Учет движения денежных средств

• контроль соблюдения расчетно-платежной дисциплины, своевременности  перечисления сумм за материальные ценности, а также средств, полученных в  порядке кредитования; 

• бесперебойное  удовлетворение денежной наличностью  потребностей предприятия; 

• рациональное вложение свободных денежных средств с  целью получения дополнительного  дохода от инвестиций. 

В соответствии с  действующим планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом МФ РФ 31.10.2000г. №94н, для учета денежных средств предназначены следующие  счета: 

50  — «Касса»; 

51  — «Расчетные  счета»; 

52  — «Валютные  счета»; 

55 — «Специальные  счета в банках»; 

57 — «Переводы  в пути». 

Порядок учета денежных средств определен целым рядом  нормативных документов: Законом  «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте» (ПБУ 3/2000), и  др. 

3.3. УЧЕТ КАССОВЫХ  ОПЕРАЦИЙ 

К кассовым относятся  операции, связанные с получением и расходованием наличных денег  непосредственно из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации 22 сентября 1993 г. № 40, в соответствии с которым наличные деньги предприятия  хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками  по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных  лимитов предприятия обязаны  сдавать в банк в порядке и  сроки, согласованные с обслуживающим  банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение  трех дней, включая день получения  их в банке. 

Для ведения кассовых операций в штате предприятия  должна быть предусмотрена должность  кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принимаемых им ценностей. После  издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия  обязан ознакомить его с правилами  ведения кассовых операций. С кассиром заключается договор о ма­териальной  ответственности. Кассир не может передоверять кому бы то ни было выполнение своих  обязанностей. При необходимости  временной замены обязанности кассира  приказом возлагают на другого работника, с которым в свою очередь заключают  договор о  полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому  кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (ф. инв-15). 

В субъектах малого предпринимательства с небольшой  численностью работающих и незначительными  оборотами денежных средств разрешено  вести кассовые операции непосредственному  лицу, осуществляющему ведение учета  на предприятии - бухгалтеру, главному бухгалтеру. 

Предприятие обязано  создать условия, необходимые для  обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче  в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности  денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и  оборудованию для кассы должно быть выделено особое помещение и сейфы, которые по окончании работы кассир закрывает ключом и опечатывает  сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах — у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем, результаты которой фиксируются в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие предприятию, и входить в помещение лицам, не имеющим отношения к ее работе. 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации  используется активный счет «Касса», к  которому могут быть открыты следующие  субсчета 

50-1 «Касса организации»; 

50-2 «Операционная  касса»; 

50-3 «Денежные документы»  и др. 

Наличные деньги поступают в кассу с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу  оформляется по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает  главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия. К приходному ордеру выписывается квитанция, которая  вручается лицу, внесшему деньги, или  прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных из банка). До передачи в кассу приходный  ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных  и расходных документов (ф. КО-3). Порядок  заполнения реквизитов приходных кассовых ордеров приведен в Приложении. 

Действующим правилом запрещено выдавать приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер передают для исполнения непосредственно  в кассу, где кассир проверяет  правильность его оформления, наличие  и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает  приходный кассовый ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают  только в день их составления. 

При приемке наличных денег кассиры должны руководствоваться  документом «Признаки и правила  определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет Банка  России». Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот  и монет, порядок экспертизы денежных знаков. 

Наличные деньги выдают из кассы предприятия на основании  расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которые ставят специальный  штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  предприятия и главным бухгалтером  или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к  расходному кассовому ордеру, имеется  разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале  регистрации приходных и рас­ходных кассовых ордеров и передают кассиру  для исполнения. Выдача расходных  кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Порядок заполнения реквизитов расходных кассовых ордеров  дан в Приложении. 

При выдаче денег  отдельному лицу кассир должен требовать  предъявление паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность; записывать в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирать расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно  и при получении денег по одному платежному документу, выписанному  на несколько лиц. Лицам, не состоящим  в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным  кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости  на основании заключенных договоров. 

Деньги из кассы  могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе (ведомости  и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере ука­зывают фамилию, имя  и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в  ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись: «По доверенности». Соответствующим образом оформленная  доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому  ордеру или ведомости. 

Кассовые ордера должны быть четко заполнены по всем реквизитам. В них указывается  основание для их составления, и  перечисляются документы, которые  к ним прилагаются. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег  подписывает кассир, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью «Оплачено» - с обязательным указанием даты (число, месяц, год), чтобы  исключить возможность их повторного использования. Действующими правилами  какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют  заново.  

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным  ведомостям. На титульном (заглавном) листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег  за подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). Так же оформляют разовые выдачи заработной платы или депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выплаты  заработной платы отдельным лицам  оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами. По истечении  трех рабочих дней после получения  денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир предприятия в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, ставит штамп или делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. Если деньги по ведомости выдавал не кассир, а другое лицо (раздатчик), то на ведомости дополнительно делают соответствующую надпись, а лицо, выдавшее деньги, ее подписывает. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер, или непосредственно на платежной ведомости ставят штамп «Расходный кассовый ордер №...». 

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный  срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит  хранения наличных денег, предприятие  обязано сдать в обслуживающее  учреждение банка. Кассир предприятия  выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка  за работы и услуги, невыданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка  выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для  составления в бухгалтерии расходного кассового ордера. 

Сразу же после получения  или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу  кассир делает записи в кассовой книге  ф.КО-4, которая предназначена для  учета движения наличных денег. Предприятие  ведет только одну кассовую книгу. Она  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. На последней  от странице кассовой книги указывают  количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в  двух экземпляра: через копировальную  бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и сумму по платежным  ведомостям на оплату труда, не списанную  в расход. Второй отрывной лист (отчет  кассира — копия записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. 

Бухгалтерская обработка  отчета кассира производится бухгалтерией предприятия и заключается в  тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в  отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец  рабочего дня. Также сверяют суммы  полученных и сданных наличных денег  в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового  отчета в специальной графе проставляют  номера корреспондирующих счетов. После  проверки отчета кассира делается запись в журнал-ордер 1, причем каждому  отчету в журнале отводится одна строка независимо от периода, за который  составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать  количеству сданных кассиром отчетов. Итоги журнала-ордера переносятся  в конце месяца в Главную книгу. 

При наличии на предприятии  касс-филиалов старший кассир перед  началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для  расходных операций сумму под  расписку в книге учета принятых и выданных главной кассой денег. В установленный период, в конце  рабочего дня или другого заранее  оговоренного времени (но не более трех дней), кассиры касс-филиалов обязаны  отчитаться перед старшим кассиром и сдать ему остаток наличности и все оправдательные документы. При этом все обороты по приходу  и расходу касс-филиалов следует  отразить через оборот главной кассы. 

Помимо осуществления  расчетов в безналичном порядке  торговые предприятия могут производить  расчеты через кассу. Наряду с  расчетами между юридическими лицами (в пределах уставленных лимитов) к данной группе расчетов относятся  и расчеты с населением, осуществляемые посредством контрольно-кассовых аппаратов. 

На предприятиях кассовые операции могут осуществляться с использованием двух видов касс: операционной и главной. Операционные кассы предназначены для получения  наличных денежных средств за проданные  товары от населения и обслуживаются  кассирами-операционистами. Главная  касса ведет прием денежной выручки  от операционных касс, сдает ее в  банк, осуществляет выдачу и получение  денежных средств на оплату труда, хозяйственные  нужды и т.п. цели, а также осуществляет расчеты с юридическими лицами. 

На каждую кассовую машину заводится журнал кассира-опеациониста установленной формы, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  подписана руководителем и главным  бухгалтером организации и заверена печатью. Согласно действующим нормативным  документам, допускается ведение  общей книги кассира-операциониста  на все кассовые машины. Но в этом случае записи в ней должны производиться  в порядке нумерации всех касс с указанием номера кассовой машины. Все записи в книге  производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу  исправлений они должны оговариваться  и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.