия с подчиненными, которые не прислушивались к его мнению, поскольку тот не умел общаться с людьми, у него не было качеств лидера, которые во время собеседования выявить не удалось. Во время собеседования узнать личные качества довольно сложно, поэтому данный человек не смог стать руководителем и ему пришлось уйти с места работы. Из данного примера, очевидно, что анкетирование и тестирование необходимо внедрять в процесс подбора персонала на предприятии.

     Не  стоит забывать, что анкета должна выступать лишь как подспорье, как  та база, на которой строятся взаимоотношения  с соискателем, и она никак  не может заменить реального общения  и «живого диалога» с человеком. В большинстве случаев задача кандидата - рассказать про свою профессиональную деятельность, отвечать на вопросы и делать все, чтобы понравиться менеджеру по персоналу, то есть установить хорошие отношения и заинтересовать в себе специалиста, уставшего от подбора сотрудников.

     Таким образом, эффективность анкеты заканчивается  на паспортных и общих данных, а  эффективность тестов заканчивается  выявлением личностных и внутренних качеств, которые в дальнейшей работе на предприятии могут сыграть  решающую роль.

2. Совершенствование процедуры проведения собеседования

     Собеседования до сих пор являются наиболее распространенным методом отбора кадров.

     В ОАО «Росэлектромонтаж» при проведении процедуры собеседования не составляется список конкретных вопросов. Специалист по кадрам задает те вопросы, которые считает наиболее значимыми. А поскольку процедура собеседования является наиболее значимой при подборе персонала, то на предприятии необходимо усовершенствовать эту систему подбора.

     Предлагаем  следующую процедуру проведения собеседования в ОАО «Росэлектромонтаж».

     Перед проведением собеседования необходимо ознакомится с заявлением кандидата. Бланки заявлений, хотя они и не относятся  к истинным средствам определения  способностей или психологических  характеристик, тоже успешно применяются для сравнительной оценки уровня квалификации. Так, например, конкретные сведения, которые требуется указать в бланке заявления о стаже предыдущей работы, зарплате, характере образования и оконченном учебном заведении, хобби и т.д., тоже можно использовать для отбора кандидатов, если такие биографические данные помогают отличить более эффективных от менее эффективных служащих, уже работающих в данной организации.

     Прежде  чем проводить собеседование, предлагаем составить четкий план. Хорошо продуманная процедура отборочного собеседования, разбитая на ряд логических блоков или групп вопросов, даст возможность результативно провести интервью и покажет, что нужно выяснить в ходе его. Хорошо сформулированные требования к персоналу дадут готовую структуру, а она в свою очередь - точные критерии оценки профессионального мастерства, квалификации и качеств, которые необходимо выявить в кандидате. Для «Росэлектромонтаж» план проведения собеседования для каждой должности, на которую необходим новый сотрудник, должен отличаться. Для мастера, бригадира, начальника участка должен быть составлен такой план, который бы смог выявить у данного кандидата такие качества, как профессионализм, умение работать с людьми, целеустремленность, лидерство. А для рабочего – такие качества, как стремление к работе, отзывчивость, отсутствие вредных привычек.

     В ходе отборочного собеседования  должны быть получены ответы на следующие  три вопроса:

     - Сможет ли кандидат выполнять  данную работу?

     - Будет ли он выполнять ее?

     - Подойдет ли кандидат для данной работы (будет ли он наилучшим)?

     Ответы  на эти вопросы создают полезную основу. Но требуется еще выяснить массу деталей. Например, что свидетельствует  о том, что кандидат сможет справиться с данной работой? Навыки? Способности? Знания? Квалификация? Предыдущий опыт? Сноровка в работе? Интеллект? Дополнительная спецподготовка?

     Для того чтобы узнать будет ли кандидат выполнять порученную ему работу, и будет ли он наилучшим образом соответствовать требованиям, предъявляемым к данной работе, тогда необходимо собирать сведения о том, что представляет собой претендент.

     Кадровое  собеседование требует тщательной подготовки. Во-первых, предлагается создать  комфортные условия для беседы в  кабинете или специальной комнате, где все должно располагать к деловому разговору, снятию вполне естественного напряжения претендента, что позволит ему быть наиболее откровенным. Для такого большого предприятия как «Росэлектромонтаж» необходимо благоустроить комнату для проведения собеседования так, чтобы у претендента сложилось хорошее впечатление о предприятии.

     Вопросы следует четко и ясно сформулировать. Кандидат должен сосредоточить свое внимание и усилия на ответах на вопросы, а не на расшифровке самих  вопросов. Использовать нужно простые  и понятные слова.

     Специалист  по персоналу должен хорошо знать  организацию, условия и характер предлагаемой работы, требования, предъявляемые  к должности, и иметь возможность  исчерпывающе ответить на вопросы претендента.

     Беседа  начинается с представления сотрудника кадровой службы и других интервьюеров, рассказа об организации, ситуации в ней и о соответствующей должности.

     Предлагаем придерживаться следующих правил проведения интервью:

     - не разговаривать с кандидатами,  не предложив им присесть;

     - не демонстрировать занятость  и не делать в их присутствии других дел;

     - проявлять непредвзятость, дружелюбие, чаще упоминать имя претендента;