Финансовая устойчивость

Коммерческая тайна, в  соответствии с гражданским законодательством  РФ, это информация, которая имеет  действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицом, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель принимает меры к охране ее конфиденциальности. Следовательно, коммерческая тайна не может быть общеизвестной и общедоступной информацией, открытое ее использование несет угрозу экономической безопасности предпринимательской деятельности, в связи, с чем предприниматель осуществляет меры по сохранению ее конфиденциальности и защите от незаконного использования.

Однако не вся информация, которой располагает предприниматель, может быть отнесена к категории коммерческой тайны. Существует официально утвержденный перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в РФ. К ним относятся: информация, составляющая государственную тайну; информация, содержащаяся в учредительных документах, дающих право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационных удостоверениях, лицензиях и других); информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах годовой бухгалтерской отчетности, в том числе в аудиторских заключениях, а также в иных документах, связанных с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей; информация, содержащая сведения об оплачиваемой деятельности государственных служащих, о задолженностях работодателей по выплате заработной платы и другими выплатами социального характера, о численности и составе работников, о наличии свободных рабочих мест; информация об использовании имущества, содержащаяся в годовых отчетах фондов; информация, подлежащая раскрытию эмитентом ценных бумаг, профессиональным участником рынка ценных бумаг и владельцем ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах; информация о деятельности благотворительных организаций и иных некоммерческих организаций; информация о хранении, об использовании или перемещении материалов и об использовании технологий, представляющих опасность для жизни и здоровья населения или окружающей среды, о соблюдении экологического и антимонопольного законодательства, об обеспечении безопасных условий труда, о реализации, причиняющей вред здоровью населения продукции, о других нарушениях законодательства Российской Федерации, а также информация, содержащаяся о размерах, причиненных при этом убытков; информация о реализации государственных программ приватизации и об условиях приватизации конкретных объектов; информация о размерах имущества и вложенных средствах при его приватизации; информация о ликвидации юридического лица, порядке и сроках заявлений требований его кредиторами; информация, для которой введены ограничения на установление режима коммерческой тайны федеральным законом или принятым в соответствии с ним иным нормативным актом.

Основными типовыми путями утечки информации и несанкционированного доступа к автоматизированным информационным системам, в том числе через каналы телекоммуникаций, являются следующие: перехват электронных излучений; принудительное электромагнитное облучение (подсветка) линий связи с целью получения паразитной модуляции несущей; применение подслушивающих устройств (закладок); дистанционное фотографирование; перехват акустических излучений и восстановление текста принтера; хищение носителей информации и производственных отходов; считывание данных в массивах других пользователей; чтение остаточной информации в памяти системы после выполнения санкционированных запросов; копирование носителей информации с преодолением мер защиты; маскировка под зарегистрированного пользователя; мистификация (маскировка под запросы системы); незаконное подключение к аппаратуре и линиям связи; использование «программных ловушек».

Возможными каналами преднамеренного несанкционированного доступа к информации при отсутствии защиты в автоматизированной информационной системе могут быть: штатные каналы доступа к информации (терминалы пользователей, средства отображения и документирования информации, носители информации, средства загрузки программного обеспечения внешние каналы связи) при их незаконном использовании; технологические пульты и органы управления; внутренний монтаж аппаратуры; линии связи между аппаратными средствами; побочное электромагнитное излучение, несущее информацию; побочные наводки на цепях электропитания, заземления аппаратуры, вспомогательных и посторонних коммуникациях, размещенных вблизи компьютерной системы.

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляют собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме  делятся на три категории: входящие, исходящие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы.

Процесс обеспечения  сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями «жизненного» цикла документа. Этими стадиями являются:

Во-первых, получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальности информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправления документов – подготовка документов, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

Во-вторых, хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока, в течение которого она действует. По истечении срока возможны различные действия: гриф может быть продлен, гриф может быть снят и документ становится открытым, документ уничтожается.

В-третьих, использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ, и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

В-пятых, уничтожение документов. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторический или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежит уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссию подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сжигания, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Контроль за соблюдением  правил хранения и использования  документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью  проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так и нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт, и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Существует миф о  том, что в зарубежных фирмах на каждом шагу стоят ксероксы и сделать копию с любого документа не составляет труда любому желающему. Это абсолютно не соответствует действительности: в любой фирме, имеющей дело с конфиденциальной информацией, существует строго установленный порядок размножения документов. С целью затруднить или даже сделать невозможным копирование закрытых материалов принимаются дополнительные меры защиты. Так американская фирма «Ксерокс» разработала специальный носитель, который наносится на текст документа, что исключает возможность несанкционированного копирования – копия получается нечитабельной.

Руководитель должен упорядочить процессы фиксации секретной  информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя.

При работе с документами, содержащими коммерческую тайну, следует  соблюдать определенные правила, которые  сводятся к нижеследующим: строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к секретным документам; назначение ответственных лиц за контролем секретного делопроизводства и наделение их соответствующими полномочиями; разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с ней сотрудников фирмы; контроль за принятием служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайна фирмы; введение системы материального и морального поощрения сотрудников, имеющих доступ к секретной информации; внедрение в повседневную практику современных технологий защиты коммерческой тайны фирмы; личный контроль со стороны руководителя фирмы за службами внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Существуют различные  способы ведения секретного делопроизводства, которые направлены на предотвращение утечки содержащихся в документах коммерческих секретов. Как уже было указано выше, документы, содержащие коммерческую тайну, подразделяются по степени секретности имеющейся в них информации и снабжаются соответствующей пометкой.

Грамотно поставленная работа с документами поможет защитить их от постороннего глаза. Не следует держать на столе сразу несколько документов, да к тому же различных по степени значимости.

При работе с документами  не отлучайтесь из комнаты, а если приходится выходить, то не забудьте закрыть дверь.

Посторонних к документам допускать не следует. Документы, которые  правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, следует держать отдельно от остальных конфиденциальных бумаг.

По окончании работы наиболее важные документы убираются в сейф, менее важные – в специальные контейнеры. Те и другие следует опечатать и сдать на хранение сотрудникам службы безопасности фирмы.

При пересылке документов следует иметь в виду, что использование  телемониторов-игл позволяет через не проклеенные уголки конвертов прочитать содержимое делового письма, не вскрывая его. Поэтому конверты с документами целесообразно дополнительно проклеить скотчем.

Доверяя свои бумаги почте, отправляйте их заказными письмами с уведомлением о вручении их адресату.

Перемещение документов внутри фирмы также следует держать  под контролем.

Организация защиты документов – обязанность руководителя фирмы  и ее службы безопасности. Следует  быть уверенным, что с момента  появления и до уничтожения документов к посторонним не попадал. Если документ утерян (украден), специалисты по службе безопасности должны провести расследование.

Подготовку документов, содержащих важные сведения, следует  доверять проверенным людям. Количество экземпляров должно быть строго ограниченным. Для разделения документов по степени важности можно использовать яркие цветные наклейки. При необходимости следует определять степень конфиденциальности документов, а также срок действия ограничительных грифов.

При этом следует помнить, чем больше секретной информации в нем отражено, тем больше потребуется затрат для его защиты.

Копирование документов – один из способов получения сведений, составляющих тайну фирмы. Множительная техника должна находится под надежным контролем. Количество копий должно строго учитываться, а их уничтожение – контролироваться. Придерживайтесь правила – наиболее ценные документы руководители фирм копируют сами.

Если документы размножаются на принтерах ЭВМ, то следует позаботиться о защите информации на магнитных носителях. Если это пишущая машинка нового поколения, то следует принять меры по хранению перфоленты, позволяющей повторно печатать один и тот же текст а автоматическом режиме. Да и по стуку клавишей пишущей машинки специалист с помощью электроники получит текст, аналогичный оригиналу, находясь вне помещения вашего офиса.

Для работы с секретными документами должно отводиться специальные  помещения с хорошей звукоизоляцией. В эти помещения не должны допускаться не только посторонние лица, но и сотрудники, не имеющие разрешения (допуска) на работу с секретами фирмы. Эти помещения должны иметь капитальные стены, надежные перекрытия, прочные двери, со спецзамками и запорами, защиту на окнах от проникновения посторонних лиц. Эти помещения должны надежно охраняться, в том числе системой охранной сигнализации, электронно-механическими приспособлениями, системами кабельного телевидения и т.п.