Общегосударственные финансы и роль в государственных отношениях

должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение

труда,предусматривают равномерную загрузку работников, распределение

работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.

Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основе

Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры

должностей служащих, с учетом требований ГС ДОУ и утверждается

руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции

пересматриваются.

      Наименование должностей работников  службы ДОУ устанавливается в

соответствии  с Общероссийским классификатором  профессий рабочих,

должностей служащих и тарифных разрядов. Примерная структура текста

должностной инструкции работников службы ДОУ дана в приложении А.

      Служба ДОУ в своей деятельности  руководствуется законодательными  и

иными нормативно-правовыми  актами органов государственной  власти и

управления РФ и республик в составе РФ, распорядительными документами

вышестоящих органов  управления и самой организации, ГС ДОУ,

правилами,инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС

РФ и другими действующими нормативами по вопросам ДОУ и настоящими требованиями. 
 

      Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим

или средним  специальным образованием соответствующего профиля.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. 

Цели  и задачи службы ДОУ 
 

     Основной  целью службы ДОУ является  организация, руководство, коор-

динация, контроль и реализация работ по ДОУ. Исходя из целей, служба

ДОУ решает следующие задачи: 

     - совершенствование форм и методов  работы с документами; 

     - обеспечение единого порядка  документирования, организации работы с

документами, информационно-поисковых  систем, контроля исполнения и 

подготовки документов к передаче в ведомственный архивы в соответствии с

ЕГС ДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами; 

     - сокращение документного оборота,  количества форм документов и до-

кументов;

     - разработка и внедрение нормативных  и методических документов по

совершенствованию документационного обеспечения  в организации и подве-

домственной системе (для организаций, имеющих подведомственную

систему),прогрессивных технологий ДОУ на базе применения

вычислительной  и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации. 

     Функции службы ДОУ 

     В  соответствии с возложенными  задачами служба ДОУ осуществляет

следующие функции: 

     - разработка, внедрение и ведение табеля и альбома УФД организации,

внесение в  них изменений; 

     - осуществление экспедиционной обработки,  регистрации документов и

учетно-справочной работы по документам; 

     - организация своевременного рассмотрения  и подготовки к докладу ру-

ководству поступающих  документов, осуществление контроля за правильно-

стью оформления документов, представляемых на подпись  руководству; 
 
 

     - регулирование хода исполнения  документов, контроля прохождения,

оформления и  исполнения документов в установленный срок, обобщение

сведений о ходе и результатах документов, систематическое

информирование  руководства по этим вопросам: 

     - организация машинописного изготовления, копирования и оперативного

размножения документов;

     - разработка и проектирование бланков документов; 

     - разработка номенклатуры дел  организации, обеспечение хранения  дел и

оперативного  использования документной информации; 

     - организация контроля за работой  с документами в структурных  подраз-

делениях; 

     - организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; 
 

      - разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделе-

ниями организации) мероприятий по совершенствованию  форм и методов ра-

боты с документами, а также повышению исполнительской дисциплины; 

      - осуществление контроля за правильностью  оформления и формирова-

ния структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив; 

      - организация работы архива в  соответствии с Положением о  государст-

венном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и  методическими рекомендациями учреждений ГАС РФ; 

      - повышение квалификации работников  службы ДОУ и архивов, прове-

дение совещаний  и консультирование по вопросам, относящимся  к компетентности службы ДОУ; 

      - организация рабочих мест, АРМ,  условий труда сотрудников службы

ДОУ. 

Права и ответственность  службы ДОУ 

      Служба ДОУ имеет право:

      - принимать меры и осуществлять  контроль за сокращением избыточной

информации в  организации и подведомственной системе (для организаций,

имеющих подведомственную систему);

      - контролировать и требовать  от руководителей структурных  подразделе-

ний выполнения установленных правил работы с документами  в организации;

      - запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения,

необходимые для  работы службы ДОУ;

      - проводить проверку организации  ДОУ в структурных подразделениях  и

доводить итоги  проверок до руководителей структурных  подразделений для

принятия соответствующих  мер;

      - привлекать в установленном порядке специалистов структурных под-

разделений к  подготовке проектов документов по поручению  руководства;

      - возвращать исполнителям на  доработку документы, подготовленные  с

нарушением установленных  требований;

      - совместно с ВЦ определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;

      - подписывать и визировать документы  в пределах своей компетенции;

      - разрабатывать положение о структурных  подразделениях службы ДОУ

и должностные  инструкции работникам;

      - вносить предложения руководству организации о применении админи-

стративных мер  во всех случаях нарушения подразделениями  и должностными

лицами установленных  правил работы с документами; 
 

     - участвовать в обсуждении руководством  организации вопросов, касаю-

щихся состояния  работы с документами, а также  совершенствования форм и

методов работы с ними;

     - вносить на рассмотрение руководства  представления о назначении, пе-

ремещении и  увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложение

на них взысканий.

     Служба  ДОУ несет ответственность за:

     - обеспечение установленного порядка  работы с документами в организа-

ции;

     - выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необхо-

димых условий  труда работников службы ДОУ. 

     2.5 Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подраз-

делениями 

     Служба  ДОУ взаимодействует:

     - со структурными подразделениями  организации – по вопросам  ДОУ;

     - с юридической службой – по  правовым вопросам, связанным с  подго-

товкой документов;

     - со службами кадров, труда и  заработной платы и соответствующими  на-

учно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора  и расстановки

кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого ис-

пользования вычислительной и организационной техники, разработки и вне-

дрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенство-

вания стиля  и методов работы с документами;

     - со службой материально-технического  снабжения и хозяйственного об-

служивания по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организа-

ционной техники, бланками документов, канцелярскими  принадлежностями;

бытового обслуживания работников службы;

     - с вычислительным центром –  по вопросам разработки и внедрения  но-

вых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной об-

работки информации и соблюдению требований ГС ДОУ и  стандартов [4 - 6].