Поняття, характеристика та методи аналізу внутрішнього середовища організації

• її максимізацію;
• отримання «задовільного» прибутку, тобто суть складається в тому, що при плануванні прибутку вона вважається «задовільною», якщо буде враховуватися ступінь ризику;
• мінімізацію прибутку. Цей варіант позначає максимізацію мінімума очікуваних доходів поряд з мінімізацією максимума втрат.

       Але не у всіх організацій отримання  прибутку є головною метою. Це стосується некомерційних організацій, наприклад церкв, благодійних фондів. Однак, як і в попередніх випадках, фірма може існувати тільки в умовах її прибутковості. Тільки замість максимізації доходу зріст норми прибутку виражений в інших показниках:

• задоволення споживача або користувача послуг;
• позиція на ринку, часто пов’язана з бажанням ринкового лідерства;
• умови добробуту працюючих і розвиток хороших відносин серед персоналу;
• публічна відповідальність та імідж організації;
• технічна ефективність, високий рівень продуктивності праці, надання особливої уваги науковим дослідженням і розробкам;
• мінімізація витрат виробництва і т.д.

       Це  різноманіття направлення діяльності простирається далі, оскільки крупні організації мають багато цілей. Для того щоб отримати, наприклад, прибуток, бізнес повинен формулювати цілі в таких областях, як частка ринку, розробка нової продукції, якість послуг, підготовка та відбір керівників і, навіть, соціальна відповідальність. Некомерційні організації також мають різноманітні цілі, але, напевно, будуть більше уваги приділяти соціальній відповідальності. Орієнтація, що визначається метою, пронизує всі наступні рішення керівництва.

       Для підрозділів, також як і для всієї  організації необхідна мета. Наприклад, метою фінансового підрозділу може бути зменшення кредитних витрат до 1% від суми продаж. Підрозділ маркетингу тієї ж організації може мати за мету скорочення кількості скарг споживачів на 20% в наступному році. 

       2. Структура.

       Структура організації відображає виділення  окремих підрозділів, які склалися в організації, зв’язки між цими підрозділами та об’єднання підрозділів в одне ціле.

       Структура організації – це логічні співвідносини  рівнів управління та функціональних областей, що побудовані в такій  формі, яка дозволяє найбільш ефективно досягти цілей організації.

       Однією  з основних концепцій, що має відношення до структури є спеціалізований  розподіл праці. У більшості сучасних організацій розподіл праці зовсім не означає випадковий розподіл робіт  між наявними людьми. Характерною особливістю є спеціалізований розподіл праці – закріплення даної роботи за спеціалістами, тобто тими, хто здатен виконати її краще за всіх з точки зору організації як єдиного цілого. Наприклад, розподіл праці між експертами по маркетингу, фінансам та виробництву.

       На  даний момент у всіх організаціях, за виключенням найдрібніших, має  місце горизонтальний розподіл праці  за спеціалізованими лініями. Якщо організація  достатньо велика за розміром, спеціалістів звичайно групують разом в межах  функціональної області. Як саме здійснити розподіл праці в організації – одне з питань, що є істотним управлінським рішенням.

       Не  менш важливим є здійснення вертикального  розподілу праці. Вертикальний розподіл праці необхідний для успішної групової роботи. Центральною характеристикою вертикальної ієрархії є формальна підпорядкованість осіб на кожному рівні. Особа, яка знаходиться на найвищому ступені, може мати у своєму підпорядкуванні декількох керівників середньої ланки, що представляють різні функціональні області. Ці керівники, в свою чергу, можуть мати в підпорядкуванні декілька лінійних керівників. Число осіб, підпорядкованих одному керівнику представляють сферу контролю. Розрізняють широку та вузьку сферу контролю в залежності від числа підлеглих. Зазвичай вузькій сфері контролю відповідає багаторівнева структура, а широкій – пласка структура управління.

       Необхідність  в координації, яка існує завжди, стає справді нагальністю, коли робота чітко ділиться як по горизонталі, так  і по вертикалі, як це має місце  в крупних сучасних організаціях. Якщо керівництво не створить формальних механізмів координації, люди не зможуть виконувати роботу разом. Без відповідної формальної координації різноматні рівні, функціональні зони та окремі особи легко можуть зосередитися на забезпеченні своїх власних інтересів, а не на інтересах організації в цілому.

       Формулювання  та повідомлення мети організації в  цілому і в кожному її підрозділі представляє собою лише один з  численних механізмів координування. Кожна функція управління грає певну  роль в координуванні спеціалізованого розподілу праці. Керівники завжди повинні ставити перед собою питання: які їх зобов’язання з координації та що вони роблять, для того, щоб їх виконати.

       3. Задача.

       Задача  – це запропонована робота, серія  робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом у заздалегідь обговорений термін. З технічної точки зору завдання пропонуються не працівникові, а його посаді. На основі рішення керівництва про структуру, кожна посада включає ряд завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, якщо завдання виконується таким способом й у такі строки, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.

       Задачі  організації традиційно діляться на три категорії. Це робота з людьми, предметами, інформацією. Наприклад, на звичайному заводському конвеєрі робота людей складається з роботи із предметами. Задача майстра - це в основному робота з людьми. У той же час задача скарбника корпорації в основному пов'язана з інформацією.

       Два важливих моменти в роботі - це частота  повторення даної задачі й час, необхідний для її виконання. Машинна операція, наприклад, може складатися у виконанні  задачі по свердленню отворів тисячу разів на день. Щоб виконати кожну  операцію, потрібно всього лише кілька секунд. Дослідник виконує різноманітні й складні задачі, і вони можуть зовсім не повторюватися жодного разу протягом дня, тижні або роки. Для того, щоб виконати деякі задачі, дослідникові потрібно декілька годин або навіть днів. Взагалі можна сказати, що управлінська робота носить менш монотонний, повторюваний характер і час виконання кожного виду роботи збільшується по мірі переходу управлінської роботи від нижчого рівня до вищого.

       Зміни в характері та змісті задачі тісно  пов'язані з еволюцією спеціалізації. Як показав у своєму знаменитому прикладі про виробництво шпильок Адам Сміт, фахівець може істотно збільшити продуктивність праці. У нашому столітті технологічні нововведення й системне сполучення техніки та спеціалізації праці зробили спеціалізацію задач поглибленою і складною настільки, про яку й думати не міг Сміт.

       4. Технологія.

       Технологія  як чинник внутрішнього середовища має  набагато більше значення, чим багато хто думають. Більшість людей  розглядають технологію як щось, пов'язане з винаходами та машинами, наприклад з напівпровідниками та комп'ютерами. Однак соціолог Чарльз Перроу, який багато писав про вплив технології на організацію та суспільство, описує технологію як засоби перетворення сировини - будь то люди, інформація або фізичні матеріали - у шукані продукти й послуги.

       Технологія  має на увазі стандартизацію та механізацію. Тобто використання стандартних  деталей може істотно полегшити  процес виробництва та ремонту. У  наш час існує дуже мало товарів, процес виробництва яких не стандартизований.

       На  початку століття з'явилося таке поняття як складальні конвеєрні  лінії. Зараз цей принцип використовується майже повсюди і значно підвищує продуктивність підприємств.

       Технологія, як фактор, що сильно впливає на організаційну  ефективність, вимагає ретельного вивчення та класифікації. Існує декілька способів класифікації, одні з яких класифікація по Томпсону та по Вудворд.

       Класифікація  технології по Джоан Вудворд користується великою популярністю. Вона виділяє  три категорії технологій:

       Одиничне, дрібносерійне або індивідуальне  виробництво, де одночасно виготовляється тільки один виріб.

       Масове  або крупносерійне виробництво  застосовується при виготовленні великої  кількості виробів, які ідентичні  один одному або дуже схожі.

       Безперервне виробництво використовує автоматизоване устаткування, що працює цілодобово для безперервного виготовлення однакового по характеристиці продукту у великих обсягах. Приклади - переробка нафти, робота електростанцій.

       Соціолог  і теоретик організації Джеймс Томпсон пропонує інші три категорії технологій не суперечні трьом попереднім:

1. Багатоланкові технології, що характеризуються серією незалежних задач, які повинні виконуватися послідовно. Типовий зразок - складальні лінії масового виробництва.
2. Посередницькі технології характеризуються зустрічами груп людей, таких, наприклад, як клієнти або покупці, які є або хочуть бути взаємозалежними.
3. Інтенсивна технологія характеризується застосуванням спеціальних прийомів, навичок або послуг, для того щоб зробити певні зміни в конкретному матеріалі, що надходить у виробництво.

       Ці  категорії не так вже розходяться одна з одною. Наприклад, багатоланкові технології еквівалентні технологіям масового виробництва, а посередницькі технології займають проміжне місце між індивідуальними технологіями та технологіями масового виробництва. Розходження в цих класифікаціях, у першу чергу, викликані різними областями спеціалізації авторів. Тобто Вудворд в основному займалася технологіями промислових підприємств, а Томпсон же обхоплював всі види організацій.

       Не  можна назвати якийсь один тип  технології краще іншого. В одному випадку може бути більш прийнятний один тип, а в іншому більш підійде протилежний. Люди визначають остаточну придатність даної технології, коли вони роблять свій споживчий вибір. Всередині організації люди є важливим вирішальним чинником при визначенні відносної відповідності конкретної задачі та змісту операцій обраним технологіям. Жодна технологія не може бути корисною і жодна задача не може бути виконана без співробітництва людей, які є п'ятою внутрішньою змінною. 

       5. Люди.

       Люди  є основою будь-якої організації. Без людей немає організації. Люди в організації створюють її продукт, вони формують культуру організації, її внутрішній клімат, від них залежить те, чим є організація.

       В силу такого положення люди для менеджера  є «предметом номер один». Менеджер формує кадри, установлює систему відносин між ними, включає їх у творчий процес спільної роботи, сприяє їх розвитку, навчанню та просуванню по роботі.

       Люди, які працюють в організації, дуже відрізняються один від одного по багатьом параметрам: стать, вік, освіта, національність, сімейний стан, здібності і т.п. Всі ці відмінності можуть впливати як на характеристики роботи та поводження окремого працівника, так і на дії та поводження інших членів організації. У зв'язку із цим, менеджер повинен планувати свою роботу з кадрами таким чином, щоб сприяти розвитку позитивних результатів поводження та діяльності кожної окремої людини, намагатися усувати негативні наслідки його дій. На відміну від машин людина має бажання, і для нього характерна наявність відношення до своїх дій і дій навколишніх. А це може серйозно впливати на результати його праці. У зв'язку з цим, менеджерові доводиться вирішувати ряд надзвичайно складних задач, від чого у великому ступені залежить успіх функціонування організації.

       Внутрішнє життя організації складається з великої кількості різних дій, підпроцесів і процесів. Залежно від типу організації, її розміру та виду діяльності окремі процеси й дії можуть займати в ній провідне місце, деякі ж, широко здійснювані в інших організаціях процеси, можуть або бути відсутніми, або здійснюватися в дуже невеликому розмірі. Однак, незважаючи на величезну різноманітність дій і процесів, можна виділити п'ять груп функціональних процесів, які охоплюють діяльність будь-якої організації, і які є об'єктом керування з боку менеджера. Даними функціональними групами процесів є наступні: