Қаржының мәні, функциялары және рөлі

3.2 Ақпараттық база

     Ақпараттық  база дегеніміз бұл – сыртқы тасығыштарда сақталатып, программалармен және пайданушылармен қолданылатын мәліметтер жиынтығы.

     Ақпараттық  базаға мыналар кіреді:

• ақпараттық массивтер, яғни ақпараттық базаның мазмұнын құрайтын мәліметтер массиві;
• ақпаратты кодтау жүйесі және ақпараттық базаның құрылуы мен қызмет етуін қамтамасыз ететін программалық-алгоритмдік құралдар.

     Ақпараттық  база екіге бөлінеді: машинадан тыс  ақпараттық база және машина ішіндегі ақпараттық база./9.265б/

Машинадан тыс ақпараттық база

      Машинадан тыс ақпараттық база – бұл ақпараттық жүйенің қызмет ету кезеңінде қолданылатын хабарлар, сигналдар және құжаттар жиынтығы түріндегі ақпараттық жүйенің адаммен есептеуіш техника құралдарының көмегінсіз қабылданатын формасындағы ақпаратық базаның бір бөлігі.

      Машинадан тыс ақпараттық базаға жіктеу және кодтау жүйелері, нормативті-анықтамалық құжаттар және оперативті ақпарат кіреді. Жіктеу және кодтау жүйелері мәліметтердің біртекті жазылуын, оларды тиімді іздеу мен олардың ақпараттық-есептеу жүйесінің жадысында қайталанбауын қамтамасыз етеді. Нормативті-анықтамалық құжаттар шартты-тұрақты ақпараттар категориясына жатады, және де есеп айырысуларда ұзақ уақыт бойы өзгеріссіз қолданылатын әр түрлі регламент бойынша бекітілген нормативтер, нормалар және т. б. мәліметтерден тұрады. Оперативті ақпарат объектінің нақты уақыттағы күйін көрсетеді, демек, бұл алғашқы, өңделмеген ақпарат.

      Экономикалық  ақпараттың жіктегіштері мен кодтарын жобалау – ақпараттық жабдықтау  мен ақпараттық жүйелер құрудағы ең маңызды мәселелерінің бірі.

  Ақпараттық модель

      Ақпараттық  модель өзара ақпараттық байланыстарды қарастырады, берілген тапсырма кешені бойынша мәліметтерді графиктік түрде суреттейді және барлық негізгі семантикалық байланыстарды толығырақ көрсетеді.

      Кіретін ақпарат базаға алғашқы құжаттардан  енгізіледі. Автоматтандыру үшін келесідей алғашқы құжаттар қолданылады:

• Іссапарлық куәлік;
• Шығыстық кассалық ордер (ШКО);
• Кірістік кассалық ордер (ККО);
• Аванстық есеп.

      Алғашқы құжаттар негізінде сәйкес анықтамалықтамалықтардан ақпараттар автоматты түрде жазылып  отыратын жедел ақпарат файлдары қалыптасады. Анықтамалықтар:

• Есеп беретін тұлғалар анықтамалығы (Persons);
• Бөлімшелер анықтамалығы (Departments);
• Қалалар анықтамалығы (Cities);
• Валюталар анықтамалығы (Currencies).

      Мұндай  анықтамалықтардың пайдаланылуы мәліметтер базасына ақпараттарды енгізуді жеңілдетеді және олардың дәлдігі мен дұрыстығын жоғоғарылатады.

      “Іссапарлар шығыстарының есебі” ақпараттық жүйесінде  мәліметтер базасының он кестесі  құрылған.

      Бірінші кесте Obligations деп аталады. Оған “өтінім” алғашқы құжатынан мәліметтер енгізіледі.

      Екінші  кесте Persons деп аталады. Оған есеп беретін  тұлғалар туралы мәліметтер енгізіледі.

      Үшінші  кесте Departments деп аталады. Оған Ұлттық банк бөлімшелері туралы мәліметтер енгізіледі.

      Төртінші  кесте Cities деп аталады. Оған іссапарға  жіберілетін қалалар туралы мәліметтер енгізіледі.

      Бесінші кесте Currencies деп аталады. Оған валюталар  туралы мәліметтер енгізіледі.

      Алтыншы кесте Documents деп аталады. Оған есеп беретін  тұлғалардың құжаттары туралы мәліметтер енгізіледі.

      Жетінші кесте TD (the traveling document) деп аталады. Оған “іссапарлық куәлік” алғашқы құжатынан мәліметтер енгізіледі.

      Сегізінші кесте ACW (the account cash warrant) деп аталады. Оған “шығыстық кассалық ордер” алғашқы құжатынан мәліметтер енгізіледі.

      Тоғызыншы кесте RCW (the receipt cash warrant) деп аталады. Оған “кірістік кассалық ордер” алғашқы құжатынан мәліметтер енгізіледі.

      Оныншы  кесте AR (the advance report) деп аталады. Оған “аванстық есеп” алғашқы құжатынан мәліметтер енгізіледі./13.238б/

Қолданылатын  жіктегіштер 

Экономикалық ақпаратты жіктеудің ең кең қолданылатын жіктеу жүйелері: иерархиялық және фасеттік. Оларға төмендегідей талаптар қойылады:

• жіктеудің барлық объектілерін есепке алуға мүмкіндік беретін жеткілікті сыйымдылық;
• экономикалық тұрғыдан ақтайтын тереңдік (яғни жіктеме деңгейлерінің саны);
• көптеген жіктелетін объектілерді кеңейтуге мүмкіндік беретін, сонымен қатар, жіктеменің құрылымын бұзбай, қажетті өзгерістерді енгізуге мүмкіндік беретін икемділік;
• жіктеу жүргізудің қарапайымдылығы.

      Жіктегіш  – бұл жіктелетін топтамалардың аттарының және кодтық белгіленулерінің жүйеленген жинағы. Автоматтандырылған экономикалық ақпаратты өңдеу ұйымы техникалық-экономикалық ақпаратты жіктеу жұмысының жүргізілуін және мәліметтерді сақтау мен іздеуді тиімді жүргізу   үшін, сонымен қатар, мәліметтерді кешенді өңдеу үшін оның элементтерінің кодталуын талап етеді.

      Жіктеу  ұғымымен қарастырылып отырған пәндер мен құбылыстардың класс бойынша  ортақ белгісі немесе белгілер тобы негізінде элементтердің үлестірімі қорытылатын логикалақ операция түсіндіріледі.

      Жіктеу  жүйесі өзара байланыстары мен белгілері  арасындағы тәуелділіктері негізінде  жіктелетін элементтердің реттеліп, біркелкі орналасуын көрсетеді. Бұл  жүйе әр жіктегішке оның қызмет аясын  белгілейтін жіктегіштер кешенін  анықтайды. Жіктеудің иерархиялық және фасеттік жүйелері бар.

      Жіктеудің иерархиялық жүйесі жіктелетін топтамалар арасында бағыну (иерархиялық) қатынасын орнатуды болжайды. Ең алдымен, бір белгі бойынша ірірек топтарды бөліп алып, содан соң олардың ішіне басқа белгілері бойынша кішіректері топтастырылады және т.с.с. Мұндай жағдайда әр объектке тек бір топтамада ғана орын беріледі, яғни жіктеу топтамалары қайталанбайды, және де олардың әрқайсысы жіктеудің тек бір негізі бойынша ғана бөлінеді. Иерархиялық жүйеге қатаң құрылым, бекітілген құрам мен жіктелетін белгілердің реті тән. Осыған байланысты ол иерархиялық жіктеуде қарастырылмаған белгілердің үйлестігі бойынша ерікті топтамалар жүргізуге мүмкіндік бермейді.

      Жіктеудің фасеттік жүйесі жіктелетін көптік жүргізілген жіктеудің нәтижесінде әртүрлі аспектілер бойынша тәуелсіз топтамалар құруымен сипатталады.

      Жіктелетін  топтамалар әртүрлі фасеттерден  объекттерді кез келген белгілердің  үйлесімі бойынша бөлуге мүмкіндік  береді.

      Жіктегіш  көптеген объекттерді кластарға, классастыларға, топтамаларға, біруақытта жіктелетін топтардың жүйеленген атаулар жинағы мен олардың кодтық таңбаларына және т.б. бөлу заңдылықтарынан құралатын құжат болып табылады.

      Кодтық  белгілеудегі таңбалардың саны кодтың ұзындығы деп аталады.

      Кодтарды  жобалау кезінде келесідей талаптарды ескеру қажет:

• кодтарды минималды ұзындықпен жобалау;
• кодтардың логикалылығы және ауыстырымдылығы;
• шешілетін есептердің ерекшеліктерін ескеру;
• кодтаудың қолданылатын жүйесі мен жалпыға ортақ белгілерді ескеру;
• дамудың перспективаларын ескеру.

      Кодтаудың мақсаты деректерді құжаттарға жазуда, оларды машиналық тасығыштарда тасуда, өңдеу жүргізуде, жеткізуде және т.б. операцияларға қажетті ақпаратты  өте компактілі және ыңғайлы түрде  көрсету болып табылады.

      Кодтау  – символдық белгілерді жіктелетін объектілердің өте компактілі түрде көрсету мақсатында оларды символдық меншіктеу процессі.

      Жекелеген объекттерге кодтарды меншіктеудің ережелер жиынтығы кодтау жүйесін көрсетеді.

      Кодтаудың реттік жүйесі бір белгілі, тұрақты  және қарапайым номенклатураларды кодтауда қолданылады. Оның негізінде объекттерге номенклатурада орналасу реті бойынша сандық нөмірлерді меншіктеу қарастырылады. Мұндай жүйенің артықшылығы – кодтарды құрудың қарапайымдылығы, олардың аз мағыналылығы және жазбалардың толықтылығы. Сонымен қатар, реттік кодтарда объекттерді белгілері бойынша топтастыру қарастылмайды, ал номенклатураға жаңа объектілердің келуі қабылданған жіктеменің бұзылуына алып келеді.

      Кодтаудың тізбекті жүйесі жіктеудің иерархиялық  жүйесіне сәйкес келеді. Төмен тұрған топтаманың кодын жоғарыда тұрғанының кодына элементтер қосу арқылы алады. Мұндай жүйе жоғары ақпараттылыққа ие болып табылады./16.452б/

      Аралас  жүйе біруақытта басқа жіктеу белгілерінен тәуелділігімен де, тәуелсіздігімен  де сипатталатын үлкен көп белгілі номенклатураларды кодтауда қолданылады. Бұл жүйе кодтаудың әртүрлі қағидаларының үйлесімділіне сүйенеді.

    Берілген  тапсырмалар кешенін шешуде үшін келесідей кодтар пайдаланылады:

1. Дебеттік шот коды.
2. Кредиттік шот коды.
3. Код немесе есеп беретін тұлғаның реттік нөмірі.

      Дебеттік  шот пен кредиттік шот кодтары  жіктеудің иерархиялық жүйесіндегі  кодтаудың тізбектік жүйесі бойынша  құрылған. Мұндай жүйеде әр белгіге  сәйкесінше разрядтар саны беріледі. Төменде тұрған  топтаманың коды жоғарыда тұрған топтаманың кодына сәйкес кодты қосу арқылы жасалады.

      Есеп  беретін тұлғаны кодтауда екі  таңбалы код қолданылады және реттік жүйе бойынша құрылады.

Машина  ішіндегі ақпараттық база

     Машина  ішіндегі ақпараттық база ақпараттық жүйеде қолданылатын мәліметтер жиынтығын  жүйенің машиналық тасығыштарында көрсететін ақпараттық базаның бір бөлігі.

     Машина  ішіндегі ақпараттық база машиналық  тасығыштарда сақталады. Машиналық  тасығыштар – бұлар автоматты  түрде ақпаратты ЭЕМ-ге енгізуге арналған материалдық объекттер. Оларға жататындар: қатқыл магниттік дискілер (винчестерлер), жұмсақ магниттік дискілер (дискеталар), флэшкарталар, компакт-дискілер, магниттік барабандар, магниттік карталар, фотохромдық тасығыштар, микрофильмдер, перфокарталар, перфоленталар және т.б. тасығыш түрлері. Қазіргі кезде жұмсақ магниттік дискілер (дискеталар), флэшкарталар және компакт-дискілер кеңінен қолданылуда.

     Ақпараттық  массив – бұл белгілі бір тәсіл  бойынша ат берілген және ұйымдастырылған, өзара семантикалық байланысқан  деректер жиынтығы. Ақпараттық массивті ұйымдастыру дегеніміз оның құрамы мен құрылымын анықтау, яғни әрбір ақпараттық массивтер үшін реквизиттер саны, әр реквизиттің ұзындығы және олардың ақпараттық массивте орналасу реті анықталады. Ақпараттық массивтер маңызы бойынша кіретін, шығатын және ішкі болып бөлінеді. Кіретін массивтерге басуға (принтерге), дисплейге шығару үшін енгізілетін деректерден тұрады. Осы ақпарат негізінде пайдаланушылар шешім қабылдайды, яғни осы ақпаратты пайдаланады.

     Машина  ішіндегі ақпараттық массивтер тұрақты, сақталатын, жедел және қызметтік болып жіктеледі. Тұрақты ақпараттық массивтер (нормативті-анықтамалық ақпарат массивтері) нормативтік құжаттар мен анықтамалардан алынады да, ақпаратты өңдеу алдында қалыптастырылады және ақпараттық жүйелердің есептерін шешуде қолданылады. Нормативті-анықтамалық ақпарат массивтеріне жіктегіштер, анықтамалар және шартты-тұрақты ақпараттар жатқызылады.

     Сақталатын  массивтер басқа да өзара байланысқан  есептерді шешу үшін қажетті, немесе деректерді осыдан кейін шешілетін  есептерде пайдаланатын ақпаратты жазады.

     Жедел массивтер жедел құжаттар негізінде  жасалады, яғни айнымалы аздап жиналып  тұратын айнымалы ақпараттан тұрады, сондықтан оперативті массивтердің мазмұны өңдеу циклы бойында  өзгеріп отырады.

     Қызметтік массивтер массивтерді автоматтандырылған өңдеуге қажетті қызметтік ақпараттардан тұрады.

     Машина  ішіндегі ақпараттық база келесідей  тәсілдер арқылы ұйымдастырылуы мүмкін: локальдік есепке немесе тапсырмалар  кешеніне бағдарланған локальдік массивтер  түрінде, массивтерді деректер базасына енгізу арқылы.

     Деректер  базасы есте сақтаудың тікелей қатынау  құралдарында (магниттік дискілерде) сақталатын өзара тәуелді ақпараттық массивтер жиынтығынан құралады және ақпараттық жүйемен басқару  функциясының іске асырылуын қамтамасыз етеді. Деректер базасын құрудың мақсаты – деректерді өңдеу уақытын үнемдеу, сақаталатын деректердің қайталанбауын қамтамасыз ету, деректердің қарама-қайшылығы мен үйлеспеушілігін жою, есепті шешу үшін деректерді көптеген пайдаланушылардың ортақ пайдалануы, есепті шешу программаларынан деректердің тәуелсіздігі, деректер базасында деректерді сақтаудың сенімділігі және т.б.