Для начисления амортизации ОС и НМА предназначены регламентные операции «Начисление амортизации ОС» и «Начисление амортизации НМА и списание расходов по НИОКР» документа «Закрытие месяца».

     Для формирования отчетов используется меню «Отчеты». Программа позволяет  сформировать оборотно-сальдовую ведомость, шахматку, анализ счета и субконто, карточку счета и субконто, анализ счета по субконто, кассовую книгу, книгу продаж, книгу покупок, Главную книгу. Необходимо задать период (например, месяц, квартал или год), затем нажать надпись «Сформировать».

     Для составления бухгалтерских и  налоговых отчетов используется меню «Отчеты» - «Регламентированные  отчеты» - «Регламентированная и  финансовая отчетность». Появляется список регламентированных отчетов. Выбираем отчетность (например, бухгалтерская отчетность), затем выбираем вид отчета (например, баланс). Дважды щелкнуть по нему мышкой или нажать кнопку «Новый». На экране появится стартовое окно. Указать организацию, период, нажать «ОК». В отчете нажать кнопку «Заполнить» для автоматического заполнения.  

      3.3. Анализ автоматизированной  обработки данных в программе  1С Бухгалтерия

 

     Автоматизация учета затрат на производство - это  сложный процесс, включающий в себя большое число разнообразных  компонентов. Для решения вопросов системной интеграции необходимо опираться на методику проектирования и эксплуатации систем, основанную на использовании соответствующих государственных стандартов проектирования автоматизированных систем.

     Подход  к пониманию процесса автоматизации  офисной деятельности может быть различным и зависеть от целого ряда факторов. Как показывает практика, на первое место часто выходят требования системного администратора, ориентированные на технические и эксплуатационные возможности уже эксплуатируемой компьютерной интрасети объекта и существующих автоматизированных информационных и иных систем, но при этом учитываются желания руководства организации, фирмы, предприятия.

     И автоматизация управленческой деятельности объекта в целом, и разработка локальной задачи для конкретного  рабочего места - это организационно-технологический процесс, основывающийся на комплексе нормативно-методических материалов, в том числе государственных стандартах, детально регламентирующих все этапы проектирования автоматизированной системы управления или компьютерной информационной технологии.

     Основные  этапы разработки и внедрения  компьютерных информационных технологий совпадают по стадиям и этапам с созданием систем автоматизированного  управления. Рассмотрим стадии проектирования программы 1С в ООО "Бикс" в  таблице 3.1:

     Таблица 3.1

     Стадии  и этапы проектирования автоматизированных систем

     Окончание таблицы 3.1

 

     Стандарт  допускает исключение стадии "Эскизный проект" и отдельных этапов работ  на всех стадиях, объединение стадий "Технический проект" и "Рабочая документация" в одну стадию "Технорабочий проект".

     Анализ  потребительских свойств пакетов  позволил выделить критерии, дающие возможность  выбрать программу для реализации требований по учету затрат в ООО "Бикс":

     1. Операционная система/среда.

     В основном это программы, разработанные под Windows 98/2000/XP. В системах автоматизации кадрового делопроизводства часто встречаются версии программ, разработанные под MS DOS и предназначенные для автоматизации отдельных функций учета. Ведущие фирмы-производители практически все свои программные продукты ориентируют на функционирование в среде Windows.

     2. Самостоятельность программы.

     По  этому критерию все программное  обеспечение, имеющее кадровую и  делопроизводственную части, можно  условно разделить на три основные группы:

     1) кадровые модули бухгалтерских  программ. Как видно из названия, основной целью программ данной  группы является обеспечение  бухгалтерского учета, где наличие  некоторых функций кадрового  модуля необходимо для их полноценной  работы. Кадровые модули могут отличаться между собой полнотой реализации стандартных функций, наличием тех или иных выборок;

     2) кадровые модули систем управления  предприятием. Это весьма дорогостоящие  интегрированные пакеты прикладных  программ. Автоматизируют практически  все кадровое делопроизводство и функции управления персоналом организации;

     3) автономные программы. Эта группа  включает в себя полностью  самостоятельные программы, созданные  исключительно для целей кадрового  учета либо автоматизации процедур  управления персоналом. Эти модули и программы могут эксплуатироваться самостоятельно или совместно друг с другом, что определяется информационными потребностями и целями создания автоматизированных систем. Причем необходимо отметить, что большинство программных продуктов имеют совместимость с документами, разработанными в среде MS Office, что позволяет максимально эффективно использовать уже имеющиеся наработки.

     3. Наличие сетевой и локальной  версии.

     Все программы должны работать не только в одноуровневых и разноуровневых сетях, но и иметь так называемые локализованные версии, позволяющие их эксплуатировать на отдельно взятых компьютерах. Практически все программы, представленные на российском рынке, имеют различные сетевые версии, отличающиеся требованиями к программному и техническому обеспечению и стоимостью.

     4. Наличие выбора дополнений.

     Желательно  иметь в составе программы  некоторые дополнения. Причем дополнения должны быть готовыми, а не предлагаться к написанию самим пользователем. Разрабатывать дополнения и расширения к программе - задача не сотрудников подразделений, эксплуатирующих данную программу, не программистов и системных администраторов, а самих разработчиков.

     5. Наличие защиты от несанкционированного  доступа.

     Доступ  к информационным и прочим ресурсам программы должен быть строго регламентирован системным администратором в зависимости от приоритета. В случае ошибочных действий персонала программа должна их блокировать.

     6. Стабильная работа программы.

     Программа может быть хорошо продуманной и  прекрасно подходящей для работы, но если она функционирует с перебоями - стоит ли ее приобретать? По целому ряду программных продуктов существуют крайне противоречивые сведения, не подкрепленные какими-либо статистическими данными. Поэтому желательно проконсультироваться с ее пользователями, уже имеющими опыт работы.

     7. Дружественный и интуитивно понятный  интерфейс.

     Внешний вид экранных окон должен быть интуитивно понятен, а работа с программой доступна любому пользователю. Хорошо, если интерфейс  программы характеризуется максимально упрощенным доступом к различным пунктам меню внутри разделов, осуществляемым с помощью "мыши" или клавиш клавиатуры.

     8. Скорость работы.

     Компьютеры  и особенно локальные сети у всех пользователей резко отличаются по своим техническим параметрам. Но при любой конфигурации программа должна работать с высокой скоростью.

     9. Конфигурация "под клиента".

     Почти все фирмы, предприятия и организации  имеют много своих пожеланий, очень часто не учтенных в готовой  базовой конфигурации. Программа  должна безболезненно адаптироваться под существующую у клиента систему учета и документации без ее радикального изменения.

     10. Возможности стыковки.

     Необходима  стыковка с другими программами  и системами, в том числе созданными ранее. Очень важно, чтобы выбираемая программа или система поддерживала все структуры форм первичных документов и позволяла учитывать требования внешних организаций по предоставлению информации.

     С технической точки зрения отличия  систем для небольшого, среднего и  крупного объекта в основном касаются:

     - количества рабочих мест (с возможностью  одновременного доступа);

     - разделения функций пользователей;

     - скорости функционирования системы;

     - сложности ее администрирования;

     - возможности обмена информацией  с внешней средой;

     - стоимости;

     - проработанности механизмов, обеспечивающих права доступа, и др.

     В целом при выборе программного продукта необходимо ориентироваться не только на текущие потребности, но и учитывать  перспективу дальнейшего роста  предприятия, фирмы, организации, а  также комплексной автоматизации объекта в целом и службы управления персоналом в частности в ближайшие 1 - 2 года. По мере роста компании и усложнения сферы ее деятельности, наращивания темпов изменений на ее рынках управленцы должны все в большей степени полагаться на компьютерные информационные (автоматизированные) системы определения качества работы компаний для выявления реально происходящих процессов. Руководство начинает осознавать, что конкурентоспособная компания должна иметь интегрированную систему управления (ИСУ), связывающую воедино все процессы управления и данные о финансово-хозяйственной деятельности.